複数のword文書に重複して現れるキーワードに対して、手動で一つずつ検索して置換するのが効率的ではなく、間違いやすい。 本文は HeSoft Doc Batch Tool 複数のdocxファイルのキーワード一括置換プロセスを実演する: Wordのキーワード機能を検索して置換することを選択し、ファイルをインポートし、オーストラリアからカナダ、USAからJapanなどの複数の置換ルールを設定しますオフィススタッフがドキュメントの内容を迅速に更新できるように支援します。
フォルダにword文書が1つしかない場合は、手動で開いてから検索で置き換えるのは複雑ではありません。 しかし、実際のオフィスでは、私たちがよく直面しているのは、複数の契約テンプレート、複数の製品説明文書、複数のレポート添付ファイル、複数のトレーニングコースウェアの関連資料中には同じキーワードや似たキーワードが含まれています。 これらのキーワードを統一的に更新する必要があると、docxファイルを開いて操作すると、時間がかかり、間違いやすい重複労働になる。
この記事では、複数のdocxドキュメントキーワードを一括検索して置換する必要があることを中心に展開し、どのように使用するかを示します HeSoft Doc Batch Tool Wordファイルの内容の一括修正を完了します。 例では、フォルダには6つのword文書があり、文書の内容の中のAustraliaをカナダに、USAをJapanに変更する必要がある。 このケースを国名に置き換えることも、会社名、ブランド名、項目名、番号、住所、連絡先などのオフィスフィールドの統一的な更新に類比することもできます。
適用シーン: 複数のWordコンテンツを統一的に更新する必要がある場合に特に適しています
Word文書のキーワードを一括交換する核心的な価値は、重複して開く、重複して検索する、重複して保存するプロセスを減らすことである。 これは、契約書、契約書、見積書、通知書の会社名と住所の変更など、テンプレート類のファイルの更新に特に適しています2つ目は資料類の書類の改訂である例えば、製品マニュアルの古いモデルが新しいモデルに変更され、トレーニング資料の古い用語が新しい用語に変更されました。例えば、複数のレポートの顧客名、地域名、プロジェクトコードは統一する必要があります。
これらのシーンでは、キーワードが複数あり、文書も複数あります。 手動処理では、ユーザーはWordごとに最初の単語を繰り返し検索し、最初の単語を置き換え、2番目の単語を検索し、2番目の単語を置き換える必要があります。 数十件の文書と十数組のキーワードがあれば、仕事量は倍増する。 オフィスソフトウェアの一括処理機能を使用すると、すべてのファイルを同じタスクにインポートし、すべてのキーワードの対応関係を一度に設定して、ソフトウェアを自動的に実行させることができます。
処理前の効果: 複数のWordファイルと置換対象コンテンツ
処理前のファイルのスクリーンショットから、現在のフォルダには6つのword文書があり、ファイル名は1.Docxから6.Docxの順であることがわかります。 これらはすべてdocx形式で、一般的なword文書形式です。 このような番号で保存された一括資料については、一つずつ検査して修正すると、すべての書類が処理されることを保証することは難しい。
処理前の文書の内容を見ると、ページには表と画像付きのword文書があり、左側のリンゴの品種情報にはCountry of originの後ろにオーストラリアがあり、右側の対応フィールドの後ろにUSAがある。 スクリーンショットの赤い矢印は、交換が必要な2つのキーワードの位置を示しています。 文書には画像、表枠、太字テキスト、段落改行などのレイアウト要素があるため、ユーザーは通常、文字だけを変更して、元の文書構造を破壊しないようにしたい。
処理後の効果: 指定したキーワードが置き換えられ、文書のレイアウトが正常に保たれる
一括検索置換が完了した後、処理されたword文書を開くと、オーストラリアとマークされていた場所がカナダに、USAとマークされていた場所がJapanになっていることがわかります。 他のコンテンツは元の構造を維持しています。例えば、画像は元の位置にあり、テーブルの列はまだ存在し、フィールドタイトルはCountry of originは太く表示されたままです。
この結果はオフィスシーンにとって非常に重要です。 ユーザーが必要としているのは、新しい空白文書を再生成するのではなく、元のWord資料に基づいて指定した文字を正確に修正することです。 一括置換機能により、手動で編集することなく、複数のdocxファイルを同じキーワードルールセットで更新することができます。
