フォルダ内に英語のファイル名と中国語のファイル名が混在している場合、手動で分類するには、その都度新しいフォルダを作成し、先頭文字を判断してファイルを移動する必要があります。この記事では、より効率的なオフィスファイルの整理方法を紹介します。 HeSoft Doc Batch Tool のファイル整理機能で「ファイルをファイル名で分類」を選択し、「最初の英字または漢字で分類」に設定すると、docx、xlsx、pptx、pdf、csv、zipなどのファイルを名前の先頭文字で自動的に分類できます。
多くのオフィスワーカーは似たような経験をお持ちでしょう。パソコン内に一時ディレクトリがあり、そこにはPDFスキャン、Word文書（docx）、Excel表（xlsx）、PowerPointプレゼンテーション（pptx）、CSVデータ、TXTテキスト、MDファイル、ZIP圧縮ファイルなど、様々なソースのファイルが保存されています。ファイル名には、SophiaMartin.pdf、JamesSmith.xlsxのような英語の氏名もあれば、陈静.pdf、刘洋.docx、黄杰.zipのような中国語の氏名もあります。ファイルが増えるにつれて、ファイル名の先頭文字で分類しようとすると、機械的で反復的な整理作業になってしまいます。
従来の方法では、まず各ファイル名を確認し、次に対応する頭文字のフォルダや中国語の最初の漢字のフォルダを作成し、最後にファイルを一つずつドラッグする必要がありました。このプロセスは一見簡単そうに見えますが、ファイル数が数十、数百に達すると、効率は著しく低下します。この記事では、オフィスソフト「 HeSoft Doc Batch Tool 」を使用して、多数のファイルをファイル名の最初の英文字または最初の漢字に従って一括分類し、混合フォルダの整理を迅速に完了する方法を紹介します。
適用シーン：混合形式、中国語と英語の混合ファイル名でも一括整理可能
ファイル名の最初の文字による分類は、ファイル名自体に明確な識別情報があるシーンに適しています。例えば、顧客資料は通常、顧客の英語名または中国語名で始まり、従業員資料は従業員名で始まり、学生の課題は学生名で始まり、サプライヤー文書は会社の略称または担当者名で始まります。ファイル名の最初の文字に分類価値があれば、この整理方法の使用を検討できます。
実際のオフィス業務では、フォルダ内に単一の形式しかないとは限りません。PDF、doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、csv、txt、md、zipなどのファイルを同時に整理する必要があるかもしれません。ファイルタイプで分類すると、PDFフォルダ、Wordフォルダ、Excelフォルダなどが得られるだけですが、担当者、顧客、または名前で検索することを重視する場合は、ファイル名の先頭による分類の方が使用習慣に合致します。
例えば、DanielAnderson.zipは他のDで始まるファイルと一緒に配置され、GraceMoore.pptxはGフォルダに入ります。陈静.pdfは「陈」フォルダに入り、王芳.docxは「王」フォルダに入ります。このように整理すると、ファイルがPDFであれExcelであれ、名前の次元で検索できるようになります。
効果のプレビュー：散在したファイルリストから明確に分類されたフォルダへ
処理前は、すべてのファイルが同じディレクトリに堆積しています。スクリーンショットでは、中国語と英語のファイル名が混在して並んでおり、ファイルタイプもpdf、md、csv、xlsx、pptx、docx、txt、zipなど多岐にわたります。このようなディレクトリを手作業だけで整理すると、分類漏れ、誤分類、フォルダの重複作成などが発生しやすくなります。
サンプルのファイルには、SophiaMartin.pdf、MichaelBrown.csv、EmilyJohnson.xlsx、DavidWilson.pptx、WilliamThomas.txt、DanielAnderson.zipのような英語のファイル名と、陈静.pdf、李娜.pdf、吴昊.pdf、杨磊.pdf、张伟.md、赵敏.csv、周婷.csv、刘洋.docx、王芳.docx、黄杰.zipのような中国語のファイル名があります。これはまさに「最初の英文字または漢字」で分類する典型的な使用シーンです。
