De nombreux documents Word, docx ou doc apparaîtront après la copie, la conversion et l'organisation d'un grand nombre de sauts de ligne redondants. Ouvrir les fichiers un par un et les supprimer manuellement prend non seulement du temps, mais est également facile à manquer. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, montrez comment utiliser la fonction «Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word» pour identifier les sauts de ligne durs et les sauts de ligne logiciels dans le document Word par lots, et les remplacer par des espaces vides, supprimant ainsi les sauts de ligne dans plusieurs fichiers à la fois, ce qui convient aux documents, au texte de copie de page Web, aux documents OCR et aux scènes de composition par lots.
L'un des problèmes les plus courants lors de l'organisation d'un document Word est le nombre excessif de sauts de ligne. Par exemple, après avoir copié du texte à partir de pages Web, de PDF, de résultats d'identification OCR ou d'autres systèmes vers Word, le texte principal peut être mélangé avec un grand nombre de retournements et de retournements logiciels, ce qui entraîne des paragraphes démontés, des pages plus vierges et des inconvénients pour la lecture et la composition. S'il n'y a qu'un seul fichier, il peut être traité manuellement avec la recherche et le remplacement de Word; mais s'il y a des dizaines, voire des centaines de fichiers docx et doc, ouvrez, recherchez, remplacez et enregistrez un par un, cela deviendra un travail très répétitif et sujet aux erreurs.
La pratique décrite dans cet article est d'utiliser un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool La capacité de traitement par lots de Word dans ", rechercher uniformément les sauts de ligne dans plusieurs fichiers Word et les remplacer par du contenu vide, afin de réaliser la suppression par lots des sauts de ligne Word. L'ensemble du processus convient aux utilisateurs qui ont besoin de nettoyer la composition Word par lots, de supprimer les lignes vides redondantes et de fusionner le contenu texte qui a été déconnecté par erreur.
Scènes applicables: quels fichiers Word conviennent pour supprimer des sauts de ligne par lots
La suppression par lots des sauts de ligne Word ne vise pas seulement à rendre les pages plus compactes, elle est généralement utilisée pour organiser par lots des documents au format inhabituel. Par exemple, une fois qu'un document est converti d'un PDF en Word, il peut y avoir un changement de ligne à la fin de chaque ligne; une fois que les données copiées sur la page Web sont collées dans Word, le paragraphe est forcé de se déconnecter; le texte reconnu par l'OCR est souvent une ligne; il y a aussi quelques documents historiques. Un grand nombre de lignes vides apparaissent après que plusieurs personnes l'aient édité.
Si ces problèmes sont répartis dans plusieurs fichiers, le traitement manuel est très inefficace. HeSoft Doc Batch Tool Le positionnement est le traitement par lots de fichiers de bureau, qui est appliqué par lots à plusieurs fichiers Word en une seule configuration, ce qui réduit les opérations en double. Pour des tâches telles que le tri de documents administratifs, la compilation de données, le nettoyage du matériel de thèse, la normalisation des modèles de contrat et la composition du matériel de formation, la recherche par lots de sauts de ligne de remplacement peut considérablement raccourcir le temps de traitement.
Aperçu de l'effet: il existe un grand nombre de sauts de ligne dans le document Word avant le traitement
À partir de la capture d'écran avant le traitement, vous pouvez voir que la marque de format est affichée dans la page Word et qu'il y a des sauts de ligne consécutifs ou des lignes vides à la position de la boîte rouge. Le texte principal était censé être lu en continu, mais en raison d'un retour excessif dans la voiture, un grand espace vide est apparu au milieu, et le contenu du symbole de l'élément derrière a été pressé en bas. Si de tels problèmes apparaissent dans de nombreux fichiers Word, la suppression copie par copie sera très fastidieuse.
Il convient de noter ici qu'il n'y a pas qu'une seule nouvelle ligne commune dans Word. Le retour ordinaire indique généralement la fin du paragraphe, tandis que le retour souple est souvent utilisé pour changer de ligne dans le segment. Des documents de différentes sources peuvent utiliser un mélange de ces deux types de nouvelles lignes, il est donc préférable de considérer à la fois le retour de ligne dur et le retour de ligne souple lors du traitement par lots pour éviter les résidus après le traitement.
Aperçu de l'effet: les sauts de ligne sont supprimés en masse après le traitement
Dans la capture d'écran après traitement, la grande zone vierge d'origine a disparu et le contenu du texte a été continuellement fusionné. En d'autres termes, le logiciel a trouvé les sauts de ligne dans le document et les a remplacés par du contenu vide selon les paramètres. Pour les scènes qui doivent fusionner rapidement du texte fragmenté en paragraphes consécutifs, cette méthode de traitement est très directe.
Bien sûr, le texte devient plus compact après la suppression des sauts de ligne. Si votre objectif n'est pas de supprimer complètement, mais de remplacer les sauts de ligne par des espaces, des virgules ou d'autres séparateurs, vous pouvez également remplir les caractères correspondants dans le contenu de remplacement. Cet article se concentre sur l'utilisation de «supprimer sans remplir».
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la navigation de gauche. Vous pouvez voir dans la capture d'écran qu'il y a une fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans la liste d'outils, et sa description est de rechercher et de remplacer par lots les mots-clés dans le contenu du fichier Word. Nous voulons supprimer les sauts de ligne, essentiellement rechercher les sauts de ligne en tant que mot clé spécial, puis laisser le contenu de remplacement vide.
