多くのWord資料には、国名、プロジェクト名、顧客名など、一括で削除したいキーワードが含まれていることがあります。ファイル数が多い場合、一つずつ編集するのは非常に非効率です。この記事では、複数のdocx文書から「Australia」と「USA」を削除する例を通して、 HeSoft Doc Batch Tool で「Word内のキーワードを検索して置換」機能を使い、ファイルの一括読み込み、完全一致検索の設定、置換内容を空白にして保存処理を完了する方法を説明し、大量のWordファイルを迅速にクリーンアップする手助けをします。
資料のアーカイブ、内容の標準化、または外部送信用の文書を作成する前に、Wordファイル内の特定の国名、プロジェクト名、顧客名などのキーワードを削除する必要がよくあります。単一のファイルであれば手動で修正できますが、多数のdocx文書がある場合、一つずつ開いて処理するのは多大な時間を消費します。本記事では、 HeSoft Doc Batch Tool を使用して、Word内の指定キーワードを一括検索・削除する方法を紹介します。
利用シーン
本記事の方法は、複数のWordファイルに含まれる固定テキスト（例：国名 Australia、USA、旧プロジェクト名、部署名、顧客略称、テンプレートのプレースホルダー内容など）の削除に適しています。Word文書やdocxファイルなどのオフィス資料の処理に適しており、特にファイル数が多く、削除ルールが統一されている場合に有効です。オフィスソフトによる一括処理を通じて、反復的な手作業を一度のルール設定に置き換えることができます。
効果プレビュー：処理前後の比較
今回の例では、処理対象はフォルダ内の6つのWord文書で、ファイル名は 1.docx から 6.docx です。一括処理の前に、まずこれらのファイルがすべて今回のクリーンアップ対象範囲であることを確認します。
処理前の文書では、Country of origin の後にそれぞれ Australia と USA が記載されています。これらが今回削除するキーワードです。これらの内容は複数の文書に分散している可能性があるため、手動での検索・削除では見落としが生じやすくなります。
処理後、Australia と USA は該当箇所から消えていますが、フィールドラベル、表の罫線、画像、その他の説明内容は保持されています。これにより、キーワードの削除を完了しつつ、文書全体の構造を損なうことを避けられます。
操作手順
手順 1：Wordキーワード検索・置換の入り口を見つける。 HeSoft Doc Batch Tool を開き、左側のナビゲーションで「Word ツール」に進みます。ツールリストから「Word内のキーワードを検索・置換」を選択します。スクリーンショットから、この機能がWordファイル内容のキーワードを一括検索・置換するために使用されることがわかります。
手順 2：一括処理する文書をインポートする。機能ページに入ったら、まず第1ステップ「処理が必要なレコードを選択」でファイルを追加します。「ファイルを追加」をクリックするか、「フォルダからファイルをインポート」をクリックします。インポートが完了すると、テーブルに各ファイルの名前、パス、拡張子が一覧表示されます。スクリーンショットでは6つのdocxファイルが追加されており、ファイルの準備が完了したことを示しています。
手順 3：検索方法とキーワードを設定する。「次へ」をクリックして「処理オプションの設定」に進みます。「検索方法」で「テキストを正確に検索」を選択します。これは Australia、USA のような固定語を明確に削除する場合に適しています。次に、「検索するキーワードリスト」に行ごとにキーワードを入力します。1行に1つのキーワードを入力することで、ソフトウェアが一括で認識しやすくなります。
手順 4：置換後のキーワードリストは空のままにする。今回の目的は削除であり、他のテキストへの置換ではありません。そのため、右側の「置換後のキーワードリスト」に入力する必要はありません。インターフェースに「入力しない場合は削除します」と表示されているように、これがWordキーワードの一括削除を実現するための重要な設定です。
手順 5：出力場所を設定し、処理を開始する。引き続きページ上部のフローに従って「保存場所の設定」に進み、その後「処理を開始」を実行します。処理後のファイルは新しいフォルダに保存することをお勧めします。元の文書との比較が容易になるためです。処理が完了したら、結果ファイルを開き、キーワードがクリーンアップされているか確認します。
よくある質問と注意事項
特定のフィールドの後ろの内容だけを削除したい場合はどうすればよいですか？本記事の例では、明確なキーワード Australia と USA を削除しており、フィールドルールに従って段落全体を削除しているわけではありません。これらの固定語のみを削除する必要がある場合は、本記事の方法に従ってください。
複数のキーワードを同時に処理できますか？可能です。スクリーンショットでは、すでにキーワードリストに2つの項目が入力されており、行ごとに入力することで複数の削除対象キーワードを設定できることを示しています。
なぜ新しい出力フォルダを作成することをお勧めしますか？一括操作は複数のファイルに影響を与えるため、新しいフォルダに出力することで元のバージョンを保持し、比較や復元を容易に行えます。
処理前にWordを閉じる必要がありますか？処理中の文書を開かないことをお勧めします。ファイルの占有や保存の競合を避けるためです。処理前に関連するWordファイルを閉じておく方が安全です。
まとめ
Word内の国名、プロジェクト名などのキーワードを一括検索・削除するには、「Word内のキーワードを検索・置換」機能を使用します。核心的な操作は、複数のファイルをインポートし、削除するキーワードを入力し、置換内容を空にすることです。 HeSoft Doc Batch Tool は、オフィスシーン向けの一括処理ソフトウェアとして、ユーザーが繰り返し編集を減らし、修正漏れのリスクを低減するのに役立ちます。正式に一括処理を行う前に、キーワードリストと出力場所を確認してからタスクを実行することをお勧めします。