여러 Word 문서의 동일한 필드를 균일하게 수정해야하는 경우 파일을 하나씩 열어 찾아서 교체하는 데 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 변경 사항을 놓치기 쉽습니다. 이 기사 HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어 여러 Word 파일에서 여러 키워드를 일괄 교체하는 방법을 보여줍니다. 예를 들어 여러 docx 파일에서 호주와 미국을 캐나다 및 일본으로 각각 대체하십시오. 이 기사에는 처리 전후의 효과 미리보기, 완전한 작업 단계 및 예방 조치가 포함되어 있으며 계약, 자료, 제품 문서, 템플릿 파일 등과 같은 일괄 단어 변경 시나리오에 적합합니다.
일상 사무실에서 Word 문서는 종종 단독으로 존재하지 않지만 프로젝트 정보, 제품 설명, 계약 템플릿, 교육 문서, 견적 문서, 보고서 첨부 파일 등 일괄 적으로 표시되며 동일한 회사 이름, 지역 이름, 제품 모델 또는 연락처 정보를 포함 할 수 있습니다. 이러한 내용을 통합 된 방식으로 수정해야하는 경우 Word 자체의 "찾기 및 대체" 만 사용되는 경우 docx 또는 doc 파일을 일반적으로 하나씩 열고 하나씩 교체해야합니다. 파일 수가 많을 때 놓치고 실수를하는 것은 매우 쉽습니다.
이 기사에서 해결해야 할 문제는 많은 Word 파일에서 여러 키워드를 일괄 처리하는 방법입니다. 다음은 사무실 소프트웨어에 스크린 샷과 결합됩니다." HeSoft Doc Batch Tool "예를 들어, 시연은 여러 Word 파일에서 호주를 캐나다 및 미국과 일본으로 대체합니다. 이 프로세스는 각 문서를 하나씩 열 필요가 없으며 파일을 가져오고 검색 및 교체 단어를 입력 한 다음 프로세스를 따르십시오.
해당 시나리오: Word 파일 키워드의 일괄 교체에 적합한 상황
일괄 검색 및 모든 "많은 파일, 일관된 변경 규칙, 수동 반복 운영 비용이 높은" 사무실 시나리오에 적합한 Word 파일의 내용을 대체하십시오. 예를 들어, 회사의 이름을 변경 한 후에는 수십 개의 계약, 시스템 문서 및 홍보 자료에서 이전 회사 이름을 새 이름으로 교체해야합니다. 제품 모델을 업그레이드 한 후 여러 사양의 이전 모델을 새 모델로 변경해야합니다. 대외 무역 자료 또는 교재의 경우 국가, 지역 및 고객의 이름을 균일하게 교체해야합니다. 프로젝트가 전달되기 전에 템플릿 문서의 자리 표시 자 단어를 공식 콘텐츠로 대체해야합니다.
하나 또는 두 개의 Word 파일 일 경우 수동 처리는 큰 문제가 아닙니다. 그러나 파일 수가 12 개, 수십 개 또는 그 이상에 도달하면 수동으로 열고, 찾고, 교체하고, 저장하는 과정에 많은 시간이 걸립니다. 더 중요한 것은 수동 조작으로 각 파일이 처리되도록하기가 어렵고 각 키워드 그룹이 해당 관계에 따라 엄격하게 교체되도록하는 것도 어렵습니다. 사용 HeSoft Doc Batch Tool 이러한 종류의 사무실 소프트웨어는 소프트웨어 실행에 대한 작업을 반복 할 수 있으며 처리 효율을 향상시킬뿐만 아니라 인간의 누락 가능성을 줄일 수 있습니다.
파일 형식 측면에서 스크린 샷의 샘플 파일은 모두 있습니다. Docx. 실제 사무실에서 데이터에 docx, doc 등과 같은 일반적인 Word 문서 형식이 포함 된 경우 소프트웨어 지원에 따라 일괄 처리 할 수도 있습니다. 작동하기 전에 교체해야하는 파일을 정렬하고 후속 확인을 위해 원본 문서를 백업하는 것이 좋습니다.
