Lorsque des noms de fichiers en anglais et en chinois coexistent dans un dossier, le tri manuel nécessite souvent de créer des répertoires à plusieurs reprises, de distinguer les premiers caractères et de déplacer les fichiers. Cet article présente une méthode plus efficace pour organiser les documents de bureau : utilisez HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez « Classer les fichiers par nom de fichier » dans la fonction de classement de fichiers et réglez-le sur « Classer selon la première lettre anglaise ou le caractère chinois » pour classer automatiquement les fichiers docx, xlsx, pptx, pdf, csv, zip, etc. en fonction du premier caractère de leur nom.
De nombreux employés de bureau ont déjà vécu cette expérience : il existe un répertoire temporaire sur l’ordinateur contenant des fichiers de diverses sources, notamment des numérisations PDF, des documents Word docx, des feuilles de calcul Excel xlsx, des présentations PowerPoint pptx, ainsi que des données CSV, des textes TXT, des fichiers MD et des archives compressées ZIP. Certains noms de fichiers sont en anglais, comme SophiaMartin.pdf, JamesSmith.xlsx ; d’autres sont en chinois, comme 陈静.pdf, 刘洋.docx, 黄杰.zip. Au fur et à mesure que les fichiers s’accumulent, vouloir les classer selon le début du nom devient une tâche de tri mécanique et répétitive.
Si l’on utilise la méthode traditionnelle, il faut d’abord examiner chaque nom de fichier, puis créer le dossier correspondant à la première lettre ou au premier caractère chinois, et enfin y glisser les fichiers un par un. Ce processus semble simple, mais lorsque le nombre de fichiers atteint des dizaines, voire des centaines, l’efficacité diminue considérablement. Cet article présente comment utiliser le logiciel bureautique « HeSoft Doc Batch Tool » pour classer en masse de nombreux fichiers selon la première lettre anglaise ou le premier caractère chinois de leur nom, vous aidant ainsi à organiser rapidement un dossier mixte.
Scénarios applicables : organiser uniformément les formats mixtes et les noms de fichiers en chinois et en anglais
Le classement par premier caractère du nom de fichier convient aux situations où le nom du fichier possède des informations d’identification claires. Par exemple, les dossiers clients commencent souvent par le prénom anglais ou chinois du client, les dossiers du personnel par le nom de l’employé, les devoirs des étudiants par le nom de l’étudiant, et les documents fournisseurs par l’abréviation de l’entreprise ou le nom du contact. Tant que le premier caractère du nom de fichier a une valeur de classification, cette méthode de tri peut être envisagée.
Dans le travail de bureau réel, un dossier ne contient pas nécessairement un seul format. Il se peut que vous deviez organiser simultanément des fichiers PDF, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, csv, txt, md, zip, etc. Si vous les classez par type de fichier, vous obtiendrez uniquement des dossiers PDF, Word, Excel, etc. ; mais si votre priorité est de rechercher par personne, client ou nom, le classement par premier caractère du nom de fichier sera plus conforme à vos habitudes d’utilisation.
Par exemple, DanielAnderson.zip doit être placé avec les autres fichiers commençant par D, GraceMoore.pptx doit aller dans le dossier G ; 陈静.pdf doit aller dans le dossier « 陈 », 王芳.docx dans le dossier « 王 ». Après ce classement, que le fichier soit un PDF ou un Excel, il peut être retrouvé en fonction du nom.
Aperçu du résultat : d’une liste de fichiers éparse à des dossiers clairement classés
Avant le traitement, tous les fichiers sont entassés dans le même répertoire. Comme on peut le voir sur la capture d’écran, les noms de fichiers en chinois et en anglais sont mélangés, et les types de fichiers sont également assez variés, comprenant pdf, md, csv, xlsx, pptx, docx, txt, zip, etc. Pour un tel répertoire, un tri manuel peut facilement entraîner des oublis, des erreurs de classement ou la création de dossiers en double.
Dans l’exemple, les fichiers portent à la fois des noms anglais comme SophiaMartin.pdf, MichaelBrown.csv, EmilyJohnson.xlsx, DavidWilson.pptx, WilliamThomas.txt, DanielAnderson.zip, et des noms chinois comme 陈静.pdf, 李娜.pdf, 吴昊.pdf, 杨磊.pdf, 张伟.md, 赵敏.csv, 周婷.csv, 刘洋.docx, 王芳.docx, 黄杰.zip. C’est précisément le scénario typique d’un classement par « première lettre anglaise ou caractère chinois ».
