Lorsque le nom de fichier contient un code de ville, une abréviation régionale ou un identifiant de projet à une position fixe, il est possible d'exploiter cette règle pour effectuer un archivage automatique. Cet article prend l'exemple de fichiers txt dont les caractères 4 à 6 représentent le code de ville, et montre comment, dans HeSoft Doc Batch Tool , sélectionner « Classer les fichiers par nom de fichier », importer les fichiers puis configurer « Classer par caractères dans une plage personnalisée », en renseignant la plage 4:6, pour finalement générer des dossiers de classement tels que LON, NYC, PAR, SYD, TYO.
Les fichiers exportés par de nombreux systèmes métiers suivent des règles de nommage fixes, par exemple, les premiers caractères sont un numéro de séquence, ceux du milieu un code ville ou région, suivis d'un numéro de commande, client ou date. Ce type de nommage facilite l'identification par le système, mais pas forcément le classement manuel. Imaginons que vous receviez un lot de fichiers et deviez regrouper ceux partageant les mêmes codes ville comme LON, NYC, PAR, SYD, TYO. Si vous devez vérifier chaque nom de fichier un par un avant de les déplacer, la charge de travail augmente rapidement.
Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour archiver automatiquement en répondant au besoin de « classer un grand nombre de fichiers selon une plage de caractères fixe dans leur nom ». Les fichiers d'exemple sont au format txt, mais la méthode s'applique aussi aux documents bureautiques courants comme les doc et docx de Word, les xls et xlsx d'Excel, les PDF, les images, etc. Tant que la position des caractères de classement dans le nom de fichier est fixe, vous pouvez procéder de la même manière.
Scénario applicable : la position fixe dans le nom de fichier contient un code ville, région ou projet
Cette méthode de classement est idéale quand « les noms de fichiers suivent une règle, mais leur nombre est élevé ». Par exemple, dans « 128LON75957.txt », LON représente une ville ou région ; « 200LON66460.txt » appartient aussi à LON ; « 213TYO11946.txt » à TYO ; « 230SYD60610.txt » à SYD. Si ces codes se situent toujours de la 4ᵉ à la 6ᵉ position du nom, on peut définir une plage fixe pour que le logiciel extraie automatiquement ces trois caractères.
Outre les codes ville, des scénarios similaires incluent : codes service dans les noms de contrats, numéros d'établissement dans les rapports, abréviations client dans les scans PDF, codes projet dans les documents docx, ou lignes de métier dans les tableaux xlsx. Lors d'un classement manuel, l'utilisateur doit identifier chaque nom ; avec un logiciel de traitement par lots, il suffit de configurer une règle une fois pour organiser tout le lot.
L'important n'est pas le type de fichier, mais la règle de nommage. Même si un dossier contient à la fois des txt, docx, pdf, etc., ils peuvent être classés ainsi si leurs caractères de tri se trouvent dans la même plage. Bien sûr, avant le traitement, il est conseillé de vérifier l'uniformité des noms pour éviter d'y mêler des fichiers non conformes.
Aperçu du résultat : caractéristiques des noms de fichiers avant traitement
Avant traitement, plusieurs fichiers txt sont regroupés dans un même répertoire. La capture d'écran montre que la première partie du nom comporte trois chiffres, suivis de trois lettres de code, comme LON, TYO, SYD, PAR. Les marques rouges soulignent ces positions, indiquant que ces caractères servent de base au classement.
D'après la structure de nommage, les caractères de classement des fichiers d'exemple sont très stables : positions 1 à 3 pour les chiffres, 4 à 6 pour le code lettres, puis d'autres identifiants. Nul besoin de juger manuellement l'appartenance de chaque fichier ni de l'ouvrir pour voir son contenu, il suffit d'extraire les caractères 4 à 6 du nom pour le classer.
Aperçu du résultat : structure du répertoire après traitement
Après traitement, plusieurs dossiers sont créés à l'emplacement cible, nommés LON, NYC, PAR, SYD, TYO. Chaque dossier correspond à un code extrait des noms de fichiers. Ainsi, tous les fichiers dont les positions 4 à 6 sont NYC vont dans le dossier NYC, et ceux avec PAR dans le dossier PAR.
Ce résultat organisé peut être utilisé directement dans la suite du processus. Par exemple, envoyer les fichiers de chaque ville au responsable concerné, les compresser par code projet, ou les téléverser par lots dans un système d'archivage par dossier. Comparé au tri manuel, l'arborescence est plus claire et plus facile à vérifier.
Étapes : classement par lots selon une plage fixe du nom de fichier
Première étape : sélectionner la fonction de classement par nom de fichier dans Organisation de fichiers
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , allez dans le menu de gauche sur « Organisation de fichiers ». Dans la zone des fonctions, choisissez « Classer les fichiers par nom ». La capture montre que ce logiciel est un outil de traitement de documents par lots ; le menu de gauche inclut aussi des modules pour Word, Excel, PowerPoint, PDF, Texte, Image, etc., adaptés à divers fichiers bureautiques.
Nous utilisons ici la capacité de classement du module Organisation de fichiers, dans le but de créer des répertoires selon le nom. Après avoir choisi cette fonction, vous accédez à la page de tâche dédiée.
Deuxième étape : importer les fichiers à traiter
Sur la page de tâche, commencez par « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut de l'interface, vous voyez des boutons comme « Ajouter des fichiers », « Importer des fichiers d'un dossier ». Pour un grand nombre de fichiers déjà dans un même répertoire, il est recommandé d'importer depuis le dossier ; pour quelques fichiers, on peut les ajouter un par un.
