Wenn in mehreren Word-Dokumenten dieselben Felder vorhanden sind, die einheitlich geändert werden müssen, ist das Öffnen von Dateien nacheinander nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool Zeigen Sie beispiels weise, wie Sie mehrere Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien stapel weise ersetzen, z. B. Australien und USA in mehreren Docx-Dateien durch Canada bzw. Japan ersetzen. Der Artikel enthält eine Vorschau der Effekte vor und nach der Verarbeitung, vollständige Betriebs schritte und Vorsicht maßnahmen, die für Batch-Wort ändungs szenarien wie Verträge, Materialien, Produkt dokumente und Vorlagen dateien geeignet sind.
Im täglichen Büro werden Word-Dokumente häufig nicht einzeln, sondern in Chargen angezeigt: Projekt informationen, Produkt beschreibungen, Vertrags vorlagen, Schulungs dokumente, Angebots dokumente, Berichts anhänge usw. können denselben Firmennamen und dieselbe Region enthalten. Name, Produkt modell oder Kontakt informationen. Sobald diese Inhalte einheitlich geändert werden müssen und Sie nur noch das mit Word gelieferte "Suchen und Ersetzen" verwenden, müssen Sie normaler weise die Docx-oder Doc-Dateien einzeln öffnen und dann einzeln ersetzen. Wenn die Anzahl der Dateien groß ist, ist es sehr einfach, Fehler zu übersehen und zu korrigieren.
Das Problem, das in diesem Artikel gelöst werden soll, ist: So ersetzen Sie mehrere Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien stapel weise. Das Folgende wird mit Screenshots kombiniert, um Office-Software zu verwenden." HeSoft Doc Batch Tool "Demonstrieren Sie beispiels weise das Ersetzen von Australia in mehreren Word-Dateien durch Canada und USA durch Japan. Bei diesem Vorgang muss nicht jedes Dokument einzeln geöffnet werden. Importieren Sie einfach das Dokument, füllen Sie das Suchwort aus und ersetzen Sie das Wort und verarbeiten Sie es dann gemäß dem Prozess.
Anwendbare Szenarien: Welche Situationen eignen sich zum Batch-Ersetzen von Word-Datei-Schlüssel wörtern?
Suchen und ersetzen Sie den Inhalt von Word-Dateien in Stapeln, die für alle Büros zen arien mit "mehreren Dateien, konsistenten Änderungs regeln und hohen Kosten für manuelle Wiederholung vorgänge" geeignet sind. Nachdem das Unternehmen beispiels weise seinen Namen geändert hat, muss der alte Firmenname in Dutzenden von Verträgen, System dokumenten und Werbe materialien durch einen neuen ersetzt werden. Nach dem Upgrade des Produkt modells muss das alte Modell in mehreren Handbüchern in ein neues Modell geändert werden. Außenhandels materialien Oder in den Lehrmaterial ien müssen Land, Region, der Name des Kunden wird einheitlich ersetzt. Bevor das Projekt ausgeliefert wird, müssen die Platzwörtern im Vorlagen dokument durch formalen Inhalt ersetzt werden.
Wenn es sich nur um eine oder zwei Word-Dateien handelt, ist die manuelle Verarbeitung kein großes Problem. Wenn die Anzahl der Dateien jedoch ein Dutzend, Dutzende oder sogar mehr erreicht, nimmt der manuelle Öffnen, Suchen, Ersetzen und Speichern viel Zeit in Anspruch. Noch wichtiger ist, dass es für manuelle Vorgänge schwierig ist, sicher zustellen, dass jede Datei verarbeitet wird, und es ist auch schwierig sicher zustellen, dass jeder Satz von Schlüssel wörtern streng durch die entsprechende Beziehung ersetzt wird. Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool Diese Art von Office-Software kann der Software wiederholte Arbeit zur Ausführung geben, die Verarbeitung effizienz verbessern und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Auslassungen verringern.
Aus dem Dateiformat sind die Beispiel dateien im Screenshot alle. Docx. Wenn Ihre Informationen im tatsächlichen Büro gängige Word-Dokument formate wie Docx, Doc usw. enthalten, können sie auch gemäß dem Software-Support in Stapeln verarbeitet werden. Es wird empfohlen, die Dateien zu sortieren, die vor dem Vorgang ersetzt werden müssen, und die Original dokumente für die spätere Überprüfung zu sichern.
