複数のdocxまたはdoc文書に対して、英語の略語、数字番号、テンプレートプレースホルダなど、特定の法則に合った内容を統一的に置き換えると、手動で検索して置換するのが効率的ではない。 この記事では、どのようにして HeSoft Doc Batch Tool でWordのキーワードを検索して置換する機能を使用して、式のあいまいな検索テキストでワイルドカードルールを入力することで、複数のWordファイルを一度に一括して置換することができます。 文章には処理前後の効果、詳細な操作手順、正規ルール設定の注意事項が含まれており、Wordの内容を一括洗浄する必要があるオフィスシーンに適している。
Wordの資料を整理するとき、最も面倒なのは、一つの書類を修正することではなく、同じ修正を多くの書類で繰り返し実行することである。 たとえば、パッケージには1.docxから6.docx、さらにはdocxファイルがあり、各ファイルにはコースの略語、部門コード、数字番号、プレースホルダテキストがあります。 Wordを一つずつ開いて、Ctrl Hを手動で押して置換を検索すると、時間がかかるだけでなく、あるファイルの処理を忘れてバージョンが一致しなくなりやすい。
置換するのが固定語であれば、問題はまだ簡単であるあるある種の法則に合った内容を置き換える場合、例えば、すべての3桁の大文字の英語、すべての連続した数字正規表現やワイルドカード式が必要です。 この記事では、スクリーンショットと合わせて、どのように使用するかを紹介します HeSoft Doc Batch Tool の検索と置換Wordのキーワード機能は、複数のWord文書を一括検索して置換します。 例では、式を使用してテキストをあいまいに検索し、 [A-Z]{3} がマッチする内容をAに、 \ dがマッチする数字をBに置き換えます。
適用シーン: 複数のWordファイルが一括処理に適している理由
Wordに付属している検索置換は、現在開いている1つのドキュメントを処理するのに適していますが、複数のファイルシーンでは、繰り返し操作すると時間コストが大幅に増加します。 オフィスソフトの一括処理価値は、これらの重複労働を一つのプロセスに集中して完成させることである。
1.同じロットの文書で同じ置換ルールを実行する必要があります。
例えば、トレーニング資料、コース説明、契約テンプレート、入札募集書類、プロジェクト文書には、構造的に類似したWord文書がよく存在する。 これらは同じテンプレートから来ている可能性があり、中の番号、略語、プレースホルダは同じ規則を持っている。 このときルールを一度設定すれば、複数のdocxファイルに一括適用できます。
2.置き換えが必要な内容は固定キーワードではない
ドキュメントにBOT、ELA、ABC、XYZなどの略語があると、一つずつリストするのは面倒です。 [A-Z]{3} というワイルドカード式を使用すると、連続した3文字すべての大文字をコンテンツとして扱うことができます。 同様に、 \ dは連続した数字と一致し、セッション数、番号、ページ番号などを処理するのに適しています。
3.改ざん漏れと重複保存を減らす必要がある
複数のWordファイルを手動で処理する場合、ファイルを開いたが保存を忘れたり、単語を置き換えたが別の単語を見逃したり、あるファイルが処理されていないなどの問題が発生しやすい。 一括処理ツールは、ファイルリストとプロセスステップでタスクを統一的に管理することで、置換プロセスをより明確にすることができます。
効果プレビュー: 元のdocxから一括置換後のWordまで
処理前: フォルダに複数の処理待ちword文書があります。
スクリーンショットによると、処理前のフォルダには6つのdocxドキュメントがあり、ファイル名は1.docxから6.docxです。 このようなシリアル番号で命名されたファイルは、資料整理、一括テンプレート、コース文書でよく見られ、統一的な処理にも適しています。
ドキュメントの1つを開くと、本文に複数の略語と数字の内容が含まれていることがわかります。 スクリーンショットの赤い矢印はBOTと60などの位置を示しています。これらの内容は今回のワイルドカード式がマッチして置換する目標です。
