Lorsqu'il existe des champs identiques dans plusieurs documents Word qui doivent être modifiés de manière unifiée, il faut non seulement du temps pour ouvrir les fichiers un par un pour trouver et remplacer, mais il est également facile de les manquer. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, cela montre comment remplacer par lots plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word, par exemple en remplaçant Australia et USA dans plusieurs fichiers docx par Canada et Japon respectivement. L'article contient un aperçu des effets avant et après le traitement, des étapes de fonctionnement complètes et des précautions, et convient aux scènes de changement de mots par lots telles que les contrats, les données, les documents produits et les fichiers de modèle.
Dans le bureau quotidien, les documents Word n'existent souvent pas seuls, mais apparaissent par lots: informations de projet, descriptions de produits, modèles de contrat, documents de formation, fichiers de devis, pièces jointes de rapport, etc., qui peuvent tous contenir le même nom de société, nom de région, modèle de produit ou informations de contact. Une fois que ces contenus doivent être modifiés de manière unifiée, si vous n'utilisez que "Rechercher et remplacer" avec Word, vous devez généralement ouvrir les fichiers docx ou doc un par un et les remplacer un par un. Il est très facile de manquer et de mal corriger le nombre de fichiers.
La question à résoudre dans cet article est la suivante: comment remplacer plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word par lots. Ce qui suit sera combiné avec des captures d'écran pour utiliser le logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool «Par exemple, la démonstration remplace Australia dans plusieurs fichiers Word par Canada et USA par Japan. Ce processus n'a pas besoin d'ouvrir chaque document un par un, il suffit d'importer le fichier, de remplir le mot de recherche et le mot de remplacement, puis de suivre le processus.
Scènes applicables: ce qui convient pour remplacer les mots-clés de fichier Word par lots
Recherchez et remplacez le contenu du fichier Word par lots, adapté à toutes les scènes de bureau avec "de nombreux fichiers, des règles de modification cohérentes et des coûts de fonctionnement manuelles élevés". Par exemple, après le changement de nom de l'entreprise, il est nécessaire de remplacer les anciens noms de société dans des dizaines de contrats, de documents de système et de matériel promotionnel par de nouveaux noms; après la mise à niveau du modèle de produit, les anciens modèles dans plusieurs manuels doivent être remplacés par de nouveaux modèles; matériaux de commerce extérieur Ou dans le matériel pédagogique, le pays, la région, le nom du client est remplacé de manière uniforme; avant la livraison du projet, les mots de position dans le document modèle doivent être remplacés par du contenu officiel.
Si seulement un ou deux fichiers Word, le traitement manuel n'est pas un gros problème. Mais lorsque le nombre de fichiers atteint une douzaine, des dizaines ou plus, le processus d'ouverture, de recherche, de remplacement et d'enregistrement manuellement prendra beaucoup de temps. Plus important encore, il est difficile de garantir que chaque fichier est traité manuellement, et il est également difficile de garantir que chaque groupe de mots-clés est strictement remplacé par la relation correspondante. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool Ce type de logiciel de bureau peut confier le travail répété au logiciel pour l'exécution, améliorer l'efficacité du traitement et réduire la probabilité d'omissions humaines.
Du format de fichier, les exemples de fichiers dans les captures d'écran sont tous. Docx. En fait, si vos données contiennent des formats de document Word courants, tels que docx, doc, etc., vous pouvez également effectuer un traitement par lots en fonction de la prise en charge du logiciel. Avant l'opération, il est recommandé d'organiser les fichiers à remplacer et de sauvegarder les documents originaux pour une vérification ultérieure.
Aperçu des effets: quels changements avant et après le traitement
Avant de commencer l'opération, regardez l'objet de traitement de cet exemple. Il y a un total de 6 documents Word dans le dossier, et les noms de fichiers sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx et 6.docx. Ce type de méthode de dénomination est très courant dans les données par lots, les documents de test et les fichiers de modèle. Les utilisateurs n'ont pas besoin d'ouvrir le traitement un par un, mais peuvent être importés dans le logiciel à la fois.
Avant le traitement, ouvrez l'un des documents Word pour voir que le contenu du corps contient des mots-clés qui doivent être modifiés. La flèche rouge dans la capture d'écran indique deux positions: le pays d'origine dans le contenu de gauche est derrière Australia, et le pays d'origine dans le contenu de droite est suivi de USA. L'objectif de ce remplacement par lots est de changer Australia au Canada et USA au Japon.
Après le traitement, consultez le contenu du document Word et vous pouvez voir que la position correspondante a changé: l'Australia d'origine a été remplacée par Canada et USA d'origine a été remplacée par Japan. Les images, la structure du tableau et les autres contenus textuels du document sont toujours conservés et les modifications essentielles sont concentrées sur les mots-clés spécifiés.