효과 미리보기: 처리 전후의 변경 사항
작업을 시작하기 전에 먼저이 예제의 처리 객체를 살펴보십시오. 폴더에 6 개의 Word 문서가 있으며 파일 이름은 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx 입니다. 이러한 종류의 명명 방법은 배치 데이터, 테스트 문서 및 템플릿 파일에서 매우 일반적입니다. 사용자는 하나씩 열 필요가 없지만 한 번에 소프트웨어로 가져올 수 있습니다.
처리하기 전에 Word 문서 중 하나를 열면 본문 내용이 키워드를 수정할 필요가 있습니다. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 두 가지 위치를 나타냅니다. 왼쪽 콘텐츠의 원산지는 호주가 뒤 따르고 오른쪽 콘텐츠의 원산지는 미국 뒤에 있습니다. 이 배치 교체의 목표는 호주를 캐나다로, 미국을 일본으로 바꾸는 것입니다.
처리 후 Word 문서의 내용을 보면 해당 위치가 변경되었음을 알 수 있습니다. 원래 호주는 캐나다로 대체되었고 원래 미국은 일본으로 대체되었습니다. 문서의 그림, 테이블 구조 및 기타 텍스트 내용이 남아 있으며 핵심 변경 사항은 지정된 키워드에 중점을 둡니다.
이 효과는 배치 교체가 단순히 한 단어를 대체하는 것이 아니라 동일한 Word 파일 배치에서 여러 세트의 "단어 대체 단어 찾기" 서신을 설정할 수 있음을 보여줍니다. 한 번에 여러 필드를 수정해야하는 사무실 작업의 경우 수동 파일 별 교체보다 효율적입니다.
단계: 사무실 소프트웨어를 사용하여 여러 Word 파일 키워드를 일괄 적으로 대체
다음은 스크린 샷의 순서로 특정 작업에 대한 설명입니다. 이해를 돕기 위해이 기사는 각 단계의 목적과 예상 결과를 명확하게 쓸 것입니다. 인터페이스의 다른 버전은 약간 다를 수 있지만 전체 프로세스는 일반적으로 도구 선택, 파일 가져오기, 키워드 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작.
첫 번째 단계: Word 도구를 입력하고 배치 찾기 대체 기능을 선택하십시오.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽 탐색 모음에서 "Word Tools" 를 선택하십시오. 메인 인터페이스에는 워터 마크 추가, 공백 제거, 형식 변환 등과 같은 Word 문서와 관련된 여러 배치 처리 기능이 표시됩니다. 이번에 클릭해야하는 기능은 "Word 파일의 내용에서 키워드를 일괄 찾기 및 대체하십시오" 입니다.
이 단계의 목적은 Word 콘텐츠의 일괄 교체 전용 기능 모듈을 입력하는 것입니다. 올바른 도구를 선택하면 소프트웨어가 해당 가이드 처리 인터페이스를 입력 한 다음 여러 Word 파일을 추가하고 교체 규칙을 구성 할 수 있습니다.
2 단계: 처리해야하는 Word 파일 추가
"Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 인터페이스를 입력하면 먼저 "처리 할 레코드 선택" 단계로 이동합니다. 인터페이스 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져 오기", "빈" 및 "기타" 와 같은 버튼을 볼 수 있습니다. 스크린 샷에서 6 개의 docx 파일을 가져 왔고, 표에는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간, 수정 시간 및 기타 정보가 표시됩니다.
파일 수가 많지 않은 경우 "파일 추가" 를 사용하여 수동으로 선택할 수 있습니다. 모든 Word 파일이 동일한 폴더에 있으면 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 사용하는 것이 더 편리합니다. 가져오기가 완료되면 목록의 파일 수와 파일 경로가 올바른지 확인하고 누락 또는 잘못된 파일이 없는지 확인하십시오. 스크린 샷의 맨 아래에는 레코드 수가 6 개이며 이번에는 6 개의 Word 파일에서 배치 교체가 수행됨을 나타냅니다.
