複数のword文書に同じフィールドが存在し、統一的に修正する必要がある場合、ファイルを一つずつ開いて置換を探すのは時間がかかるだけでなく、改ざんも容易である。 本文は HeSoft Doc Batch Tool 例として、多くのWordファイルの複数のキーワードを一括して置き換える方法を示します。例えば、複数のdocxファイルのミングオーストラリア、USAをカナダ、Japanに置き換える。 文章には処理前後の効果プレビュー、完全な操作手順と注意事項が含まれ、契約、資料、製品文書、テンプレートファイルなどの一括改語シーンに適している。
日常業務では、word文書は常に単独で存在するのではなく、プロジェクト資料、製品説明、契約テンプレート、トレーニング文書、見積文書、報告書添付書類などが次々と現れている同じ会社名、地域名、製品モデル、連絡先情報が含まれている場合があります。 これらの内容を統一的に修正する必要がある場合、Wordに付属している「検索と置換」だけでは、docxまたはdocファイルを1つずつ開いて、もう1つの置換を行う必要があります書類の数が多くなると、改ざんや改ざんがしやすい。
本論文で解決すべき問題は、多くのWordファイルの複数のキーワードを一括して置き換える方法である。 以下はスクリーンショットを組み合わせて、オフィスソフトを使います。 HeSoft Doc Batch Tool 」を例にとりまして、デモでは、複数のWordファイルのうちのミングスをカナダ、USAをJapanに置き換えています。 このプロセスは、各文書を1つずつ開く必要はありません。ファイルをインポートし、検索語と置換語を記入し、プロセスに沿って処理すればいいです。
適用シーン: Wordファイルのキーワードを一括置換するのに適した状況
Word文書の内容を一括検索して置き換え、「文書が多く、変更ルールが一致し、手動で操作を繰り返すコストが高い」というすべてのオフィスシーンに適しています。 例えば、会社の名前を変更した後、数十件の契約書、制度書類、宣伝資料の中の古い会社名を統一して新しい名前に置き換える必要がある製品の型番がアップグレードされた後複数の説明書の中の古い型番を新しい型番に変更する必要があります。対外貿易資料や教育資料の中で、国、地域、取引先の名称を統一的に交換する必要があります。プロジェクトの交付前に、テンプレート文書の占拠語を正式な内容に置き換える必要がある。
1、2つのWordファイルだけでは、手動で問題を処理することはできません。 しかし、ファイル数が十数、数十数、それ以上になると、手動で開いたり、検索したり、置換したり、保存したりするプロセスには多くの時間がかかります。 さらに重要なのは、手動操作では、すべてのファイルが処理されることを保証することが困難であり、各グループのキーワードが厳密に対応関係に置き換えることを保証することも困難である。 を使う HeSoft Doc Batch Tool このようなオフィスソフトは、重複労働をソフトに任せて実行し、処理効率を高め、人為的な漏れの確率を下げることができる。
ファイル形式から見ると、スクリーンショットのサンプルファイルはすべて.docxです。 実際のオフィスでは、docx、docなどの一般的なword文書形式が含まれている場合は、ソフトウェアのサポート状況に応じて一括処理することもできます。 操作する前に、交換するファイルを整理し、元のドキュメントをバックアップすることをお勧めします。
効果プレビュー: 処理前と処理後の変化
操作を開始する前に、今回のサンプルの処理対象を見てみましょう。 フォルダには6つのword文書があり、ファイル名はそれぞれ1.docx、2.Docx、3.Docx、4.Docx、5.Docx、6.Docxです。 このような命名方式は、一括資料、テスト文書、テンプレートファイルでよく見られ、ユーザーは一つずつ処理を開く必要はなく、一度にソフトウェアにインポートできます。
処理する前に、word文書の1つを開くと、本文の内容に修正が必要なキーワードが含まれていることがわかります。 スクリーンショットの赤い矢印は二つの位置を示しています 今回の一括交代の目標は、オーストラリアをカナダに、USAをJapanに変更することである。
処理後、word文書の内容を見ると、対応する場所が変化していることがわかります。元のオーストラリアはカナダに、元のUSAはJapanに置き換えられています。 文書中の画像、表構造、その他の文字の内容はまだ残っており、核心的な変化は指定キーワードに集中している。
この効果は、一括置換は単に単語を置き換えるのではなく、同じWord文書に複数の「検索語-置換語」の対応関係を設定できることを示している。 一度に複数のフィールドを変更する必要があるオフィスタスクの場合、この方法は、ファイルごとに手動で置き換えるよりも効率的です。
