複数のdocx文書の古い言葉、古い地名、古い会社名、または古いパラメータに直面して、手動で一つずつ置換するのは遅いだけでなく、見逃しやすい。 この記事では、Wordの一括検索を中心に展開し、使用方法を説明します HeSoft Doc Batch Tool 複数のWordファイルをインポートし、複数のキーワード対応関係を設定します。たとえば、オーストラリアをカナダ、USAをJapanに置き換え、ウィザードで一括処理を完了することで、オフィススタッフの重複編集を減らすことができます。
多くの事務文書は発表後もメンテナンスを続けている。例えば、製品資料は産地を更新する必要があり、プロジェクト文書は顧客名を置き換える必要があり、契約テンプレートは会社主体を修正する必要があり、教育資料は用語を統一する必要がある。 これらのコンテンツが複数のWordファイルに分散されている場合は、docxドキュメントを1つずつ開いて、Ctrl Hキーを押して置換を検索し、閉じて保存するのが従来の方法です。 ファイルが多いと、この方法は多くの時間を消費し、ファイルを開けないと内容が一致しない可能性があります。
この記事では、一括オフィスに適した処理方法を示します HeSoft Doc Batch Tool 、複数のWord文書を一度にタスクリストに追加し、古い単語と新しい単語の対応関係を統一的に設定して、複数のdocx文書の複数キーワードの一括置換を実現する。 例では、処理前の文書にオーストラリアとUSAが含まれており、処理後はカナダとJapanになっている。
適用シーン: 複数のword文書の内容を統一的に修正する必要がある場合
Word一括検索は、すべての「ルールが明確で、ファイル数が多い」に適した文字更新タスクを置き換えます。 例えば、複数の説明書の古い型番を新しい型番に置き換え、すべての報告書の古い部門名を新しい部門名に置き換え、テンプレートファイルの古い電話、古い住所、古いサイトを統一的に更新する必要があるスクリーンショットの例のように、資料の国の名前を一括して置き換えます。
Word文書が1つしかない場合は、手動で置き換えるのは面倒ではありませんしかし、6つ、60つ以上のdocxまたはdocファイルがある場合、手動で置き換えると3つの問題が発生しやすい: 1つ目は繰り返し操作に時間がかかる第二に、異なるファイルが変更されない可能性があります第三に、複数のキーワードの間でエラーに対応しやすい。 オフィスソフトの価値は、これらの繰り返し手順をまとめて処理し、ユーザーが機械的にファイルを開いたり保存したりするのではなく、ルールを確認することに集中できるようにすることです。
処理前の効果: フォルダには複数のdocxファイルがあります。
処理前のスクリーンショットから、フォルダには1.Docx、2.Docx、3.Docx、4.Docx、5.Docx、6.Docxの合計6つのWordファイルがあることがわかります。 これらのファイルはすべて同じキーワード置換ルールを実行する必要があります。 このような同類の文書では、バッチ処理は一つずつ編集するよりも安定しており、処理範囲のチェックも容易である。
ドキュメントの1つを開くと、コンテンツはリンゴの品種情報を表形式で表示します。 スクリーンショットの赤い矢印は、左側のcountoforiginの後ろにオーストラリア、右側のcountoforiginの後ろにUSAというテキストを示しています。 この2つの言葉は、同じ文書の異なる位置に分布しているか、複数の文書に同時に存在している可能性がある。 手動処理では2回繰り返して検索する必要がありますが、一括ツールは同じバッチルールに入れることができます。
処理後の効果: 複数のキーワードを対応関係で置き換えます。
処理が完了した後、スクリーンショットにはオーストラリアがカナダに、USAがJapanに置き換えられていることが見られます。 さらに重要なのは、文書の元の表構造、画像、タイトル、その他の説明文が変更されていないことです。 つまり、今回の操作の目標は、ドキュメントの並べ替えや他のフォーマットの修正ではなく、「指定したキーワードのみを置き換える」ことです。
この結果は正式な事務書類にとって重要である。 多くのWordファイルには画像、表、段落スタイル、フィールドの説明が含まれており、手動でコピーして貼り付けて修正すると、誤ってフォーマットを破壊する可能性があります特別なWord一括検索置換機能を使用して操作をテキストのマッチングと置換に集中して、他のコンテンツへの影響を減らすことができます。
操作手順1: Wordツールで検索置換機能を開く
スタート HeSoft Doc Batch Tool その後、まず左側のナビゲーションで「Wordツール」を選択します。 画面の右側には、透かしの追加、空白の削除、フォーマットの変換、画像のエクスポートなど、Word関連のバッチ機能がいくつか表示されています。 この記事では、Wordファイルの本文にあるキーワードを変更するので、「Word内のキーワードを検索して置き換える」を選択する必要があります。
スクリーンショットのこの機能はWordツールリストの第1項にあり、Wordコンテンツキーワードの置換の入り口であることを示している。 正しい機能を選択する目的は、他のタイプの文書処理タスクに入るのではなく、「ファイルのインポート、キーワードの設定、保存場所、処理の開始」を中心に展開することです。
操作手順2: 一括置換が必要なWordファイルをインポートします
機能ページに入ったら、最初のステップは処理するレコードを選択することです。 ページ上部には、「ファイルの追加」と「フォルダからファイルをインポート」という2つの一般的なポータルがあります。 ファイルが異なる場所に分散している場合は、1つずつ追加できます処理待ち文書が同じフォルダにある場合は、フォルダから直接インポートする方が効率的です。
