多くのオフィス文書のファイル名には、都市コード、部門コード、顧客番号、プロジェクト略称などの固定コードが含まれています。これらのコードがファイル名の途中にある場合、手動での分類は非常に非効率的です。本文では、 HeSoft Doc Batch Tool を使用して、ファイル名の4～6文字目に基づいてファイルを一括分類し、LON、NYC、PAR、SYD、TYOなどのコードを含むファイルを自動的に対応するフォルダに整理する方法を紹介します。txt、doc、docx、xls、xlsx、pdfなどの資料の一括アーカイブに適しています。
文書整理の業務では、ファイル数が多く、一見複雑なファイル名の中に、特定のコードが非常に重要となるケースがよくあります。例えば、128LON75957.txt、200LON66460.txt、213TYO11946.txt、230SYD60610.txt、378PAR56483.txtなどです。これらのファイル名に含まれるLON、TYO、SYD、PARといった文字列は、多くの場合、都市、拠点、顧客、プロジェクト、または業務の種類を表します。
これらのファイルをコードに従って分類する従来の方法は、まずファイル名を確認し、手動でLON、TYO、SYD、PARなどのフォルダを新規作成し、最後にファイルを一つずつドラッグ＆ドロップで移動させるというものでした。ファイル数が少なければ対応できますが、数が多くなると、分類漏れ、誤分類、移動の重複といった問題が発生しやすくなります。特に、総務、人事、財務、運用、プロジェクト管理などの業務では、大量のエクスポートされた文書、レポート、証票、画像、テキスト記録を処理する必要があり、手作業での整理には多大な時間がかかります。
本記事では、よりオフィスワークに適した方法として、 HeSoft Doc Batch Tool を使用し、ファイル名の中間にある固定範囲の文字列に基づいてファイルを自動分類する方法を紹介します。この例では、ファイル名の4文字目から6文字目を分類基準として抽出し、最終的にLON、NYC、PAR、SYD、TYOといったフォルダを自動作成し、ファイルを一括で分類・整理する効果を実現します。
適用シーン：ファイル名の中間に固定コードがある場合に最適
ファイル名の中間コードに基づいて分類する前提は、ファイル命名規則に一定の法則があることです。ファイル名が完全に同一である必要はなく、分類コードが同じ位置に出現することだけが求められます。例えば、本例のファイル命名構造は、おおむね「3桁の数字番号 + 3桁の分類コード + 5桁の数字連番 + 拡張子」と解釈できます。
このような構造は、オフィス文書では非常に一般的です。システムからエクスポートされた注文書、機器記録、人員データ、物流ファイル、レポート添付ファイル、データテキストでは、重要なフィールドがファイル名に組み込まれていることがよくあります。このフィールドの位置が固定であれば、「カスタム位置範囲内の文字による分類」という方法で一括処理できます。
本手法の適用が適した典型的なシーンは以下のとおりです：
1. ファイルを都市や地域別に一括整理する（例：LON、NYC、PAR、SYD、TYO）。
2. 資料を部門コード別に一括整理する（例：FINは財務、HRDは人事、MKTはマーケティング）。
3. 顧客コード別に契約書、請求書、見積書、納品ドキュメントを一括分類する。
4. プロジェクト略称別にWord文書(doc、docx)やPDFレポートを一括整理する。
5. バッチ番号別にExcelファイル(xls、xlsx)やテキストデータファイル(txt)を一括整理する。
6. ファイル名の固定識別子に基づいて、画像、音声、動画などの添付ファイルを一括整理する。
これらの作業に共通するのは、反復性が高く、判断ルールが明確で、手作業の価値が低いという点です。オフィスソフトウェアによる一括処理を活用すれば、ファイルの機械的な移動作業から人を解放し、より多くの時間を内容の確認やビジネス分析に充てることができます。
効果プレビュー：混沌としたファイルリストから明確に分類されたフォルダへ