Cet effet montre que la substitution par lots ne consiste pas simplement à remplacer un mot, mais à définir plusieurs groupes de correspondances "Rechercher des mots-mots de remplacement" dans le même lot de fichiers Word. Pour les tâches de bureau qui nécessitent la modification de plusieurs champs à la fois, cette méthode est plus efficace que le remplacement manuel de fichier par fichier.
Étapes: Remplacer plusieurs mots-clés de fichier Word par lots avec un logiciel de bureau
Ce qui suit décrit l'opération spécifique dans l'ordre des captures d'écran. Pour faciliter la compréhension, cet article écrira clairement le but opérationnel et le résultat attendu de chaque étape. Les interfaces des différentes versions peuvent être légèrement différentes, mais le processus global consiste généralement à sélectionner des outils, à importer des fichiers, à définir des mots-clés, à définir des emplacements de sauvegarde et à commencer le traitement.
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de remplacement de recherche par lots
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la barre de navigation de gauche. L'interface principale affichera plusieurs fonctions de traitement par lots liées au document Word, telles que l'ajout de filigranes, la suppression des blancs, la conversion des formats, etc. La fonction sur laquelle vous devez cliquer cette fois est "Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word".
Le but de cette étape est d'entrer dans le module fonctionnel dédié au remplacement par lots de contenu Word. Après avoir sélectionné le bon outil, le logiciel entrera dans l'interface de traitement guidée correspondante, vous pouvez ajouter plusieurs fichiers Word et configurer des règles de remplacement.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Une fois que vous êtes entré dans l'interface "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", vous arrivez d'abord à l'étape "Sélectionner les enregistrements à traiter". En haut de l'interface, vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir de dossiers", "Vider" et "Plus". 6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran, et le tableau affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification.
Si le nombre de fichiers est faible, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers" pour la sélection manuelle; si tous les fichiers Word sont placés dans le même dossier, il est plus pratique d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier". Une fois l'importation terminée, vérifiez que le nombre de fichiers et le chemin du fichier dans la liste sont corrects pour confirmer qu'il n'y a pas de fichier manquant ou mal sélectionné. Le bas de la capture d'écran montre que le nombre d'enregistrements est de 6, indiquant que cette fois, 6 fichiers Word seront remplacés par lots.
Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas pour entrer dans le processus de réglage des mots-clés. Cette étape est cruciale car le logiciel de suivi est unifié en fonction de la liste des fichiers importés ici.
Étape 3: Définir la méthode de recherche et plusieurs groupes de mots-clés de remplacement
Ensuite, allez à la page "Définir les options de traitement". Dans la capture d'écran, vous pouvez voir la zone "Définir les options de mot-clé", et la méthode de recherche sélectionne "Recherche précise du texte". Cela signifie que le logiciel sera apparié en fonction du texte spécifique saisi par l'utilisateur et qu'il convient de remplacer des mots clairs, des noms, des numéros, des noms de pays, des noms de sociétés et d'autres contenus.
Dans la liste des mots-clés à rechercher, l'exemple entre deux lignes: la première ligne est Australia et la deuxième ligne est USA. Dans la liste des mots-clés remplacés à droite, entrez Canada et Japon. Une attention particulière doit être accordée à la correspondance des numéros de ligne sur les côtés gauche et droit: la première ligne à gauche Australia sera remplacée par la première ligne à droite Canada; la deuxième ligne à gauche USA sera remplacée par la deuxième ligne à droite Japan.
Cette méthode de correspondance par ligne est très appropriée pour traiter plusieurs mots-clés à la fois. Par exemple, vous pouvez trier l'ancien nom du département, le nouveau nom du département, l'ancien nom du produit, le nouveau nom du produit, l'ancien nom de la région et le nouveau nom de la région en deux colonnes, puis les copier dans la liste gauche et droite dans l'ordre. Tant que la correspondance est précise, le logiciel peut être remplacé uniformément selon les règles dans plusieurs fichiers Word.
Des options supplémentaires sont également visibles dans l'interface, telles que "Ignorer la casse de la lettre" "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot". Ces options ne sont pas cochées dans la capture d'écran, donc cet exemple est démontré par les paramètres par défaut. En utilisation réelle, si la casse anglaise peut être incohérente, vous pouvez envisager d'ignorer la casse en fonction de vos besoins; si vous craignez qu'un mot-clé ne fasse partie d'un autre mot, vous devez utiliser l'option associée à la correspondance de mot complet avec prudence.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
Une fois la règle de mot-clé définie, cliquez sur "Suivant". Dans la barre de processus de l'interface, vous pouvez voir qu'il y a des étapes suivantes "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Étant donné que le remplacement par lots modifiera le contenu du fichier Word, il est recommandé d'enregistrer le fichier traité dans un nouvel emplacement de sortie ou de s'assurer que le fichier d'origine a été sauvegardé. De cette façon, même si vous constatez que la règle de remplacement doit être ajustée, vous pouvez revenir au fichier d'origine pour le retraitement.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, suivez les instructions de l'interface pour commencer l'étape de traitement. Le logiciel ouvre le contenu du document un par un et effectue une recherche et une substitution en fonction de la liste des fichiers Word importés. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de sortie pour un contrôle ponctuel pour confirmer si le mot-clé a été remplacé comme prévu.