操作手順: 機能選択からキーワードルール設定まで
手順1: Wordツールでキーワード置換機能を見つける
スタート HeSoft Doc Batch Tool 左側のメニューには、トップページ、タスクフロー、すべてのツール、ファイル名、フォルダ名、ファイル整理、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツールなどの分類が含まれています。 今回のタスクはWord文書の内容を処理しているので、Wordツールの分類に入る必要がある。
Wordツールのリストで、「Word内のキーワードを検索して置換」を選択します。 スクリーンショットのこの機能は第1項にあり、機能はWordファイルの内容のキーワードを一括検索して置き換えることを示しています。 この項目を選択すると、Wordテキストの内容を一括修正するためのプロセスに入ることができます。
このステップの予想される結果は、ツールの概要インタフェースにとどまるのではなく、段階的な処理ページに入ることです。 初めて使用するユーザーにとっては、機能名を確認することが重要です。同じソフトウェアにフォントの段落形式の変更、画像の削除、画像の置換、Word形式の変換などの機能がある可能性があるからです解決した問題は違います。
ステップ2: 一括処理が必要なdocxファイルをインポートする
Wordのキーワードを検索して置換する機能に入ると、ページはまず処理するレコードを選択します。 一番上には、ファイルの追加とフォルダからのファイルのインポートの2つの主要なポータルがあります。 ファイルを追加することは、少数の指定文書を選択するのに適していますフォルダからファイルをインポートすることは、ディレクトリ内の複数のWord資料を一度にインポートするのに適しています。 スクリーンショットには6つのdocxファイルが正常にインポートされ、リストにはファイル名、パス、拡張子、作成時間、変更時間が表示されています。
インポート後、次のステップを急いではいけません。まず、3点をチェックすることをお勧めします。1つ目は、記録数が予想と一致しているかどうか、スクリーンショットの下部に記録数が6と表示されていることです2つ目は、ファイルパスが正しいかどうか、間違ったフォルダを処理しないようにすることです3つ目は、拡張子が今回のタスクの要件を満たしているかどうか、例はdocxです。 間違いがないことを確認したら、一番下の「次へ」をクリックして処理オプションの設定に入ります。
ファイルが処理に参加しないことがわかった場合は、リストの右側の操作列で対応するレコードを削除できます。 インポートしたファイルが全体的に間違っている場合は、クリアしてから再度選択することもできます。 このインポート前のチェックは、特に正式な文書を一括修正する場合に必要な、後続のやり直しを減らすことができます。
ステップ3: 正確な検索テキストと置換後のキーワードリストを設定する
「処理オプションの設定」ページでは、まず検索方法を選択する必要があります。 スクリーンショットでチェックされているのは正確にテキストを検索することです。横には式を使ってテキストを検索するオプションがあります。 知られているキーワードの代替タスクについては、例えばオーストラリアをカナダに、USAをJapanに置き換えることを明確にし、正確な検索テキストを使う方が理解しやすく、一般のオフィスユーザーにも適している。
ページの下には2つの重要な入力領域があります。左側は検索するキーワードのリスト、右側は置換されたキーワードのリストです。 それらは行番号で対応します。 スクリーンショットの設定は、左側の1行目オーストラリア、右側の1行目カナダです左側の2行目USA、右側の2行目Japan。 このように構成すると、ソフトウェアはword文書ごとに、左側のキーワードを順番に検索し、右側の同じ行の新しいキーワードに置き換えます。
もっとキーワードを扱う場合は、行ごとに追加し続けることができます。 例えば、3行目に旧会社名を記入し、右側の3行目に新会社名を記入する4行目に旧製品の型番を記入し、右側の4行目に新製品の型番を記入する。 記入するときは、左右の行数を一致させて、記入漏れやずれが発生したり、キーワードを間違った内容に置き換えたりしないようにしてください。 内容の多い置換表については、まず表で対応関係を整理してから、ソフトウェアにコピーして配置することをお勧めします。
ステップ4: 必要に応じて追加オプションを調整する
