이 기사에서는 사용 방법에 대해 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool 여러 Word 파일에서 지정된 키워드를 일괄 적으로 삭제하는 것은 docx 및 doc 문서의 민감한 단어, 지역 이름, 제품 이름 및 이전 제목을 동시에 정리해야하는 시나리오에 적용됩니다. 이 기사는 처리 전후의 효과 다이어그램 및 소프트웨어 작업의 스크린 샷과 결합하여 기능 선택, 파일 가져오기, 검색 키워드 설정, 처리 수행에 대한 대체 내용을 비워 두는 것부터 완전한 프로세스를 설명하고 사용자가 반복되는 작업을 줄이는 데 도움이됩니다. 단어 하나를 하나씩 열어 교체를 찾습니다.
매일 사무실에서는 종종 이러한 문제가 발생합니다. 폴더에 수십 또는 수백 개의 Word 문서가 있으며 모두 삭제해야하는 키워드가 포함되어 있습니다. Docx 또는 doc 파일을 하나씩 연 다음 Ctrl H를 눌러 빈 파일을 찾아서 바꾸면 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 일부 파일을 놓치기 쉽습니다. 특히 계약 템플릿, 제품 자료, 교육 유인물, 보고서 첨부 파일, 입찰 문서 및 기타 콘텐츠는 종종 이전 이름, 지역 이름, 고객 이름 또는 민감한 단어로 정리해야합니다. 이 기사는 "많은 Word 파일에서 일괄 삭제 키워드의 문제를 해결하는 것입니다.
다음은 스크린 샷의 예입니다. 여러 Word 파일에는 호주 및 미국과 같은 국가 이름이 포함되어 있습니다. 문서 본문에서 이러한 키워드를 삭제하고 원본 그림, 표, 단락 구조 및 기타 텍스트 내용을 보관합니다. 이 작업은 사무실 소프트웨어를 사용합니다. HeSoft Doc Batch Tool , 그 포지셔닝은 일괄 적으로 문서를 처리하고, 반복적 인 수동 작업을 줄이는 것이며, 한 번에 많은 수의 Word, Excel, PDF 및 기타 파일을 처리해야하는 사무실 장면에 적합합니다.
적용 가능한 시나리오: 키워드에서 Word 파일의 일괄 삭제에 적합한 상황
일괄 삭제 Word 키워드는 "몇 단어 삭제" 가 너무 간단합니다. 문서 수가 많으면 수동 처리 비용이 빠르게 증가 할 수 있습니다. 예를 들어, 마케팅 부서는 제품 사양의 배치에서 이전 브랜드 이름을 삭제해야합니다. 관리 부서는 알림 템플릿에서 만료 된 단위 이름을 정리해야합니다. 교사는 더 이상 교재에 사용되지 않는 답변 프롬프트를 삭제해야합니다. 운영자는 여러 docx 문서에서 지정된 지역, 가격, 연락처 정보 또는 발언을 균일하게 정리해야합니다. 이들은 일괄 검색 및 교체 방법을 사용하는 데 적합합니다.
스크린 샷에서 6 개의 Word 파일이 처리되며 파일 이름은 1.docx에서 6.docx입니다. 예제의 수는 적지 만 더 많은 docx 및 doc 파일에도 적용 할 수 있습니다. 이 문서의 대상 텍스트가 명확한 키워드 인 한 일괄 검색을 통해 삭제하고 비어있는 것으로 바꿀 수 있습니다. 수동 조작과 비교하여 일괄 처리의 장점은 다음과 같습니다. 일회성 설정, 다중 파일 실행; 통합 처리 규칙; 누락 감소; 문서를 하나씩 열고 저장하는 시간 절약.
효과 미리보기: 여러 docx 파일에 키워드가 포함되기 전에 처리
삭제하려면처리하기 전에 여러 Word 문서를 폴더에서 모두 docx 형식으로 볼 수 있습니다. 실제 사무실에서 이러한 문서는 동일한 자료 배치, 동일한 유형의 템플릿 또는 숫자로 구성된 문서 일 수 있습니다. 우리는 그들에 대해 동일한 키워드 삭제 규칙을 수행해야합니다.
Word 문서 중 하나를 연 후 페이지에 테이블, 그림 및 텍스트 설명이 있음을 알 수 있습니다. 샘플 문서에서 호주 및 미국과 같은 키워드는 "원산지:" 뒤에 표시되며 삭제할 콘텐츠는 스크린 샷에 화살표로 표시됩니다. 이 시간의 목표는 전체 텍스트를 삭제하거나 테이블이나 그림을 삭제하는 것이 아니라 지정된 키워드 자체 만 삭제하는 것입니다.
