多くのword文書に同じ種類の指定文字が含まれている場合、ファイルを1つずつ開いて削除するのは非常に効率的ではありません。 この記事では、複数のdocxファイルからオーストラリア、USAなどのキーワードを削除することを例に、どのように使用するかを説明します HeSoft Doc Batch Tool の「Wordのキーワードを検索して置換」機能で一括クリーンアップが完了しました。 この記事には、適用シーン、処理前後の効果、ファイルのインポート、正確な検索の設定、空に置き換え、処理を保存するための注意事項が含まれており、オフィススタッフの参考に適しています。
Word文書が手に入っている場合は、中の指定された文字をすべて削除する必要があります。最も直接的な方法は、ファイルを一つずつ開いて、検索で置き換え、目的の文字を空に置き換えることです。 しかし、ファイル数が数十個、数百個に増えると、この方法は非常に面倒になります。各ドキュメントは開いたり、検索したり、置換したり、保存したり、閉じたりしなければなりませんちょっと注意しないと、ファイルが漏れてしまう可能性があります。 この記事では、オフィスの一括処理に適したアプローチを紹介します HeSoft Doc Batch Tool 、複数のWordファイルのキーワードを一度に削除します。
本文はスクリーンショットと合わせて完全な流れを説明する。 例には複数のdocxファイルがあります。ドキュメントの内容には、国名じょうぶ、USAが含まれています。 私たちの目標は、これらの単語を選択したすべてのword文書から削除し、元の表、画像、タイトル、段落の内容をできるだけ保持することです。 敏感な言葉、古い名前、無効なフィールド、地域情報、顧客の略称などの文字を整理する必要があるシーンには、この方法が実用的である。
適用シーン: Wordで指定されたテキストを一括削除するオフィスタスク
オフィスでは、Word文書は単独ではなく、いくつかのグループが出現することが多い。 例えば、同じ項目に複数の報告書があり、同じ種類の製品に複数の説明書があり、同じテンプレートに複数の通知や契約書が生成された。 これらのファイルには、一括削除が必要な文字が含まれている限り、バッチ処理が考えられます。
一般的なシナリオは、docxドキュメントの古い会社名を削除することです契約書の履歴顧客名を整理するトレーニング資料の回答やヒントを削除するレポート内の地域名を一括して削除するドキュメントに重複する内部コメントを削除します複数のWordファイルの一部のフィールド値を空にします。 手動処理と比較して、一括削除の価値はルールが一致し、処理速度が速く、重複労働が減少することで、特に書類数が多く、キーワードが明確な場合に適している。
効果プレビュー: 処理前のファイル数が多く、キーワードが異なるword文書に分散している
処理前に、フォルダに複数のword文書があります。例は1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docxです。 これらのファイルには、削除するテキストが含まれている可能性があります。 手動で処理する場合は、各ファイルを1つずつ開いて確認し、削除する必要があります。
処理前の文書のスクリーンショットから、Wordページにリンゴの品種紹介が含まれ、内容は表に置かれ、画像がついている。 赤い矢印が指すオーストラリア、USAは今回削除すべきキーワードである。 これらは「Country of origin: 」フィールドの後ろにあり、本文テキストの一部です。
このような状況は典型的です。削除する文字はファイル名ではなく、文書内部の本文の内容です。これらは表のセル、段落、またはその他のテキストの位置に現れる可能性があります。 一括検索置換を使用すると、ユーザーがWordファイルごとに手動で検索しないようにすることができます。
処理後の効果: 指定した文字がクリアされ、本文のその他の内容は保留されます。
一括処理が完了したら、word文書を見ると、オーストラリアとUSAの場所が空白になっていることがわかります。 タイトル、画像、表の枠線、その他の説明文など、ドキュメントの主な構造はまだ存在しています。
これは、今回の操作は表や段落全体を削除するのではなく、キーワード自体を削除することを示しています。 フィールド値を空にする必要があるドキュメントには、フィールド名の保持、フィールド値の削除、その後の再入力、外部バージョンのリリース前のコンテンツとしてのクリーンアップなどの効果があります。
操作手順1: はい HeSoft Doc Batch Tool でWordツールに入ります
スタート HeSoft Doc Batch Tool その後、まず左側の機能分類で「Wordツール」を見つけます。 このソフトウェアはオフィス文書向けの一括処理ツールで、画面にはExcelツール、PowerPointツール、PDFツールなどの分類も見られる。 本稿ではWordファイルを扱うので、Wordツールでの関連機能を選択する。
Wordツールのリストで、「Word内のキーワードを検索して置換」を選択します。 スクリーンショットのこの機能はリストの最初の項目にあり、Wordファイルのコンテンツ内のキーワードを一括検索して置換するためのヒントがあります。
ここで重要なポイントを理解するには、「指定した文字を削除」するには、「空に置き換える」ことができます。 つまり、削除する文字を検索キーワードとし、置換後の内容を空白にすると、処理後に文字が文書から消えてしまう。
