파일 이름의 고정 위치에 도시 코드, 지역 약어 또는 프로젝트 식별자가 포함된 경우, 이 규칙을 활용하여 자동 정리를 완료할 수 있습니다. 본 문서에서는 4번째부터 6번째 문자까지가 도시 코드인 txt 파일을 예로 들어, HeSoft Doc Batch Tool 에서 "파일을 파일 이름별로 분류"를 선택하고, 파일을 가져온 후 "사용자 지정 위치 범위의 문자로 분류"를 설정하며, 범위 4:6을 입력하여 최종적으로 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등 분류 폴더를 생성하는 방법을 보여줍니다.
많은 업무 시스템에서 내보내는 파일은 고정된 명명 규칙을 따릅니다. 예를 들어 앞자리는 일련번호, 중간은 도시 코드나 지역 코드, 뒷부분은 주문 번호, 고객 번호 또는 시간 번호로 구성됩니다. 이러한 명명 방식은 시스템 식별에는 편리하지만, 사람이 직접 정리하기에는 불편할 수 있습니다. 예를 들어 LON, NYC, PAR, SYD, TYO와 같은 도시 코드가 동일한 파일들을 각각 모아야 하는 업무를 받았을 때, 파일명을 하나씩 확인하며 이동시키면 작업량이 금방 늘어납니다.
본문은 "대량의 파일을 파일명 내 고정된 범위의 문자에 따라 분류하여 모으는" 요구 사항을 중심으로, HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 자동 분류를 완료하는 방법을 소개합니다. 예제 파일은 txt 형식이지만, Word의 doc 및 docx, Excel의 xls 및 xlsx, PDF 자료, 이미지 파일 등 일반적인 오피스 파일에도 동일하게 적용 가능합니다. 파일명에서 분류에 사용할 문자의 위치만 고정되어 있다면 같은 방식으로 처리할 수 있습니다.
적용 시나리오: 파일명 고정 위치에 도시, 지역 또는 프로젝트 코드 포함
이러한 분류 방식은 "파일명에 규칙은 있지만 파일 개수가 많을 때" 가장 적합합니다. 예를 들어 파일명 "128LON75957.txt"에서 LON은 특정 도시나 지역을 나타냅니다. "200LON66460.txt" 역시 LON에 속하며, "213TYO11946.txt"는 TYO에, "230SYD60610.txt"는 SYD에 속합니다. 이 코드들이 모두 파일명의 4번째에서 6번째 자리에 위치한다면, 고정 범위를 설정하여 소프트웨어가 자동으로 이 세 자리 문자를 추출하도록 할 수 있습니다.
도시 코드 외에도 계약서 파일명에 부서 코드가 포함된 경우, 보고서 파일명에 지점 번호가 포함된 경우, PDF 스캔 파일에 고객 약칭이 포함된 경우, docx 문서에 프로젝트 코드가 포함된 경우, xlsx 표에 업무 라인 약어가 포함된 경우 등 유사한 시나리오가 있습니다. 수동 분류 시 사용자는 파일명을 계속 확인해야 하지만, 배치 처리 소프트웨어를 사용하면 규칙을 한 번만 설정하면 전체 파일 정리를 완료할 수 있습니다.
여기서 중요한 것은 파일 형식이 아니라 파일명 규칙입니다. 하나의 폴더에 txt, docx, pdf 등 여러 형식의 파일이 섞여 있더라도 분류 기준이 되는 문자열이 모두 동일한 범위 내에 있다면 이 방식으로 분류할 수 있습니다. 물론, 정식 처리 전에 파일명이 통일되어 있는지 먼저 확인하여 규칙에 맞지 않는 파일이 섞여 있지 않은지 점검하는 것이 좋습니다.
효과 미리보기: 처리 전 파일 명명 특징
처리 전, 여러 txt 파일들이 같은 디렉터리에 모여 있습니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 파일명 앞부분에는 세 자리 숫자가 있고 바로 이어서 LON, TYO, SYD, PAR 등의 세 자리 영문 코드가 있습니다. 빨간색 표시는 이 코드의 위치를 강조하며, 이 문자들이 분류 기준임을 나타냅니다.