파일 목록이 올바른지 확인한 후 하단의 "다음" 을 클릭하여 키워드 설정 링크를 입력하십시오. 이 단계는 후속 소프트웨어가 여기에서 가져온 파일 목록을 기반으로 균일하게 처리하기 때문에 중요합니다.
3 단계: 검색 방법 및 여러 대체 키워드 그룹 설정
다음으로 처리 옵션 설정 페이지가 있습니다. 스크린 샷에서 "키워드 옵션 설정" 영역을 볼 수 있으며 검색 방법은 "텍스트 찾기" 입니다. 즉, 소프트웨어가 사용자가 입력 한 특정 텍스트와 일치하여 명확한 단어, 이름, 숫자, 국가 이름, 회사 이름 등을 대체하기에 적합합니다.
"찾을 키워드 목록" 에서이 예제는 두 줄을 입력합니다. 첫 번째 줄은 호주이고 두 번째 줄은 미국입니다. 오른쪽의 "대체 키워드 목록" 에는 이에 따라 캐나다와 일본이 입력됩니다. 왼쪽과 오른쪽 행 번호 사이의 서신에 특별한주의를 기울여야합니다. 왼쪽의 첫 번째 행은 호주가 오른쪽 캐나다의 첫 번째 행으로 대체됩니다. 왼쪽의 두 번째 행, 미국은 오른쪽의 두 번째 행, 일본으로 대체됩니다.
이 행별 대응은 한 번에 여러 키워드를 처리하는 데 매우 적합합니다. 예를 들어 이전 부서 이름, 새 부서 이름, 이전 제품 이름, 새 제품 이름, 새 제품 이름, 이전 지역 이름 및 새 지역 이름을 두 열로 구성한 다음 왼쪽 및 오른쪽 목록에 순서대로 복사할 수 있습니다. 서신이 정확하다면 규칙에 따라 소프트웨어를 여러 Word 파일로 교체 할 수 있습니다.
"문자의 경우 무시" 및 "단어의 일부 대신 완전한 단어를 일치" 와 같은 추가 옵션을 인터페이스에서 볼 수도 있습니다. 이러한 옵션은 스크린 샷에서 확인되지 않으므로이 예에서는 기본 설정을 보여줍니다. 실제 사용에서 영어 사례가 일치하지 않는 경우 필요에 따라 사례를 무시할지 여부를 고려할 수 있습니다. 키워드가 다른 단어의 일부일 뿐이라고 걱정되는 경우 완전한 단어 일치 관련 옵션을 신중하게 사용해야합니다.
4 단계: 저장 위치를 설정하고 일괄 처리 시작
키워드 규칙이 설정되면 다음 "을 클릭하십시오. 인터페이스 프로세스 막대에서 "위치 저장 설정" 및 "처리 시작" 단계를 볼 수 있습니다. 일괄 대체는 Word 파일의 내용을 수정하므로 처리 된 파일을 새 출력 위치에 저장하거나 원본 파일이 백업되었는지 확인하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로, 대체 규칙이 조정될 필요가 있다는 것을 발견하더라도, 재처리를 위해 원래의 파일로 돌아갈 수 있다.
저장 위치를 설정 한 후 인터페이스 프롬프트를 눌러 시작 처리 단계를 입력하십시오. 가져온 Word 파일 목록을 기반으로 소프트웨어는 문서 내용을 하나씩 열고 찾기 대체를 수행합니다. 처리가 완료된 후 출력 파일을 열어 스팟 검사를 위해 키워드가 예상대로 교체되었는지 확인하십시오.
이 예에서는 처리 결과가 확인되었습니다. 호주는 캐나다로 대체되고 미국은 일본으로 대체됩니다. 6 docx 파일의 경우 사용자가 반복적으로 6 Word 찾기 및 교체를 수행 할 필요가 없으며 하나의 구성 만 완료 할 수 있습니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 여러 키워드가 교체되면 왼쪽과 오른쪽 목록은 서로 하나씩 일치해야합니다.
