Word 문서 배치의 실제 번호, 계약 번호, 학생 이름 또는 프로젝트 이름이 텍스트에 작성되었지만 파일 이름이 지저분하면 하나씩 열고 복사하고 이름을 바꾸는 데 시간이 많이 걸립니다. 이 기사 HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어 문서 ID와 같은 Word 텍스트에서 지정된 텍스트를 추출하고 docx 및 doc 파일의 이름을 일괄 적으로 해당 콘텐츠로 자동 이름을 바꾸는 방법을 설명하십시오. 이는 문서 전달 전에 파일 정렬, 데이터 보관 및 표준 이름과 같은 시나리오에 적합합니다.
Word 문서를 정렬 할 때 파일 이름이 임시 이름, 영어 제목 또는 불규칙한 이름 인 경우가 많지만 파일 이름에 실제로 적합한 정보는 문서 번호, 계약 번호, 고객 이름, 학생 이름, 프로젝트 코드 등 docx 또는 doc 파일을 하나씩 열고 텍스트의 텍스트를 복사 한 다음 폴더로 돌아가 수동으로 이름을 바꾸면 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 오류를 복사하거나 변경 사항을 생략하거나 이름 불일치를 쉽게 복사 할 수 있습니다.
이 기사는보다 효율적인 방법을 소개합니다: 사무실 소프트웨어 사용" HeSoft Doc Batch Tool "파일 콘텐츠로 Word 파일 이름 바꾸기" 기능에서 일괄 처리는 Word 파일에서 지정된 텍스트를 읽고 자동으로 이러한 텍스트를 새 파일 이름으로 사용합니다. 다음은 파일 준비부터 추출 규칙 설정, 스크린 샷의 프로세스를 기반으로 일괄 이름 변경까지 전체 작업 방법을 설명합니다.
적용 가능한 시나리오: 신체 콘텐츠로 자동 이름 바꾸기에 적합한 Word 파일
본문에 고정 형식 정보가있는 문서의 경우 Word에서 텍스트 내용을 사용하여이 파일의 자동 이름을 바꿉니다. 각 파일에 인식 가능한 텍스트가있는 한 규칙에 따라 파일 이름으로 추출 할 수 있습니다.
- 문서 번호 이름:텍스트에는 문서 ID, 파일 번호, 보고서 번호, 응용 프로그램 번호 등이 포함되어 있으며 번호는 파일 이름으로 사용해야합니다.
- 계약 또는 주문 제출:계약 번호, 고객 이름 및 주문 번호는 Word 계약서에 포함되어 있으며 사양 파일 이름을 균일하게 생성해야합니다.
- 교육 및 훈련 자료의 대조:Docx 또는 doc 파일에는 학생 이름, 수업 및 주제 이름이 포함되어 있으며 검색을 용이하게하기 위해 일괄 적으로 이름을 변경해야합니다.
- 프로젝트 문서 배달:문서 내용에는 이미 항목 코드 또는 제목이 있으며, 파일 이름은 본문 내의 키 정보와 일치할 것으로 예상된다.
- 완료 후 수신 된 배치 데이터:많은 수의 Word 파일을 수신 한 후에는 원래 파일 이름이 명확하지 않지만 본문에 표준 필드가 있으며 자동으로 추출하고 이름을 바꿀 수 있습니다.
이런 종류의 반복적 인 문서 마무리 작업을 위해 HeSoft Doc Batch Tool 의 핵심 값은 다음과 같습니다. 한 번에 여러 Word 파일을 가져오고, 추출 규칙을 균일하게 설정하고, 일괄 이름을 변경하며, 수동으로 열고, 복사, 붙여 넣기 및 이름 바꾸기의 반복 된 노동력을 줄입니다.
효과 미리보기: 처리 전후에 파일 이름 변경
처리 전: 파일 이름이 신체 키 정보와 일치하지 않습니다.
샘플 폴더의 원래 Word 파일 이름은 다음과 같습니다.
- Cosmic_Distances.docx
- 칸
- Planets_and_Orbits.docx
- 칸
- The_Expanding_Universe.docx
이러한 파일 이름은 테마를 대략적으로 표현할 수 있지만 실제 파일 요구 사항이 문서 번호로 관리되는 경우 Word 텍스트의 번호를 추출해야합니다. 스크린 샷의 Word 문서 상단에는 다음과 같은 내용이 포함되어 있습니다.문서 ID: 2JMM01GJ이것은 파일 이름으로 추출하고 사용하려는 것입니다.
처리 후: Word 파일 이름으로 본문 번호를 자동으로 추출
파일 내용으로 Word 파일 이름 바꾸기 기능으로 처리 한 후 파일 이름은 본문에서 추출 된 숫자가됩니다 (예:
- 2JMM01GJ.docx
- 4HE73OR5.docx
- CK83CAEJ.docx
- KR8IHZD6.docx
- R6J2S6E6.docx
보시다시피, 처리 된 파일 이름은 더 이상 원래 제목에 의존하지 않지만 Word 콘텐츠의 문서 ID를 자동으로 사용합니다. 검색, 보관 및 번호로 배달이 필요한 시나리오의 경우이 이름은 더 정확하고 후속 관리에 더 도움이됩니다.
