この記事では、使用方法について説明します HeSoft Doc Batch Tool 複数のWordファイルから指定されたキーワードを一括削除することは、docx、doc文書の機密語、地域名、製品名、旧呼び名などのコンテンツを同時にクリーンアップする必要があるシーンに適しています。 文章は処理前後の効果図とソフトウェア操作のスクリーンショットを結合して、機能の選択、ファイルのインポート、検索キーワードの設定、置換内容を実行処理までの完全な流れを説明するユーザーがWordを一つずつ開いて置換を探す重複労働を減らすのを助ける。
日常業務では、1つのフォルダに数十個から数百個のword文書があり、その中に削除するキーワードが含まれているという問題がよく発生する。 Docxまたはdocファイルを1つずつ開いて、Ctrl Hキーを押して空に検索、置換すると、時間がかかるだけでなく、一部のファイルも見逃しやすい。 特に契約テンプレート、製品資料、研修講義、報告書添付書類、入札書類などの内容は、古い名称、地域名、客先名、敏感語を一括して整理する必要がある。 本稿で解決すべきのは「多くのWordファイルのキーワードを一括削除する」という問題である。
以下では、スクリーンショットの例を例にとると、複数のWord文書にオーストラリア、USAなどの国名が含まれているので、これらのキーワードを文書本文から削除したいと考えていますただし、元の画像、表、段落構造、その他のテキスト内容は保持されます。 操作にはオフィスソフトが使われています HeSoft Doc Batch Tool 、その位置付けは文書を一括処理し、重複した手動操作を減らし、大量のWord、Excel、PDFなどの文書を一度に処理する必要があるオフィスシーンに適している。
適用シーン: Wordファイルのキーワードを一括削除するのに適した状況
Wordキーワードを一括削除するのは「いくつかの単語を削除する」だけではない。 ファイル数が多いと、手動処理のコストが急速に増加します。 例えば、市場部門は製品説明書の中の古いブランド名を削除する必要がある行政部門は通知テンプレートの期限切れ単位名を整理する必要がある先生は教育資料で使われなくなった回答のヒントを削除する必要がある運営者は、複数のdocx文書の指定された地域、価格、連絡先、コメントの内容をまとめて整理する必要があります。 これらは、一括検索置換を使用して行うのに適しています。
スクリーンショットでは、6つのWordファイルが処理され、ファイル名は1.docxから6.docxまでです。 サンプル数は少ないですが、より多くのdocx、docファイルにも同じ方法が適用されます。 これらのドキュメントのターゲットテキストが明確なキーワードである限り、一括検索して空に置き換えることで削除できます。 手動操作と比較して、一括処理のメリットは、一度の設定で複数のファイルが実行されることです処理ルールが統一されている漏れを減らすドキュメントを1つずつ開いたり保存したりする時間を節約します。
効果プレビュー: 処理前の複数のdocxファイルに削除するキーワードが含まれています。
処理前に、フォルダに複数のword文書が表示され、すべてdocx形式です。 実際のオフィスでは、これらのファイルは同じ資料、同じ種類のテンプレート、または番号で整理されたドキュメントである可能性があります。 同じキーワード削除ルールを実行する必要があります。
Word文書の1つを開くと、ページに表、画像、テキストの説明が表示されます。 サンプルドキュメントでは、「Country of origin: 」の後にオーストラリアやUSAなどのキーワードが表示され、スクリーンショットには削除するコンテンツが矢印で示されています。 注意が必要なのは、今回の目標は文字全体を削除するのではなく、表や画像を削除するのではなく、指定したキーワード自体だけを削除することです。
このようなニーズは、word文書のクリーンアップでよく見られます。ラベル、フィールド名、レイアウトを保持し、フィールド値のみを削除します。 たとえば、「Country of origin: 」という項目は保持されますが、後の国名は空になります。 空白に置き換えることで、「コンテンツをクリアしても構造を保持」のような効果が得られます。
処理後の効果: キーワードが削除され、文書構造が変更されない
処理が完了したら、word文書を開いて見ると、元のオーストラリア、USAが削除され、対応する場所が空白になっていることがわかります。 画像、表の線、段落の改行、タイトル、その他のフィールドの内容は残ります。
効果図から分かるように、キーワードを一括削除しても、ユーザーは各出現位置を手動で特定する必要はない。 ルールが正しく設定されている限り、ソフトウェアはインポートされた複数のWordファイルで指定されたキーワードを探し、設定に従って空に置き換えます。 Docxドキュメントのコンテンツを一括してクリーンアップする必要があるユーザーは、ドキュメントごとに削除を検索するよりも、安定して時間がかかります。
操作手順1: Wordツールに入り、「置換機能の検索」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool 左側には、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツールなど、複数のツールの分類が表示されます。 今回は処理対象がワード文书になるので、まずは「ワードツール」に进みます。 機能のリストで「Wordのキーワードを検索して置換」を選択します。
この機能の中核的な用途は、Wordファイルのコンテンツ内のキーワードを一括検索し、指定したコンテンツに置き換えることです。 差し替え後の内容を記入しない場合には、「キーワードの削除」という効果を得ることができる。 つまり、削除は個別のボタンではなく、「検索キーワードを空に置き換える」という方法で完了します。 これは、単一の単語を削除するのにも、複数のキーワードを削除するのにも適しています。
操作手順2: 処理が必要なWordファイルを追加します