Dans cet exemple, les résultats du traitement ont été vérifiés: Australia est remplacé par Canada et USA est remplacé par Japan. Pour 6 fichiers docx, les utilisateurs n'ont pas besoin de répéter 6 remplacements de recherche Word, une seule configuration peut être effectuée.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Lorsque plusieurs mots-clés sont remplacés, les listes gauche et droite doivent correspondre un par un
Lorsque vous remplacez plusieurs mots-clés par lots, le point le plus sujet aux erreurs est la dislocation de la relation correspondante. Par exemple, la première ligne à gauche est Australia, et la première ligne à droite doit être Canada. Si la première ligne à droite est mal remplie en Japan, le résultat final ne sera pas conforme aux attentes. Il est recommandé d'organiser les mots de recherche et les mots de remplacement dans un tableau avant le traitement, puis de les copier dans le logiciel pour réduire la confusion des numéros de ligne.
2. Il est recommandé de sauvegarder le fichier Word original avant de le remplacer
L'avantage du traitement par lots est rapide, mais cela signifie également que les règles d'erreur sont rapidement appliquées à plusieurs fichiers. Qu'il s'agisse d'un fichier docx ou doc, il est recommandé de conserver une sauvegarde de fichier d'origine avant d'effectuer une recherche et une substitution par lots. En particulier pour les documents importants tels que les contrats, les systèmes et les rapports officiels, un petit nombre de documents doivent être testés en premier, puis traités par lots après confirmation de l'effet.
3. Faites attention à savoir si le mot-clé apparaîtra dans la position où il ne doit pas être remplacé
Si le mot-clé est plus court, il peut apparaître dans d'autres mots ou phrases. Par exemple, certaines abréviations, numéros et abréviations peuvent être à la fois autonomes et faire partie d'autres contenus. Dans ce cas, il doit être soigneusement défini en fonction des options de correspondance dans l'interface pour éviter de modifier le texte qui ne doit pas être remplacé.
4. Vérifiez au hasard les documents clés après le traitement
Il est recommandé d'ouvrir plusieurs résultats de vérification de document typiques, même si le logiciel a déjà terminé le traitement par lots. Vous pouvez vous concentrer sur la vérification des paragraphes, des tableaux, des titers, des en-têtes et des pieds de page qui contiennent des mots de remplacement. Les contrôles ponctuels ne sont pas dus au fait que les outils en vrac ne sont pas fiables, mais pour confirmer que les règles que vous avez définies répondent aux besoins de votre entreprise.
5. Le traitement peut affecter lorsque le fichier est occupé
Si un document Word est ouvert par Word ou un autre programme, il peut affecter l'enregistrement ou le traitement. Il est recommandé de fermer les fichiers associés avant le remplacement par lots pour s'assurer que le logiciel peut lire et écrire normalement.
Résumé: Remporter le travail de modification Word en double à un outil de traitement par lots
Le remplacement par lots de plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word est essentiellement un scénario de bureautique typique. Le traitement manuel est non seulement long, mais aussi facile à manquer; utiliser HeSoft Doc Batch Tool Ce type de logiciel de bureau peut concentrer les actions répétées «ouvrir des fichiers, trouver, remplacer et enregistrer» en un seul processus.
À partir de l'exemple de cet article, vous pouvez voir qu'il vous suffit de sélectionner "Rechercher et remplacer par lots les mots-clés dans le contenu du fichier Word", importer plusieurs fichiers docx, définir la relation de remplacement entre Australia et Canada, USA et Japan, puis appuyez sur l'assistant pour définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement, vous pouvez obtenir rapidement le document Word traité. Pour les personnes qui ont souvent besoin de gérer un grand nombre de modèles, de données, de rapports ou de contrats Word, cette méthode de traitement par lots peut réduire considérablement la duplication du travail.
Si vous avez également un lot de fichiers Word qui doivent être modifiés de manière unifiée, il est recommandé de trier la liste des mots de recherche et des mots de remplacement, de sauvegarder le document d'origine, puis de suivre les étapes de cet article pour effectuer une substitution par lots dans le logiciel. Cela peut gagner du temps et rendre la mise à jour du contenu du fichier plus standardisée et unifiée.