이러한 종류의 요구 사항은 Word 문서 클리닝에서 매우 일반적입니다. 레이블, 필드 이름 및 조판을 유지하고 필드 값 만 삭제하십시오. 예를 들어, "원산지:" 항목을 유지하지만 다음 국가의 이름을 지우십시오. 비어있는 것으로 교체하면 "콘텐츠 지우기 그러나 구조 유지" 와 유사한 효과를 얻을 수 있습니다.
처리 효과 후: 키워드가 삭제되고 문서 구조가 변경되지 않습니다.
처리가 완료되면 Word 문서를 다시 열면 원래 호주와 미국이 삭제되고 해당 위치가 비어 있음을 알 수 있습니다. 그림, 테이블 줄, 단락, 제목 및 기타 필드 내용이 남아 있습니다.
렌더링으로부터 알 수 있는 바와 같이, 키워드의 대량 삭제는 사용자가 각각의 발생을 수동으로 찾아낼 것을 요구하지 않는다. 규칙이 올바르게 설정되는 한 소프트웨어는 가져온 여러 Word 파일에서 지정된 키워드를 찾아 설정한대로 공백으로 바꿉니다. Docx 문서의 내용을 일괄 적으로 정리해야하는 사용자의 경우 문서 별 검색 및 삭제보다 안정적이고 시간이 절약됩니다.
작업 1 단계: Word 도구를 입력하고 찾기 및 교체 기능을 선택하십시오.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽에 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 여러 도구 범주를 볼 수 있습니다. 이 처리의 개체는 Word 문서이므로 먼저 "Word 도구" 를 입력하십시오. 기능 목록에서 Word에서 키워드 찾기 및 교체 "를 선택하십시오.
이 기능의 핵심 목적은 일괄 적으로 Word 파일의 내용에서 키워드를 찾아 지정된 콘텐츠로 대체하는 것입니다. 대체된 내용이 채워지지 않으면, "키워드 삭제" 의 효과가 실현될 수 있다. 다시 말해, 삭제는 별도의 버튼이 아니지만 "키워드를 비어있는 것으로 대체하십시오. 이것은 개별 단어 및 여러 키워드 그룹을 삭제하는 데 적합합니다.
2 단계 작업: Word 파일을 처리 할 필요성 추가
"Word에서 키워드 찾기 및 교체" 기능을 입력하면 인터페이스가 마법사 스타일 프로세스에 들어갑니다. 첫 번째 단계는 "처리해야 할 레코드를 선택" 하는 것입니다. 오른쪽 상단에는 "파일 추가" 와 "폴더에서 파일 가져오기" 라는 두 가지 항목이 있습니다. 소수의 문서 만 처리되면 "파일 추가" 를 클릭하십시오. Docx 및 doc 파일의 배치가 모두 동일한 폴더에 배치 된 경우 "폴더에서 파일 가져오기" 를 사용하는 것이 더 적합합니다.
스크린 샷에서 6 개의 파일을 가져 왔습니다. 목록에는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간 및 수정 시간과 같은 정보가 표시됩니다. 여기서 파일이 완성되었는지 여부 (예: 1.docx ~ 6.docx 포함) 및 경로가 대상 폴더인지 여부를 확인할 수 있습니다. 목록의 오른쪽에 삭제 조작 아이콘도 있습니다. 처리 할 필요가없는 문서가 잘못 인도되면 실행 전에 문서를 제거 할 수 있습니다. 파일이 올바른지 확인한 후 하단의 "다음" 을 클릭하여 처리 옵션 설정을 입력하십시오.
작업 단계 3: 삭제할 키워드를 설정하고 대체 내용을 비워 둡니다.
두 번째 단계는 "처리 옵션 설정" 입니다. 스크린 샷에서 검색 방법은 "정확한 텍스트 찾기" 입니다. 즉, 소프트웨어가 입력 된 키워드에 따라 정확하게 일치하므로 명확한 단어, 숫자, 이름 또는 고정 필드 값을 삭제하는 데 적합합니다. 삭제해야 할 내용이 호주 및 미국과 같은 고정 텍스트 인 경우 정확한 검색을 사용하는 것이 더 직관적입니다.
찾을 키워드 목록에서 삭제할 행당 하나의 키워드를 입력합니다. 예제의 첫 번째 행은 호주이고 두 번째 행은 미국입니다. 이러한 방식으로 소프트웨어는 각 Word 문서를 처리 할 때이 단어를 차례로 찾습니다. 오른쪽 영역은 "교체 후 키워드 목록" 입니다. 스크린 샷에서 "목록을 채우지 않으면 삭제합니다". 따라서 키워드를 일괄 적으로 삭제하는 것이 목표라면 오른쪽의 교체 내용을 채우지 말고 공백으로 유지하십시오.
