Cuando el número real, el número de contrato, el nombre del estudiante o el nombre del proyecto de un lote de documentos de Word están escritos en el texto principal, pero el nombre del archivo es desordenado, llevará mucho tiempo abrir y copiar uno por uno y luego cambiar el nombre. Este artículo se basa en HeSoft Doc Batch Tool Como ejemplo, explique cómo extraer el texto especificado del cuerpo de Word, como el ID de documento, y cambie automáticamente el nombre de los archivos docx y doc al contenido correspondiente en lotes, que es adecuado para escenarios como la organización de archivos, el archivo de datos y la denominación de especificaciones antes de la entrega de documentos.
Al organizar documentos de Word, a menudo se encuentra con situaciones como esta: el nombre del archivo es un nombre temporal, un título en inglés o un nombre irregular, pero la información que es realmente adecuada como nombre de archivo está escrita en el cuerpo del documento, como el número de documento, el número de contrato, el nombre del cliente, Nombre del estudiante, código del proyecto, etc. Si abre los archivos docx o doc uno por uno, copia el texto en el cuerpo y luego regresa a la carpeta para cambiarlo manualmente, no solo lleva mucho tiempo, sino que también es fácil copiar errores, omisiones o nombres inconsistentes.
Este artículo presenta un método más eficiente: utilizar software de oficina" HeSoft Doc Batch Tool "Usar el contenido del archivo para cambiar el nombre del archivo de Word" en la función, leer el texto especificado en el archivo de Word en lotes y usar automáticamente el texto como el nuevo nombre de archivo. La siguiente es una combinación del proceso en la captura de pantalla para ilustrar el método de operación completo desde la preparación del archivo hasta la configuración de las reglas de extracción y luego el cambio de nombre por lotes.
Escenarios aplicables: qué archivos de Word son adecuados para cambiar el nombre automáticamente con el contenido del cuerpo
El cambio automático de nombre del archivo con contenido de texto en Word se aplica a los documentos con información de formato fijo en el cuerpo. Siempre que haya texto reconocible en cada archivo, se puede extraer como nombre de archivo a través de las reglas.
- Nombre del número de documento:El texto contiene el ID de documento, el número de archivo, el número de informe, el número de solicitud, etc., y el número debe usarse como nombre de archivo.
- Archivo de contrato o pedido:El contrato de Word contiene el número de contrato, el nombre del cliente y el número de pedido, y el nombre del archivo estándar debe generarse de manera uniforme.
- Recopilación de materiales de educación y formación:El archivo docx o doc contiene el nombre del estudiante, la clase y el nombre del tema, que deben cambiarse por lotes para facilitar la búsqueda.
- Entrega de documentación del proyecto:Ya hay una codificación de proyecto o un título en el contenido del documento, y se espera que el nombre del archivo sea consistente con la información clave del cuerpo.
- Después de recibir los datos por lotes, organice:Después de recibir una gran cantidad de archivos de Word, el nombre de archivo original no está claro, pero hay campos estándar en el cuerpo, que se pueden extraer y renombrar automáticamente.
Para este tipo de trabajo repetitivo de organización de archivos, HeSoft Doc Batch Tool El valor central de es: importar varios archivos de Word a la vez, configurar las reglas de extracción de manera uniforme, completar el cambio de nombre en lotes y reducir el trabajo repetitivo de abrir, copiar, pegar y cambiar el nombre manualmente.
Vista previa del efecto: cambios en los nombres de archivo antes y después del procesamiento
Antes del procesamiento: el nombre del archivo es inconsistente con la información clave del cuerpo
El nombre de archivo de Word original en la carpeta de ejemplo es:
- Cosmic_Distances.docx
- Galaxies_and_the_Milky_Way.docx
- Planets_and_Orbits.docx
- Stars_and_Life_Cycles.docx
- The_Expanding_Universe.docx
Aunque estos nombres de archivo pueden expresar aproximadamente el tema, si los requisitos de archivo reales se administran de acuerdo con el número de documento, es necesario extraer el número en el cuerpo de Word. La parte superior del documento de Word en la captura de pantalla contiene similaresDocument ID: 2JMM01GJEste es exactamente el contenido que se extraerá y se utilizará como nombre de archivo.
Después del procesamiento: extraer automáticamente el número de cuerpo como nombre de archivo de Word
Después de procesar con la función "Cambiar nombre de archivo de Word con contenido de archivo", el nombre del archivo se convierte en un número extraído del cuerpo, por ejemplo:
- 2JMM01GJ.docx
- 4HE73OR5.docx
- CK83CAEJ.docx
- KR8IHZD6.docx
- R6J2S6E6.docx
Como puede ver, los nombres de archivo procesados ya no dependen del título original, sino que utilizan automáticamente el ID de documento en el contenido de Word. Para escenarios que requieren recuperación, archivo y entrega por número, este método de denominación es más preciso y más propicio para la gestión posterior.