操作手順: オフィスソフトウェアを使用して、複数のWordファイルのキーワードを一括して置き換えます
スクリーンショットの順番で具体的な操作を説明します。 理解を容易にするために、本稿では各ステップの操作目的と期待される結果をはっきりと書く。 バージョンによってインタフェースが少し異なる可能性がありますが、全体的なプロセスは、通常、ツールの選択、ファイルのインポート、キーワードの設定、保存場所の設定、処理の開始です。
ステップ1: Wordツールに入り、一括検索置換機能を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側のナビゲーションバーで「Wordツール」を選択します。 メインインタフェースには、透かしの追加、空白の削除、フォーマットの変換など、word文書に関連する複数の一括処理機能が表示されます。 今回クリックしていただきたい機能は「Wordファイルの内容にあるキーワードを一括検索して置換」です。
このステップの目的は、Wordコンテンツの一括置換に特化した機能モジュールに入ることである。 正しいツールを選択すると、ソフトウェアは対応するガイド処理画面に入り、その後、複数のWordファイルを追加して置換ルールを設定することができます。
ステップ2: 処理するWordファイルを追加します
「Wordのキーワードを検索して置換」画面に入ると、まず「処理する記録を選択」の手順に来ます。 画面の上部には、「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「空にする」「その他」などのボタンが表示されます。 スクリーンショットにはすでに6つのdocxファイルがインポートされており、表にはシリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、修正時間などの情報が表示されている。
ファイル数が少ない場合は、 [ファイルの追加] を使用して手動で選択できますすべてのWordファイルが同じフォルダにある場合は、 [フォルダからファイルをインポート] を使用すると便利です。 インポートが完了したら、リスト内のファイル数とファイルパスが正しいかどうかを確認し、ファイルの選択ミスがないか確認する必要があります。 スクリーンショットの下部に表示される記録数は6で、今回は6つのWordファイルに対して一括置換を実行することを示しています。
ファイルリストに間違いがないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックしてキーワード設定に入ります。 このステップは非常に重要です。後続のソフトウェアはここでインポートしたファイルのリストに基づいて統一的に処理されるからです。
ステップ3: 検索方法とマルチグループ置換キーワードの設定
次に「処理オプションの設定」ページに進みます。 スクリーンショットには「キーワードオプションの設定」領域が表示され、検索方法で「テキストを正確に検索」が選択されています。 これは、ソフトウェアがユーザーが入力した具体的なテキストに基づいてマッチすることを意味し、明確な言葉、名称、番号、国家名、会社名などの内容を置き換えるのに適している。
「検索するキーワードのリスト」には、最初の行がAustralia、2番目の行がUSAの2行の内容が入力されています。 右侧の「置き换え后のキーワードリスト」に、カナダとJapanが対応して入力されています。 ここでは、左右の行番号の対応関係に特に注意してください。左側の1行目のオーストラリアは右側の1行目のカナダに置き換えられます左側の2行目USAは右側の2行目Japanに置き換えられます。
このような行に対応する方式は、複数のキーワードを一度に処理するのに非常に適している。 例えば、旧部門名、新部門名、旧製品名、新製品名、旧地域名、新地域名をそれぞれ2列に整理し、順番に左右のリストにコピーすることができます。 対応関係が正確であれば、ソフトウェアは複数のWord文書の中で規則に従って統一的に置き換えることができる。
「文字の大文字と小文字を無視する」「単語の一部ではなく完全な単語に一致する」などの追加オプションも表示されます。 スクリーンショットではこれらのオプションがチェックされていないので、今回の例はデフォルト設定でデモします。 実際に使用する場合、英語の大文字と小文字が一致しない可能性がある場合は、必要に応じて大文字と小文字を無視するかどうかを考えることができますあるキーワードが別の単語の一部であることが心配な場合は、完全な単語マッチング関連オプションを慎重に使用する必要があります。