処理前は、すべてのファイルが同じディレクトリに混在しています。スクリーンショットからは、ファイルリストに複数のtxtファイルが含まれており、各ファイル名に3文字の英字コードが含まれていることがわかります。赤いマーカーはこれらのコードの位置を強調しており、これこそが今回の分類基準です。
このリストでは、128LON75957.txtと200LON66460.txtにはどちらもLONが含まれており、同じグループに分類されるべきであることを示しています。213TYO11946.txtと307TYO91489.txtにはTYOが含まれており、TYOフォルダに分類されるべきです。230SYD60610.txt、233SYD50778.txt、254SYD54598.txtにはSYDが含まれ、SYDフォルダに分類されます。手動で分類する場合、これらの文字列を常に確認しながらファイルを移動する必要がありますが、ソフトウェアは統一されたルールに基づいて自動的に処理を完了できます。
処理後、ディレクトリには多数の散在したファイルではなく、コード名のついた複数のフォルダが表示されます。スクリーンショットでは、LON、NYC、PAR、SYD、TYOのフォルダが確認でき、ファイルがファイル名から抽出された3文字のコードに従って分類されたことがわかります。
この整理結果には、2つの直接的な利点があります。第一に、フォルダ名が分類コードそのものであるため、検索が非常に直感的です。第二に、同類のファイルが一箇所にまとまるため、その後のコピー、アーカイブ、送信、整理がより便利になります。
操作手順：ファイル名の4～6文字目に基づいた一括整理
以下では、ソフトウェアのスクリーンショットの実際の流れに沿って操作を説明します。 HeSoft Doc Batch Tool は、オフィスのファイル処理向けに設計された一括処理ツールで、そのインターフェースには「ファイル整理」、「Wordツール」、「Excelツール」、「PowerPointツール」、「PDFツール」、「テキストツール」などのカテゴリ入り口が用意されています。今回使用するのは、「ファイル整理」にあるファイル名に基づく分類機能です。
手順1：ファイル整理で「ファイルをファイル名で分類」機能を開く
ソフトウェアを起動したら、左側のナビゲーションバーで「ファイル整理」を選択します。右側にはファイル整理に関連する機能カードが表示され、その最初の機能が「ファイルをファイル名で分類」です。スクリーンショットでは赤い矢印がこの機能を指しており、これが今回のタスクの入り口であることを示しています。
この機能を選択する理由は明確です。私たちの分類基準は、拡張子や作成日、ファイル内容ではなく、ファイル名にあります。ソフトウェアはファイル名の文字列ルールに基づいて、ファイルを異なるフォルダに一括で振り分けます。
この手順を完了すると、「ファイルをファイル名で分類」のウィザード形式の画面に進みます。画面上部には、処理の流れとして「処理するレコードの選択」、「処理オプションの設定」、「保存場所の設定」、「処理開始」が表示されます。この流れは、ユーザーが段階的に一括処理を完了し、重要な設定の見落としを防ぐのに役立ちます。
手順2：整理するファイルをインポートし、リストを確認する
機能画面に入ると、まずは第1ステップ「処理するレコードの選択」が表示されます。右上には「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」という2つの主要な入り口があります。対象ファイルが散在している場合は「ファイルを追加」を使用します。ファイルがすべて同じディレクトリにある場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用する方が手間が省けます。
インポート後、ファイルは表に表示されます。スクリーンショットの表には、番号、名前、パス、拡張子、作成日時、更新日時、操作などの情報が表示されています。例では、20件のレコードがインポートされ、拡張子はすべてtxt、ファイルパスはD:\testディレクトリにあります。