Après avoir entré cette fonction, les opérations de suivi suivront le processus: sélectionnez d'abord l'enregistrement à traiter, puis définissez les options de traitement, puis définissez l'emplacement de sauvegarde, et enfin commencez le traitement. Un tel processus convient aux tâches de fichiers en vrac, où la liste des fichiers et les règles de remplacement peuvent être vérifiées avant leur exécution formelle.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word", la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Deux entrées, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir d'un dossier", sont fournies en haut à droite de l'interface. Si vous ne traitez qu'un petit nombre de documents, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers"; si vous souhaitez traiter plusieurs fichiers docx ou doc dans un dossier, il est plus pratique d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran et la liste affiche le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Après l'importation, il est recommandé de vérifier si le chemin est correct pour éviter d'ajouter des documents qui n'ont pas besoin d'être traités à la tâche. Si un fichier n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez déplacer la liste en accédant à l'icône de suppression de la colonne. Après avoir confirmé que le fichier est correct, cliquez sur "Suivant" en bas.
Étape 3: Définir les règles de recherche et de suppression des sauts de ligne
La deuxième étape consiste à définir les options de traitement. La sélection dans la capture d'écran est "Recherche précise du texte", ce qui nous convient pour rechercher des variables de nouvelle ligne par contenu spécifié. Le côté gauche de l'interface est "Liste des mots-clés à rechercher", le côté droit est "Liste des mots-clés remplacés" et le côté droit indique "Si vous ne remplissez pas, vous supprimez". C'est exactement la clé pour supprimer en masse les sauts de ligne Word.
Remplissez deux variables dans la liste de mots-clés de gauche: {hoft. word.new_line} et {hesoft.word.soft_new_line}. On peut voir à partir du nom qu'ils sont utilisés pour représenter le type de changement de ligne dans Word, dont l'un correspond à un changement de ligne normal et l'autre à un changement de ligne doux. Puisque nous voulons supprimer les sauts de ligne, la "liste de mots clés remplacés" à droite reste vide. De cette manière, le logiciel recherchera ces sauts de ligne et les remplacera par du contenu vide lors du traitement par lots.
Si votre document n'a besoin que de supprimer un type de changement de ligne, vous pouvez également remplir une seule variable. Cependant, dans la documentation réelle du bureau, la voiture de retour dur et la voiture de retour souple sont souvent mélangées. Il est recommandé d'ajouter deux lignes de règles en même temps pour une manipulation plus approfondie. Une fois les paramètres terminés, cliquez sur "Suivant".
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
Après avoir terminé la recherche des règles de remplacement, suivez le processus d'interface pour continuer à définir l'emplacement de sauvegarde. Lors du traitement par lots d'un document Word, il est recommandé d'enregistrer le fichier traité dans un nouveau dossier au lieu d'écraser directement le fichier d'origine. De cette façon, même si vous constatez que certains documents ne sont pas adaptés pour supprimer tous les changements de ligne, vous pouvez revenir au fichier d'origine et réinitialisez les règles.
Enfin, entrez l'étape "Démarrer le traitement", effectuez la tâche après avoir confirmé qu'il n'y a pas de problème avec le nombre de fichiers, les règles de traitement et l'emplacement de sauvegarde. Le logiciel traitera les fichiers Word un par un selon la liste et remplacera les sauts de ligne dans le document par des vides. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de sortie pour vérifier l'effet de la page. Si les lignes vides disparaissent et que le texte s'affiche en continu, cela signifie que la suppression par lots des sauts de ligne est terminée.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi tous les mots sont-ils connectés ensemble après avoir supprimé des sauts de ligne?Parce que cet article montre que le caractère de nouvelle ligne est remplacé par vide. Si vous souhaitez qu'il y ait encore des intervalles entre les paragraphes, vous pouvez remplacer les sauts de ligne par des espaces ou d'autres séparateurs au lieu de les laisser vides.
2. doc et docx peuvent-ils gérer?L'exemple de fichier dans la capture d'écran est docx. Les outils appartiennent à l'outil de traitement par lots Word et sont généralement utilisés dans les scènes de fichiers Word. En utilisation réelle, il est recommandé de tester avec une petite quantité de fichiers doc et docx avant de confirmer que l'effet de sortie est conforme aux attentes.
3. Pourquoi remplir deux variables de nouvelle ligne en même temps?Il peut y avoir des nouvelles lignes ordinaires et des nouvelles lignes douces dans Word. Traitez seulement l'un d'entre eux, l'autre peut être conservé. Utilisez {heoft. word.new_line} et {heoft. word.soft_new_line} pour couvrir plus de situations.
4. Besoin de sauvegarde avant le traitement par lots?La sauvegarde est recommandée. La suppression par lots de sauts de ligne modifiera la composition du document, en particulier les positions telles que le titer, la liste et les informations sur l'auteur peuvent également être fusionnées. Il est plus sûr d'utiliser un répertoire de sortie séparé.
Résumé
Le remplacement ou la suppression par lots de sauts de ligne dans le fichier Word consiste essentiellement à rechercher et à remplacer les sauts de ligne en tant que mots-clés spéciaux. Avec l'aide HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez importer plusieurs fichiers Word et docx à la fois, définir uniformément {hesoft.word.new_line} et {hesoft.word.soft_new_line}, et supprimer par lots en laissant le contenu vide. Par rapport au nettoyage manuel de Word ouvert un par un, cette méthode est plus adaptée à l'organisation standardisée d'un grand nombre de documents. Il est recommandé de sélectionner quelques exemples de documents pour tester l'effet, puis de traiter l'ensemble du dossier par lots après confirmation, afin de terminer le travail de nettoyage du document en toute sécurité et efficacement.