Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Das stapel weise Löschen von bestimmten Schlüssel wörtern in mehreren Word-Dateien eignet sich für Szenarien, in denen vertrauliche Wörter, Gebiets namen, Produktnamen, alte Titel usw. in Docx-und Doc-Dokumenten gleichzeitig bereinigt werden müssen. Der Artikel kombiniert Renderings vor und nach der Verarbeitung und Screenshots für Software operationen, um den gesamten Prozess von der Auswahl von Funktionen über das Importieren von Dateien, das Festlegen von Such schlüssel wörtern, das Leerhalten von Ersatz inhalten bis zur Ausführung der Verarbeitung zu erläutern und Benutzern dabei zu helfen, die doppelte Arbeit beim Öffnen von Word nacheinander zu reduzieren, um Ersatz zu finden.
Im täglichen Büro treten häufig solche Probleme auf: Ein Ordner enthält Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten, die alle bestimmte Schlüssel wörter enthalten, die gelöscht werden müssen. Wenn Sie die Docx-oder Doc-Dateien nacheinander öffnen und dann Strg H drücken, um sie zu suchen und durch leer zu ersetzen, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern es ist auch leicht, einige Dateien zu verpassen. Insbesondere Vertrags vorlagen, Produkt informationen, Schulungs handzettel, Berichts anhänge, Gebots dokumente usw. müssen häufig alte Namen, Gebiets namen, Kunden namen oder sensible Wörter stapel weise bereinigt werden. In diesem Artikel wird das Problem des "Batch-Löschens von Schlüssel wörtern in vielen Word-Dateien" gelöst.
Nehmen Sie das Beispiel im Screenshot als Beispiel. Mehrere Word-Dateien enthalten Ländernamen wie Australien und USA. Wir hoffen, diese Schlüssel wörter aus dem Text des Dokuments zu löschen, aber die Original bilder, Tabellen, Absatz strukturen und andere Textinhalte beizu behalten. Der Betrieb verwendet eine Office-Software. HeSoft Doc Batch Tool Die Position ierung besteht darin, Dokumente stapel weise zu verarbeiten, wiederholte manuelle Vorgänge zu reduzieren und sich für Büros zen arien zu eignen, in denen eine große Anzahl von Word-, Excel-, PDF-und anderen Dateien gleichzeitig verarbeitet werden muss.
Anwendbares Szenario: Welche Situationen eignen sich zum Löschen von Schlüssel wörtern in Word-Dateien in großen Mengen
Das Batch-Löschen von Word-Schlüssel wörtern ist nicht nur so einfach wie "ein paar Wörter löschen". Wenn die Anzahl der Dateien groß ist, steigen die Kosten für die manuelle Verarbeitung schnell an. Beispiels weise muss die Marketing abteilung die alten Markennamen in einer Reihe von Produkt handbüchern löschen, die Verwaltungs abteilung muss die abgelaufenen Einheiten namen in der Benachricht igungs vorlage bereinigen, der Lehrer muss die Antwort aufforderungen löschen, die nicht mehr in den Unterrichts materialien verwendet werden, und das Betriebs personal muss mehrere Docx-Dokumente erstellen Der angegebene Bereich, der Preis, die Kontakt informationen oder Anmerkungen werden einheitlich bereinigt. Diese sind für die Verwendung der Batch-Suche und-Ersetzung geeignet.
Im Screenshot werden 6 Word-Dateien mit Dateinamen von 1.docx bis 6.docx verarbeitet. Obwohl die Anzahl der Beispiele nicht groß ist, gilt die Methode auch für mehr Docx-und Doc-Dateien. Solange es sich bei dem Ziel text in diesen Dokumenten um eindeutige Schlüssel wörter handelt, kann das Löschen durch Stapel suchen und durch leere ersetzt werden. Im Vergleich zum manuellen Betrieb sind die Vorteile der Stapel verarbeitung: Einmalige Einstellung, Ausführung mehrerer Dateien, einheitliche Verarbeitung regeln, Reduzierung von Auslassungen, Einsparung von Zeit zum Öffnen und Speichern von Dokumenten nacheinander.
Effekt vorschau: Mehrere Docx-Dateien enthalten Schlüssel wörter, die vor der Verarbeitung gelöscht werden sollen
Vor der Verarbeitung können Sie mehrere Word-Dokumente im Ordner im docx-Format sehen. Im tatsächlichen Büro können diese Dateien derselbe Daten stapel, derselbe Vorlagen typ oder nummerierte Dokumente sein. Wir müssen die gleichen Regeln zum Entfernen von Schlüssel wörtern für sie ausführen.
Wenn Sie eines der Word-Dokumente öffnen, sehen Sie Tabellen, Bilder und Text beschreibungen auf der Seite. Im Beispiel dokument werden Schlüssel wörter wie Australia und USA nach "Country of Origin:" angezeigt, und der zu löschende Inhalt wird im Screenshot mit einem Pfeil markiert. Es ist zu beachten, dass das Ziel dieses Mal nicht darin besteht, den gesamten Text oder die Tabelle oder das Bild zu löschen, sondern nur das angegebene Schlüssel wort selbst zu löschen.
