複数のdocxまたはdocドキュメントに類似するキーワードが多数存在する場合、Wordを1つずつ開いて手動で置き換えるのは効率的ではありません。 本文は HeSoft Doc Batch Tool 例えば、Wordツールで「Wordのキーワードを検索して置換」を使用し、式あいまい検索テキスト機能で正規表現のワイルドカードを記入し、3桁の大文字をAに置き換える方法を示します連続した数字をBに置き換えます。 文章は適用シーン、処理前後の効果、操作手順と注意事項を詳しく説明し、文書、脱感作資料、統一テンプレート内容を一括整理する必要があるユーザーに適している。
企業行政、教務管理、プロジェクト資料整理、契約テンプレートのメンテナンスなどの仕事では、Word文書の内容を統一的に変更する必要があることがよくある。 例えば、複数のdocx文書には英語の略語、コースコード、番号、ページ番号の引用、学時数字、その他のキーワードがあります。 手動処理では、最初のファイルを開いて置換を探し、閉じを保存する必要があります2番目のファイルを開いて、同じ動作を繰り返します。 書類が多いほど、重複労働が顕著になり、疲労による交換や誤った保存が容易になる。
これらの置換する内容がまったく同じ場合、通常の一括置換ツールは一部の問題を解決できるようになりました。 しかし、現実には「似ているが、完全には同じではない」という内容がよく見られる。例えばBOT、ELA、ABCは3文字、60、3、5は数字である。 このとき、正規表現やワイルドカード式を利用して、ソフトウェアがルールに沿って検索する必要があります。 この記事では、スクリーンショットを組み合わせて、どのように使用するかを説明します HeSoft Doc Batch Tool このオフィスソフトウェアは、複数のWordファイルを一括キーワードに置き換えて、ユーザーがdocx文書の内容を迅速に標準化できるようにします。
適用シーン: 複数のWordファイルの規則性テキストを一括修正する必要があります
本稿で紹介した方法は、ある単語だけではなく、規則に合ったテキストを対象としている。 例えば、スクリーンショットの文書にはBOT、ELAなどの3桁の大文字の略語があり、60、3、5などの数字もある。 3桁の大文字の略語をすべてAに、連続した数字をすべてBに置き換えたい。 このようなニーズは、「式あいまい検索テキスト」を使用するのに適しています。
次のシナリオは、この操作の考え方を参考にすることができます
- Wordのコードを一括置換:部門コード、コース番号、プロジェクトコード、製品の略語など。
- Docxの数字を一括で置き換えます工数、ページ番号、シリアル番号、統計値、番号フィールドなど。
- 一括脱感作word文書:名前の略語、番号、数字の断片を統一文字に置き換えて、資料のアーカイブや発信に便利です。
- テンプレートドキュメントの一括メンテナンス:複数のテンプレート内の古いプレースホルダ、古いフィールドルールを新しいプレースホルダに置き換えます。
- 英語の資料を一括処理する:論文、授業資料、説明文書でルールに合った英語の略語を探し、統一的に置き換える。
Wordに付属している単一文書の検索と交換より、一括処理ツールの価値は「ファイルレベルの一括」である。 コンテンツを置き換えるだけでなく、同じルールセットを複数のdocxファイルに適用することができ、頻繁にファイルを処理するオフィススタッフに適しています。
効果プレビュー: 複数の処理待ちファイルから統一置換結果まで
処理前: フォルダに複数のword文書があります
処理前のスクリーンショットによると、フォルダには1.docx、2.Docx、3.Docx、4.Docx、5.Docx、6.Docxの合計6つのWordファイルが存在する。 ここには6つの書類しかないが、実際の仕事では、同種の任務は数十件の議事録、数百件の学生資料、一括契約添付書類または大量の項目説明書にかかわる可能性がある。
Word文書の1つを開くと、コンテンツに置換が必要なテキストがいくつか表示されます。 タイトルにBOT、本文にELA、段落に60 hr。 赤い矢印は、置換する内容が異なる段落と異なる書式領域に分布していることを示す典型的な位置を示しています。
この场合、キーワードごとに手动で置き换えると、少なくとも复数の省略形と复数の数字を扱う必要があります。 さらに厄介なのは、文書によって略語と数字が完全に同じではない可能性があることです。 正規表現のワイルドカードは「具体語」を「マッチングルール」に抽象化し、複数のキーワードを入力する作業量を減らすことができる。
処理後: 式がマッチした内容は統一的に置き換えられます。
処理後のスクリーンショットでは、元の3桁の大文字の略語がAになり、連続した数字がBになった。 たとえばBOTはAに、エラはAに、60はBに置き換えられる。 ドキュメント内の他のルールに準拠した場所も同期して処理されます。
