複数のword文書に繰り返し現れる同じ種類の文字に対して、手動で検索して削除するのは効率的ではない。 この記事では、オフィスシーンに適したアプローチを紹介します HeSoft Doc Batch Tool のWordキーワード検索置換機能は、削除するキーワードを1行ずつ入力し、置換した内容を空白にして、複数のdocxファイルの指定文字を一括削除します。 文章には処理前後の効果、詳細な手順と注意事項が含まれており、資料の整理、内容の脱感とテンプレートの整理に適している。
日常業務では、多くのword文書は同じテンプレートセットまたは同じ資料から来ている可能性があり、削除するテキストが重複して表示されます。 たとえば、サンプルドキュメントでは、「counteroforigin」の後にオーストラリア、USAを一括してクリーンアップする必要があります。 Wordファイルを一つずつ開いて、検索機能を使って削除すると、手順が重複するだけでなく、ファイルが多すぎて見逃してしまう可能性があります。 この記事では、どのようにして利用するかを紹介します HeSoft Doc Batch Tool 、複数のWord、docx文書のキーワードを一括して空に置き換え、迅速な削除を実現します。
適用シーン
Wordキーワードを一括削除することは、複数のオフィスシーンに適用されます。文書中の国、地域、部門、名前などの固定フィールドを一括整理します。履歴docxファイルを整理するときは、古いプロジェクト名を削除しますテンプレート内のサンプルテキストを一括して空にします。 ターゲット文字が明確な固定内容であれば、一括検索で置き換えることができます。
効果プレビュー: キーワードを含むものからキーワードがクリアされます
処理前、フォルダにはword文書があります。この例は6つのdocxファイルです。 一括処理する前に、これらのファイルが今回のクリーンアップの対象であることを確認してください。
ドキュメントを開くと、表の内容にAustraliaやUSAなどの文字が存在することがわかります。 スクリーンショットの赤い矢印は、削除するキーワードの位置を示しています。これらの内容は異なる領域に分布しています。手動で処理すると面倒です。
処理が完了すると、同じ位置のキーワードが削除され、フィールドラベルと元のレイアウトだけが残されます。 画像、表、その他のテキストコンテンツは、キーワードを削除することで全体的に削除されることはなく、ドキュメント構造を保持する必要があるクリーンアップタスクに適しています。
操作手順
ステップ1: 「Wordのキーワードを検索して置換」を選択します。開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側で「Wordツール」に入ります。 機能リストで「Wordのキーワードを検索して置換」をクリックします。 このポータルは、Word文書の内容を一括検索して置き換えるために使用され、「キーワードを削除」を実現する基本的な機能です。
ステップ2: 処理するファイルをインポートします。機能に入ると、ページ上部に「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」が表示されます。 ファイルが同じフォルダにある場合は、フォルダからインポートする方が便利です。 インポートすると、シリアル番号、名前、パス、拡張子などの情報がリストに表示されます。 この例では、1.Docxから6.Docxがすべて追加され、レコード数は6です。
ステップ3: キーワード削除ルールを設定します。「次へ」をクリックして処理オプションに入ります。 「検索方法」で「テキストを正確に検索」を選択し、左側の「検索するキーワードのリスト」に削除する内容を入力します。キーワードごとに1行です。 この例では、オーストラリアとUSAを入力します。 右側の「置換後のキーワードリスト」は入力されません。インタフェースは「入力しないと削除を表示する」と表示されるからです。 このステップは、ソフトウェアが見つかったキーワードを直接空にすることを決定します。
ステップ4: ウィザードを押して保存と処理を続行します。キーワードの設定が完了したら、次の設定を続けて場所を保存し、処理を開始します。 結果を照合しやすいように、処理した文書を新しいフォルダに出力し、元の文書を直接上書きしないことをお勧めします。 処理が完了したら、結果ファイルを開いてキーワードが削除されているかチェックします。
よくある質問または注意事項
キーワードは1行ずつ入力します。インタフェースの例から見ると、オーストラリアとUSAはそれぞれ異なる行にある。 これにより、ソフトウェアが複数の検索対象を識別し、その後のルールが欠落していないかどうかのチェックが容易になります。
大文字と小文字が完全な単語と一致することに注意してください。画面には「アルファベットの大文字と小文字を无视する」「単语の一部ではなく完全な単语にマッチさせる」などの追加オプションがあります。 チェックするかどうかは、実際の文書に基づいて決定します。大文字と小文字の違いが心配な場合は、大文字と小文字を無視することを検討してください完全な単語だけを削除する場合は、完全な単語マッチングオプションに注目する必要があります。
置換リストが空の場合は削除を表します。右側に別の文字を入力すると、一括置換になります空白のままにすると、一括削除になります。 正式に実行する前に、右側のリストに誤記入がないことを確認してください。
先にテストしてからロットします。キーワードが短い場合や、他の単語に現れる可能性がある場合は、まず少量のファイルで効果をテストし、正常なテキストを誤って削除しないようにすることをお勧めします。
まとめ
複数のword文書は、同じ種類の文字を一括して削除し、「キーワードを検索して空に置き換える」ことで迅速に行うことができます。 HeSoft Doc Batch Tool ファイルのインポート、ルール設定、出力の保存、処理の開始をウィザードフローに統合し、大量のdocx、docドキュメントの処理に適しています。 資料の整理、テンプレートの変更、機密情報の削除が頻繁に必要なユーザーは、このような一括操作を日常のオフィスプロセスに組み込むことをお勧めし、ファイルを繰り返し開く時間コストを削減します。