Lorsque le numéro réel, le numéro de contrat, le nom de l'étudiant ou le nom du projet d'un lot de documents Word sont écrits dans le corps du texte, mais que le nom du fichier est désordonné, il faudra beaucoup de temps pour l'ouvrir et le copier un par un, puis le renommer. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, expliquez comment extraire le texte spécifié du corps de Word, tel que Document ID, et renommer automatiquement les fichiers docx et doc en contenu correspondant par lots, ce qui convient aux scénarios tels que le tri des fichiers, l'archivage des données et la dénomination des spécifications avant la livraison du document.
Lors de l'organisation d'un document Word, vous rencontrez souvent cette situation: le nom du fichier est un nom temporaire, un titer anglais ou un nom sans règle, mais les informations qui conviennent vraiment comme nom du fichier sont écrites dans le corps du document, comme le numéro de document, le numéro de contrat, le nom du client, nom de l'étudiant, code de projet, etc. Si vous ouvrez le fichier docx ou doc un par un, copiez le texte dans le corps, puis retournez au dossier pour le renommer manuellement, cela prend non seulement du temps, mais il est également facile de copier, de manquer ou de nommer de manière incohérente.
Cet article décrit une approche plus efficace: utiliser un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Renommer un fichier Word avec le contenu du fichier" dans "lit le texte spécifié dans le fichier Word par lots et prend automatiquement ces textes comme nouveaux noms de fichiers. Ce qui suit, combiné avec le processus dans la capture d'écran, explique la méthode de fonctionnement complète de la préparation du fichier à la définition des règles d'extraction, en passant par le changement de nom par lots.
Scènes applicables: quels fichiers Word conviennent pour renommer automatiquement avec le contenu du corps
"Renommer automatiquement le fichier avec du contenu textuel dans Word" s'applique aux documents dans le corps où des informations de format fixe sont présentes. Tant qu'il y a du texte reconnaissable dans chaque fichier, il peut être extrait en tant que nom de fichier via des règles.
- Nomenclature du numéro de document:Le texte principal contient l'ID du document, le numéro de fichier, le numéro de rapport, le numéro de candidature, etc., et le numéro doit être utilisé comme nom de fichier.
- Archivage des contrats ou des commandes:Le contrat Word contient le numéro de contrat, le nom du client et le numéro de commande, et le nom du fichier de spécification doit être généré uniformément.
- Organiser le matériel pédagogique et de formation:Le fichier docx ou doc contient le nom de l'élève, la classe et le nom du sujet, qui doivent être renommés par lots pour une recherche facile.
- Livraison de la documentation du projet:Il existe déjà un code de projet ou un titer dans le contenu du document, et nous espérons que le nom du fichier sera cohérent avec les informations clés du corps.
- Organisez les données en vrac après réception:Après avoir reçu un grand nombre de fichiers Word, le nom de fichier d'origine n'est pas clair, mais il y a des champs standard dans le corps qui peuvent être automatiquement extraits et renommés.
Pour ce type de travail de documentation répétitif, HeSoft Doc Batch Tool La valeur fondamentale de: importer plusieurs fichiers Word à la fois, définir les règles d'extraction de manière unifiée, renommer par lots et réduire le travail répété d'ouverture manuelle, de copie, de collage et de changement de nom.
Aperçu des effets: changement de nom de fichier avant et après traitement
Avant le traitement: le nom du fichier est incompatible avec les informations clés du corps
Le nom de fichier Word original dans l'exemple de dossier est:
- Cosmic_Distantes.docx
- Galaxies_and_the_Milky_Way.docx
- Planets_and_Orbits.docx
- Stars_and_Life_Cythes.docx
- The_Expanding_Universe.docx
Bien que ces noms de fichiers puissent exprimer grossièrement le sujet, si l'exigence réelle d'archivage est de gérer en fonction du numéro de document, il est nécessaire d'extraire le numéro dans le corps de Word. Le haut du document Word dans la capture d'écran contient quelque chose de similaireDocument ID: 2JMM01GJLe champ, qui est exactement ce que vous souhaitez extraire et servir de nom de fichier.
Après le traitement: extraire automatiquement le numéro du corps en tant que nom de fichier Word
Après avoir été traité par la fonction "Renommer un fichier Word avec le contenu du fichier", le nom du fichier devient un numéro extrait du corps, par exemple:
- 2JMM01GJ.docx
- 4HE73OR5.docx
- CK83CAEJ.docx
- KR8IHZD6.docx
- R6J2S6E6.docx
Vous pouvez voir que le nom de fichier traité ne dépend plus du titer d'origine, mais utilise automatiquement l'ID Document dans le contenu Word. Pour les scènes qui doivent être récupérées, archivées et livrées par numéro, cette méthode de dénomination est plus précise et plus propice à la gestion ultérieure.