操作手順2: 一括処理が必要なdocxファイルをインポートする
機能に入ると、ソフトウェアは段階的な処理の流れを表示します。 最初のステップは「処理するレコードを選択する」です。 右上に「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「クリア」「もっと」などのボタンがあります。 ファイルが少ない場合は、「ファイルを追加」を使用できますすべてのWordファイルが同じディレクトリにある場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用すると便利です。
スクリーンショットには、1.docxから6.docxという6つのレコードがインポートされています。パスはD:\ test \ の下にあり、拡張子はdocxです。 インポート後にリストをチェックすることをお勧めします: ファイルの数が正しいことを確認し、拡張子がWordファイルであるかどうかを確認し、パスが処理するディレクトリかどうかを確認します。 誤って選択したファイルが見つかった場合は、操作列の削除アイコンから削除できますインポートが間違っている場合は、「クリア」を使用して再度追加することもできます。
間違いがないことを確認したら、画面下部の「次へ」をクリックして、キーワード設定ページに入ります。
操作手順3: 正確な検索テキストを選択し、削除するキーワードを入力します
「処理オプションの設定」ページでは、「検索方法」が表示されます。 スクリーンショットで選択したのは「テキストを正確に検索」です。 固定文字を削除するタスクについては、正確な検索は通常、どのテキストを入力するか、どのテキストを検索するかを理解しやすい。 例で削除するのはAustraliaとUSAなので、この2つの単語をそれぞれ「検索するキーワードのリスト」に書き込んでください。
入力時には、1行に1つのキーワードを提案し、管理が容易で、設定ミスも減らすことができる。 例えば、1行目にオーストラリア、2行目にUSAを記入する。 削除が必要な単語がもっと多い場合は、引き続き1行ずつ入力することもできます。 注意が必要です。キーワードはできるだけ正確で、広すぎる短い言葉を入力しないでください。そうしないと、正常な内容を誤って削除する可能性があります。
右側は「置換後のキーワードリスト」で、スクリーンショットには「入力しないと削除を表示する」というメッセージが表示されています。 したがって、今回は右側に何も代替えの内容を記入しないでください。 空白のままにすると、左側で見つかったキーワードを空のテキストに置き換え、削除効果があることを意味します。 設定が完了したら「次へ」をクリックします。
操作手順4: 保存場所を設定して処理を実行します
インタフェースの一番上の流れによると、3番目のステップは「保存場所の設定」、4番目のステップは「処理の開始」です。 Word文書を一括処理する場合は、元のファイルを勝手に上書きするのではなく、処理したファイルを新しい場所に保存することをお勧めします。 これにより、元のバージョンが保持され、照合とロールバックが容易になります。
保存場所が設定されたら、処理開始手順に進みます。 ソフトウェアはインポートリストに従ってWordファイルを1つずつ処理し、オーストラリア、USAなどのキーワードを空に置き換えます。 処理が完了したら、いくつかの出力ファイルを抽出して、元のキーワードがある場所が空になっているかどうか、画像と表が正常になっているかどうか、削除してはいけない内容が影響を受けているかどうかを重点的にチェックしなければならない。
よくある質問と注意事項
1.指定した文字を削除して検索置換機能を使うのはなぜですか?文書処理では、ある単語を削除することは本質的に空の内容に置き換えるからである。 スクリーンショットのヒントも、置換されたキーワードは削除されていないことを示しています。
2.一度に複数の単語を削除することはできますか?いいですよ。 例では、オーストラリアとUSAの両方を削除します。 「探しているキーワードのリスト」に複数のキーワードを支店で入力するだけで、一括して実行できます。
3.処理前にword文書を閉じますか?ファイルが占有されたり、保存に失敗したりしないように、一括処理の前に編集中の関連Wordファイルを閉じることをお勧めします。
4.誤って削除するリスクを下げるにはどうすればいいですか?一部のファイルテストをコピーして、処理後の効果が正しいことを確認してから、完全なフォルダの一括削除を実行することをお勧めします。 キーワードもできるだけ完全に書かなければならない。例えば、一般的な文字を1つだけ削除するのではなく、会社のフルネームを削除する。
まとめ: Wordで指定された文字を一括削除すると、文書の整理効率が大幅に向上します
複数のword文書から同じキーワードを削除する必要がある場合に使用します HeSoft Doc Batch Tool の「Wordのキーワードを検索して置き換える」機能は、繰り返し操作を1回の設定にまとめることができます。 ファイルをインポートしたり、キーワードを入力したり、内容を空白にしたり、保存場所を設定したり、処理を開始したりするのがプロセス全体の中核です。 Docx、doc文書が多いオフィスシーンでは、この方法は手動でファイルを開く回数を減らし、削除漏れの確率を下げ、文書の整理をより効率的にする。 正式な一括処理を行う前に、バックアップと小規模なテストを行ってから、すべてのファイルを処理することをお勧めします。