Cuando varios nombres de carpetas tienen números, números finales, fechas o palabras clave fijas similares, cambiar el nombre uno por uno no solo lleva mucho tiempo, sino que también es propenso a errores. Este artículo toma "INV4X812, ORD7A293" y otras carpetas como ejemplos para presentar cómo usar HeSoft Doc Batch Tool , A través de la función de "buscar y reemplazar palabras clave en el nombre de la carpeta", elimine el número de cola de tres dígitos en el nombre de la carpeta en lotes para lograr una estandarización rápida del nombre de la carpeta, adecuada para el archivo de datos, clasificación de directorios de proyectos, limpieza de carpetas de clientes, etc. Escena de oficina.
En la oficina diaria, a menudo nos encontramos con un lote de nombres de carpetas que contienen palabras clave similares, números aleatorios o números de cola fijos. Por ejemplo, el nombre de la carpeta esINV4X812, ORD7A293, PO9C376, Los últimos tres dígitos deben eliminarse de manera uniforme, manteniendo el código comercial anterior. Si cambia el nombre manualmente uno por uno, el número será muy ineficiente y puede haber problemas de eliminación accidental o eliminación accidental.
Este artículo describe cómo utilizar el software de oficina HeSoft Doc Batch Tool , Elimine palabras clave similares en el nombre de la carpeta en lotes a través de la función de reemplazo de búsqueda por lotes en "Nombre de carpeta". Este método es adecuado para el procesamiento por lotes de directorios de carpetas y reduce la duplicación de trabajo. Es especialmente adecuado para escenarios como datos de proyectos, archivos de clientes, directorios de archivos de documentos de Word/doc/docx, carpetas de informes de Excel y carpetas de clasificación de escaneos PDF.
Escenarios aplicables
La eliminación por lotes de palabras clave similares en nombres de carpetas generalmente se aplica a los siguientes tipos de necesidades de oficina:
- Eliminar el número al final de la carpeta:Por ejemplo, "INV4X812" se procesa como "INV4X" y los últimos tres dígitos se eliminan de manera uniforme.
- Limpie el nombre del directorio exportado por lotes:Algunas carpetas exportadas por el sistema adjuntarán automáticamente números de serie, números de lote o códigos aleatorios, que deben organizarse dos veces.
- Para estandarizar el proyecto o la carpeta del cliente:Elimine el número de cola no válido del nombre y conserve solo el código del proyecto, la abreviatura del cliente o las palabras clave comerciales.
- Organizar el catálogo de archivos de documentos:Por ejemplo, cuando los archivos de Word, docx, doc, Excel, PDF, etc. se almacenan por carpeta, es necesario unificar las reglas de nomenclatura de directorios.
En comparación con el cambio de nombre manual, el uso de herramientas de procesamiento por lotes puede completar la limpieza de nombres de varios registros a la vez, lo que es adecuado para trabajadores de oficina que necesitan organizar archivos y carpetas con alta frecuencia.
Vista previa del efecto: antes y después del procesamiento
En este ejemplo, es necesario eliminar el número de cola de tres dígitos similar en el nombre de la carpeta.
Antes del procesamiento, el nombre de la carpeta es el siguiente:
- INV4X812
- ORD7A293
- PO9C376
- REQ8F194
- SO2D705
Después de buscar y reemplazar por lotes, se elimina el número de cola de tres dígitos.
Los resultados del procesamiento son los siguientes:
- INV4X
- ORD7A
- PO9C
- REQ8F
- SO2D
Se puede ver que las letras y los números medios que deben conservarse en el nombre de la carpeta aún se conservan, y solo se elimina el contenido de tres dígitos coincidente, para lograr el propósito de estandarizar el nombre de la carpeta en lotes.
Pasos de operación
Paso 1: Ingrese a la categoría de herramienta "Nombre de carpeta"
Abrir HeSoft Doc Batch Tool Después, seleccione en la barra de funciones de la izquierda"Nombre de la carpeta"-No. Hay varias funciones de procesamiento por lotes relacionadas con los nombres de carpetas disponibles en esta categoría.
En la tarjeta de función, haga clic en"Buscar y reemplazar palabras clave en el nombre de la carpeta"-No. La función de esta función es buscar por lotes el contenido especificado en el nombre de la carpeta y reemplazarlo por contenido nuevo; si el contenido de reemplazo está vacío, también puede lograr el efecto de eliminar por lotes las palabras clave.
Paso 2: Agregue la carpeta que necesita ser procesada
Después de ingresar a la página de funciones, la interfaz mostrará el flujo de procesamiento: seleccione los registros que deben procesarse, establezca las opciones de procesamiento, establezca la ubicación de guardado y comience el procesamiento.
Haga clic en la parte superior derecha"Agregar carpeta"Botón para agregar la carpeta que necesita modificar el nombre en lotes a la lista. Una vez completada la adición, el software muestra el número de serie, el nombre, la ruta, la hora de creación, la hora de modificación y más de la carpeta en la tabla.
En el ejemplo, se han añadido cinco carpetas con los nombres INV4X812, ORD7A293, PO9C376, REQ8F194, SO2D705. Después de confirmar que la lista es correcta, haga clic en la parte inferior"Siguiente paso", Ingrese la configuración de opciones de procesamiento.
Paso 3: Establecer el método de búsqueda y las reglas de palabras clave para eliminar
En la página "Establecer opciones de procesamiento", busque"Método de búsqueda"-No. Dado que este ejemplo necesita eliminar un tipo de contenido similar, en lugar del mismo texto completamente fijo, elija"Buscar texto con desenfoque de fórmula"-No.