Étapes: Renommer le fichier docx par lots avec le contenu du corps Word
Étape 1: Ouvrez l'outil "Nom du fichier", entrez dans la fonction Renommer le contenu de Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez dans la catégorie de fonction de gaucheNom du fichier. Trouvez dans la liste des fonctionnalités et cliquez surRenommer un fichier Word avec le contenu du fichier.
Le but de cette fonctionnalité est de prendre en masse certains textes du contenu d'un fichier Word en tant que nom de fichier de ce fichier. Pour les documents Word tels que docx et doc, il convient d'extraire du texte à partir d'une position fixe ou d'un format fixe pour le nommer.
Après être entré dans la fonction, l'interface affichera le nom de la tâche actuelle, "Renommer le fichier Word avec le contenu du fichier", et sera divisée en plusieurs étapes: "Sélectionner l'enregistrement à traiter", "Définir les options de traitement", "Définir l'emplacement d'enregistrement" et "Démarrer le traitement" selon le processus.
Étape 2: Ajouter le fichier Word qui doit être renommé en masse
À l'étape 1 de la page "Sélectionner les enregistrements à traiter", cliquez sur en hautAjouter un fichierSélectionnez le document Word à traiter. Si les fichiers sont tous placés dans le même dossier, vous pouvez également utiliserImporter des fichiers à partir d'un dossierPour importer plusieurs fichiers docx à la fois.
Après l'importation, le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification du fichier sont affichés dans la liste. Dans l'exemple, 5 fichiers docx ont été importés à la fois, y compris Cosmic_Distances.docx, Galaxies_and_the_Milky_Way.docx, etc.
Le but de l'opération de cette page est de confirmer la plage de fichiers à participer au changement de lot. Après avoir vérifié que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur le basProchaine étapeEntrez dans les paramètres des règles de traitement.
Étape 3: Sélectionnez la zone de recherche, spécifiez quel paragraphe de texte est extrait du contenu Word
Dans la page "Définir les options de traitement" à l'étape 2, vous devez définir où le logiciel recherche le texte à partir du document Word. Vous pouvez voir les options de recherche de zone dans l'interface, y compris:
- Texte de première ligne
- Première image de code à barres
- Personnaliser le texte auquel la formule correspond
Dans cet exemple, le contenu cible est dans le corpsID DocumentLe numéro suivant, tel que Document ID: 2JMM01GJ. Par conséquent, choisissezPersonnaliser le texte auquel la formule correspond, Ensuite, extrayez le numéro avec précision à travers l'expression régulière.
Étape 4: Entrez une expression régulière pour extraire le numéro après le Document ID
Dans la zone de saisie Expressions régulières, remplissez la règle utilisée pour faire correspondre le contenu du corps de Word. L'exemple de règle dans la capture d'écran est:
(? <= Document ID :)[0-9A-Z]
La signification de cette règle est: Trouver la localisationDocument ID:Après les lettres majuscules et les chiffres consécutifs, et de prendre ce contenu comme le texte requis pour renommer. Par exemple, lorsque le document Word apparaîtDocument ID: 2JMM01GJQuand, le logiciel extrait2JMM01GJAu lieu d'extraire le "Document ID: 2JMM01GJ" complet.
Si votre champ de document n'est pas un ID de document, mais un "numéro de contrat:", "numéro de fichier:", "numéro:", etc., vous pouvez ajuster l'expression en fonction du format de texte réel. La clé est de rendre le format de contenu extrait dans chaque fichier Word aussi cohérent que possible, afin que les résultats du traitement par lots soient stables.
Étape 5: Définir l'emplacement du nouveau nom de fichier
Dans la zone Emplacement de la même page, vous pouvez choisir comment le texte extrait est appliqué au nom du fichier. Les options visibles dans la capture d'écran incluent:
- Couvrir le nom de fichier entier:Utilisez le contenu Word extrait pour remplacer directement le nom de fichier d'origine.
- Sur le côté gauche du nom de fichier:Ajoutez le contenu extrait à gauche du nom de fichier d'origine.
- À droite du nom de fichier:Ajoutez le contenu extrait à droite du nom de fichier d'origine.