명명 구조를 보면 예제 파일의 분류 문자는 매우 안정적입니다. 1~3번째 자리는 숫자, 4~6번째 자리는 영문 코드, 그 뒤는 기타 번호입니다. 따라서 각 파일의 소속을 사람이 판단하거나 파일 내용을 열어볼 필요 없이, 파일명의 4~6번째 자리만 추출하면 분류를 완료할 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 후 디렉터리 구조
처리 후, 대상 위치에 LON, NYC, PAR, SYD, TYO라는 이름의 여러 폴더가 생성되었습니다. 각 폴더는 파일명에서 추출된 코드에 대응됩니다. 예를 들어 4~6번째 자리가 NYC인 모든 파일은 NYC 폴더로, PAR인 모든 파일은 PAR 폴더로 이동합니다.
이렇게 정리된 결과는 후속 업무 처리에 바로 사용할 수 있습니다. 예를 들어 도시별 파일을 해당 담당자에게 전달하거나, 프로젝트 코드별로 압축하여 패키징하거나, 아카이브 시스템에서 폴더 단위로 일괄 업로드하는 데 활용할 수 있습니다. 수동 정리와 비교하면 디렉터리 구조가 더욱 명확해지고 확인 작업도 용이해집니다.
조작 단계: 파일명 고정 범위 기준 일괄 분류
1단계: 파일 정리 아래의 파일명별 분류 기능 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후, 왼쪽 메뉴에서 "파일 정리"로 들어갑니다. 기능 영역에서 "파일을 파일명으로 분류"를 선택합니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 이 소프트웨어는 문서 배치 처리 도구로 자리매김하고 있으며, 왼쪽에는 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등 다양한 모듈이 포함되어 있어 여러 오피스 파일 처리에 적합합니다.
이번에 사용하는 것은 파일 정리 중의 분류 기능으로, 목표는 파일명을 기반으로 분류 디렉터리를 생성하는 것입니다. 이 기능을 선택하면 구체적인 작업 페이지로 이동합니다.
2단계: 처리할 파일 가져오기
작업 페이지에서 먼저 "처리할 레코드 선택"을 완료합니다. 인터페이스 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기" 등의 작업 버튼을 확인할 수 있습니다. 이미 동일한 디렉터리에 있는 대량의 파일의 경우 폴더에서 가져오는 것을 권장하며, 일부 파일만 처리할 경우에는 개별 추가할 수 있습니다.
가져오기가 완료되면 파일이 테이블에 표시됩니다. 테이블에는 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 필드가 포함되어 있어 사용자가 확인하기 쉽습니다. 스크린샷에는 128LON75957.txt, 200LON66460.txt, 213TYO11946.txt, 230SYD60610.txt 등의 파일이 나열되어 있으며, 확장자는 모두 txt이고 레코드 수는 20입니다. 파일 누락이나 잘못된 선택이 없는지 확인한 후 "다음"을 클릭합니다.
3단계: 분류 방식을 사용자 정의 위치 범위로 설정
"처리 옵션 설정"으로 진입한 후, "분류 방식"에서 "사용자 정의 위치 범위 내의 문자로 분류"를 선택합니다. 이 옵션은 도시 코드가 파일명 처음이 아닌 중간 고정 위치에 나타나므로 본 예제에 매우 적합합니다.
만약 "첫 문자로 분류"를 선택하면 소프트웨어가 첫 번째 숫자로 분류하게 되어 본 예제의 요구 사항에 맞지 않습니다. "처음 몇 문자로 분류"를 선택해도 마찬가지로 도시 코드가 아닌 앞부분의 숫자 번호가 추출됩니다. 따라서 분류 기준 문자가 중간에 위치할 때는 사용자 정의 위치 범위를 우선적으로 사용해야 합니다.
4단계: 범위 4:6 입력, 4~6번째 문자 추출
"범위" 입력 상자에 "4:6"을 입력합니다. 이 설정은 소프트웨어에게 파일명에서 4번째부터 6번째까지의 문자를 분류명으로 추출하라고 지시합니다. "128LON75957.txt"의 경우 추출 결과는 LON이고, "254SYD54598.txt"의 경우는 SYD, "662PAR30266.txt"의 경우는 PAR입니다.
범위를 잘못 입력하는 것을 방지하기 위해, 하나의 파일명을 예로 들어 수동 확인을 할 수 있습니다. "128LON75957"을 문자 위치별로 나누어 보면: 1번째는 1, 2번째는 2, 3번째는 8, 4번째는 L, 5번째는 O, 6번째는 N입니다. 따라서 범위는 4:6으로 작성해야 합니다. 다른 파일들의 명명 규칙이 일관되다면, 소프트웨어는 모든 파일에 동일한 규칙을 적용할 수 있습니다.