여러 키워드를 일괄 적으로 교체 할 때 가장 오류가 발생하기 쉬운 장소는 잘못 배치 된 서신입니다. 예를 들어, 왼쪽의 첫 번째 행이 호주 인 경우 오른쪽의 첫 번째 행은 캐나다 여야합니다. 오른쪽의 첫 번째 줄이 일본으로 잘못 채워지면 최종 결과가 기대에 미치지 못할 것입니다. 검색 단어와 대체 단어는 처리하기 전에 테이블로 정렬 한 다음 줄 번호의 장애를 줄이기 위해 소프트웨어에 복사해야합니다.
2. 교체하기 전에 원래 Word 파일을 백업하는 것이 좋습니다.
일괄 처리의 장점은 빠르지만 오류 규칙이 여러 파일에 빠르게 적용된다는 의미입니다. Docx 또는 doc 파일이든, 배치 찾기 및 교체를 수행하기 전에 원래 파일의 백업을 유지하는 것이 좋습니다. 특히 계약, 시스템 및 공식 보고서와 같은 중요한 문서는 효과를 확인한 후 일괄 처리 전에 적은 수의 문서를 테스트해야합니다.
3. 키워드가 대체되어서는 안되는 장소에 나타나는지 여부에주의하십시오.
키워드가 짧으면 다른 단어 나 문장으로 나타날 수 있습니다. 예를 들어, 특정 약어, 숫자 및 약어는 독립 콘텐츠 또는 다른 콘텐츠의 일부일 수 있다. 이 경우, 인터페이스의 일치 옵션은 교체해서는 안되는 텍스트를 변경하지 않도록 신중하게 설정해야합니다.
4. 처리 후 주요 문서의 스팟 체크
소프트웨어가 일괄 처리를 완료 한 경우에도 결과를 확인하기 위해 몇 가지 일반적인 문서를 여는 것이 좋습니다. 단락, 표, 제목, 머리글, 바닥 글 등의 위치에 초점을 맞출 수 있습니다. 스팟 검사는 배치 도구가 신뢰할 수 없기 때문이 아니라 설정 한 규칙이 비즈니스 요구 사항을 충족하는지 확인하는 것입니다.
5. 파일이 점유 될 때 처리가 영향을받을 수 있습니다.
Word 또는 다른 프로그램에서 Word 문서를 열면 저장 또는 처리가 영향을받을 수 있습니다. 소프트웨어가 정상적으로 읽고 쓸 수 있도록 일괄 교체 전에 관련 파일을 닫는 것이 좋습니다.
요약: 반복 된 Word 단어 변경 작업을 배치 처리 도구에 제공하십시오.
많은 Word 파일에서 여러 키워드를 대체하는 일괄 처리는 본질적으로 일반적인 사무 자동화 시나리오입니다. 수동 처리는 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 누락되기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 이러한 종류의 사무실 소프트웨어는 한 프로세스에서 "파일 열기, 찾기, 교체 및 저장" 의 반복 된 작업에 집중할 수 있습니다.
이 기사의 예에서 알 수 있듯이 처리 된 Word 문서는 "Word File Content에서 키워드 배치 찾기 및 교체" 를 선택하고, 여러 docx 파일을 가져오고, 호주와 캐나다, 미국 및 일본 간의 대체 관계를 설정하여 신속하게 얻을 수 있습니다. 그런 다음 마법사를 눌러 저장 위치를 설정하고 처리를 시작합니다. 많은 수의 Word 템플릿, 자료, 보고서 또는 계약을 유지해야하는 사람들에게이 배치 처리는 노력의 중복을 크게 줄일 수 있습니다.
통합 된 방식으로 변경해야하는 Word 파일 배치가있는 경우이 기사의 단계에 따라 검색 단어 및 대체 단어 목록을 정렬하고 원본 문서를 백업 한 다음 소프트웨어에서 배치 교체를 수행하는 것이 좋습니다. 이렇게하면 시간을 절약하고 파일 콘텐츠 업데이트를보다 표준화하고 통합 할 수 있습니다.