このステップでは、すぐに次に進まず、以下の3つの確認を行うことを推奨します。第一に、レコード数が処理予定のファイル数と一致しているか。第二に、ファイル名がすべて同じ命名規則に従っているか。第三に、処理すべきでないファイルが混入していないか。もし異常を発見した場合、インターフェースの削除操作を使用するか、「クリア」してから再インポートできます。
インポートと確認が完了したら、下部の「次へ」をクリックし、処理オプションの設定に進みます。
手順3：分類方式を「カスタム位置範囲内の文字」に設定する
第2ステップ「処理オプションの設定」では、ソフトウェアはファイル名による分類のための複数のルールを提供します。スクリーンショットでは、「最初の文字で分類」、「最初の数字で分類」、「最初の英字で分類」、「最初の漢字で分類」、「最初の英字または漢字で分類」、「先頭の数文字で分類」、「末尾の数文字で分類」、「カスタム位置範囲内の文字で分類」、「カスタム正規表現で分類」などのオプションが確認できます。
本例の分類コードはファイル名の中間に位置し、先頭文字でも末尾文字でもありません。そのため、「カスタム位置範囲内の文字で分類」を選択します。選択後、「範囲」入力欄に「4:6」と入力します。
4:6の意味は、ファイル名の4文字目から6文字目までを抽出し、その3文字を分類用のフォルダ名とすることです。128LON75957.txtを例にとると、先頭3文字は「128」、4～6文字目は「LON」であるため、分類結果は「LON」となります。943PAR93548.txtであれば、4～6文字目は「PAR」であるため、分類結果は「PAR」となります。
この設定が操作全体の鍵となります。範囲を正しく選択できれば、ソフトウェアはルールに従って一括で分類コードを認識します。もし範囲を誤って入力した場合（例：3:5や5:7と入力）、抽出される文字列が意図したコードと異なり、分類結果も目標から逸脱します。そのため、大量処理の前には、いくつかの代表的なファイルで文字位置を手動で数えて確認することを推奨します。
手順4：大文字/小文字の変換方法を確認する
分類方式の下には、「英字の大文字/小文字変換」設定があり、オプションとして「デフォルト」、「大文字に変換」、「小文字に変換」があります。スクリーンショットでは「デフォルト」のままです。
ファイル名内のすべてのコードがすでに大文字（例：LON、NYC、PAR）に統一されている場合は、デフォルトのままで問題ありません。異なるシステムから来たファイルに「lon」「Lon」「LON」のような混在がある場合は、大文字または小文字への統一変換を検討することで、同じコードを同じフォルダにまとめることができます。
本例ではコードの書式が統一されているため、デフォルト設定で問題ありません。このように処理すると、作成されるフォルダ名は元のファイル名のコード表記を保持します。
手順5：保存場所を設定し、処理を実行する
処理オプションの設定が完了したら、「次へ」をクリックします。インターフェースの流れに従い、続いて第3ステップ「保存場所の設定」と第4ステップ「処理開始」を完了する必要があります。スクリーンショットではこれら2つのページは展開されていませんが、プロセス名は明確に示されています。まず分類結果の保存先を決定し、それから一括処理を開始します。
出力先は、元のファイルがあるディレクトリの隣に結果用のフォルダを作成するか、専用の整理ディレクトリを使用するなど、識別しやすい場所を選択することを推奨します。これにより、処理前と処理後のファイルを明確に区別でき、確認が容易になります。
処理を開始すると、ソフトウェアは4～6文字目に基づいて自動的に分類を完了します。最終的に保存場所を開くと、「LON」「NYC」「PAR」「SYD」「TYO」といったコード名のフォルダが表示されます。各フォルダには該当するコードのファイルが格納され、一括整理が実現します。
操作のポイント：ファイル名の文字範囲の判断方法
位置範囲に基づいて分類する際に最も重要なのは、開始位置と終了位置を正確に決定することです。実用的な方法としては、代表的なファイル名を一つ取り出し、左から右へ順に数えます。
例えば、ファイル名「128LON75957.txt」の場合、ベースファイル名「128LON75957」だけを見ると、1文字目は「1」、2文字目は「2」、3文字目は「8」、4文字目は「L」、5文字目は「O」、6文字目は「N」です。つまり、「LON」は4文字目から6文字目に位置するため、「4:6」と入力します。