Effekt vorschau: Was sich vor und nach der Verarbeitung ändert
Schauen Sie sich das Verarbeitung objekt dieses Beispiels an, bevor Sie mit dem Vorgang beginnen. Es gibt 6 Word-Dokumente im Ordner und die Dateinamen sind 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Diese Art der Benennung methode ist in Stapel daten, Test dokumenten und Vorlagen dateien sehr verbreitet. Benutzer müssen sie nicht einzeln öffnen und verarbeiten, sondern können sie gleichzeitig in die Software importieren.
Öffnen Sie vor der Verarbeitung eines der Word-Dokumente, um fest zustellen, dass der Inhalt des Textes Schlüssel wörter enthält, die geändert werden müssen. Der rote Pfeil im Screenshot markiert zwei Positionen: Das Land des origins links folgt Australien und das Land des origins rechts folgt USA. Das Ziel dieses Chargen ersatzes ist es, Australia in Kanada und USA in Japan zu ändern.
Überprüfen Sie nach der Verarbeitung den Inhalt des Word-Dokuments. Sie können feststellen, dass sich die entsprechende Position geändert hat: Das ursprüngliche Australia wurde durch Canada und das ursprüngliche USA durch Japan ersetzt. Die Bilder, die Tabellen struktur und andere Textinhalte im Dokument bleiben erhalten, und die Kern änderungen konzentrieren sich auf die angegebenen Schlüssel wörter.
Dieser Effekt zeigt, dass die Batch-Substitution nicht nur ein Wort ersetzt, sondern mehrere Sätze von "Suchwort-Ersatz wort"-Entsprechungen in derselben Word-Datei festgelegt werden können. Bei Office-Aufgaben, bei denen mehrere Felder gleichzeitig geändert werden müssen, ist dies effizienter als das manuelle Ersetzen von Datei für Datei.
Schritte: Ersetzen Sie mehrere Word-Datei-Schlüssel wörter stapel weise mit Office-Software
Im Folgenden werden die spezifischen Vorgänge in der Reihenfolge der Screenshots erläutert. Um das Verständnis zu erleichtern, werden in diesem Artikel der Zweck und die erwarteten Ergebnisse jedes Schritts klar geschrieben. Verschiedene Versionen der Benutzer oberfläche können geringfügig unterschied lich sein, aber der gesamte Prozess ist normaler weise: Wählen Sie Tools aus, importieren Sie Dateien, legen Sie Schlüssel wörter fest, legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung.
Schritt 1: Geben Sie das Word-Tool ein und wählen Sie die Batch-Such-Ersatz funktion
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie in der linken Navigations leiste "Word Tools". Auf der Haupt oberfläche werden mehrere Stapel verarbeitung funktionen für Word-Dokumente angezeigt, z. B. das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Löschen von Leerzeichen und das Konvertieren von Formaten. Die Funktion, die dieses Mal angeklickt werden muss, ist "Batch-Suche und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Inhalt der Word-Datei".
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, das Funktions modul zu betreten, das speziell für die Massen ersetzung von Word-Inhalten vorgesehen ist. Nachdem Sie das richtige Tool ausgewählt haben, geht die Software die entsprechende Führungs verarbeitung sober fläche ein. Anschließend können Sie mehrere Word-Dateien hinzufügen und die Ersatz regel konfigurieren.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die verarbeitet werden müssen
Nachdem Sie die Schnitts telle "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" eingegeben haben, wird zunächst der Schritt "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen" ausgeführt. Oben auf der Benutzer oberfläche sehen Sie Schaltflächen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Leeren" und "Mehr". 6 docx-Dateien wurden im Screenshot importiert, und die Tabelle zeigt die Seriennummer, den Namen, den Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit, die Änderungs zeit und andere Informationen an.
Wenn die Anzahl der Dateien nicht groß ist, können Sie sie manuell mit "Dateien hinzufügen" auswählen. Wenn sich alle Word-Dateien im selben Ordner befinden, ist es bequemer, "Dateien aus dem Ordner importieren" zu verwenden. Überprüfen Sie nach Abschluss des Imports, ob die Anzahl der Dateien und der Datei pfad in der Liste korrekt sind, und stellen Sie sicher, dass keine fehlenden oder falschen Dateien vorhanden sind. Der untere Teil des Screenshots zeigt, dass die Anzahl der Datensätze 6 beträgt, was darauf hinweist, dass diesmal 6 Word-Dateien durch Stapeln ersetzt werden.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei liste korrekt ist, klicken Sie unten auf "Weiter", um den Link zur Keyword-Einstellung aufzurufen. Dieser Schritt ist kritisch, da die nachfolgende Software eine einheitliche Verarbeitung basierend auf der Liste der hier importierten Dateien durchführt.
