Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool La suppression par lots de mots-clés spécifiés dans plusieurs fichiers Word convient aux scènes qui doivent nettoyer les mots sensibles, les noms de régions, les noms de produits, les anciens noms et autres contenus dans les documents docx et doc en même temps. L'article combine des rendus et des captures d'écran des opérations logicielles avant et après le traitement pour illustrer le processus complet de sélection des fonctions, d'importer des fichiers, de définir la recherche de mots-clés, de laisser le contenu de remplacement vide à l'exécution du traitement, aidant les utilisateurs à réduire le travail en double d'ouverture de Word pour trouver et remplacer un par un.
Dans le bureau quotidien, vous rencontrez souvent de tels problèmes: il y a des dizaines, voire des centaines de documents Word dans un dossier, qui contiennent tous des mots-clés qui doivent être supprimés. Si vous ouvrez les fichiers docx ou doc un par un, puis appuyez sur Ctrl H pour rechercher et remplacer par vide, cela prend non seulement du temps, mais il est également facile de manquer certains fichiers. En particulier, les modèles de contrat, les informations sur les produits, les documents de formation, les pièces jointes aux rapports, les documents d'appel d'offres, etc., doivent souvent nettoyer par lots les anciens noms, noms de régions, noms de clients ou mots sensibles. Ce que cet article veut résoudre est le problème de la "suppression par lots de mots clés dans de nombreux fichiers Word".
Prenons l'exemple de la capture d'écran ci-dessous. Plusieurs fichiers Word contiennent des noms de pays tels que Australia et USA. Nous espérons supprimer ces mots-clés du corps du document, mais conserver les images, tableaux, structures de paragraphe et autres contenus textuels d'origine. Le fonctionnement utilise un logiciel de bureau -- HeSoft Doc Batch Tool , Son positionnement est de traiter des documents par lots, de réduire les opérations manuelles répétées et de convenir aux scènes de bureau qui doivent traiter un grand nombre de fichiers Word, Excel, PDF et autres à la fois.
Scènes applicables: quels sont les cas appropriés pour la suppression en masse de mots clés dans un fichier Word
Supprimer le mot-clé Word par lots n'est pas aussi simple que "supprimer quelques mots". Lorsque le nombre de fichiers est élevé, le coût du traitement manuel augmente rapidement. Par exemple, le service marketing doit supprimer l'ancien nom de marque dans un lot de manuels de produit; le service administratif doit nettoyer le nom de l'unité expirée dans le modèle de notification; l'enseignant doit supprimer les invites de réponse qui ne sont plus utilisées dans le matériel pédagogique; le personnel d'exploitation doit mettre plusieurs docx La zone désignée, le prix, les informations de contact ou le contenu des remarques sont effacés de manière uniforme. Ceux-ci sont appropriés pour le faire en utilisant la méthode de recherche par lots pour remplacer.
Les captures d'écran sont traitées avec 6 fichiers Word avec des noms de fichiers allant de 1.docx à 6.docx. Bien que le nombre d'exemples soit faible, la méthode s'applique également à plus de fichiers docx et doc. Tant que le texte cible dans ces documents est un mot clé clair, il peut être supprimé en recherchant par lots et en le remplaçant par vide. Par rapport au fonctionnement manuel, les avantages du traitement par lots sont: un réglage unique, plusieurs fichiers sont exécutés; des règles de traitement uniformes; une réduction des omissions; un gain de temps pour ouvrir et enregistrer des documents un par un.
Aperçu de l'effet: traitement des mots clés à supprimer dans les fichiers docx précédents
Avant le traitement, plusieurs documents Word peuvent être vus dans le dossier, tous au format docx. Dans le bureau réel, ces documents peuvent être le même lot de données, le même type de modèle ou des documents classés par numéro. Nous devons appliquer les mêmes règles de suppression de mot-clé pour eux.