이 설정은 여러 키워드를 동시에 삭제하는 데 이상적입니다. 예를 들어 여러 지역 이름, 여러 이전 제품 이름 및 여러 고객 약어를 정리하려면 왼쪽 줄에 있는 목록을 줄 단위로 채울 수 있습니다. 처리 할 때 소프트웨어는 발견 된 텍스트를 비어있는 것으로 대체하여 일괄 삭제를 실현합니다. 설정이 완료된 후 "다음" 을 계속 클릭하십시오.
4 단계: 저장 위치를 설정하고 일괄 처리를 시작
인터페이스 프로세스의 세 번째 단계는 "저장 위치 설정" 이고 네 번째 단계는 "처리 시작" 입니다. 스크린 샷이 저장 위치 페이지를 확장하지는 않지만, 소프트웨어가 처리하기 전에 사용자에게 출력 위치를 설정하도록 요청하는 것이 마법사 제목에서 분명합니다. Word 키워드를 대량으로 삭제할 때 고유 한 원본을 직접 덮어 쓰지 말고 처리 된 파일을 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이 방법으로 키워드가 잘못 설정되어 있어도 원래 파일로 돌아가 재처리 할 수 있습니다.
저장 위치가 확인되면 "시작 처리" 를 입력하십시오. 소프트웨어는 가져온 Word 파일 목록과 규칙을 찾아서 바꾸기 위해 하나씩 파일을 처리합니다. 처리가 완료된 후 출력 파일을 열어 키워드가 삭제되었는지 확인하고 조판, 그림, 표 및 기타 내용이 기대에 부합하는지 확인하십시오. 이 예에서 처리 된 스크린 샷은 호주와 미국이 비워졌고 문서 구조가 정상적으로 유지되었음을 보여줍니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
키워드를 삭제하는 것은 전체 행을 삭제하는 것을 의미합니까?. 스크린 샷의 설정에 따라 소프트웨어는 일치하는 키워드 텍스트 자체를 삭제합니다. 예를 들어 USA가 삭제되면 "원산지:" 가 남아 있습니다. 전체 단락 또는 줄을 삭제하려면 소프트웨어에 해당 단락 처리 기능이 있는지 확인해야합니다. 이 기사에서는 스크린 샷에 반영된 빈 작업으로 키워드 교체 만 소개합니다.
2. doc과 docx 모두 처리 할 수 있습니까?Docx 파일은 스크린 샷에서 가져오고 기능 이름은 Word에서 키워드를 처리하는 것입니다. 실제 사용에서는 docx 및 doc을 포함하여 소프트웨어가 지원하는 확장자에 따라 Word 파일을 가져올 수 있습니다. 가져오기 후 목록의 "확장" 열에서 확인할 수 있습니다.
3. 왜 먼저 백업하는 것이 권장됩니까?일괄 처리의 특징은 한 번에 여러 파일에 영향을 미치는 것입니다. 목록에 너무 짧은 단어를 추가하는 등 키워드를 잘못 입력하면 삭제되지 않아야 하는 콘텐츠가 삭제될 수 있습니다. 따라서 적은 수의 파일로 먼저 테스트 한 다음 효과를 확인한 후 모든 문서를 일괄 처리하는 것이 좋습니다.
4. 키워드 목록을 교체하십시오. 왜 비워 두어야합니까?이는 다른 텍스트로 대체하지 않고 삭제하는 것이 목표이기 때문입니다. 스크린 샷의 오른쪽에서 이미 "채우지 않으면 삭제" 라는 메시지가 표시되었으므로 비워 두십시오.
요약: Word 키워드 시간의 중복을 줄이기위한 일괄 처리 도구
많은 Word 파일에서 키워드를 일괄 삭제하는 것은 본질적으로 반복적 인 수동 검색, 삭제 및 사무실 소프트웨어에 작업을 저장하는 것입니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool , 사용자는 한 번에 여러 docx 또는 doc 파일을 가져와서 찾을 키워드를 설정하고 일괄 삭제를 실현하기 위해 대체 내용을 비워 둘 수 있습니다. 문서 템플릿, 편집, 계약, 보고서 및 사양으로 정기적으로 작업하는 사람들에게이 접근 방식은 노력의 중복과 누락 된 삭제의 위험을 크게 줄일 수 있습니다. 먼저 테스트 문서를 준비하고이 기사의 단계에 따라 확인을 완료 한 다음 공식 문서를 일괄 적으로 실행하는 것이 좋습니다.