ここで注意が必要なのは、本当の処理目標はBOTや60だけを置き換えるのではなく、ルールを満たす同種のテキストをすべて置き換えることです。 例えばBOTは連続する3つの大文字に属し、60は連続する数字に属します。 ドキュメントにルールに準拠した他のコンテンツがある限り、一致します。
処理後: ルールヒットのテキストが指定内容に置き換えられます
処理後の効果は、図に示すように、文書中の大文字のルールに合っていた位置がAに、数字のルールに合っていた位置がBに置き換えられます。 黄色のマークは、交換が行われた場所を視覚的に示しています。
これは、一括置換が設定通りに有効になっていることを示しています。あるタイプのテキストをAに、別のタイプのテキストをBに統一的に置換します。 実際のオフィスシーンについては、A、Bを実際に必要な内容に置き換えることができます。例えば、新しい部門の略称、統一番号プレースホルダ、標準説明文などです。
操作手順: 複数のdocxファイルをワイルドカード式で一括置き換えます
手順1: Wordツールで検索置換機能を開く
スタート HeSoft Doc Batch Tool その後、左側でWordツールを選択します。 メイン画面にはWord関連の機能カードが複数表示されていますが、今回はWordのキーワードをクリックして検索し、置き換える必要があります。 この機能の説明は、Wordファイルのコンテンツ内のキーワードを一括検索して置換するためのもので、複数のdocxドキュメントの統一的な変更に適しています。
このステップの目的は、Wordコンテンツの置き換えに向けた専用のプロセスに入ることです。 ソフトウェアの位置付けはドキュメント一括処理ツールなので、1つのword文書だけではなく、複数のファイルをインポートできます。
ステップ2: 置換が必要なすべてのWordファイルをインポートする
機能ページに入ったら、まず処理するレコードの選択を完了します。 インタフェースの上部には、ファイルの追加とフォルダからのファイルのインポートの2つのポータルがあります。 この例では、6つのファイルがインポートされ、ファイル名、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報がリストに表示されます。
ファイルが別の場所に分散している場合は、「ファイルを追加」を使用して1つずつ選択できますすべてのファイルが同じディレクトリにある場合は、フォルダからファイルをインポートする方が速くなります。 インポート後、レコード数とファイル名を確認して、複数選択または選択漏れがないことを確認してください。
スクリーンショットには、ファイルパスがD:\ test \ 1.docxからD:\ test \ 6.docxで、拡張子はすべてdocxで、下部の集計記録数は6です。 間違いがないことを確認したら、「次へ」をクリックして処理オプション設定に入ります。
ステップ3: 式を選択してテキストをあいまいに検索する
「処理オプションの設定」ページでは、テキストを正確に検索し、式を使用してテキストをあいまいに検索する方法があります。 この例では、固定キーワードではなくテキストの種類にマッチするため、式を使用してテキストをあいまいに検索することを選択する必要があります。
正確な検索テキストは、会社名や固定フレーズなどの固定語を検索するのに適しています式あいまい検索テキストは、大文字の組み合わせ、数字、特定の書式番号などの規則的な内容に適しています。 正しい検索方法を選択することは、一括置換が期待されるかどうかの重要なポイントである。
ステップ4: 検索ルールと置換後のキーワードを入力します
検索するキーワードのリストに、スクリーンショットの例に2つのルールが入力されています。 1つ目は [A-Z]{3} 、2つ目は \ dです。 置換されたキーワードのリストに、AとBを入力します。
この設定の意味は次のとおりです
- [A-Z]{3}: 連続する3つの大文字のアルファベットにマッチし、Aに置き換えます。
- \ D: 1つ以上の連続した数字にマッチし、Bに置き換えます。
左側と右側は行で対応していることに注意してください。 左側の1行目がマッチした内容は右側の1行目に、左側の2行目がマッチした内容は右側の2行目に置き換えられます。 実際に使用する場合は、業務のニーズに応じてより多くの行を記入することができますが、すべての行ははっきりとチェックしなければなりません。