Après avoir ouvert l'un des documents Word, vous pouvez voir des tableaux, des images et des descriptions de texte sur la page. Dans l'exemple de document, des mots-clés tels que Australia et USA apparaissent après "Country of Origin:", et ces contenus à supprimer sont marqués par des flèches dans la capture d'écran. Il convient de noter que cet objectif n'est pas de supprimer le paragraphe entier du texte, ni de supprimer le tableau ou l'image, mais de supprimer uniquement le mot-clé désigné lui-même.
Ce type d'exigences est courant dans le nettoyage du document Word: conserver les étiquettes, les noms de champs et la composition, et ne supprimer que les valeurs de champ. Par exemple, gardez le terme «pays d'origine:», mais videz le nom du pays suivant. En remplaçant par vide, un effet similaire à "effacer le contenu mais conserver la structure" peut être obtenu.
Effets post-traitement: les mots clés sont supprimés, la structure du document reste la même
Une fois le traitement terminé, ouvrez le document Word pour afficher, vous pouvez voir que Australia et USA d'origine ont été supprimés et que l'emplacement correspondant est devenu vide. Les images, les lignes de tableau, les sauts de ligne, les titers et les autres champs restent.
Il ressort des rendus que la suppression par lots des mots-clés n'oblige pas les utilisateurs à localiser manuellement chaque emplacement d'occurrence. Tant que la règle est correctement définie, le logiciel recherche le mot-clé spécifié dans plusieurs fichiers Word importés et le remplace par vide par réglage. Pour les utilisateurs qui doivent nettoyer le contenu du document docx en bloc, cela est plus stable et plus rapide que la recherche et la suppression de document par document.
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir plusieurs catégories d'outils sur le côté gauche, y compris les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc. Étant donné que cet objet de traitement est un document Word, entrez d'abord "Outil Word". Sélectionnez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word" dans la liste des fonctionnalités.
L'objectif principal de cette fonctionnalité est de rechercher par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word et de les remplacer par le contenu spécifié. L'effet "Supprimer le mot-clé" peut être obtenu lorsque le contenu remplacé n'est pas rempli. Autrement dit, la suppression n'est pas un bouton séparé, mais se fait par la manière de "rechercher le mot-clé à remplacer par vide". Cela convient non seulement à la suppression d'un seul mot, mais également à la suppression de plusieurs groupes de mots-clés.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Une fois que vous entrez dans la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", l'interface entre dans un processus orienté. La première étape consiste à «sélectionner les enregistrements à traiter». En haut à droite, vous pouvez voir les entrées "Ajouter un fichier" et "Importer un fichier à partir d'un dossier". Si vous ne traitez qu'un petit nombre de documents, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers"; si un lot de fichiers docx et doc est placé dans le même dossier, il est plus approprié d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
6 fichiers ont été importés dans la capture d'écran, et la liste affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Ici, vous pouvez vérifier si le fichier est complet, par exemple s'il contient 1.docx à 6.docx, si le chemin est un dossier de destination. Il y a aussi une icône d'action de suppression sur le côté droit de la liste. Si vous entrez en erreur un document qui n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le supprimer avant l'exécution. Après avoir confirmé que le fichier est correct, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Définir les mots-clés à supprimer et laisser le contenu de remplacement vide
La deuxième étape consiste à définir les options de traitement. Dans la capture d'écran, la méthode de recherche sélectionne "Recherche précise du texte". Cela signifie que le logiciel correspondra avec précision en fonction des mots-clés saisis, ce qui convient pour supprimer des mots clairs, des numéros, des noms ou des valeurs de champ fixes. Si vous devez supprimer du texte fixe comme Australia et USA, il est plus intuitif d'utiliser une recherche précise.
Dans la liste des mots-clés à rechercher, entrez un mot-clé à supprimer par ligne. La première ligne de l'exemple est Australia et la deuxième ligne est USA. De cette façon, lorsque le logiciel traite chaque document Word, il recherche ces mots à son tour. La zone de droite est "Liste des mots-clés remplacés", et la capture d'écran indique "Si vous ne remplissez pas, vous supprimez". Par conséquent, si l'objectif est de supprimer le mot-clé par lots, ne remplissez pas le contenu de remplacement à droite, restez vide.