検索方法の下には、文字の大文字と小文字を無視したり、単語の一部ではなく完全な単語にマッチしたりするオプションがあります。 これらのオプションは、キーワードの一致範囲に影響します。 例えば、キーワードが文書の中で大文字と小文字が異なる場合、大文字と小文字を無視することが考えられるキーワードが短く、他の単語の一部である可能性がある場合、完全な単語にマッチすると、誤置換のリスクが軽減されます。
スクリーンショットの例では、主に正確なテキスト置換を示し、追加チェックした結果は示していません。 そのため実際に使用する際は、ドキュメントの内容に合わせて慎重に選択することをお勧めします。 正式な書類については、まず1、2部のコピーでテストし、交換範囲が予想通りであることを確認してから、すべての書類を一括処理するのが妥当な方法である。
ステップ5: 保存場所を設定して処理を開始する
ページ上部のプロセスから、この機能は、処理するレコードの選択、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理開始の4段階に分けられます。 キーワードの設定が完了したら、「次へ」をクリックして保存場所の設定に進みます。 保存場所は、処理後のWordファイルを保存するために使用します。 処理前後の効果を比較しやすいように、新しい出力フォルダを選択することをお勧めします。
最後に処理開始段階に入ると、ソフトウェアは先にインポートしたファイルリストに従ってword文書を1つずつ処理し、キーワードリストに基づいて一括検索置換を実行します。 処理が終わったら、出力フォルダ内の結果文書を開いて、いくつかの種類の内容を重点的にチェックします。置換されたキーワードが正しいかどうか、指定されていない内容が変わらないかどうか、表と画像のレイアウトが正常かどうか。 スクリーンショットの処理後の効果は、オーストラリアとUSAが新しい国名に置き換えられたことを示している。
よくある質問と注意事項
キーワードの置換は画像や表に影響しますか?
サンプル効果から見ると、文書中の画像と表構造は処理後も存在し、置換は主にテキストキーワードで行われる。 複雑なレイアウトを持つword文書では、処理後もいくつかの結果文書を開いて照合することをお勧めします。特に、表、画像、特殊な形式のページが含まれています。
インポートリストをチェックする理由
バッチ処理は効率的ですが、間違ったファイルを選択するとエラーが急速に拡大されることを意味します。 インポート後にファイル名、パス、拡張子、レコード数をチェックすると、問題を事前に発見することができます。 スクリーンショットのリストには、6つのレコードと各ファイルのパスがはっきり表示されています。これが処理前に範囲を確認する重要な根拠です。
置換語が空になるとどうなるか
設定エリアの右側のヒントが入力されていない場合は削除を示し、置換後のキーワードが空白の場合は、対応する検索語を削除するために使用される可能性があることを示します。 削除ではなく置換を目標としている場合は、右側の対応する行に新しい内容が入力されていることを確認してください。 バッチタスクを開始する前に、特に右側のリストに誤って削除された空白行がないかどうかをチェックします。
どのようにして誤置換リスクを低減するか
誤置換は、通常、キーワードが短すぎたり、コンテキストがユニークでなかったり、行番号に対応するエラーから発生します。 リスクを軽減する方法は、より完全なキーワードを使用することです必要に応じて完全な単語を選択する処理前に元のファイルをバックアップするまず少量の文書でテストする処理後に重要なファイルを抽出する。 契約書、入札書、財務資料などの重要な文書については、これらの手順は省略してはならない。
まとめ: 複数のWordの重複修正を一括処理ツールに渡す
複数のdocx文書キーワードを一括検索して置き換えるのは、典型的な高重複、低創造的なオフィスタスクである。 手動で修正するのは時間がかかるだけでなく、修正や修正を見逃しやすい。 通過 HeSoft Doc Batch Tool 、ユーザーはWordツールでWordのキーワードを検索して置換し、複数のWordファイルをインポートし、複数の検索語と置換語を設定して、処理結果を一括して出力することができます。
Wordファイルの内容を一括修正する必要があるユーザーは、交換リストを整理してから、本稿の手順に従うことをお勧めします。 Docxファイルの国名、会社名、製品モデル、その他の固定フィールドでも、置換関係が明確であれば、バッチ処理で効率を高めることができますドキュメントの更新作業をより安定して制御できるようにします。