機密情報を含むword文書を処理する場合、文書をメールやモバイルデバイスで直接渡すと、予期しないオブジェクトに表示されるリスクがあるため、ファイルをセキュリティ保護する必要があることがよくあります。 Wordファイルのパスワードを開く機能を設定することで、ドキュメントの基本的なアクセス制御を確立でき、正しいパスワードを入力したユーザーだけがドキュメントの内容を表示して編集できます。 この方法は、文書の本来のフォーマットやレイアウトを変えることなく、不正アクセスを効果的に防ぐことができる。 ドキュメントを暗号化するツールは次のとおりです HeSoft Doc Batch Tool 、圧縮ツール、Windosシステムに付属する暗号化機能。 次に、これらのツールの機能的特徴と具体的な操作方法について説明します。
効果プレビュー
処理する前に、直接開いてドキュメントの内容を表示できます
処理後、ドキュメントを開くにはパスワードを正しく入力する必要があります
一、 HeSoft Doc Batch Tool
利点:
- 一度に大量のファイルに同時にパスワードを設定することができ、操作が効率的です。
- ファイルのオープンパスワード、ファイル内容の読み取り専用パスワード、編集パスワードの制限などの暗号化方式を設定でき、ユーザーの豊富な暗号化ニーズをサポートします。
デメリット:
- この機能を使用するには、コンピュータにソフトウェアをインストールする必要があります。
操作手順:
1、【を開く HeSoft Doc Batch Tool 】、【Wordツール】をクリックすると、ソフトウェアインタフェースにWord文書の処理機能が表示され、次の図に示すように【Wordパスワード保護を追加】をクリックします。
2.【ファイルを追加】をクリックすると、暗号化が必要なwordファイルをすべて追加できます。ここでは、ファイルの数やサイズは制限されません。
3.パスワード設定ページに入ったら、暗号化するパスワードの種類を選択し、オプションの前のスライダーをクリックして、入力ボックスにパスワードを入力します。
4、その後、ファイルの保存場所を設定すると、実行処理が開始され、ドキュメントの暗号化が完了すると、ソフトウェアインタフェースが次のように表示されます。
二、圧縮ソフトで暗号化する
利点:
- 多くのユーザーのコンピュータシステムには圧縮ソフトや圧縮機能がついており、そのまま使用でき、操作が非常に簡単である。
- ファイルを圧縮するプロセスは、ファイルサイズを小さくし、メモリ容量を節約し、転送を容易にします。
- パスワードは、大量のドキュメントを一度に同じ圧縮パッケージに圧縮して設定できます。
デメリット:
- ファイルを圧縮した後、再度開くにはパスワードと解凍が必要で、ファイルを開く手順が面倒になる。
- 一度に複数のファイルにパスワードを設定することはできません。
操作手順:
1.エクスプローラで、圧縮するファイルを見つけて選択し、ファイル名を右クリックし、ポップアップしたメニューバーで「圧縮ファイルに追加」をクリックします。
2、システムは圧縮設定ウィンドウが表示されます。「パスワードを追加」を選択すると、パスワード設定ウィンドウが表示されます。設定するパスワードを入力したら、「確認」をクリックすると、暗号化設定が完了します。
3.圧縮パックを開いた後、暗号化されたword文書を開くにはパスワードを正しく入力する必要がある。
三、Windowsシステムのファイル暗号化機能
利点:
- Windowsシステムに付属している暗号化機能は、word、excel、pdfなどのファイルを暗号化処理することができ、Windowsユーザーは直接パソコンで使用でき、他のソフトウェアをインストールする必要はない。
デメリット:
- 文書を一括処理することはできません。操作ごとに1つのwordファイルしか処理できないため、大量のファイルを処理する必要があるユーザーには適していません。
- ファイルの保護が不足している可能性があり、他のデバイスは暗号化された後もドキュメントの内容をスムーズに開いて表示できる可能性があります。
操作手順:
1.エクスプローラで暗号化するファイルを見つけ、ファイル名を右クリックし、ポップアップメニューリストで「プロパティ」をクリックするとファイル情報ウィンドウが表示されます。
2.続けて【通常】 → 【上級】をクリックし、【データを保護するためにコンテンツを暗号化する】をチェックし、【ok】をクリックして設定を保存する。
3.設定が完了したら、ファイルを再度開くと、次のロックが表示されます。
まとめ
この記事では、wordファイルを暗号化する3つの方法を共有しています。方法は、ファイルのオープンパスワードを設定するだけでなく、表示と編集のパスワードを設定することもできます。これは他の方法ではありません。 また、方法1はファイルの一括暗号化もサポートしており、大量のファイルを一度に処理する必要があるユーザーに最適です。
方法2、三相比方法1、その暗号化効果は十分ではないかもしれない。 圧縮機能を使用してファイルを暗号化することは、ファイルの体積を小さくし、転送を容易にするという利点があるが、圧縮パックを開くのはドキュメントを開くよりも面倒で、モバイルデバイスでサポートされているとは限らない。 Windowsシステムに付属している機能を使用して暗号化し、パスワードを明確に設定していない手順では、暗号化されたドキュメントが直接開かれ、セキュリティが不足している可能性があります。
そのため、より推奨する使用方法は、word文書に直接オープンパスワードを設定することができ、文書のオープンプロセスの簡潔性と文書の安全性を保証することができる。