同様に、「662PAR30266.txt」の場合、ベースファイル名「662PAR30266」では、1～3文字目は「662」、4～6文字目は「PAR」であるため、「PAR」フォルダに分類されます。「975TYO35070.txt」では、4～6文字目は「TYO」であるため、「TYO」フォルダに分類されます。
ファイル名の先頭が3桁の数字ではなく、2桁の番号と3桁のコードである場合、範囲は「3:5」になるかもしれません。ファイル名の先頭に「20260622LON001.txt」のように日付が含まれる場合、コードの位置は「9:11」になるかもしれません。「4:6」をそのまま適用せず、必ずご自身のファイル名構造に基づいて範囲を決定してください。
よくある質問と注意事項
1. ファイル数が非常に多い場合、一括処理は適していますか？
一括処理ツールは、反復作業を減らすために設計されています。しかし、ファイル数が非常に多かったり、特に重要な資料を扱う場合は、最初に少数のサンプルでテストすることを推奨します。分類結果が正しいことを確認してから、全ディレクトリを処理してください。
2. ファイル名の長さが異なると分類に影響しますか？
分類コードが依然として同じ文字範囲内に位置する場合は、通常は影響しません。異なるファイル間でコードの位置が変わる場合は、固定範囲での抽出は適切でない可能性があります。その場合は、まず命名規則を統一するか、状況に応じて他の分類方法を選択してください。
3. Word、Excel、PDFファイルは処理できますか？
本記事のスクリーンショット例はtxtファイルですが、ファイル名による分類の考え方はtxtに限定されません。ファイル名がルールに適合していれば、doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、pdf、そして画像ファイルも、この一括整理方法を参考にできます。実際の処理に先立ち、ソフトウェアでインポートできるリストを確認してください。
4. 大文字/小文字が統一されていないと、複数のフォルダが作成されますか？
デフォルトのままの場合、大文字と小文字が異なるコードは、異なる名前と見なされる可能性があります。そのため、ファイル名に「LON」「lon」「Lon」のような混在表記がある場合は、「英字の大文字/小文字変換」で大文字または小文字に統一することを推奨します。これにより、同類のファイルが分割されるのを防げます。
5. なぜ保存場所を設定する必要があるのですか？
保存場所を設定することで、処理結果と元のファイルとの間に明確な境界を設け、確認や差し戻しを容易にできます。一括整理のタスクでは、重要な元のディレクトリで直接繰り返し試すのではなく、テスト用ディレクトリやバックアップファイルを使って検証することを推奨します。
まとめ：手動ドラッグからルールに基づく一括処理へ
ファイル名の中間にある3桁のコードに基づいてファイルを分類することは、本質的には、人の判断ルールをソフトウェアに実行させることです。ファイル名の構造が安定しており、例えば4～6文字目が都市、部門、顧客、プロジェクトのコードを表している場合、 HeSoft Doc Batch Tool を通じて迅速に整理を完了できます。
今回の例の重要な流れは次のとおりです：「ファイル整理」に入り、「ファイルをファイル名で分類」を選択し、処理するファイルをインポートし、処理オプションで「カスタム位置範囲内の文字で分類」を選択し、範囲を「4:6」に設定し、大文字/小文字の方式を確認し、保存場所を設定して処理を開始します。処理が完了すると、ファイルは「LON」「NYC」「PAR」「SYD」「TYO」といったコードに従って、分類用のフォルダに振り分けられます。
もし、似たような命名規則を持つ大量のオフィス文書を頻繁に扱うなら、この種の一括分類方法を日常の整理フローに組み込むことを推奨します。これにより、手動でのファイル移動時間を節約できるだけでなく、分類ミスや漏れのリスクを低減し、ファイル管理をより明確、標準的、かつ効率的にします。