작업 단계: Word 본문 콘텐츠를 사용하여 docx 파일을 일괄 변경
1 단계: "파일 이름" 도구를 열고 Word 콘텐츠 이름 바꾸기 기능을 입력하십시오.
시작 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽 기능 범주에서 선택하십시오.파일 이름. 기능 목록을 찾아 클릭하십시오.파일 내용으로 Word 파일 이름 바꾸기.
이 함수의 목적은 Word 파일의 내용에있는 일부 텍스트를 파일의 파일 이름으로 배치하는 것입니다. Docx 및 doc과 같은 Word 문서의 경우 고정 된 위치 또는 고정 된 텍스트 형식에서 텍스트를 추출하는 것이 적합합니다.
함수를 입력하면 인터페이스는 현재 작업 이름 "파일 콘텐츠로 Word 파일 이름 바꾸기" 를 표시하고 "처리 할 레코드 선택", "처리 옵션 설정", "위치 저장 설정" 및 "처리 시작" 으로 나뉩니다. 프로세스에 따라.
2 단계: 일괄 적으로 이름을 변경해야하는 Word 파일 추가
1 단계의 "처리 할 레코드 선택" 페이지에서 상단을 클릭하십시오.파일 추가처리해야 할 Word 문서를 선택하십시오. 파일이 모두 같은 폴더에 있으면 사용할 수도 있습니다.폴더에서 파일 가져오기, 한 번에 여러 docx 파일을 가져옵니다.
파일을 가져온 후 파일의 시퀀스 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 목록에 표시됩니다. 이 예에서는 Cosmic_Distances.docx 등을 포함하여 한 번에 5 개의 docx 파일을 가져옵니다.
이 페이지의 목적은 배치 이름 변경과 관련된 파일의 범위를 식별하는 것입니다. 파일 목록을 확인한 후 하단을 클릭하십시오.다음 단계처리 규칙 설정을 입력하십시오.
3 단계: 검색 영역을 선택하고 Word 콘텐츠에서 추출 할 텍스트를 지정하십시오.
2 단계 "처리 옵션 설정" 페이지에서 Word 문서에서 소프트웨어가 텍스트를 찾는 위치를 설정해야합니다. 영역 찾기 옵션은 다음을 포함하여 인터페이스에 표시됩니다.
- 텍스트의 첫 번째 줄
- 첫 번째 바코드 이미지
- 수식이 일치하는 텍스트 사용자 지정
이 예에서, 타겟 콘텐츠는문서 ID다음 숫자, 예를 들어 문서 ID: 2JMM01GJ. 그래서 선택수식이 일치하는 텍스트 사용자 지정정사이즈 표현식으로 숫자를 정확하게 추출하십시오.
4 단계: 정사이즈 표현식을 입력하여 문서 ID 다음에 숫자를 추출합니다.
정사이즈 표현식 입력 상자에서 Word 본문의 내용과 일치하는 규칙을 채 웁니다. 스크린 샷의 예제 규칙은 다음과 같습니다.
(???= 문서 ID :)[0-9A-Z]
이 규칙의 의미는 검색이.문서 ID:그 다음에는 대문자와 숫자가 이어지고이 내용을 원하는 텍스트로 바꾸십시오. 예를 들어 Word 문서가 나타날 때문서 ID: 2JMM01GJ소프트웨어 추출2JMM01GJ전체 "문서 ID: 2JMM01GJ" 를 추출하는 대신.
문서 필드가 문서 ID가 아닌 경우 "계약 번호:" "파일 번호:" "번호:" 등 실제 텍스트 형식에 따라 식을 조정할 수 있습니다. 핵심은 각 Word 파일에서 추출 된 콘텐츠의 형식을 가능한 한 일관되게 만들어 일괄 처리 결과가 안정되도록하는 것입니다.
5 단계: 새 파일 이름의 위치 설정
같은 페이지의 위치 영역에서 추출한 텍스트가 파일 이름에 적용되는 방법을 선택할 수 있습니다. 스크린 샷에 표시되는 옵션은 다음과 같습니다.
- 전체 파일 이름을 덮어씁니다.원본 파일 이름을 추출한 Word 콘텐츠로 직접 바꿉니다.
- 파일 이름의 왼쪽에:추출한 내용을 원본 파일 이름의 왼쪽에 추가합니다.
- 파일 이름의 오른쪽에:추출한 내용을 원본 파일 이름 오른쪽에 추가합니다.
이 예제에서는 원본 Cosmic_Distances.docx 를 2JMM01GJ.docx로 변경해야하므로전체 파일 이름 덮어쓰기. 원래 파일 이름 앞에 숫자를 추가하려면 왼쪽 또는 오른쪽에 번호를 추가하도록 선택할 수도 있습니다.