例には6つのレコードがインポートされており、各ファイルの名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間がリストに表示されます。 拡張子はdocxと表示され、パスはD:\ test \ ディレクトリにあります。 インポート後、2つのことを重点的にチェックしなければならない。1つはファイル数が正しいかどうか、2つはファイルパスが宛先フォルダかどうかである。 間違いがないことを確認してから、下部の「次へ」をクリックします。
リストに処理しないファイルが表示された場合は、右側の操作領域から削除できますインポートしたファイルが全く間違っている場合は、「空にする」をクリックして再度追加できます。 一括処理前のファイル確認は、後続の置換がどのドキュメントに適用されるかを決定するため、非常に重要です。
操作手順3: 正確な検索を選択し、古い単語と新しい単語を入力します
2番目のステップ「処理オプションの設定」に入ったら、まず検索方法を設定します。 スクリーンショットで選んだのは「正確にテキストを探す」で、原文が何なのか、何に置き換えるのかを明確に知るのに適している。 例えば、オーストラリアを正確にカナダに、USAを正確にJapanに置き換えるには、この方式を使うべきです。
ページの下には、左側の「検索するキーワードのリスト」が古い単語を入力するために使用され、右側の「置換されたキーワードのリスト」が新しい単語を入力するために使用されます。 この例では、左側の2行はオーストラリア、USA、右側の2行はカナダ、Japanです。 ここの行番号は対応関係です。1行目は1行目、2行目は2行目です。 ルールが正しく入力されていれば、ソフトウェアはインポートされた複数のWordファイルで同じルールセットで置換を実行できます。
複数のキーワードを記入するときは、まず置換関係をリストに整理することをお勧めします。例えば、「旧語A → 新語A」「旧語B → 新語B」左右の2つのリストに入力します。 これにより、USAをカナダに誤記したり、オーストラリアをJapanに誤記したりするなどの対応ミスを避けることができます。 英語の内容では、大文字と小文字、スペース、ハイフンにも注意してください。正確な検索は入力テキストに従って一致します。
操作手順4: ウィザードに基づいて保存と処理を完了します
キーワードの設定が完了したら、「次へ」をクリックします。 画面上のフローヒントによると、その後は「保存場所の設定」と「処理の開始」の2つの部分がある。 保存場所を設定するときは、唯一のオリジナルを直接上書きしないことをお勧めします。特に正式な契約書、顧客資料、アーカイブが必要な書類を処理する場合。 新しい出力フォルダを作成して、処理したword文書をそこに保存して、元のファイルとの比較を容易にすることができます。
処理を開始すると、ソフトウェアはインポートリストに基づいて1.Docxから6.Docxを順番に処理し、設定したキーワードルールを各ファイルに適用します。 処理が完了したら、少なくともいくつかの文書を抽出することをお勧めします。開いた後、古い単語がまだ存在するかどうかを検索し、新しい単語が置換されているかどうかを確認し、文書のレイアウト、画像、表が正常かどうかを確認します。
よくある質問と注意事項
1.処理前にファイルリストを確認するのはなぜですか?一括置換はリスト内のすべてのファイルに影響するからです。 誤って関連しない文書をタスクに追加すると、不必要な修正が生じる可能性があります。 インポート後に名前、パス、数量をチェックすることは、最も基本的なエラー防止手順です。
2.どのような状況に適しているかを正確に検索しますか?原語の明確さ、書き方に適した内容を正確に検索します。例えば、国家名、会社名、製品型番、番号、統一用語などです。 原文に複数の書き方がある場合は、それぞれ複数行のキーワードを追加するか、状況に応じて別の検索方法を選択する必要がある。
3.置换后のキーワードを空にすることはできますか?スクリーンショットに「入力しないと削除を表示します」と表示されます。 これは、右側に内容を記入しない場合、左側で見つかったキーワードを削除する可能性があることを意味します。 削除ではなく置換を目指している場合は、必ず新しい単語を記入してください。
4.大文字と小文字の問題をどのように処理しますか?ページには「アルファベットの大文字と小文字を無視する」オプションがあります。 チェックするかどうかは実際の文書を参照してください。 英語のキーワードの大文字と小文字が統一されていない場合は、このオプションの使用を検討してください大文字と小文字自体に意味がある場合は、慎重に使用することをお勧めします。
5.一括交換後、どのように検査しますか?処理後のファイルを開いたり、Wordで古いキーワードを検索したりして、古い単語が残っているかどうかを確認できます。 新語の出現位置が合理的かどうかもチェックする。 重要な資料については、まず少量の書類で試運転してから、すべての書類を一括処理することをお勧めします。
まとめ
複数のdocx文書の古い単語を新しい単語に統一的に変更するには、「ファイル範囲」と「置換ルール」を一度に明確に設定することが重要です。 HeSoft Doc Batch Tool オフィスシーン向けの一括処理ソフトとして、ユーザーが複数のWordファイルをインポートし、複数のキーワードの対応関係を集中的に配置し、ウィザードに従って保存と処理を完了するのに役立ちます。 ドキュメントを1つずつ開いて手動で置き換えるよりも、時間を大幅に節約し、変更漏れの確率を下げることができます。 Wordの資料を維持している場合は、古い単語と新しい単語のリストを整理してから、一括検索置換機能を使用して統一的に更新することをお勧めします。