処理が完了すると、出力ディレクトリに複数の分類フォルダが自動的に作成されます。英語部分はD、E、G、J、M、O、S、Wなどの頭文字に従って分類され、中国語部分は陈、黄、李、刘、王、吴、杨、张、赵、周などの最初の漢字に従って分類されます。フォルダ名が分類基準を直接反映しているため、検索が非常に直感的です。
この結果は、その後のアーカイブに非常に役立ちます。例えば、OliviaTaylor.xlsxを探すならOフォルダに入り、张伟.mdを探すなら「张」フォルダに入り、黄杰.zipを探すなら「黄」フォルダに入ります。長いリストを繰り返しスクロールして探す必要はもうありません。
操作手順：ファイル名の最初の英文字または漢字による一括分類
以下、ソフトウェアの操作順序に従って説明します。この記事で使用する製品は HeSoft Doc Batch Tool です。これは、大量の文書、表、プレゼンテーション、PDF、テキスト、その他一般的なファイルの処理に適した、オフィスファイル一括処理ソフトウェアとして位置付けられています。使用するのは、その中の「ファイル整理」機能です。
第一步：ファイル整理でファイル名分類機能を開く
ソフトウェアを開いたら、左側の機能バーで「ファイル整理」を選択します。右側にはファイル整理に関連するツールカードが表示され、「ファイルをファイル名で分類」「ファイルを拡張子で分類」などが含まれます。ここでは「ファイルをファイル名で分類」をクリックします。
この手順の目的は、正しい処理タスクに入ることです。今回の分類基準は拡張子のサフィックスではなく、ファイル名の先頭であるため、「ファイルを拡張子で分類」を選択しないでください。拡張子分類を選択すると、ソフトウェアはpdf、xlsx、pptx、docxなどの形式でフォルダを分け、この記事で意図するD、E、陈、李などの分類結果とは異なります。
第二步：整理が必要なファイルを処理リストに追加する
「ファイルをファイル名で分類」ページに入ると、まず「処理が必要なレコードを選択」ステップになります。インターフェース右上には「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」の2つの入り口があります。前者は散在するファイルを選ぶのに適しており、後者は特定のディレクトリ内の多数のファイルを一括でインポートするのに適しています。
サンプルでは、インポートされたファイルが表に表示されます。表には、名前、パス、拡張子、作成日時、更新日時などのフィールドが含まれます。これらの情報により、ファイルが正しいディレクトリからのものか（例：パスが D:\test\DanielAnderson.zip、D:\test\DavidWilson.pptx などと表示される）、ファイルタイプが期待通りか（例：zip、pptx、xlsx、csv、pdf、txt など）を確認できます。
この手順では、急いで次に進まず、まずインポート結果を確認することをお勧めします。特に、フォルダ内に一時ファイル、重複ファイル、整理に参加させる必要のないファイルが含まれている場合は、リスト上で不要なレコードを先に処理しておく方が良いでしょう。スクリーンショット下部にレコード数が20と表示されているのは、今回のサンプルでは合計20個のファイルが一括分類に参加することを示しています。
第三步：「最初の英文字または漢字で分類」を選択する
下部の「次へ」をクリックして「処理オプションを設定」に進みます。「分類方式」エリアでは、ソフトウェアに複数の異なるルールがリストされています。中国語と英語のファイル名が混在する場合、最適なオプションは「最初の英文字または漢字で分類」です。
このオプションを選択すると、ソフトウェアはファイル名の先頭を自動的に判断します。英文字であれば最初の英文字を分類フォルダ名とし、漢字であれば最初の漢字を分類フォルダ名とします。これにより、SophiaMartin.pdfと陈静.pdfの両方のタイプのファイルを一度に処理でき、最初に中国語ファイルと英語ファイルを分ける必要はありません。
同じページでは、「英字の大文字小文字変換」設定も確認できます。スクリーンショットでは「デフォルト」が選択されています。チーム内で全ての英文分類ディレクトリを大文字に統一する必要がある場合は大文字変換を、小文字に統一する必要がある場合は小文字変換を選択できます。特別な要件がない場合は、デフォルトのままで構いません。