Après import, les fichiers s'affichent dans un tableau. Ce tableau contient les champs Nom, Chemin, Extension, Date de création, Date de modification, etc., pour vérification. La capture liste 128LON75957.txt, 200LON66460.txt, 213TYO11946.txt, 230SYD60610.txt, tous en .txt, pour un total de 20 enregistrements. Après avoir confirmé l'absence d'oubli ou d'erreur de sélection, cliquez sur « Suivant ».
Troisième étape : définir le mode de classement sur plage de positions personnalisée
Dans « Définir les options de traitement », sous « Mode de classement », choisissez « Classer selon les caractères dans une plage de positions personnalisée ». Cette option est idéale car le code ville n'apparaît pas au début du nom, mais à une position fixe au milieu.
Si vous choisissiez « Classer par le premier caractère », le logiciel classerait selon le premier chiffre, ce qui ne correspond pas au besoin. Avec « Classer par les premiers caractères », on obtiendrait aussi les chiffres initiaux, pas le code ville. Ainsi, quand les caractères de tri sont au milieu, privilégiez la plage de positions personnalisée.
Quatrième étape : saisir la plage 4:6 pour extraire les caractères 4 à 6
Dans la zone « Plage », saisissez « 4:6 ». Ce paramètre indique au logiciel d'extraire les caractères 4 à 6 du nom comme nom de classement. Pour « 128LON75957.txt », le résultat est LON ; pour « 254SYD54598.txt », SYD ; pour « 662PAR30266.txt », PAR.
Pour éviter une erreur de plage, vérifiez d'abord manuellement avec un nom. Décomposez « 128LON75957 » par position : 1ᵉ = 1, 2ᵉ = 2, 3ᵉ = 8, 4ᵉ = L, 5ᵉ = O, 6ᵉ = N. La plage doit donc être 4:6. Si la règle de nommage est cohérente pour les autres, le logiciel appliquera la même règle à tout le lot.
Cinquième étape : confirmer le traitement de la casse
Dans la zone « Conversion de la casse », l'exemple choisit « Par défaut ». Le logiciel génère le nom de classement avec les caractères originaux du fichier. Comme les codes dans la capture sont en majuscules, le réglage par défaut donne des dossiers comme LON, NYC, PAR, SYD, TYO.
Si les fichiers proviennent de systèmes différents, la casse peut varier. Par exemple, pour une même ville, on pourrait trouver « nyc », « NYC », « Nyc ». On peut alors choisir de convertir uniformément en majuscules ou minuscules selon les besoins de gestion, pour éviter de créer plusieurs dossiers de signification identique mais aux noms différents.
Sixième étape : définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Après les options de traitement, cliquez sur « Suivant » pour aller dans « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Le choix de cet emplacement détermine où les dossiers seront créés. Il est conseillé de choisir un répertoire de sortie facile à trouver et à vérifier, surtout lors d'un premier essai, il est plus prudent de le faire dans un dossier de test.
Puis passez à « Démarrer le traitement ». Le logiciel va lire chaque nom selon les paramètres, extraire les caractères 4 à 6, et placer le fichier dans le dossier correspondant. Une fois le traitement fini, vous verrez les dossiers de classement générés selon le code ville.
Questions fréquentes et conseils pratiques
1. Pourquoi faut-il d'abord vérifier la liste des fichiers ?
Le traitement par lots est très efficace, mais repose sur des fichiers d'entrée corrects. Si des fichiers avec une règle de nommage différente sont importés par erreur, le logiciel extraira les caractères selon la même plage, ce qui peut générer des classements aberrants. Examiner la liste après import est donc une étape importante pour garantir l'exactitude du résultat.
2. Peut-on classer si le nom de fichier contient des caractères chinois ?
Oui. Le classement par plage de positions personnalisée n'exige pas que ce soit en anglais. Tant que les caractères chinois, chiffres ou lettres sont à une position fixe, ils peuvent servir de critère. Cependant, avec des noms mixtes, soyez encore plus attentif à la cohérence des positions.
3. Faut-il sauvegarder les fichiers originaux avant traitement ?
Si les fichiers sont très importants, il est conseillé de conserver une copie du répertoire d'origine, ou de définir un emplacement de sortie dans un nouveau dossier. Ainsi, même en cas d'erreur de règle, vous pourrez réajuster et relancer sans affecter les données sources.
4. Quels types de fichiers bureautiques peuvent être traités ?
En plus des fichiers txt de cet article, la méthode s'applique aux documents Word (doc, docx), feuilles Excel (xls, xlsx), fichiers PDF, présentations PPT et images. Le facteur clé est la présence d'un champ de classement stable dans le nom de fichier.
Résumé : utiliser les règles de nommage pour gagner en efficacité dans l'organisation des fichiers
Quand le nom de fichier inclut un code ville, région ou projet à une position fixe, plus besoin de classer manuellement par glisser-déposer. Avec HeSoft Doc Batch Tool , dans le module Organisation de fichiers, sélectionnez « Classer les fichiers par nom », importez les fichiers, réglez « Classer selon les caractères dans une plage de positions personnalisée », saisissez la plage 4:6, définissez l'emplacement de sauvegarde puis lancez le traitement.
Cette méthode transforme les tâches répétitives d'identification manuelle, de création de dossiers et de déplacement de fichiers en un seul paramétrage de règle. Pour les personnels traitant régulièrement de gros volumes de fichiers txt, docx, pdf, xlsx, elle permet un gain de temps réel, réduit les risques d'erreur et rend l'arborescence d'archivage plus standardisée. Nous vous recommandons de confirmer la règle de nommage avant de lancer le traitement par lots selon ces étapes.