Schritt 3: Legen Sie die Such methode und mehrere Sätze von Ersatz schlüssel wörtern fest
Als nächstes gehen Sie zur Seite "Verarbeitung optionen festlegen". Im Screenshot sehen Sie den Bereich "Keyword-Optionen festlegen", und die Such methode wählt "Text genau suchen". Dies bedeutet, dass die Software den vom Benutzer eingegebenen spezifischen Text abgleichen und eindeutige Wörter, Namen, Nummern, Ländernamen, Firmennamen usw. ersetzen kann.
In der Liste der Schlüssel wörter, die gesucht werden müssen, werden im Beispiel zwei Zeilen eingegeben: Die erste Zeile ist Australia und die zweite Zeile ist USA. In der "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" auf der rechten Seite werden die Korrespondenz Canada und Japan eingegeben. Achten Sie hier besonders auf die Entsprechung der Zeilennummern auf der linken und rechten Seite: Die erste Zeile auf der linken Seite wird durch die erste Zeile von Canada auf der rechten Seite ersetzt, die zweite Zeile auf der linken Seite wird durch Japan auf der zweiten Zeile auf der rechten Seite ersetzt.
Diese Methode der Zeilen korrespondenz eignet sich sehr gut für die gleichzeitige Verarbeitung mehrerer Schlüssel wörter. Sie können beispiels weise den alten Abteilungs namen, den neuen Abteilungs namen, den alten Produktnamen, den neuen Produktnamen, den alten Gebiets namen und den neuen Gebiets namen in zwei Spalten sortieren und dann nacheinander in die linke und rechte Liste kopieren. Solange die Korrespondenz korrekt ist, kann die Software in mehreren Word-Dateien einheitlich durch Regeln ersetzen.
In der Benutzer oberfläche sind auch zusätzliche Optionen wie "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes" zu sehen. Diese Optionen sind im Screenshot nicht aktiviert, daher wird dieses Beispiel gemäß den Standard einstellungen demonstriert. Wenn bei der tatsächlichen Verwendung die englische Groß-und Kleinschreibung inkonsistent sein kann, können Sie überlegen, ob die Groß-und Kleinschreibung je nach Bedarf ignoriert werden soll. Wenn Sie befürchten, dass ein Schlüssel wort nur ein Teil eines anderen Wortes ist, sollten Sie die entsprechenden Optionen für den vollständigen Wort abgleich mit Vorsicht verwenden.
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Stapel verarbeitung
Klicken Sie nach dem Einstellen der Keyword-Regeln auf "Weiter". In der Prozess leiste der Schnitts telle können Sie sehen, dass die Schritte "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" folgen. Da durch das Ersetzen von Stapeln der Inhalt der Word-Datei geändert wird, wird empfohlen, die verarbeitete Datei an einem neuen Ausgabe ort zu speichern oder sicher zustellen, dass die Original datei gesichert wurde. Auf diese Weise können Sie zur Original datei zurückkehren und diese erneut verarbeiten, auch wenn Sie feststellen, dass die Ersatz regel angepasst werden muss.
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, folgen Sie den Anweisungen der Benutzer oberfläche, um den Schritt zum Starten der Verarbeitung aufzurufen. Die Software öffnet den Dokument inhalt nacheinander und führt eine Such substitution basierend auf der Liste der importierten Word-Dateien durch. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ausgabe datei für eine stichproben artige Überprüfung, um zu bestätigen, ob die Schlüssel wörter wie erwartet ersetzt wurden.
In diesem Beispiel wurden die Verarbeitung sergeb nisse überprüft: Australia wurde durch Canada und USA durch Japan ersetzt. Für 6 Docx-Dateien muss der Benutzer nicht wiederholt 6 Word-Such substitutionen durchführen, nur eine Konfiguration ist erforderlich.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Wenn mehrere Schlüssel wörter ersetzt werden, muss die linke und rechte Liste nacheinander entsprechen
Wenn Sie mehrere Schlüssel wörter stapel weise ersetzen, ist die Fehl ausrichtung der Korrespondenz am anfällig sten für Fehler. Zum Beispiel ist die erste Zeile links Australien, und die erste Zeile rechts muss Kanada sein. Wenn die erste Zeile auf der rechten Seite versehen tlich als Japan ausgefüllt wird, entspricht das Endergebnis nicht den Erwartungen. Es wird empfohlen, das Suchwort und das Ersatz wort vor der Verarbeitung in einer Tabelle zu organisieren und dann in die Software zu kopieren, um die Störung der Zeilennummer zu verringern.