Diese Art von Anforderung ist bei der Bereinigung von Word-Dokumenten sehr häufig: Beschriftungen, Feld namen und Satz werden beibehalten und nur Feld werte werden gelöscht. Behalten Sie zum Beispiel den Punkt "Land des origin:" bei, aber löschen Sie den Namen des Landes dahinter. Durch Ersetzen durch Leere kann ein Effekt wie "Inhalt löschen, aber Struktur bewahren" erzielt werden.
Effekt nach der Verarbeitung: Das Schlüssel wort wird gelöscht, die Dokuments truktur bleibt unverändert
Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Word-Dokument, um es anzuzeigen. Sie können sehen, dass die ursprünglichen Australia und USA gelöscht wurden und die entsprechende Position leer ist. Das Bild, die Tabellen zeile, der Absatz umbruch, der Titel und andere Feld inhalte bleiben erhalten.
Wie aus den Renderings hervor geht, müssen Benutzer beim Löschen von Schlüssel wörtern in Stapeln nicht jede Erscheinung position manuell lokalisieren. Solange die Regeln korrekt festgelegt sind, sucht die Software in mehreren importierten Word-Dateien nach dem angegebenen Schlüssel wort und ersetzt es durch leere, indem Sie die Einstellungen drücken. Für Benutzer, die den Inhalt von Docx-Dokumenten stapel weise bereinigen müssen, ist dies stabiler und zeitsparender als das Suchen und Löschen von Dokumenten nach Dokumenten.
Schritt 1: Geben Sie das Word-Tool ein und wählen Sie die Such ersatz funktion
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Auf der linken Seite sehen Sie mehrere Werkzeug kategorien, darunter Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Da es sich bei diesem Verarbeitung objekt um ein Word-Dokument handelt, geben Sie zuerst das "Word-Tool" ein. Wählen Sie in der Liste der Funktionen "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen".
Die zentrale Verwendung dieser Funktion besteht darin, Schlüssel wörter im Inhalt einer Word-Datei in großen Mengen zu finden und durch den angegebenen Inhalt zu ersetzen. Der Effekt "Schlüssel wort löschen" kann erreicht werden, wenn der ersetzten Inhalt nicht ausgefüllt wird. Das heißt, das Löschen ist keine separate Schaltfläche, sondern erfolgt durch "Suchen von Schlüssel wörtern durch leer ersetzen". Dies eignet sich sowohl zum Löschen einzelner Wörter als auch zum Löschen mehrerer Sätze von Schlüssel wörtern.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die verarbeitet werden müssen
Wenn Sie die Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" aufrufen, wird die Benutzer oberfläche in einen geführten Prozess überführt. Der erste Schritt besteht darin, "die Datensätze auszuwählen, die verarbeitet werden müssen". Oben rechts sehen Sie die beiden Eingänge "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren". Wenn Sie nur eine kleine Anzahl von Dokumenten verarbeiten, können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken. Wenn sich ein Stapel von Docx-und Doc-Dateien im selben Ordner befindet, ist die Verwendung von "Dateien aus Ordnern importieren" besser geeignet.
Im Screenshot wurden 6 Dateien importiert. In der Liste werden die Seriennummer, der Name, der Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit und die Änderungs zeit angezeigt. Hier können Sie überprüfen, ob die Datei vollständig ist, z. B. ob sie 1.docx bis 6.docx enthält und ob der Pfad ein Ziel ordner ist. Auf der rechten Seite der Liste befindet sich ein Symbol für Lösch vorgänge. Wenn Sie ein Dokument irreführen, das nicht verarbeitet werden muss, können Sie es vor der Ausführung entfernen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei korrekt ist, klicken Sie unten auf "Weiter", um die Einstellungen für die Verarbeitung optionen aufzurufen.
Schritt 3: Legen Sie die zu löschenden Schlüssel wörter fest und lassen Sie den Ersatz inhalt leer
Der zweite Schritt ist "Verarbeitung optionen festlegen". Im Screenshot wählt die Such methode "Text genau finden". Dies bedeutet, dass die Software die eingegebenen Schlüssel wörter genau abstimmt und zum Löschen eindeutiger Wörter, Nummern, Namen oder fester Feldwerte geeignet ist. Wenn Sie festen Text wie Australia und USA löschen müssen, ist die genaue Suche intuitiver.
Geben Sie in der Liste der zu suchenden Schlüssel wörter ein Schlüssel wort für jede Zeile ein, das Sie löschen möchten. Die erste Zeile im Beispiel ist Australia und die zweite Zeile ist USA. Auf diese Weise sucht die Software nach diesen Wörtern, wenn sie jedes Word-Dokument verarbeitet. Der rechte Bereich ist "Liste der ersetzten Schlüssel wörter", und der Screenshot fordert "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf. Wenn das Ziel darin besteht, Schlüssel wörter stapel weise zu löschen, füllen Sie den Ersatz inhalt nicht auf der rechten Seite aus und lassen Sie ihn leer.