ステップ4: 保存場所を設定してバッチ処理を開始する
キーワードルールの設定が完了したら、「次へ」をクリックします。 インタフェースフロー欄には、「保存場所の設定」と「処理の開始」の手順が表示されます。 一括置換はWordファイルの内容を変更するため、処理したファイルを新しい出力場所に保存するか、元のファイルがバックアップされていることを確認することをお勧めします。 これにより、置換ルールを調整する必要があることが判明した場合でも、元のファイルに戻って再処理することができます。
保存場所を設定したら、画面の指示に従って処理開始手順に進みます。 ソフトウェアは、インポートしたWordファイルのリストに基づいて、ドキュメントの内容を1つずつ開き、検索置換を実行します。 処理が完了したら、出力ファイルを開いて抽出し、キーワードが予定通りに置換されているかどうかを確認します。
この例では、処理结果が検证されています: AustraliaはCanadaに、USAはJapanに置き换えられました。 6つのdocxファイルの場合、ユーザーはWord検索置換を6回繰り返して実行する必要はなく、1回の構成で完了します。
よくある質問と注意事項
1.複数のキーワードを置き換える場合、左右のリストは1対1で対応していなければならない
複数のキーワードを一括して置き換える場合、最もエラーが発生しやすいのは対応関係のずれです。 例えば、左側の1行目はオーストラリア、右側の1行目はカナダでなければならない。 右側の最初の行がJapanに誤って記入されると、最終結果は期待に合わない。 処理する前に検索語と置換語を表に整理してから、ソフトウェアにコピーして、行番号の乱れを減らすことをお勧めします。
2.交換する前に元のWordファイルをバックアップすることをお勧めします
一括処理のメリットは高速ですが、エラールールが複数のファイルに迅速に適用されることを意味します。 Docxファイルでもdocファイルでも、一括検索置換を実行する前に、元のファイルのバックアップを保持することをお勧めします。 特に契約、制度、正式報告などの重要な文書は、まず少量の文書をテストし、効果を確認してから一括処理しなければならない。
3.キーワードが差し替えてはいけない位置に出てくるか注意
キーワードが短いと、他の単語や文に出てくる可能性があります。 例えば、一部の略語、番号、略称は、独立したコンテンツでも、他のコンテンツの一部でもあります。 このような状況に遭遇した場合、インタフェースのマッチングオプションと合わせて慎重に設定し、置換すべきでないテキストも改めないようにしてください。
4.処理後、重要書類を抽出しなければならない
ソフトウェアが一括処理を完了していても、いくつかの典型的な文書を開いて結果をチェックすることをお勧めします。 置換語を含む段落、表、タイトル、ヘッダー、フッターなどの位置を重点的にチェックできます。 抜き取り検査は、一括ツールが信頼できないからではなく、あなたが設定したルールがビジネスニーズを満たしていることを確認するためです。
5.ファイルが占有されている場合、処理に影響を与える可能性があります。
Word文書がWordや他のプログラムで開かれている場合は、保存や処理に影響を与える可能性があります。 一括交換する前に、関連ファイルを閉じて、ソフトウェアが正常に読み書きできるようにすることをお勧めします。
まとめ: 重複したWordの言葉を一括処理ツールに渡す
多くのWordファイルの複数のキーワードを一括して置き換えるのは、本質的に典型的なオフィス自動化シーンである。 手動処理は時間がかかるだけでなく、漏れやすい使用する HeSoft Doc Batch Tool このようなオフィスソフトは、「ファイルを開いたり、検索したり、置換したり、保存したりする」という繰り返しアクションを一回のプロセスにまとめて完成させることができます。
この記事の例から分かるように、「Wordファイルの内容のキーワードを一括検索して置換」を選択し、複数のdocxファイルをインポートして、オーストラリアからカナダ、USAからJapanへの置換関係を設定するだけでウィザードの設定に従って場所を保存して処理を開始すると、処理されたword文書を素早く入手できます。 多くのWordテンプレート、資料、レポート、契約を維持する必要がある人にとって、この一括処理方式は重複労働を著しく減らすことができる。
今もWord文書を統一して改語する必要がある場合は、まず検索語と置換語のリストを整理し、元の文書をバックアップしてから、本論文の手順に従ってソフトウェアで一括置換を実行することをお勧めします。 これにより、時間を節約しながら、文書の内容をより規範的かつ統一的に更新することができます。