これは、一括置換はタイトルだけでなく、本文段落、リスト項目などのテキスト位置にも適用できることを示している。 コンテンツルールを統一する必要があるword文書では、この処理方法によって、手動で検索する時間が大幅に短縮されます。
操作手順: ウィザードに従ってWordワイルドカードの一括置換を完了します
手順1: Wordツールで一括検索置換機能を見つける
スタート HeSoft Doc Batch Tool 後、左側はツール分類ナビゲーションです。 スクリーンショットには「Wordツール」が選択されており、右側には複数のWord一括処理能力が表示されている。 今回は1つ目の機能を選択しますWordのキーワードを検索して置き換えます。
この機能の用途は明確です。Wordファイルの内容のキーワードを一括検索して置換します。 この記事では、ファイル名、画像、透かし、ページレイアウトではなく、複数のdocxファイルのテキストコンテンツを扱うため、この機能を選択するのが適切です。 入った後、ソフトウェアはステップフローを採用し、ユーザーは順番にファイルを追加し、ルールを設定し、保存場所を設定して処理を開始するだけです。
ステップ2: 一括置換が必要なdocxファイルをインポートする
「Word内のキーワードを探して置き換えます」に入ると、まず「処理したいレコードを選択します」に来ます。 ページの右上には、「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」という2つの一般的なポータルがあります。 スクリーンショットでは、1.docxから6.docxがリストに追加されています。パスはD:\ test \ 、拡張子はdocxです。
ファイルが別の場所に分散している場合は、 [ファイルの追加] を使用して分割して選択できます。 ファイルが1つのフォルダーにまとめられている場合は、「フォルダーからファイルをインポート」を使用した方が便利です。 インポート後、3つの内容を重点的にチェックすることをお勧めします。1つ目は、ファイル数が正しいかどうかです2つ目は、ファイルパスがターゲットディレクトリかどうかです3つ目は、拡張子が今回の処理範囲を満たしているかどうかです。 スクリーンショットの下部に表示されている記録数は6で、現在のタスクは6つの記録を処理することを示しています。
ファイルリストに間違いがないことを確認したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。 このステップの目的は、すぐに置き換えるのではなく、まず処理対象を特定して、エラーファイルにルールが適用されないようにすることです。
手順3: 検索方法を「式を使用してテキストをあいまいに検索」に設定します
ステップ2の「処理オプションの設定」に入ると、「検索方法」が表示されます。 ここでは、「テキストを正确に検索する」と「式を使用してテキストをあいまいに検索する」があります。 「古い会社名」を「新しい会社名」に置き換えるなど、置換する内容が固定語の場合は、正確な検索を使用できます。 ただし、この記事の例では、複数の異なる略語と数字が一致するため、選択する必要があります式を使用してテキストをあいまいに検索します。
左側の「検索するキーワードのリスト」には、次の2つの式がスクリーンショットに入力されています
- [A-Z]{3}: 連続する3つの大文字のアルファベットにマッチすることを意味します。
- \ D: 1つ以上の連続した数字にマッチすることを意味します。
右側の「置換されたキーワードリスト」に、次の2つの置換内容を入力します
- A: 左側の最初の式が一致する内容を置き換えるために使用します。
- B: 左側の2番目の式が一致する内容を置き換えるために使用します。
このステップは非常に重要です。 ソフトウェアは、左側の各行のルールに基づいてWordの内容を検索し、右側の同じ行のテキストで置き換えます。 つまり、 [A-Z]{3} はA、 \ dはBに対応します。 式と結果を同じ列に混在させたり、左右の行数をずらしたりしないように記入します。
ステップ4: 大文字と小文字と置換範囲をチェックする
スクリーンショットでは、「文字の大文字と小文字を無視する」オプションがチェックされていないことがわかります。 これは、 [A-Z]{3} のような式の场合、主に大文字を扱うことを意味します。 ドキュメントに小文字の略語が存在する場合、現在のルールは必ずしも一致しません。 このように設定するメリットは、より正確で、普通の英語単語の小文字を誤って処理しないようにすることです。
正式に一括処理する前に、すべての数字、すべての3桁の大文字の略語を置き換えるかどうかを明確にすることをお勧めします。 たとえば、 \ dは連続した数字と一致し、ドキュメントに日付、ページ番号、バージョン番号がある場合にも置き換えられます。 スクリーンショットの例の目標は、連続した数字をBに置き換えることであるため、このルールを使用するのは合理的である。 実際のニーズがもっと細かいなら、式を調整する必要があります。