Diese Art der Einstellung eignet sich hervorragend zum gleichzeitigen Löschen mehrerer Schlüssel wörter. Wenn Sie beispiels weise mehrere regionale Namen, mehrere alte Produktnamen und mehrere Kunden abkürzungen bereinigen möchten, können Sie die Liste links zeilen weise ausfüllen. Während der Verarbeitung ersetzt die Software den gefundenen Text durch leere, um eine Stapel löschung zu erreichen. Klicken Sie nach Abschluss der Einrichtung auf "Weiter".
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Stapel verarbeitung
Der dritte Schritt im Schnitts telle prozess ist "Speicherort festlegen" und der vierte Schritt ist "Verarbeitung starten". Obwohl der Screenshot die Speicherort-Seite nicht erweitert, ist aus dem Titel des Assistenten ersichtlich, dass die Software den Benutzer auffordert, den Ausgabe ort vor der Verarbeitung festzulegen. Es wird empfohlen, die verarbeiteten Dateien in einem neuen Ordner zu speichern, wenn Sie Word-Schlüssel wörter in großen Mengen löschen, anstatt die eindeutigen Originale direkt zu überschreiben. Auf diese Weise können Sie zur Original datei zurückkehren und diese erneut verarbeiten, auch wenn das Schlüssel wort falsch eingestellt ist.
Nachdem der Speicherort bestätigt wurde, geben Sie "Verarbeitung starten" ein. Die Software verarbeitet die Dateien nacheinander auf der Grundlage der zuvor importierten Liste der Word-Dateien und der festgelegten Such ersatz regeln. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ausgabe datei, um zu überprüfen, ob die Schlüssel wörter gelöscht wurden, und bestätigen Sie, ob Satz, Bilder, Formulare und andere Inhalte den Erwartungen entsprechen. Der Screenshot nach der Verarbeitung im Beispiel zeigt, dass Australien und USA geleert wurden und die Dokumentation struktur normal bleibt.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Ist das Löschen eines Schlüssel worts gleich bedeutend mit dem Löschen der gesamten Zeile?Nicht. Befolgen Sie die Einstellungen im Screenshot, die Software entfernt den Text selbst, der mit dem Schlüssel wort überein stimmt. "Country of origin:" blieb beispiels weise nach dem Löschen der USA. Wenn Sie den gesamten Absatz oder die gesamte Zeile löschen möchten, müssen Sie bestätigen, ob die Software über eine entsprechende Absatz verarbeitung funktion verfügt. In diesem Artikel werden nur die im Screenshot enthaltenen Schlüssel wörter durch leere Vorgänge ersetzt.
2. Können doc und docx handhaben?Im Screenshot wird eine Docx-Datei importiert, und der Funktions name ist das Schlüssel wort in Word. Wenn Sie es tatsächlich verwenden, können Sie Word-Dateien gemäß den von der Software unterstützten Erweiterungen importieren, einschl ießlich Docx und Doc. Nach dem Import können Sie in der Spalte "Erweiterung" in der Liste überprüfen.
3. Warum wird empfohlen, zuerst zu sichern?Die Massen verarbeitung zeichnet sich dadurch aus, dass mehrere Dateien gleichzeitig betroffen sind. Wenn das Schlüssel wort falsch eingegeben wird, z. B. wenn ein zu kurzes Wort zur Liste hinzugefügt wird, können Inhalte gelöscht werden, die nicht gelöscht werden sollten. Daher wird empfohlen, zuerst mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen und den Effekt zu bestätigen, bevor alle Dokumente stapel weise verarbeitet werden.
4. Warum sollte die Liste der ersetzten Schlüssel wörter leer gelassen werden?Denn das Ziel dieses Mal ist es, zu löschen und nicht durch einen anderen Text zu ersetzen. Auf der rechten Seite des Screenshots wurde bereits die Meldung "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" angezeigt, sodass Sie sie leer halten können.
Zusammenfassung: Reduzieren Sie die Zeit zum wiederholten Löschen von Word-Schlüssel wörtern mit einem Stapel verarbeitung werkzeug
Das stapel weise Löschen vieler Schlüssel wörter in Word-Dateien dient im Wesentlichen dazu, doppelte manuelle Such-, Lösch-und Speicher aktionen an Office-Software zu übergeben. Durch HeSoft Doc Batch Tool , Benutzer können mehrere Docx-oder Doc-Dateien gleichzeitig importieren, die zu suchenden Schlüssel wörter festlegen und den Ersatz inhalt leer lassen, um eine Massen löschung zu erreichen. Für Personen, die sich häufig mit Dokumenten vorlagen, Daten erfassung, Verträgen, Berichten und Handbüchern befassen, kann diese Methode Doppel arbeit erheblich reduzieren und auch das Risiko fehlender Löschungen verringern. Es wird empfohlen, zuerst ein Test dokument vor zubereiten, die Überprüfung gemäß den Schritten in diesem Artikel abzuschließen und dann das offizielle Dokument stapel weise auszuführen.