5단계: 알파벳 대소문자 처리 방식 확인
"알파벳 대소문자 변환" 영역에서, 예제에서는 "기본값"을 선택했습니다. 이는 소프트웨어가 파일명의 원래 문자 그대로 분류명을 생성함을 의미합니다. 스크린샷의 코드가 모두 대문자이므로 기본 설정으로 LON, NYC, PAR, SYD, TYO와 같은 폴더가 생성됩니다.
만약 실제 파일이 서로 다른 시스템에서 와서 대소문자가 통일되지 않을 수 있습니다. 예를 들어 같은 도시가 "nyc", "NYC", "Nyc" 등으로 표기될 수 있습니다. 이 경우 실제 관리 요구 사항에 따라 대문자 또는 소문자로 일괄 변환하도록 선택하면, 의미는 같지만 이름이 다른 여러 폴더가 생성되는 것을 피할 수 있습니다.
6단계: 저장 위치 설정 및 처리 실행
처리 옵션을 완료한 후, 계속 "다음"을 클릭하여 "저장 위치 설정"으로 들어갑니다. 저장 위치 선택은 처리 완료된 폴더가 놓이는 위치에 영향을 줍니다. 확인하기 쉽고 점검하기 편리한 출력 디렉터리를 선택하는 것이 좋으며, 특히 규칙을 처음 사용하는 경우 테스트 디렉터리에 먼저 출력하는 것이 더 안전합니다.
이어서 "처리 시작"으로 들어갑니다. 소프트웨어는 설정에 따라 파일명을 하나씩 읽어 4~6번째 문자를 추출하고, 추출 결과에 따라 해당 파일을 대응하는 폴더로 이동시킵니다. 처리가 완료되면 도시 코드별로 생성된 분류 폴더를 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 작업 제안
1. 왜 먼저 파일 목록을 확인해야 하나요?
배치 처리의 효율은 매우 높지만, 이는 입력 파일이 정확하다는 전제하에 이루어집니다. 만약 명명 규칙이 다른 파일을 잘못 가져오면 소프트웨어도 동일한 범위로 문자를 추출하여 비정상적인 분류 결과가 생성될 수 있습니다. 따라서 가져온 후 먼저 목록을 확인하는 것은 처리 결과의 정확성을 보장하는 중요한 단계입니다.
2. 파일명에 중국어가 있어도 분류할 수 있나요?
가능합니다. 사용자 정의 위치 범위에 따른 분류는 반드시 영어만 가능한 것이 아닙니다. 중국어 문자, 숫자 또는 알파벳이 고정된 위치에 있다면 모두 분류 기준으로 사용할 수 있습니다. 다만 중국어와 영어가 혼합된 명명 방식의 경우 문자의 위치가 일관되는지 더욱 신경 써야 합니다.
3. 처리 전에 원본 파일을 백업해야 하나요?
파일이 매우 중요하다면, 원본 디렉터리를 따로 보관하거나 출력 위치를 새 폴더로 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 규칙 설정에 오류가 있더라도 다시 조정한 후 재처리할 수 있어 원본 자료에 영향을 주는 것을 방지할 수 있습니다.
4. 어떤 오피스 파일을 처리하는 데 적합한가요?
본문의 txt 파일 외에도 유사한 방법이 Word 문서(doc, docx), Excel 표(xls, xlsx), PDF 파일, PPT 프레젠테이션 및 이미지 자료에도 적용됩니다. 핵심은 파일명에 안정적인 분류 필드가 존재하는지 여부입니다.
요약: 명명 규칙을 활용한 파일 정리 효율 향상
파일명의 고정된 위치에 도시 코드, 지역 코드 또는 프로젝트 식별자가 포함되어 있다면, 더 이상 수동으로 하나씩 끌어서 분류할 필요가 없습니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 파일 정리 모듈에서 "파일을 파일명으로 분류"를 선택하고, 파일을 가져온 후 "사용자 정의 위치 범위 내의 문자로 분류"를 설정하고 범위 4:6을 입력한 다음, 마지막으로 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하면 됩니다.
이 방법은 파일명 식별, 폴더 생성, 파일 이동이라는 반복적인 수동 작업을 단 한 번의 규칙 설정으로 전환합니다. 대량의 txt, docx, pdf, xlsx 파일을 자주 처리하는 사무직 종사자에게 시간을 효과적으로 절약하고 오류율을 낮추며, 아카이브 디렉터리를 보다 표준화하는 데 도움이 됩니다. 정식 처리 전에 파일명 규칙을 먼저 확인한 후, 단계에 따라 일괄 분류를 실행하는 것이 좋습니다.