Pasos de operación: cambie el nombre del archivo docx por lotes con el contenido del cuerpo de Word
Paso 1: Abra la herramienta "Nombre de archivo" e ingrese la función de cambio de nombre de contenido de Word
Inicio HeSoft Doc Batch Tool Más tarde, seleccione en la clasificación de funciones de la izquierdaNombre del archivo-No. Busque y haga clic en la lista de funcionesCambiar el nombre de un archivo de Word con el contenido del archivo-No.
El propósito de esta función es: hacer un lote de texto en el contenido del archivo de Word como el nombre del archivo. Para documentos de Word como docx, doc, etc., es adecuado extraer texto de una posición fija o un formato fijo para nombrar.
Después de ingresar a la función, la interfaz mostrará el nombre de la tarea actual "Cambiar el nombre del archivo de Word con el contenido del archivo", y se dividirá en "Seleccionar el registro para procesar", "Establecer opciones de procesamiento", "Establecer la ubicación de guardado" y "Iniciar procesamiento" de acuerdo con el proceso.
Paso 2: Agregue el archivo de Word que necesita cambiar el nombre por lotes
En el paso 1, la página "Seleccionar registros para procesar", haga clic en la parte superiorAñadir un archivo, Seleccione el documento de Word que necesita ser procesado. Si los archivos se colocan en la misma carpeta, también puede usarImportar archivos de una carpeta, Importe varios archivos docx a la vez.
Después de la importación, la lista muestra el número de serie, el nombre, la ruta, la extensión, la hora de creación y la hora de modificación del archivo. En el ejemplo, se importaron 5 archivos docx a la vez, incluidos Cosmic_Distances.docx, Galaxies_and_the_Milky_Way.docx, etc.
El propósito de esta página es confirmar el rango de archivos para participar en el cambio de nombre por lotes. Después de verificar que la lista de archivos sea correcta, haga clic en la parte inferiorSiguiente pasoIngrese la configuración de la regla de procesamiento.
Paso 3: Seleccione el área de búsqueda, especifique qué párrafo de texto extraer del contenido de Word
En el paso 2 "Establecer opciones de procesamiento" página, es necesario establecer dónde el software busca el texto desde el documento de Word. Las opciones de "Buscar área" se pueden ver en la interfaz, que incluyen:
- Primera línea de texto
- Primera imagen de código de barras
- Texto de coincidencia de fórmula personalizada
En este ejemplo, el contenido de destino es elID de documentoEl siguiente número, por ejemplo, Document ID: 2JMM01GJ. Así que eligeTexto de coincidencia de fórmula personalizada, Y luego extraiga con precisión el número a través de expresiones regulares.
Paso 4: Ingrese la expresión regular, extraiga el número después del ID de documento
En el cuadro de entrada "Expresiones regulares", complete las reglas que coinciden con el contenido del cuerpo de Word. La regla de ejemplo en la captura de pantalla es:
(? <= ID de documento :)[0-9A-Z]
El significado de esta regla es: buscar enID de documento:Las letras mayúsculas y números en la parte posterior, y el texto necesario para cambiar el nombre de este párrafo. Por ejemplo, cuando aparece en un documento de WordDocument ID: 2JMM01GJCuando, el software extraerá2JMM01GJEn lugar de extraer el "ID de documento: 2JMM01GJ" completo.
Si el campo del documento no es un ID de documento, sino "Número de contrato:", "Número de archivo:", "Número:", etc., puede ajustar la expresión de acuerdo con el formato de texto real. La clave es hacer que el formato del contenido extraído en cada archivo de Word sea lo más consistente posible para que los resultados del procesamiento por lotes sean estables.
Paso 5: Establecer la ubicación del nuevo nombre de archivo
En el área Ubicación de la misma página, puede elegir cómo se aplica el texto extraído al nombre de archivo. Las opciones visibles en la captura de pantalla incluyen:
- Cubre todo el nombre del archivo:Reemplace el nombre de archivo original directamente con el contenido de Word extraído.
- A la izquierda del nombre del archivo:Agregue el contenido extraído a la izquierda del nombre de archivo original.
- A la derecha del nombre del archivo:Agregue el contenido extraído a la derecha del nombre de archivo original.