第四步：出力先を設定して処理を実行する
分類方式を設定したら、続けて「次へ」をクリックします。ページ上部のフローに従い、その後は「保存場所を設定」と「処理を開始」に進みます。保存場所は、整理されたファイルをどこに保存するかを決定するために使用します。元のディレクトリとの混同を避けるために、新しい出力ディレクトリを選択し、処理完了後に分類結果を確認することをお勧めします。
「処理を開始」に入ったら、一括タスクを実行します。ソフトウェアは前に選択したルールに基づいて分類フォルダを自動的に作成し、ファイルを対応するディレクトリに配置します。処理が完了したら、出力先を開いて結果を確認し、効果のプレビューと一致していれば、分類タスクは完了です。
よくある質問と注意事項
ファイル名による分類と拡張子による分類の違いは何ですか？
ファイル名による分類はファイル名自体に注目します。例えば、SophiaMartin.pdfの頭文字はS、陈静.pdfの最初の漢字は「陈」です。拡張子による分類はファイル形式に注目します。例えば、pdf、docx、xlsx、pptxなどです。この記事の要件は名前の先頭による分類であるため、「ファイルをファイル名で分類」を使用する必要があります。
中国語の氏名はピンインの頭文字に変換されますか？
サンプル結果から見ると、中国語のファイル名は最初の漢字に従ってフォルダが生成されます。例えば、李娜.pdfは「李」フォルダに、赵敏.csvは「赵」フォルダに、周婷.csvは「周」フォルダに入り、ピンインのL、Zで分類されるわけではありません。
複数のファイルの頭文字が同じ場合はどうなりますか？
複数の英語ファイル名が同じ文字で始まる場合、それらは同じ文字のフォルダに入ります。複数の中国語ファイル名が同じ漢字で始まる場合も、同じ漢字のフォルダに入ります。これこそが一括分類の目的であり、同じ先頭で始まるファイルを一箇所に集めることができます。
ファイルが多い場合、正確性を高めるにはどうすればよいですか？
インポートする前にファイルの命名規則を統一し、ファイル名の先頭が希望する分類基準であることを確認することをお勧めします。ファイル名の前に日付、番号、スペース、特殊記号が付いている場合、分類結果はこれらの先頭文字に基づいてしまう可能性があります。このような状況に遭遇した場合は、事前にファイル名を処理するか、ソフトウェアインターフェースが提供する他の分類方式からより適切なルールを選択します。
Word、Excel、PPT、PDFが混在したディレクトリの処理に適していますか？
適しています。この記事のサンプル自体に、pdf、xlsx、pptx、docx、csv、txt、zipなどの様々なファイルが含まれています。この機能の分類基準はファイル名であるため、異なる拡張子も同時に処理に参加できます。doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、pdfなどのオフィスファイルが混在して保存されているディレクトリでは、この方法を使用すると特に便利です。
まとめ：ファイルアーカイブを手動ドラッグから自動分類へ
ファイル名の頭文字または最初の漢字でファイルを整理することは、一見簡単そうに見えて非常に時間のかかるオフィスタスクです。特に、フォルダ内に英語のファイル名、中国語のファイル名、複数のファイル形式が同時に含まれている場合、手作業による整理のコストは急速に増大します。 HeSoft Doc Batch Tool が提供する「ファイルをファイル名で分類」機能は、この反復作業を標準化されたプロセスに変換できます。
実際の操作に必要な重要な环节は4つだけです。ファイル整理に入りファイル名分類を選択し、処理が必要なファイルをインポートし、「最初の英文字または漢字で分類」を選択し、保存場所を設定して処理を開始します。処理後、ファイルは自動的にD、E、G、陈、李、王などの対応するディレクトリに入り、構造が明確で検索が容易になります。ダウンロード資料、顧客文書、従業員档案、学生の課題などを頻繁に整理する必要がある場合は、この方法を日常のオフィスフローに追加し、一括処理でファイル管理効率を向上させることをお勧めします。