ステップ5: 追加オプションの確認
スクリーンショットには、追加のオプションに無視された文字の大文字と小文字が表示されます。 このオプションは、英語コンテンツのマッチング結果に影響します。 大文字の略語のみを処理する場合は、通常、慎重に選択する必要があります大文字と小文字を認識したい場合は、状況に応じて設定できます。
[A-Z]{3} 自体は大文字のAからZの組み合わせを表しているので、正式な文書を処理する前に1、2つのコピーでテストし、大文字と小文字の一致結果が期待通りであることを確認してから一括実行することをお勧めします。
ステップ6: 保存場所を設定して一括処理を開始する
ルールの入力が完了したら、「次へ」をクリックします。 インタフェースフローには、保存場所の設定と処理の開始も含まれます。 実際に操作する場合は、画面の指示に従って処理後のファイルの保存ディレクトリを選択し、処理を開始します。 元のファイルを上書きしないように、新しいフォルダに優先的に保存して、処理前後の効果を比較することをお勧めします。
処理が完了したら、結果ファイルの1つを開いてチェックし、略語と数字が規則に従っているかどうかを確認できます。 結果が正しい場合は、別のファイルを表示するか、後でアーカイブします。
よくある質問または注意事項
1.ワイルドカード式は、ルールに適合するすべての内容と一致します
[A-Z]{3} を使用すると、スクリーンショットの矢印が指すBOTだけを置き換えるのではなく、連続する3つの大文字に一致するすべてのコンテンツが検索されます。 したがって、ドキュメント内に置き换えを望まない3桁の大文字がある场合は、ルールを调整するか、まず処理を绞り込む必要があります。
2. \ dは連続した数字にマッチします
\ Dは通常、1つ以上の数字を一致させるために使用されます。 これは、セッション60と一致する場合もあれば、リスト番号、ページ番号、日付の数字と一致する場合もあります。 実際に使用する前に、ドキュメント内のどの数字が影響を受けるかを判断し、必要に応じてより正確なルールを使用します。
3.バックアップしてから一括処理することをお勧めします
一括置換が実行されると、複数のWordファイルに影響を与える。 バックアップがない场合、ルールが合わないことが判明したときに复元するのが面倒です。 そのため、契約書、論文、授業資料などの重要な書類を処理する前に、元の書類を残したり、結果を新しい目録に保存したりしなければならない。
4.ルールが簡単であればあるほど、カバー面が大きくなる可能性がある
シンプルなルールはわかりやすいですが、怪我をする可能性もあります。 例えば [A-Z]{3} は多くの英語の略語に簡単にマッチします。 特定のコンテキストのコンテンツだけを一致させるには、実際のテキスト構造に基づいて、より厳しい式を設計する必要があります。
5.置換内容が空白の場合、削除を表す可能性があります
スクリーンショットで置換されたキーワードリスト領域のヒントが入力されていない場合は、削除することを示します。 つまり、検索ルールの右側に置換内容が入力されていない場合、一致する内容が削除される可能性があります。 正式に操作するときは、必ず右側のリストが完全に入力されているかどうかをチェックしてください。
まとめ: 一括検索でdocxの重複修正を減らします。
複数のdocxファイルの一括検索置換の中核は、ファイルのインポート、ルール設定、処理結果の保存というステップを標準化することである。 HeSoft Doc Batch Tool Wordのキーワードを検索して置き換える機能を提供することで、キーワードを1つずつ入力するのではなく、テキストが一致するコンテンツを式であいまいに検索することができます。
Wordの内容を統一的に修正する必要があるオフィスシーン、特に番号、英語の略語、数字、テンプレートプレースホルダに関する資料整理タスクでは、正規表現のワイルドカード式を使用すると、重複労働が著しく減少する。 少量のファイルでルールをテストしてから、完全なフォルダをインポートして処理することをお勧めします。 これにより、効率が向上し、一括交換結果がより制御できるようになります。