Entonces, en"Lista de palabras clave que debe buscar"Entrada:
\ D {3}
Aquí\ D {3}Se utiliza para hacer coincidir tres dígitos consecutivos. Los ejemplos 812, 293, 376, 194, 705 cumplen con esta regla y, por lo tanto, se identificarán por lotes.
El lado derecho es"Lista de palabras clave reemplazadas", La interfaz indica "Si no lo completa, significa eliminar". Por lo tanto, si el objetivo es eliminar estas palabras clave en el nombre de la carpeta en masa, simplemente deje el contenido de reemplazo a la derecha en blanco.
Una vez completada la configuración, haga clic en"Siguiente paso"-No. El resultado esperado es que el software está listo para eliminar el contenido de tres dígitos que coincide con cada nombre de carpeta de acuerdo con las reglas introducidas.
Paso 4: Establezca la ubicación de guardado y comience a procesar
Continúe ingresando de acuerdo con el proceso de la interfazEstablecer una ubicación para guardar-No. Confirme la ubicación del procesamiento y el método de almacenamiento de acuerdo con las necesidades reales de la oficina, y luego ingrese“Empezar a procesar”Enlace.
Después de iniciar el procesamiento, el software realiza automáticamente un reemplazo de búsqueda masiva para los nombres de las carpetas de la lista. Una vez completado el procesamiento, regrese al directorio donde se encuentra la carpeta para ver el cambio de nombre: las carpetas originales como INV4X812 y ORD7A293 se han convertido en nombres más concisos como INV4X y ORD7A.
Descripción de la configuración clave: por qué puede eliminar la palabra clave "similar"
Si el contenido que desea eliminar es exactamente el mismo en cada carpeta, por ejemplo, contiene "_ copia" o "temporal", puede usar el texto de búsqueda precisa. Sin embargo, 812, 293, 376, 194 y 705 en este ejemplo no son lo mismo, pero todos pertenecen a la categoría de "tres dígitos".
Por lo tanto, elija"Buscar texto con desenfoque de fórmula"Es más adecuado para este tipo de escena en la que el nombre de la carpeta se modifica por lotes. Al ingresar reglas de coincidencia uniformes, el software puede identificar automáticamente contenido con estructuras similares en diferentes nombres de carpetas y eliminar o reemplazar en lotes.
En este ejemplo, la lista de palabras clave reemplazadas permanece vacía, combinada con el mensaje de la interfaz "Si no lo completa, significa eliminar", puede lograr el efecto de eliminar palabras clave similares en el nombre de la carpeta en lotes.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. \ d{3} ¿Qué se eliminará?
En este ejemplo,\ D {3}Se utiliza para hacer coincidir tres dígitos consecutivos. Por lo tanto, cualquier contenido en el nombre de la carpeta que se ajuste a la estructura de tres dígitos consecutivos puede identificarse y eliminarse. Se recomienda confirmar la regularidad del nombre de la carpeta antes de la operación para evitar eliminar accidentalmente los números que deben conservarse.
2. ¿Por qué la lista de palabras clave reemplazadas se deja en blanco?
Porque el objetivo esta vez es "eliminar" la palabra clave en lugar de reemplazarla con otro texto. La interfaz ya ha indicado "Si no lo completa, significa eliminar", por lo que el contenido de reemplazo a la derecha no se completa.
3. Si solo desea eliminar el número final, ¿a qué debe prestar atención?
Si también hay tres dígitos consecutivos en el medio del nombre de la carpeta, debe tener especial cuidado antes de usar una regla difusa. Se recomienda probar primero una pequeña cantidad de carpetas para confirmar que el efecto de coincidencia cumple con las expectativas y luego procesar más directorios en lotes.
4. ¿Necesito hacer una copia de seguridad antes del procesamiento por lotes?
Se recomienda hacer una copia de seguridad de los directorios importantes o verificar las reglas en la carpeta de prueba. El cambio de nombre por lotes afectará a varias carpetas a la vez, y confirmar las reglas con anticipación puede reducir el riesgo de mal funcionamiento.
5. ¿Se duplicará el nombre de la carpeta?
Después de eliminar la palabra clave, algunos nombres de carpetas pueden ser los mismos. Por ejemplo, "Proyecto 001" y "Proyecto 002" pueden convertirse en "Proyecto" si se eliminan los números. Antes del procesamiento, verifique si existe un riesgo de nombres iguales para evitar afectar la clasificación posterior.
Resumen
La eliminación masiva de palabras clave similares en el nombre de la carpeta es esencialmente una eliminación unificada del contenido duplicado, no válido o regular del nombre de la carpeta. Usar HeSoft Doc Batch Tool La función "Buscar y reemplazar palabras clave en el nombre de la carpeta" puede identificar rápidamente contenido similar mediante la búsqueda difusa de fórmulas y luego realizar la eliminación por lotes reemplazando el contenido en blanco.
Para los usuarios que necesitan organizar con frecuencia los datos del proyecto, los archivos del cliente, los directorios de documentos de Word/docx/doc, las carpetas de informes de Excel o las carpetas de archivos PDF, este método de procesamiento por lotes puede reducir significativamente el tiempo de cambio de nombre manual, reducir el trabajo repetido y la probabilidad de error. Se recomienda confirmar la regla de nomenclatura antes del procesamiento formal, luego agregar carpetas, establecer reglas de búsqueda y realizar el procesamiento de acuerdo con los pasos, para completar de manera eficiente la estandarización del nombre de la carpeta.