中国のOFDファイルを扱う国際チームでは、実際的な悩みに直面することがよくあります。これらのOFDファイルには数十ページ含まれている場合もありますが、通常はその中の重要な部分、例えば1ページ目の要約、特定の契約条項、あるいはデータ表だけが必要です。こうしたページをファイルから抽出することは非常に一般的です。しかし、普段手動でスクリーンショットを撮って抽出する方法では、作業効率が大幅に低下してしまいます。そこで、必要なページだけを選択的に一括変換し、JPG画像として出力する方法を利用することで、重要な内容の抽出を維持しつつ、不要なページを取得することを避けられます。
ここで皆さんにテクニックをご紹介します。複数の OFD ファイルから必要なページを効率的に一括抽出し、ページの元のフォーマットレイアウトを保持する方法をお教えします。一緒に試してみましょう！
どのような場合に複数の OFD の 1 ページ目や指定したページを一括抽出する必要があるのか？
ファイル表紙の集約
企業や政府の文書は通常 OFD 形式が使われ、1 ページ目は表紙、タイトルページ、要約であることが多いため、迅速な審査・閲覧のために、これらのファイルの 1 ページ目を一括抽出して目録やプレビュー一覧を作成することで、文書管理の効率を大幅に向上させることができます。
一括審査シーン
財務や監査が OFD ファイルを処理する際、通常ファイルには署名捺印ページや審査ページがあり、進捗確認や署名済みかの確認を行う必要があります。これらのファイルの最終ページや署名捺印ページを一括抽出して集計報告書を作成することで、手作業での選別時間を節約できるだけでなく、内部審査、電子署名、または印刷用の資料を迅速に生成できます。
文書の自動処理
多くの OFD は、電子アーカイブ管理やデータ入力の場面において、インデックス作成や解析のために一部のページを自動抽出する必要があります。OFD 内の必要なページを一括変換して JPG 画像にすることで、必要なページ情報を迅速に取得でき、OCR 認識やデータベース更新に便利です。
OFD の 1 ページ目と 2 ページ目を JPG 画像に変換した効果のプレビュー
処理前：
処理後：
OFD ファイル内の指定ページを一括抽出し JPG 画像に変換する操作手順
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、【その他のツール】-【OFD を JPG 画像に変換】を選択します。
2、【ファイル追加】または【フォルダからファイルをインポート】のいずれかの方法で、変換が必要な OFD ファイルをインポートします。ファイルを下の領域に直接ドラッグして追加することも可能です。その後、「次へ」をクリックします。
3、設定ページで【一部のページのみ処理する】を選択します。例えば、1ページ目と2ページ目を抽出する必要がある場合、ページ範囲に 1,2 と入力します。例えば、最後から1ページ目から最後から3ページ目までを抽出する必要がある場合は、-1:-3 と入力します。具体的な例は図中のヘルプをクリックするか、下部の画像をご覧ください。最後に「次へ」をクリックし、「参照」をクリックして変換後の画像の保存場所を選択します。
4、こちらはサンプル画像です。皆さんは下部の事例を参考に、必要なページをカスタマイズして抽出し、JPG 画像に変換することができます。
5、処理の完了を待った後、パスをクリックすると、変換が完了した JPG 画像をフォルダで確認できます。
