多くのWord、docxまたはdoc文書は、コピー、変換、整理後に多くの余分な改行が発生し、ファイルを一つずつ開いて手動で削除するのは時間がかかるだけでなく、見逃しやすい。 本文は HeSoft Doc Batch Tool 例えば、Wordのキーワードを検索して置換する機能で、Word文書のハード改行とソフト改行を一括認識し、空に置き換えて、複数のファイルの改行を一度に削除する方法を示します論文資料、webページのコピーテキスト、OCR文書、一括レイアウト整理シーンに適しています。
Word文書を整理するとき、最もよく見られる問題の一つは改行文字が多すぎることである。 例えば、webページ、PDF、OCR認識結果や他のシステムからWordに文字をコピーすると、本文には多くのキャリッジリターンやソフトキャリッジリターンが混ざっている可能性があります段落がバラバラになったり、ページの空白が多くなったり、読書やレイアウトが不便になったりする。 ファイルが1つしかない場合は、手動でWordの検索で置き換えることもできますしかし、数十個から数百個のdocx、docファイルがあれば、一つずつ開いたり、検索したり、置換したり、保存したりすると非常に繰り返し間違いやすい仕事になります。
本稿で紹介するやり方は、オフィスソフトを使うことです。 HeSoft Doc Batch Tool 」のWord一括処理能力は、複数のWordファイルの改行を統一的に検索し、空の内容に置き換えることで、Word改行を一括削除することができる。 プロセス全体は、Wordのレイアウトを一括して整理したり、余分な空白行を削除したり、誤って切断されたテキストコンテンツをマージしたりする必要があるユーザーに適しています。
適用シーン: 改行を一括削除するのに適したWordファイル
Word改行を一括削除するのは、ページをコンパクトにするためだけではなく、通常、フォーマットの異常な文書を一括整理するために使用されます。 例えば、文書がPDFからWordに変換されると、各行の末尾に改行がある可能性がありますwebページでコピーした資料をWordに貼り付けると、段落内が強制的に切断されますOCRで認識された文字は常に一行であるいくつかの歴史的なdoc文書は、多くの人が編集した後、多くの空白行が現れた。
これらの問題が複数のファイルに分散されている場合、手作業は非常に非効率的になります。 HeSoft Doc Batch Tool の位置付けはオフィスファイルの一括処理で、一度に複数のWordファイルに一括適用することで、重複操作を減らす。 行政文書の整理、資料の編集、論文の素材の洗浄、契約テンプレートの規範化、トレーニング資料のレイアウトなどのタスクに対して、改行を一括検索することは処理時間を著しく短縮することができる。
効果プレビュー: 処理前のword文書に大量の改行文字が存在する
処理前のスクリーンショットから分かるように、Wordページには書式マークが表示され、赤枠の位置には連続した改行や空白行が存在する。 本文はもともと連続して読むべきだが、余分なキャリッジリターンで中間に大きな空白ができ、後ろの箇条書きの内容が下に押し出された。 このような問題は、多くのWord文書で発生すると、1つずつ削除するのが面倒になる。
ここで注意したいのは、Wordでよく見られる改行は1種類だけではないということです。 通常のキャリッジリターンは通常段落の終わりを表し、ソフトキャリッジリターンは段落内の改行によく使われます。 異なるソースの文書は、この2種類の改行が混在している可能性があるため、一括処理時には、ハード改行とソフト改行を同時に考慮して、処理後も残っていないようにすることが望ましい。
効果プレビュー: 処理後改行が一括削除されました
処理後のスクリーンショットでは、元の大きなブロックの空白領域が消え、文字の内容が連続して統合されている。 つまり、ソフトウェアはドキュメント内の改行を検索し、設定に従って空のコンテンツに置き換えました。 この処理方式は、バラバラなテキストを連続した段落に素早く統合する必要があるシーンには非常に直接的である。
もちろん、改行を削除するとテキストがよりコンパクトになります。 完全に削除するのではなく、改行をスペース、コンマ、その他の区切り文字に置き換える場合は、置換内容に対応する文字を入力することもできます。 本稿では「記入しなければ削除」の使い方を重点的に示した。
操作手順1: Wordツールに入り、「置換機能の検索」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側のナビゲーションで「Wordツール」を選択します。 スクリーンショットには、ツールリストに「Wordのキーワードを検索して置換」機能があり、Wordファイルの内容のキーワードを一括検索して置換することが説明されています。 改行を削除するには、本質的に改行を特殊なキーワードとして検索し、置換内容を空白にします。
この機能に入ると、処理するレコードを選択してから、処理オプションを設定し、保存場所を設定して、処理を開始するという手順に従います。 このようなプロセスは、バッチファイルタスクに適しており、本番実行前にファイルリストと置換ルールをチェックできます。
操作手順2: 処理が必要なWordファイルを追加します
