ファイル名に番号、番号、契約番号、注文番号、シリアルナンバーが付いている場合は、新しいフォルダを手動でドラッグして分類するのは時間がかかるだけでなく、間違いも起こりやすい。 この記事では、オフィスソフトウェアのファイル整理機能を使用して、ファイルをファイル名の最初の数字で自動的に分類し、対応するフォルダに入れる方法を紹介します。 PDF、Word、doc、docx、Excel、画像などの一般的なファイルでも、ファイル名に数字が含まれていれば、同じルールですばやく整理できます。 文章は実際の操作インタフェースと結び付けて、適用シーン、処理前後の効果、具体的な手順と注意事項を説明して、より効率的に一括書類の整理を完成するのに役立ちます。
日常業務では、多くのファイル名に番号情報が付いています。例えば、契約書のスキャン、注文の添付ファイル、チケットの写真、PDF文書、word文書 (doc、docx)、Excelの表、さらには圧縮パッケージと画像です。 これらの書類の数が多いと、手動で番号別のファイルに整理するのは面倒です。 特にファイル名の最初の数字分類を行う場合、手動処理が遅いだけでなく、位置を間違えやすい。
この文章が解決すべき問題はどのようにしてファイルをファイル名の最初の数字に基づいて、自動的に同じフォルダに入れるか。 スクリーンショットによると、オフィスソフトを使う HeSoft Doc Batch Tool の「ファイルをファイル名で分類する」機能は、このような一括整理タスクを迅速に完了し、重複労働を大幅に減らすことができます。
適用シーン
「最初の数字によるファイルの分類」は、次のオフィスシーンに適しています
- 契約書、請求書、レシート、スキャンは番号の先頭またはファイル名の最初の数字でアーカイブする
- 注文資料、物流伝票、顧客書類は数字でグループ分けして保存する
- PDF、doc、docx、xls、xlsx、jpg、pngなどの異なる種類のファイルが混在して整理されている
- 同じロットのファイルは、すぐにルールに基づいてフォルダを分割する必要があり、その後の検索、アップロード、または引き継ぎが容易です。
あなたのファイル名が「366984326281532.Pdf」「428905671234890 pdf」のような数字で名付けられたファイルであれば、この方法で一括整理するのに適しています。
効果プレビュー
処理前
すべてのファイルは同じディレクトリに積まれています。ファイル名には数字が含まれていますが、グループ化されておらず、検索やアーカイブにも不便です。
処理後
ソフトウェアは各ファイル名の最初の数字分類を行います。 例えば、最初の数字が3のファイルは同じフォルダに入れ、最初の数字が4のファイルは別のフォルダに入れ、最初の数字が5のファイルは対応するフォルダに入れる。 このようにして、もともと混在していたファイルは規則的に自動的に整理され、ディレクトリ構造がより明確になります。
操作手順
ステップ1: ファイル整理機能に入り、「ファイルをファイル名で分類」を選択します
スクリーンショットから見ると、 HeSoft Doc Batch Tool 左側のメニューから先に入ります「ファイル整理」モジュール。
入ったら、ツールリストでをクリックします「1、ファイルをファイル名別に分類する」。 このステップの目的は、ファイル名ルールでファイルを一括整理する機能ページに入ることです。
予想される結果:「ファイルをファイル名で分類する」の処理画面を開き、整理したいファイルをインポートする準備をします。
ステップ2: 一括処理が必要なファイルを追加する
機能ページに入ると、画面上部に表示されます「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」ボタン。 スクリーンショットの赤い矢印は「ファイルを追加」を指しています。ここでは整理待ちのファイルをインポートできることを示しています。
ファイルソースが分散している場合は、クリックしてください「ファイルを追加」1つまたはロットごとに選択するファイルがもともと1つのディレクトリに集中している場合は、を使用できます「フォルダからファイルをインポート」を選択します。
インポートが完了すると、表にファイルのシリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報が表示されるので、今回処理したファイルの範囲を確認できます。
予想される結果:分類するPDF、Word、doc、docx、Excel、画像などのファイルがリストに正常に表示され、次の設定に進みます。
ステップ3: 分類方法で「最初の数字で分類」を選択します
「次へ」をクリックすると、入ってきます「処理オプションの設定」ページ。 スクリーンショットによると、「分類方式」の領域には、最初の文字で分類したり、最初の中国語漢字で分類したり、最初のアルファベットで分類したりするなど、複数の選択肢が見られます。
ここでチェックが必要なのは「最初の数字で分類」。
このステップは、ソフトウェアがその後にフォルダと分類ファイルを作成する根拠を決定するため、非常に重要です。 つまり、ソフトウェアは完全なファイル名ではなく、ファイル名の最初の数字だけを抽出してグループ化します。
予想される結果:ソフトウェアは「最初の数字」を分類ルールとして明確にしており、その後、最初の数字が同じファイルを同じフォルダに入れます。
ステップ4: ウィザードを押して保存場所を設定し、処理を開始します
インタフェースの一番上のステップから分かるように、現在のプロセスはガイド式の処理を採用しています。「保存場所の設定」と「処理を開始」。
そのため、「最初の数字で分類」にチェックを入れた後、ページ下部のをクリックします「次へ」、保存場所の設定を完了してから、処理開始段階に進みます。
このステップの目的は、整理されたファイルがどこに出力されるかを特定し、バッチ分類を正式に実行することです。
予想される結果:ソフトウェアはあなたが設定したルールに従って、ファイルを対応するデジタルフォルダに一括して入れ、自動整理を完了します。
よくある質問または注意事項
1.ファイル名に数字は必須ですか?
「最初の数字で分類」を使用する場合は、ファイル名に少なくとも識別可能な数字を含める必要があります。 数字のないファイルは、まず命名規則をチェックするか、インタフェースの他の分類方法を使用することをお勧めします。
2.どのファイルタイプを処理できますか?
機能ロジックから見ると、これはファイル名によって分類されるので、通常は具体的なファイルの内容によって制限されません。 一般的なPDF、doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、jpg、png、txtなどは、ファイル名がルールを満たしていれば整理に参加できる。
3.手動ドラッグ整理ではなく一括インポートを推奨するのはなぜですか?
ファイル数が数十、数百、さらには数千に達すると、手動でフォルダを作成し、ファイルを1つずつ移動するのは効率的ではなく、間違った種類になりやすい。 オフィスソフトの一括処理方式は、標準化された反復的な文書整理作業に適している。
4.処理する前にファイル名をチェックしておきますか?
まず、ファイル名の形式を簡単にチェックして、今回のファイルが最初の数字でグループ化されていることを確認することをお勧めします。 これにより、命名の不統一により、分類結果が予想と一致しなくなることを避けることができます。
まとめ
番号ファイルの一括整理が必要なオフィスシーンではファイルを最初の数字で同じフォルダに入れます、本質的には非常に典型的な一括ファイル処理ニーズである。 を使う HeSoft Doc Batch Tool の「ファイルをファイル名別に分類」機能は、ファイルをインポートし、選択するだけです「最初の数字で分類」保存場所を設定して処理を開始すると、すぐにアーカイブが完了します。
手動でフォルダを新規作成し、ファイルを一つずつドラッグするよりも、このようなオフィスソフト式の一括整理方法はより安定しており、時間を節約し、日常の高周波ファイル管理にも適している。 PDF、doc、docx、Excel、画像などの大量のファイルを頻繁に処理する場合は、このようなルール化ツールで直接整理し、時間をより価値のある仕事に残すことをお勧めします。