계약, 보고서, 통지, 입찰 문서 등과 같은 많은 수의 Word 문서를 PDF로 변환해야하는 경우 파일을 하나씩 열고 PDF로 저장하는 것은 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 혼동하기 쉽습니다. 이 기사 HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어, 사무실 소프트웨어에서 "Word에서 PDF로" 기능을 사용하여 한 번에 여러 docx 또는 doc 파일을 가져오고 매일 사무실 제출, 외부 전송 및 데이터 정렬에 적합한 마법사에 따라 일괄 변환을 완료하는 방법을 보여줍니다.
매일 사무실에서는 여러 계약, 보고서, 통지, 계획 또는 서류를 쉽게 보내고 제출할 수있는 PDF 문서로 구성하기 위해 많은 Word 문서를 PDF로 변환해야하는 경우가 종종 있습니다. Word 문서를 하나씩 열고 수동으로 PDF로 저장하면 파일 수는 시간이 많이 걸리고 놓치기 쉽습니다. 이 기사에서는 사무실 소프트웨어 사용 방법을 소개합니다." HeSoft Doc Batch Tool ", 일괄 적으로 여러 Word 문서를 PDF로 변환하고 docx 및 doc과 같은 일반적인 Word 파일 처리 아이디어를 지원하며 반복 작업을 줄이는 데 도움이됩니다.
적용 가능한 시나리오: 어떤 상황에서 Word를 PDF에 배치해야합니까?
일괄 변환 Word 파일을 PDF로 다음 사무실 시나리오에 대해:
- 여러 Word 계약, 견적 및 알림 문서를 PDF로 변환하여 고객 또는 동료에게 보내야합니다.
- 프로젝트 자료, 회의 자료 및 교육 문서는 제출 및 참조를 위해 일괄 적으로 PDF로 분류해야합니다.
- 폴더에는 많은 수의 docx 또는 doc 문서가 있습니다. 변환을 하나씩 열고 싶지 않으며 한 번에 처리를 완료하고 싶습니다.
- 파일 이름 간의 서신을 유지해야합니다. 예를 들어, 1.docx 및 2.docx는 후속 관리를 위해 1.pdf 및 2.pdf를 생성하도록 변환됩니다.
HeSoft Doc Batch Tool 사무실 시나리오를위한 배치 문서 처리 소프트웨어입니다. 핵심 값은 반복되는 파일 처리 작업을 중앙 집중화하고 수동 작업의 시간 비용을 하나씩 줄이는 것입니다.
효과 미리보기: 여러 Word 파일이 이전에 처리되고 처리 후 PDF 파일이 생성됩니다.
처리 전: 변환 할 Word 문서
다음 그림과 같이 처리하기 전에 폴더에 여러 Word 문서가 있으며 파일 확장자는. Docx. 샘플 파일에는 1.docx, 2.docx, 3.docx 및 4.docx가 포함됩니다. 이러한 파일을 PDF로 하나씩 저장하면 반복적으로 열고 저장하고 포맷해야합니다.
처리 후: 해당 PDF의 배치 생성
변환이 완료되면 원본 Word 파일은 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf와 같은 해당 PDF 파일을 가져옵니다. 이는 통합 전송을 용이하게 할 뿐만 아니라 문서 보관 및 교차 장치 보기를 용이하게 한다.
운영 단계: 사용 HeSoft Doc Batch Tool 일괄 변환 Word를 PDF로
1 단계: Word 도구를 입력하고 "Word를 PDF로 변환" 을 선택하십시오.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽의 기능 범주에서 "Word Tools" 를 선택하십시오. 오른쪽의 도구 목록에서 "Word를 PDF로 변환" 을 찾으십시오. 이 함수는 Word 파일을 PDF 형식으로 일괄 변환하여 설명합니다. 도구를 클릭하여 변환 프로세스를 입력하십시오.
이 단계의 목적은 올바른 일괄 처리 기능을 선택하고 이후에 가져온 Word 문서가 PDF 형식으로 출력되도록하는 것입니다.
2 단계: 변환해야하는 Word 파일 추가
"Word에서 PDF로" 페이지를 입력하면 인터페이스가 마법사 처리 흐름에 들어갑니다. 단계 1 은 "처리될 레코드 선택" 이다. 상단에서 "파일 추가" 를 클릭하여 여러 Word 문서를 수동으로 선택할 수 있습니다. 파일이 폴더에 집중된 경우 "폴더에서 파일 가져오기" 를 사용하여 한 번에 폴더의 문서를 가져올 수도 있습니다.