ステップ5: 保存場所を設定し、開始処理を実行する
ルール設定が完了したら、「次へ」をクリックします。 ウィザードの上部には、「保存場所の設定」と「処理の開始」が表示されます。 出力ファイルを新しいディレクトリに保存することをお勧めします。たとえば、「置換後」フォルダを個別に作成します。 これにより、元のdocxファイルを保持することができ、処理前後の差異を比較するのにも便利です。
「処理の開始」に入ると、ソフトウェアはリスト内のファイルごとに置換タスクを1つずつ実行します。 処理が完了したら、出力ディレクトリのword文書を開いて、タイトル、本文、リストなどの場所がルールに置き換えられているかどうかをチェックします。 結果が期待通りであれば、この方法をより多くのファイルに適用します。
ワイルドカード式を使用する方が、手動で置き換えるよりも効率的な理由
手動置換の主な問題は3つあります。 第一に、繰り返し動作が多い。 Wordファイルを開く、検索、置換、保存する。 第二に、キーワードのメンテナンスが複雑である。 略語や数字がたくさんある場合は、別々に入力する必要があります。 第三に、改ざんしやすい。 文書が長いほど、文書が多くなり、漏れの確率が高くなります。
ワイルドカード式は「ルールマッチング」の問題を解決した。 [A-Z]{3} を例にとると、BOTかELAかは気にせず、3つの大文字のルールを満たすと一致します。 \ Dを例にとると、具体的には60か5かは気にせず、連続した数字であれば認識できる。 一括処理ソフトを組み合わせることで、同じルールセットを一度に複数のdocxファイルに適用することができる。
これも、オフィスソフトウェアが文書を一括処理する上での核心的な価値である: 大量の重複、機械、間違いやすい操作を、一度のルール配置と自動実行に変換する。 Word文書を頻繁に処理する人にとって、この方式は効率を著しく高めることができる。
よくある質問と注意事項
1.数式が間違っていると、すべてのファイルに影響しますか?
複数のファイルに対して直接処理を実行すると、エラー式がすべての出力ファイルに影響を与える可能性があります。 そのため、まず1 ~ 2つのサンプル文書でテストし、置換結果が正しいことを確認してから、すべてのファイルを一括処理することをお勧めします。 元のファイルを保持するか、新しいディレクトリに出力することもお勧めします。
2. [A-Z]{3} は置き換えたくないものと一致しますか?
できるかも 3つの連続した大文字のアルファベットにマッチします。 ドキュメント内に他の3桁の大文字のコードがある場合にも置き換えられます。 したがって、使用する前にドキュメントルールを確認する必要があります。 特定の範囲の略語だけを置き換える場合は、より正確な式を使用する必要があります。
3. \ dはすべての数字を置き换えますか?
連続した数字と一致するため、ドキュメント内の時間、ページ番号、番号、日付内の数字が認識される可能性があります。 スクリーンショットの例では、数字をBに置き換えたのはデモの目標に合っていますが、実際の作業では慎重に使用してください。
4.置換後の内容が空になったらどうなりますか?
画面の文字から、右側の領域は「入力しないと削除を表示します」と表示されます。 つまり、置換後のキーワードリストの行が空白の場合、一致するコンテンツが削除される可能性があります。 キーワードを削除する必要がある場合は、このロジックを利用できます削除したくない場合は必ず置換内容を記入してください。
5.複数のルールを同時に設定することはできますか?
いいですよ。 スクリーンショットから見ると、左右のリストは複数行の入力をサポートしています。 この例では、大文字の略語をAに、数字をBに置き換えるという2つのルールも設定しています。 実際に使用するときは、さらに多くのルールを設定することもできますが、すべての行が正確に対応していることに注意してください。
まとめ: 一括置換プロセスでdocx文書のルール化処理を完了する
この記事では、使用方法を示します HeSoft Doc Batch Tool を選択します。 全体の流れは、Wordツールに入り、「Wordのキーワードを検索して置換」を選択することで要約できます処理が必要なdocxファイルをインポートする「式を使ってテキストをあいまいに検索する」を選択します検索式と置換結果を入力します保存場所を設定する処理を開始し、結果をチェックします。
この方法は、Wordキーワードを一括修正したり、docxコンテンツを一括置換したり、文書テンプレートを一括脱感作したりする必要があるユーザーにとって、ファイルごとに手動で修正するよりも効率的で安定しています。 大量のファイルを正式に処理する前にバックアップを準備し、サンプルファイルで式を検証することをお勧めします。 間違いがないことを確認した後、一括して実行すると、面倒なWordの繰り返し交換作業をオフィスソフトに任せて自動的に完了することができる。