「Wordのキーワードを検索して置換」に入ったら、最初のステップは処理するレコードを選択することです。 画面の右上には、「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」の2つのポータルがあります。 少量のドキュメントだけを処理する場合は、「ファイルを追加」をクリックします1つのフォルダ内の複数のdocxまたはdocファイルを処理する場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用すると便利です。
スクリーンショットには6つのdocxファイルがインポートされており、シリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間がリストに表示されます。 導入後は、まずパスが正しいかどうかをチェックし、処理する必要のない文書をタスクに追加しないようにすることをお勧めします。 ファイルを処理する必要がない場合は、列の削除アイコンを操作してリストから移動できます。 ファイルに間違いがないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックします。
操作手順3: 改行コードの検索と削除ルールの設定
ステップ2では、処理オプションを設定します。 スクリーンショットでは「テキストを正確に検索」が選択されています。これは、指定した内容で改行変数を検索するのに適しています。 画面の左側は「検索するキーワードリスト」、右側は「置換後のキーワードリスト」、右側は「入力しないと削除」と表示されます。 これがWord改行を一括削除する鍵です。
左側のキーワードリストに2つの変数を入力します。 名前から分かるように、Wordの改行タイプを表すために使用され、一方は普通の改行に対応し、もう一方はソフト改行に対応する。 改行を削除するので、右側の「置換後のキーワードリスト」は空白のままにしておくとよい。 このようにして、ソフトウェアはバッチ処理時に、これらの改行を探して空の内容に置き換えます。
文書が改行を削除するだけの場合は、変数の1つだけを入力することもできます。 しかし、実際のオフィス文書では、ハードリターンとソフトリターンが混在していることが多いので、2行のルールを同時に追加することをお勧めします。 設定が完了したら「次へ」をクリックします。
操作手順4: 保存場所を設定し、一括処理を開始します
置換ルールの検索が完了したら、インタフェースフローに従って保存場所の設定を続けます。 Word文書を一括処理する場合は、元のファイルを直接上書きするのではなく、処理したファイルを新しいフォルダに保存することをお勧めします。 これにより、一部のドキュメントがすべての改行を削除するのに適していない場合でも、元のファイルに戻ってルールを再設定できます。
最後に「処理の開始」ステップに進み、ファイル数、処理ルール、保存場所に問題がないことを確認してからタスクを実行します。 ソフトウェアはリストごとにWordファイルを処理し、ドキュメントの改行を空に置き換えます。 処理が完了したら、出力ファイルを開いてページ効果をチェックし、空白行が消え、テキストが連続して表示されている場合は、改行文字の一括削除が完了していることを示します。
よくある質問と注意事項
1.改行を削除した后に文字がすべて一绪になっているのはなぜですか?改行を空白に置き換えることを示しているからです。 段落間に間隔を置く場合は、改行を空白ではなくスペースやその他の区切り文字に置き換えることができます。
2. docとdocxの両方で処理することはできますか?スクリーンショットのサンプルファイルはdocxです。 ツールはWord一括処理ツールで、通常はWordファイルシーンに使用されます。 実際に使用する場合は、まず少量のdoc、docxファイルでテストし、出力効果が期待通りであることを確認してから一括して実行することをお勧めします。
3.2つの改行変数を同時に記入するのはなぜですか?Wordには通常の改行とソフト改行が存在する可能性があります。 一方だけを処理し、もう一方は保留する可能性があります。 {Hesoft.word.new_line} と {hesoft.word.soft_new_line} を使用すると、より多くの状況をカバーできます。
4.バッチ処理前にバックアップは必要ですか?バックアップを推奨します。 改行を一括削除すると、文書のレイアウトが変更され、特にタイトル、リスト、作成者情報などの位置もマージされる可能性があります。 個別の出力ディレクトリを使用する方が安全です。
まとめ
Wordファイルの改行を一括置換または削除することは、基本的に改行を特殊なキーワードとして検索置換することである。 助けを借りる HeSoft Doc Batch Tool 、一度に複数のWord、docxファイルをインポートし、 {hesoft.word.new_line} と {hesoft.word.soft_new_line} を統一的に設定し、コンテンツを空白に置き換えることで一括削除できます。 Wordを一つずつ開いて手動で整理するよりも、大量の文書の標準化整理に適しています。 まずいくつかのサンプル文書を選んで効果をテストし、間違いがないことを確認してからフォルダ全体を一括処理して、文書の洗浄を安全かつ効率的に完了することをお勧めします。