Lors du traitement des fichiers OFD chinois pour les équipes internationales, nous sommes souvent confrontés à un problème pratique : certains de ces fichiers OFD contiennent des dizaines de pages, mais nous n'avons généralement besoin que d'en extraire les parties essentielles, telles que le résumé de la première page, des clauses contractuelles spécifiques ou des tableaux de données. Extraire ces pages du fichier est une opération très courante. Cependant, la capture d'écran manuelle pour l'extraction réduit considérablement notre efficacité. Nous pouvons utiliser une méthode de conversion sélective par lots, en exportant les pages nécessaires sous forme d'images JPG, ce qui permet à la fois d'extraire le contenu clé et d'éviter d'obtenir des pages inutiles.
Voici une astuce pour vous apprendre à extraire efficacement et en masse les pages dont vous avez besoin à partir de plusieurs fichiers OFD, tout en conservant la mise en page originale du format. Essayons ensemble !
Dans quels cas extraire en masse la première page ou des pages spécifiques de plusieurs OFD ?
Réalisation de couvertures de documents
Les documents des entreprises ou des gouvernements utilisent généralement le format OFD, dont la première page est souvent la couverture, la page de titre ou le résumé. Pour faciliter une revue ou une consultation rapide, extraire en masse la première page de ces fichiers pour générer un catalogue ou une liste de prévisualisation permet d’améliorer considérablement l’efficacité de la gestion documentaire.
Scénarios de vérification par lots
Lors du traitement de fichiers OFD par les services financiers ou d’audit, il y a souvent des pages de signature ou de vérification dont il faut contrôler l’avancement ou confirmer la signature. En extrayant en masse la dernière page ou la page de signature de ces fichiers pour générer un rapport récapitulatif, on économise non seulement du temps de filtrage manuel, mais on génère aussi rapidement les documents pour la vérification interne, la signature électronique ou l’impression.
Traitement automatique de documents
Dans de nombreux scénarios de gestion d’archives électroniques ou de saisie de données, il est nécessaire d’extraire automatiquement certaines pages pour indexation et analyse. La conversion par lots des pages nécessaires d’un OFD en images JPG permet d’obtenir rapidement les informations requises, facilitant ainsi la reconnaissance OCR et la mise à jour des bases de données.
Aperçu du résultat de la conversion de la première et de la deuxième page d’un OFD en image JPG
Avant traitement :
Après traitement :
Procédure pour extraire en masse des pages spécifiques de fichiers OFD et les convertir en images JPG
1. Ouvrez【 HeSoft Doc Batch Tool 】, sélectionnez【Plus d'outils】-【Conversion OFD en image JPG】.
2. Dans【Ajouter des fichiers】ou【Importer des fichiers depuis un dossier】, choisissez une méthode pour importer les fichiers OFD à convertir. Vous pouvez également faire glisser les fichiers directement dans la zone ci-dessous pour les ajouter, puis cliquez sur Étape suivante.
3. Sur la page des paramètres, sélectionnez【Traiter seulement certaines pages】. Si vous devez extraire la première et la deuxième page, saisissez 1,2 pour la plage de pages. Si vous devez extraire de la dernière à l’antépénultième page, saisissez -1:-3. Pour des exemples concrets, cliquez sur l’aide dans l’image ou consultez l’image ci-dessous. Cliquez enfin sur Étape suivante, puis sur Parcourir pour choisir l’emplacement où enregistrer les images converties.
4. Voici une image d'exemple, vous pouvez personnaliser l'extraction des pages dont vous avez besoin pour les convertir en images JPG en vous basant sur le cas ci-dessous.
5. Une fois le traitement terminé, cliquez sur le chemin pour ouvrir le dossier et visualiser les images JPG converties.