Une fois le traitement terminé, plusieurs dossiers classifiés apparaissent automatiquement dans le répertoire de sortie. La partie anglaise est classée selon les initiales D, E, G, J, M, O, S, W, etc., et la partie chinoise selon les premiers caractères 陈, 黄, 李, 刘, 王, 吴, 杨, 张, 赵, 周, etc. Les noms des dossiers reflètent directement la base du classement, ce qui rend la recherche très intuitive.
Ce résultat est très pratique pour l’archivage ultérieur. Par exemple, pour trouver OliviaTaylor.xlsx, il suffit d’aller dans le dossier O ; pour 张伟.md, d’aller dans le dossier « 张 » ; pour 黄杰.zip, dans le dossier « 黄 ». Il n’est plus nécessaire de faire défiler sans cesse une longue liste.
Procédure : classement groupé par première lettre anglaise ou premier caractère chinois
Les instructions suivent l’ordre des opérations du logiciel. Le produit utilisé dans cet article est HeSoft Doc Batch Tool , un logiciel de traitement par lots de fichiers bureautiques, adapté au traitement d’un grand nombre de documents, feuilles de calcul, présentations, PDF, textes et autres fichiers courants. Nous allons utiliser sa capacité de « Classement de fichiers ».
Étape 1 : Ouvrir la fonction de classement par nom de fichier dans le classement de fichiers
Après avoir ouvert le logiciel, sélectionnez « Classement de fichiers » dans la barre de fonctions à gauche. Sur la droite s’affichent les cartes d’outils liées à cette fonction, notamment « Classer les fichiers par nom » et « Classer les fichiers par extension ». Cliquez ici sur « Classer les fichiers par nom ».
Le but de cette étape est d’entrer dans la tâche de traitement appropriée. Comme le critère de classement est le début du nom de fichier et non l’extension, ne sélectionnez pas « Classer les fichiers par extension ». Si vous choisissiez ce dernier, le logiciel créerait des dossiers selon les formats pdf, xlsx, pptx, docx, etc., ce qui ne correspond pas au résultat souhaité ici, à savoir des dossiers D, E, 陈, 李, etc.
Étape 2 : Ajouter les fichiers à organiser dans la liste de traitement
Une fois sur la page « Classer les fichiers par nom », vous êtes d’abord à l’étape « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite de l’interface, deux options sont proposées : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». La première permet de sélectionner des fichiers épars, la seconde d’importer en une seule fois un grand nombre de fichiers depuis un répertoire spécifique.
Dans l’exemple, les fichiers importés sont affichés dans un tableau. Celui-ci contient les champs Nom, Chemin, Extension, Date de création, Date de modification, etc. Ces informations permettent de confirmer que les fichiers proviennent du bon répertoire, par exemple, le chemin affiché peut être D:\test\DanielAnderson.zip, D:\test\DavidWilson.pptx, etc. ; elles permettent aussi de vérifier que le type de fichier est conforme aux attentes, par exemple zip, pptx, xlsx, csv, pdf, txt, etc.
À cette étape, il est conseillé de ne pas passer immédiatement à l’étape suivante, mais de vérifier d’abord le résultat de l’importation. Surtout si le dossier contient des fichiers temporaires, des doublons ou des fichiers n’ayant pas à être classés, il est préférable de supprimer d’abord les enregistrements inutiles de la liste. La capture d’écran montre un nombre d’enregistrements de 20, indiquant que cet exemple comporte 20 fichiers participant au classement groupé.
Étape 3 : Sélectionner « Classer par première lettre anglaise ou premier caractère chinois »
Cliquez sur « Suivant » en bas pour accéder à « Configuration des options de traitement ». Dans la zone « Méthode de classement », le logiciel propose plusieurs règles différentes. Pour les noms de fichiers mixtes chinois et anglais, l’option la plus appropriée est « Classer par première lettre anglaise ou premier caractère chinois ».
En sélectionnant cette option, le logiciel détermine automatiquement le début du nom de fichier : si c’est une lettre anglaise, il utilise cette première lettre comme nom de dossier de classement ; si c’est un caractère chinois, il utilise ce premier caractère. Cela permet de traiter en une seule fois les deux types de fichiers comme SophiaMartin.pdf et 陈静.pdf, sans avoir à séparer au préalable les fichiers chinois et anglais.
Sur la même page, on trouve également le paramètre « Conversion de la casse des lettres ». Dans la capture d’écran, le choix est « Par défaut ». Si les normes internes de l’équipe exigent que tous les répertoires de classement anglais soient en majuscules, on peut choisir la conversion en majuscules ; si la minuscule est requise, on peut choisir la conversion en minuscules. En l’absence de besoin particulier, conservez le paramètre par défaut.