Cette méthode de configuration est idéale pour supprimer plusieurs mots clés en même temps. Par exemple, pour nettoyer plusieurs noms de régions, plusieurs anciens noms de produits et plusieurs abréviations de clients, vous pouvez remplir la liste de gauche ligne par ligne. Pendant le traitement, le logiciel remplacera ces textes trouvés par des vides, réalisant ainsi la suppression par lots. Continuez à cliquer sur "Suivant" une fois la configuration terminée.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
La troisième étape du processus d'interface est de "définir la position de sauvegarde" et la quatrième étape est de "commencer le traitement". Bien que la capture d'écran ne déplie pas la page de l'emplacement de sauvegarde, il ressort clairement du titer de l'assistant que le logiciel demandera à l'utilisateur de définir l'emplacement de sortie avant le traitement. Il est recommandé de ne pas écraser directement les originaux uniques lors de la suppression en masse des mots-clés Word, mais d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier. De cette façon, même si le paramètre de mot-clé est incorrect, vous pouvez revenir au fichier d'origine pour le retraitement.
Après confirmation de l'emplacement de sauvegarde, entrez "Démarrer le traitement". Le logiciel traite les fichiers un par un en fonction de la liste des fichiers Word précédemment importés et des règles de recherche et de remplacement définies. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de sortie pour vérifier si le mot-clé a été supprimé et confirmez si la composition, les images, les formulaires et d'autres contenus répondent aux attentes. Les captures d'écran post-traitement dans l'exemple montrent que Australia et USA ont été vidés et que la structure du document reste normale.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Supprimer le mot-clé équivaut à supprimer toute la ligne?Non. En suivant les paramètres de la capture d'écran, le logiciel supprimé correspond au texte du mot-clé lui-même. Par exemple, après la suppression de USA, "Country of Origin:" reste. Si vous souhaitez supprimer un paragraphe entier ou une ligne entière, vous devez confirmer s'il existe une fonction de traitement de paragraphe correspondante dans le logiciel. Cet article n'introduit que les mots-clés reflétés dans la capture d'écran pour les remplacer par des opérations vides.
2. doc et docx peuvent-ils gérer?Dans la capture d'écran, le fichier docx est importé et le nom de la fonction est le mot-clé dans Word. En utilisation réelle, vous pouvez importer des fichiers Word en fonction d'extensions prises en charge par le logiciel, notamment docx et doc. Après l'importation, vous pouvez vérifier dans la colonne "Extensions" de la liste.
3. Pourquoi est-il recommandé de sauvegarder en premier?Le traitement par lots se caractérise par un impact sur plusieurs fichiers à la fois. Si le mot-clé est entré de manière incorrecte, par exemple en ajoutant des mots trop courts à la liste, le contenu qui ne devrait pas être supprimé peut être supprimé. Par conséquent, il est recommandé de tester avec une petite quantité de fichiers d'abord, puis de traiter tous les documents par lots après avoir confirmé l'effet.
4. Pourquoi la liste des mots clés après remplacement devrait-elle être laissée vide?Parce que cette cible est de supprimer et de ne pas remplacer par un autre texte. Le côté droit de la capture d'écran indique déjà "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer", il suffit donc de le laisser vide.
Résumé: Réduire le temps de suppression répétée des mots-clés Word avec l'outil de traitement par lots
La suppression par lots de mots clés dans de nombreux fichiers Word consiste essentiellement à confier des actions manuelles de recherche, de suppression et de sauvegarde en double au logiciel de bureau. Par HeSoft Doc Batch Tool , L'utilisateur peut importer plusieurs fichiers docx ou doc à la fois, définir les mots-clés à rechercher et laisser le contenu de remplacement vide, réalisant ainsi la suppression en masse. Pour ceux qui traitent fréquemment des modèles de documents, de la compilation de données, des contrats, des rapports et des instructions, cette méthode peut réduire considérablement les doubles emplois et réduire le risque de fuites. Il est recommandé de préparer un fichier de test, de suivre les étapes de cet article pour terminer la vérification, puis d'exécuter le fichier officiel par lots.