2. Es wird empfohlen, die ursprüngliche Word-Datei vor dem Ersetzen zu sichern
Der Vorteil der Stapel verarbeitung ist schnell, bedeutet aber auch, dass Fehler regeln schnell auf mehrere Dateien angewendet werden. Unabhängig davon, ob es sich um eine Docx-oder eine Doc-Datei handelt, wird empfohlen, eine Sicherungs kopie der Original datei aufzu bewahren, bevor Sie eine Batch-Such-und Ersetzung durchführen. Insbesondere wichtige Dokumente wie Verträge, Systeme und formelle Berichte sollten zuerst eine kleine Anzahl von Dokumenten getestet und dann in Chargen verarbeitet werden, nachdem der Effekt bestätigt wurde.
3. Achten Sie darauf, ob die Schlüssel wörter an einer Stelle angezeigt werden, an der sie nicht ersetzt werden sollten
Wenn das Schlüssel wort relativ kurz ist, kann es in anderen Wörtern oder Sätzen vorkommen. Beispiels weise können einige Abkürzungen, Nummern und Abkürzungen sowohl unabhängige Inhalte als auch Teil anderer Inhalte sein. In diesem Fall sollten Sie die Übereinstimmung optionen in der Benutzer oberfläche sorgfältig festlegen, um zu vermeiden, dass der Text geändert wird, der nicht ersetzt werden sollte.
4. Überprüfen Sie nach der Verarbeitung wichtige Dokumente
Es wird empfohlen, mehrere typische Dokument inspektions ergebnisse zu öffnen, auch wenn die Software die Stapel verarbeitung bereits abgeschlossen hat. Sie können sich auf die Position von Absätzen, Tabellen, Überschriften, Kopf-und Fuß zeilen konzentrieren, die Ersatz wörter enthalten. Die Stichprobe ist nicht darauf zurück zuführen, dass die Batch-Tools unzuverlässig sind, sondern darauf, dass die von Ihnen festgelegten Regeln den Geschäfts anforderungen entsprechen.
5. Die Datei kann die Verarbeitung beeinträchtigen, wenn sie belegt wird
Wenn ein Word-Dokument von Word oder einem anderen Programm geöffnet wird, kann dies Auswirkungen auf die Speicherung oder Verarbeitung haben. Es wird empfohlen, die relevanten Dateien vor dem Batch-Austausch zu schließen, um sicher zustellen, dass die Software normal lesen und schreiben kann.
Zusammenfassung: Übergeben Sie die doppelte Word-Wort änderung an das Stapel verarbeitung werkzeug
Das Stapeln mehrerer Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien ist im Wesentlichen ein typisches Szenario für die Büro automatisierung. Die manuelle Verarbeitung ist nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen. HeSoft Doc Batch Tool Diese Art von Office-Software kann die wiederholten Aktionen "Datei öffnen, suchen, ersetzen und speichern" in einem Prozess zentralisieren, um sie abzuschließen.
Aus dem Beispiel in diesem Artikel geht hervor, dass Sie nur "Schlüssel wörter im Word-Datei inhalt in Stapeln suchen und ersetzen" auswählen, mehrere Docx-Dateien importieren, die Ersatz beziehung von Australia zu Kanada und USA zu Japan festlegen und dann den Speicherort und den Speicher platz gemäß dem Assistenten festlegen müssen Starten Sie die Verarbeitung, und Sie können das verarbeitete Word-Dokument schnell erhalten. Für Personen, die häufig eine große Anzahl von Word-Vorlagen, Daten, Berichten oder Verträgen verwalten müssen, kann diese Art der Stapel verarbeitung die Doppel arbeit erheblich reduzieren.
Wenn Sie auch eine Reihe von Word-Dateien haben, die eine einheitliche Wort änderung erfordern, wird empfohlen, zuerst die Liste der Suchbegriffe und Ersatz wörter zu sortieren, das Original dokument zu sichern und dann die Schritte in diesem Artikel zu befolgen, um eine Batch-Ersetzung in der Software durch zuführen. Dies spart Zeit und macht die Aktualisierung des Datei inhalts standard isierter und einheitlicher.