Étape 4 : Définir l’emplacement de sortie et exécuter le traitement
Après avoir configuré la méthode de classement, cliquez sur « Suivant ». Selon le flux en haut de la page, vous accéderez ensuite à « Définir l’emplacement de sauvegarde » puis à « Démarrer le traitement ». L’emplacement de sauvegarde détermine où les fichiers classés seront stockés. Pour éviter toute confusion avec le répertoire d’origine, il est recommandé de choisir un nouveau répertoire de sortie, puis de vérifier le résultat du classement une fois le traitement terminé.
Une fois dans « Démarrer le traitement », lancez la tâche par lots. Le logiciel créera automatiquement les dossiers de classement selon la règle choisie précédemment et y déplacera les fichiers. Une fois terminé, ouvrez l’emplacement de sortie pour vérifier le résultat. S’il correspond à l’aperçu du résultat, cela signifie que la tâche de classement est achevée.
Questions fréquentes et points d’attention
Quelle est la différence entre le classement par nom de fichier et par extension ?
Le classement par nom de fichier se concentre sur le nom du fichier lui-même, par exemple la première lettre de SophiaMartin.pdf est S, le premier caractère de 陈静.pdf est 陈. Le classement par extension se concentre sur le format du fichier, par exemple pdf, docx, xlsx, pptx. Le besoin dans cet article étant un classement par début de nom, il faut utiliser « Classer les fichiers par nom ».
Les noms chinois seront-ils convertis en initiales pinyin ?
D’après les résultats de l’exemple, les noms de fichiers chinois génèrent des dossiers basés sur le premier caractère chinois, par exemple 李娜.pdf va dans le dossier « 李 », 赵敏.csv dans « 赵 », 周婷.csv dans « 周 », et non classés selon les pinyin L, Z.
Que se passe-t-il si plusieurs fichiers commencent par la même lettre ?
Si plusieurs noms de fichiers anglais commencent par la même lettre, ils seront placés dans le même dossier lettre ; si plusieurs noms de fichiers chinois commencent par le même caractère, ils seront également dans le même dossier chinois. C’est précisément le but du classement groupé, qui permet de rassembler les fichiers ayant le même début.
Comment améliorer la précision lorsque les fichiers sont nombreux ?
Il est conseillé d’uniformiser la règle de nommage des fichiers avant l’importation, en s’assurant que le début du nom correspond bien au critère de classement souhaité. Si le nom du fichier est précédé d’une date, d’un numéro, d’espaces ou de symboles spéciaux, le résultat du classement pourrait se baser sur ces caractères de début. Dans ce cas, vous pouvez d’abord traiter les noms de fichiers, ou choisir une règle plus appropriée parmi les autres méthodes de classement disponibles dans l’interface du logiciel.
Est-ce adapté pour traiter des répertoires mixtes de Word, Excel, PPT et PDF ?
Oui, c’est adapté. L’exemple de cet article contient lui-même divers fichiers pdf, xlsx, pptx, docx, csv, txt, zip, etc. Le critère de classement de cette fonction étant le nom de fichier, différentes extensions peuvent être traitées simultanément. Cette méthode est particulièrement pratique pour organiser des répertoires où sont sauvegardés ensemble des fichiers bureautiques tels que doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf.
Résumé : de l’archivage manuel au classement automatique
Classer les fichiers par la première lettre ou le premier caractère du nom est une tâche bureautique apparemment simple mais qui peut prendre beaucoup de temps. Surtout lorsque le dossier contient à la fois des noms de fichiers en anglais, en chinois et de multiples formats, le coût du tri manuel augmente rapidement. La fonction « Classer les fichiers par nom » offerte par HeSoft Doc Batch Tool peut transformer ce travail répétitif en un processus standardisé.
L’opération ne nécessite que quatre étapes clés : entrer dans le classement de fichiers et choisir le classement par nom, importer les fichiers à traiter, sélectionner « Classer par première lettre anglaise ou premier caractère chinois », définir l’emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement. Une fois le traitement effectué, les fichiers sont automatiquement placés dans les répertoires correspondants comme D, E, G, 陈, 李, 王, etc., offrant une structure claire et une recherche facile. Si vous avez souvent besoin d’organiser des documents téléchargés, des dossiers clients, des archives du personnel ou des devoirs d’étudiants, il est recommandé d’intégrer cette méthode à votre flux de travail quotidien pour améliorer l’efficacité de la gestion des fichiers grâce au traitement par lots.