「Wordのキーワードを検索して置換」機能に入ると、インタフェースはガイドフローに入ります。 最初のステップは「処理するレコードを選択する」です。 「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」の2つのポータルが右上に表示されます。 少量のドキュメントだけを処理する場合は、「ファイルを追加」をクリックしますdocx、docファイルが同じフォルダにある場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用する方が適しています。
スクリーンショットにはすでに6つのファイルがインポートされており、シリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、修正時間などの情報がリストに表示されています。 ここでは、ファイルが完全かどうかをチェックできます。たとえば、1.docxから6.docxが含まれているかどうか、パスが対象フォルダかどうかなどです。 リストの右側に削除操作アイコンがあります。処理しないドキュメントが誤ってインポートされた場合は、実行前に削除できます。 ファイルに間違いがないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックして、処理オプションの設定に入ります。
操作手順3: 削除するキーワードを設定し、置換内容を空白にします
ステップ2は「処理オプションの設定」です。 スクリーンショットでは、検索方法は「テキストを正確に検索」を選択します。 これは、ソフトウェアが入力されたキーワードに基づいて正確に一致することを意味し、明確な単語、番号、名前、または固定フィールド値を削除するのに適しています。 削除する必要があるのはオーストラリア、USAのような固定テキストで、正確な検索を使う方が直感的です。
「検索するキーワードのリスト」に、削除するキーワードを1行に1つずつ入力します。 例では、最初の行はAustralia、2番目の行はUSAです。 このようにソフトウェアは、各word文書を処理するときに、これらの単語を順番に検索します。 右側の領域は「置換されたキーワードリスト」で、スクリーンショットでは「入力しないと削除を表示」と表示されます。 したがって、キーワードの一括削除を目指している場合は、右側に置換内容を記入せずに空白のままでおいてください。
この設定方法は、複数のキーワードを同時に削除する場合に最適です。 たとえば、複数の地域名、複数の旧製品名、複数の顧客の略称を整理するには、左側のリストに1行ずつ記入します。 処理時、ソフトウェアはこれらの見つかったテキストを空に置き換え、一括削除を実現します。 設定が完了したら「次へ」をクリックし続けます。
操作手順4: 保存場所を設定し、一括処理を開始します
インタフェースフローの3番目のステップは「保存場所の設定」、4番目のステップは「処理の開始」です。 スクリーンショットは保存場所ページを展開していませんが、ウィザードタイトルから明らかなように、処理前に出力場所を設定するように求められます。 Wordキーワードを一括削除する場合は、一意のオリジナルを直接上書きするのではなく、処理したファイルを新しいフォルダに保存することをお勧めします。 これでキーワードの設定が間違っていても、元のファイルに戻って再処理できます。
保存先を確認後、「処理開始」に進みます。 ソフトウェアは、前にインポートしたWordファイルのリストと設定した検索置換ルールに基づいて、ファイルを1つずつ処理します。 処理が完了したら、出力ファイルを開いてキーワードが削除されたかどうかをチェックし、レイアウト、画像、表などの内容が期待通りかどうかを確認します。 例の処理後のスクリーンショットによると、オーストラリアとUSAはすでに空になっており、文書構造は正常に保たれている。
よくある質問と注意事項
1.キーワードを削除することは、行全体を削除することと同じですか?いいえ。 スクリーンショットの設定によると、ソフトウェアは一致するキーワードテキスト自体を削除します。 たとえば、USAを削除しても、「Country of origin: 」は残っています。 段落全体または行全体を削除するには、ソフトウェアに対応する段落処理機能があるかどうかを確認する必要があります。この記事では、スクリーンショットが示すキーワードだけを空の操作に置き換えることを紹介します。
2. docとdocxの両方を処理することはできますか?スクリーンショットにインポートされたのはdocxファイルで、機能名はWordのキーワードです。 実際に使用すると、ソフトウェアでサポートされている拡張子に基づいてWordファイルをインポートできます。 インポート後、リストの「拡張子」列で照合できます。
3.バックアップを取っておくことを推奨する理由一括処理の特徴は、一度に複数のファイルに影響を与えることです。 キーワードの入力が間違っていて、例えば短すぎる単語もリストに入れると、削除すべきでない内容が削除される可能性があります。 そのため、まず少量のファイルでテストし、効果を確認してから、すべての文書を一括処理することをお勧めします。
4.置き換えたキーワードのリストを空白にするのはなぜですか?今回の目標は、他の文字に置き換えるのではなく、削除することだからです。 スクリーンショットの右側に「入力しなければ削除」というメッセージが表示されているので、空白のままでいいです。
まとめ: 一括処理ツールでWordキーワードを重複削除する時間を減らす
多くのWord文書のキーワードを一括削除するのは、本質的に重複した手動検索、削除、保存動作をオフィスソフトに任せることである。 通過 HeSoft Doc Batch Tool 、ユーザーは一度に複数のdocxまたはdocファイルをインポートし、検索するキーワードを設定し、置換内容を空白にして、一括削除することができます。 文書テンプレート、資料アセンブリ、契約書、報告書、説明書を頻繁に処理する人にとって、この方式は重複労働を著しく減少させ、削除リスクを低減することができる。 まずテスト書類を用意して、本稿の手順で検証を完了してから、正式な書類を一括して実行することをお勧めします。