Cet exemple nécessite de changer le Cosmic_Distantes.docx d'origine directement en 2JMM01GJ.docx, alors choisissezCouvrir l'intégralité du nom de fichier. Si vous souhaitez simplement ajouter un numéro avant le nom de fichier d'origine, vous pouvez également choisir d'ajouter à gauche ou à droite.
Une fois les paramètres terminés, cliquez surProchaine étapeContinuez.
Étape 6: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Selon le processus d'interface, passer à l'étape 3Définir l'emplacement de sauvegarde. Le rôle ici est de confirmer le mode d'enregistrement du fichier ou le chemin d'enregistrement après le changement de lot. Il est recommandé de préparer les fichiers de sauvegarde avant de traiter officiellement les documents importants ou d'enregistrer les résultats dans un emplacement facile à vérifier.
Après avoir confirmé la position de sauvegarde, entrez dans l'étape 4Commencer le traitement. Le logiciel lit le contenu de chaque fichier Word à son tour, extrait le texte éligible et génère un nouveau nom de fichier conformément aux règles définies précédemment.
Une fois le traitement terminé, revenez au dossier pour afficher les résultats. Dans l'exemple, les 5 fichiers docx originaux ont été renommés par lots en numéro de document ID dans le corps, et l'extension du fichier reste la même. Docx.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Le format des champs dans le corps de Word doit être aussi uniforme que possible
Renommer automatiquement par lots dépend des lois de texte reconnaissables. Si certains fichiers sont écrits comme "Document ID: 2JMM01GJ" et certains sont écrits comme "ID-2JMM01GJ Doc", la même expression régulière peut ne pas correspondre. Avant le traitement, il est recommandé de vérifier au hasard plusieurs documents pour confirmer si le nom du champ, les deux points, les espaces et le format de numérotation sont cohérents.
2. Les expressions régulières doivent correspondre au contenu réel
Exemple d'expressions (? <= Document ID :)[0-9A-Z] convient pour extraire un numéro composé de chiffres et de lettres majuscules après "Document ID:". Si le numéro contient des lettres minuscules, des lignes horizontales, des traits de soulignement ou des caractères chinois, les règles de correspondance doivent être ajustées en conséquence.
3. Les résultats d'extraction ne sont pas recommandés pour contenir des caractères illégaux de nom de fichier
Le nom du fichier Windows ne peut pas contenir certains caractères spéciaux, tels que les barres obliques, les barres obliques inverses, les deux points, les astérisques, les points d'interrogation, les guillemets, etc. Si le texte extrait dans le corps contient ces caractères, cela peut affecter le résultat du changement de nom. Il est recommandé de donner la priorité à l'extraction du contenu relativement standardisé tel que le numéro, le nom et le code du projet.
4. Il est recommandé de tester avec un petit nombre de fichiers avant le traitement par lots
Si c'est la première fois que vous utilisez la fonction de changement de nom automatique de contenu Word, il est recommandé de commencer par 2 à 3 règles de test de document échantillon, de confirmer que le nom du fichier répond aux attentes, puis de traiter le dossier complet par lots. Cela réduit le coût de la retouche causé par des erreurs de réglage des règles.
5. les fichiers docx et doc doivent tous deux confirmer que le contenu peut être lu correctement
Il peut y avoir des différences de format pour les fichiers Word provenant de différentes sources. Pour les numérisations, le contenu de type image ou les documents protégés, la possibilité pour le logiciel d'extraire le texte cible dépend de la présence de texte lisible dans le document. Si le contenu du texte lui-même est une image, il est recommandé de confirmer si le texte peut être sélectionné et copié normalement.
Résumé: Extraction par lots de noms de contenu Word avec des logiciels de bureau, réduction du travail répétitif
En utilisant le contenu du texte dans Word pour renommer automatiquement le fichier, l'idée principale est de confier la série d'opérations répétées «ouvrir le document, trouver le numéro, copier le contenu, retourner au dossier et changer le nom manuellement» au logiciel de bureau pour compléter par lots. Par HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Renommer un fichier Word avec le contenu du fichier" peut importer plusieurs documents docx ou doc à la fois, et générer automatiquement le nom du fichier de spécification après avoir défini la règle d'extraction.
Pour le tri des fichiers, le dépôt des contrats, la livraison des rapports, la gestion des données pédagogiques et d'autres scénarios, cette méthode de traitement par lots peut réduire considérablement le temps de fonctionnement manuel, réduire le taux d'erreur de dénomination et rendre la recherche de fichiers et la gestion du suivi plus claires. Il est recommandé de confirmer le format du champ de document avant le traitement formel et de tester les règles avec un petit nombre de fichiers, puis de l'exécuter en masse après confirmation.