Este ejemplo necesita cambiar el Cosmic_Distances.docx original directamente a 2JMM01GJ.docx, así que elijaSobrescribir todo el nombre del archivo-No. Si solo desea numerar el nombre del archivo original, también puede optar por agregarlo a la izquierda o a la derecha.
Una vez completada la configuración, haga clic enSiguiente pasoContinúa.
Paso 6: Configure la ubicación de guardado y comience a procesar
De acuerdo con el flujo de la interfaz, luego ingrese al paso 3Establecer la ubicación de guardado-No. La función aquí es confirmar el método de guardado del archivo o la ruta de guardado después del cambio de nombre por lotes. Se recomienda preparar una copia de seguridad de los archivos antes de procesar formalmente los documentos importantes o guardar los resultados del procesamiento en una ubicación conveniente para la verificación.
Después de confirmar la ubicación guardada, vaya al paso 4Empezar a procesar-No. El software leerá el contenido de cada archivo de Word a su vez, extraerá el texto elegible y generará un nuevo nombre de archivo de acuerdo con las reglas establecidas anteriormente.
Una vez completado el procesamiento, regrese a la carpeta para ver los resultados. Los 5 archivos docx originales en el ejemplo se han renombrado en lotes al número de ID de documento en el cuerpo, y la extensión del archivo permanece como. Docx.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. El formato de campo en el cuerpo de Word debe ser lo más uniforme posible
El cambio de nombre automático por lotes se basa en reglas de texto reconocibles. Si algunos documentos se escriben como "Document ID: 2JMM01GJ" y otros se escriben como "Doc ID-2JMM01GJ", es posible que la misma expresión regular no coincida. Antes del procesamiento, se recomienda verificar varios documentos para confirmar si el nombre del campo, los dos puntos, el espacio y el formato del número son consistentes.
2. Las expresiones regulares deben coincidir con el contenido real
Expresiones de ejemplo (? <= ID de documento :)[0-9A-Z] es adecuado para extraer el número compuesto por números y letras mayúsculas después de "ID de documento:". Si el número contiene letras minúsculas, líneas horizontales, guiones bajos o chino, debe ajustar las reglas de coincidencia en consecuencia.
3. No se recomienda que el resultado de la extracción contenga caracteres ilegales en el nombre del archivo
Los nombres de archivo de Windows no pueden contener algunos caracteres especiales, como barras diagonales, barras diagonales inversas, dos puntos, asteriscos, signos de interrogación, comillas, etc. Si el texto extraído del cuerpo contiene estos caracteres, puede afectar el resultado del cambio de nombre. Se recomienda extraer primero el contenido relativamente estandarizado, como el número, el nombre y el código del proyecto.
4. Se recomienda probar una pequeña cantidad de archivos antes del procesamiento por lotes.
Si es la primera vez que se utiliza la función de cambio de nombre automático del contenido de Word, se recomienda ingresar de 2 a 3 reglas de prueba de documentos de muestra para confirmar que el nombre del archivo cumple con las expectativas y luego procesar por lotes la carpeta completa. Esto puede reducir el costo de retrabajo debido a la configuración incorrecta de la regla.
5. Los archivos docx y doc deben confirmar que el contenido se puede leer normalmente
Los archivos de Word de diferentes orígenes pueden tener diferencias de formato. Para una copia escaneada, contenido basado en imágenes o un documento protegido, el software puede extraer el texto de destino dependiendo de si hay texto legible en el documento. Si el contenido del texto en sí es una imagen, se recomienda confirmar primero si el texto se puede seleccionar y copiar normalmente.
Resumen: use software de oficina para extraer nombres de contenido de Word en lotes para reducir la duplicación de trabajo
Utilice el contenido de texto en Word para cambiar el nombre de los archivos automáticamente. La idea principal es entregar la serie de operaciones repetidas de "abrir el documento, encontrar el número, copiar el contenido, volver a la carpeta y cambiar el nombre manualmente" al software de oficina para completar en lotes. Por HeSoft Doc Batch Tool La función "Usar el contenido del archivo para cambiar el nombre del archivo de Word" puede importar varios documentos docx o doc a la vez y generar automáticamente el nombre del archivo de especificación después de configurar las reglas de extracción.
Para escenarios como la clasificación de archivos, el archivo de contratos, la entrega de informes y la gestión de materiales didácticos, este método de procesamiento por lotes puede reducir significativamente el tiempo de operación manual, reducir la tasa de error de nomenclatura y hacer que la recuperación de archivos y la gestión de seguimiento sean más claras. Se recomienda confirmar el formato del campo del documento antes del procesamiento formal y probar las reglas con una pequeña cantidad de archivos, y luego ejecutarlo en lotes después de confirmar que es correcto.