설정이 완료되면다음 단계계속해
6 단계: 저장 위치를 설정하고 처리를 시작
인터페이스 프로세스에 따라 3 단계로 진행하십시오.저장 위치 설정. 여기서 기능은 일괄 이름 변경 후 파일 저장 방법 또는 저장 경로를 확인하는 것입니다. 중요한 문서를 공식적으로 처리하기 전에 백업 파일을 준비하거나 처리 결과를 검증에 편리한 위치에 저장하는 것이 좋습니다.
저장 위치를 확인한 후 4 단계로 이동하십시오.처리 시작. 소프트웨어는 이전에 설정된 규칙에 따라 각 Word 파일의 내용을 차례로 읽고 조건을 충족하는 텍스트를 추출하고 새 파일 이름을 생성합니다.
처리가 완료되면 폴더 보기 결과를 반환합니다. 예제의 원래 5 개의 docx 파일은 본문의 문서 ID 번호로 일괄 이름이 변경되었으며 파일 확장자는 그대로 유지됩니다. Docx.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. Word 텍스트의 필드 형식은 가능한 한 통일되어야합니다.
일괄 자동 이름 바꾸기는 인식 가능한 텍스트 규칙에 의존합니다. 일부 파일이 "Document ID: 2JMM01GJ" 를 쓰고 일부가 "Doc ID-2JMM01GJ" 를 쓰는 경우 동일한 정사이즈 표현식이 모두 일치하지 않을 수 있습니다. 처리하기 전에 여러 문서를 확인하여 필드 이름, 콜론, 공간 및 숫자 형식이 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다.
2. 정사이즈 표현식은 실제 내용과 일치해야합니다.
예제 식 (?<= 문서 ID :)[0-9A-Z] 는 "문서 ID" 뒤에 숫자와 대문자로 구성된 숫자를 추출하는 데 적합합니다. 숫자에 소문자, 수평선, 밑줄 또는 한자가 포함되어 있으면 그에 따라 일치하는 규칙을 조정해야합니다.
3. 추출 결과는 파일 이름에 불법 문자를 포함하지 않는 것이 좋습니다.
Windows 파일 이름에는 슬래시, 백슬래시, 콜론, 별표, 물음표, 따옴표 등과 같은 일부 특수 문자가 포함될 수 없습니다. 본문에서 추출한 텍스트에 이러한 문자가 포함되어 있으면 이름 바꾸기 결과에 영향을 줄 수 있습니다. 숫자, 이름, 항목 코드 등의 비교적 표준적인 내용을 먼저 추출해야 하는 것이 좋습니다.
4. 일괄 처리 전에 적은 수의 파일로 테스트하는 것이 좋습니다.
Word 콘텐츠의 자동 이름 바꾸기 기능을 처음 사용하는 경우 먼저 2 ~ 3 개의 샘플 문서 테스트 규칙을 가져온 다음 파일 이름이 기대에 부합하는지 확인한 후 전체 폴더를 일괄 처리하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 잘못된 규칙 설정과 관련된 재작업 비용이 줄어 듭니다.
5. docx 및 doc 파일 모두 내용을 정상적으로 읽을 수 있는지 확인해야합니다.
다른 소스의 워드 파일은 서식 차이가있을 수 있습니다. 스캔, 화상형 콘텐츠 또는 보호된 문서의 경우, 대상 텍스트를 추출하는 소프트웨어의 능력은 문서 내의 판독가능한 텍스트의 존재에 의존한다. 텍스트 자체가 그림 인 경우 텍스트를 선택하고 정상적으로 복사 할 수 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
요약: 사무실 소프트웨어를 사용하여 Word 콘텐츠 이름을 일괄 추출하여 노동 중복을 줄입니다.
Word의 텍스트 내용을 사용하여 파일의 이름을 자동으로 변경하면 핵심 아이디어는 "문서를 열고, 번호를 찾고, 콘텐츠를 복사하고, 폴더로 돌아가서, 수동으로 이름을 바꾸어이 일련의 반복 작업을 사무실 소프트웨어로 일괄 처리하여 완료합니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일 콘텐츠로 Word 파일 이름 바꾸기" 기능은 한 번에 여러 docx 또는 doc 문서를 가져올 수 있으며 추출 규칙을 설정 한 후 자동으로 표준 파일 이름을 생성 할 수 있습니다.
파일 정렬, 계약 제출, 보고서 전달 및 교재 관리와 같은 시나리오의 경우이 일괄 처리 방법은 수동 작동 시간을 크게 줄이고 명명 오류율을 줄이며 파일 검색 및 후속 관리를보다 명확하게 할 수 있습니다. 공식 처리 전에 문서 필드 형식을 확인하고 적은 수의 파일로 규칙을 테스트 한 다음 일괄 처리로 실행하는 것이 좋습니다.