파일을 가져온 후 일련 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 기타 정보를 포함하여 파일이 목록에 표시됩니다. 이 예에서는 4 개의 docx 파일을 가져 왔고 아래 표시된 레코드 수는 4 입니다. 이때 파일 이름과 경로가 올바른지 확인할 수 있습니다. 처리 할 필요가없는 파일이 있으면 목록 오른쪽에있는 삭제 아이콘에서 파일을 제거 할 수 있습니다.
3 단계: 파일 목록을 확인하고 다음 단계로 이동하십시오.
파일 가져오기가 완료되면 목록에서 파일 및 확장자의 수를 확인하여 PDF로 변환 할 모든 Word 문서가 추가되었는지 확인하는 것이 좋습니다. 인터페이스는 또한 "필터링" 및 "정렬" 과 같은 작업 항목을 제공하며, 이는 많은 파일이있을 때 보류중인 레코드를 분류하는 데 도움이됩니다.
그것이 올바른지 확인한 후, 하단의 "다음" 을 클릭하여 후속 설정 프로세스를 계속 입력하십시오. 이 단계의 예상 결과는 변환 할 Word 파일 목록이 준비되었으며 처리 옵션을 계속 설정하고 위치를 저장할 수 있다는 것입니다.
4 단계: 마법사를 따라 처리 옵션을 설정하고 위치를 저장합니다.
인터페이스 상단의 프로세스 프롬프트는 전체 작업에 "처리 할 레코드 선택", "처리 옵션 설정", "저장 위치 설정" 및 "시작 처리" 의 네 단계가 포함되어 있음을 보여줍니다. 파일 선택을 완료 한 후 소프트웨어 마법사를 따라 처리 옵션을 계속 설정하고 변환 된 PDF 파일이 저장 될 위치를 지정하십시오.
이 단계의 목적은 출력 파일을 저장할 위치를 결정하고 변환이 완료된 후 생성 된 PDF를 찾지 않도록하는 것입니다. 원래 Word 파일과 별도로 관리하기 쉬운 "PDF 출력" 또는 "변환 된 PDF" 와 같은 특수 출력 폴더를 선택하는 것이 좋습니다.
5 단계: 처리 시작 및 빌드 결과 보기
저장 위치를 설정 한 후 "처리 시작" 단계를 입력하고 일괄 변환 작업을 시작하십시오. 처리가 완료되면 설정된 저장 위치에서 결과를 볼 수 있으며 여러 Word 문서가 일괄 적으로 해당 PDF 파일로 변환되었음을 확인할 수 있습니다.
효과 미리보기에서 알 수 있듯이 예제의 1.docx, 2.docx, 3.docx 및 4.docx는 각각 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf로 변환되었습니다. 파일 이름은 명확하므로 후속 보관, 전송 또는 공유에 편리합니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 이 아이디어에 따라 docx 및 doc 파일을 처리 할 수 있습니까?
이 문서의 예제 스크린 샷은 docx 파일을 가져옵니다. 실제 사무실에서 Word 문서의 일반적인 확장에는 docx 및 doc이 포함됩니다. 처리하기 전에 파일이 Word 문서인지 확인하고 다른 유형의 파일을 오도하지 않도록 소프트웨어 목록의 확장자를 확인하는 것이 좋습니다.
2. PDF로 하나씩 저장하는 대신 배치 도구를 사용하는 것이 권장되는 이유는 무엇입니까?
파일 수가 적 으면 수동 변환도 완료 할 수 있습니다. 그러나 파일 수가 수십 또는 수백 개에 도달하면 반복적으로 열고 저장하는 데 많은 시간이 걸립니다. 배치 문서 처리 소프트웨어를 사용하여 여러 Word 파일을 한 번에 작업 목록에 추가 한 다음 통합 된 방식으로 PDF로 변환 할 수 있습니다. 이는 고주파 사무실 및 데이터 정렬 장면에 더 적합합니다.
3. 전환 전에 무엇을주의해야합니까?
- 변환 할 Word 파일을 정상적으로 열 수 있는지 확인하여 소스 파일이 손상되어 처리 결과에 영향을 미치지 않도록하십시오.
- "폴더에서 파일 가져오기" 를 사용하기 쉽도록 보류중인 파일을 동일한 폴더에 넣는 것이 좋습니다.
- 변환 전에 파일 목록을 확인하고 처리 할 필요가없는 레코드를 삭제하고 중복 PDF를 생성하지 마십시오.
- 저장 위치를 설정할 때 별도의 출력 디렉토리를 사용하여 원본 파일과 변환 된 PDF 파일을 구별하는 것이 좋습니다.
4. 파일이 많을 때 오류 확률을 줄이는 방법은 무엇입니까?
먼저 테스트를 위해 몇 가지 Word 문서를 선택하고 출력 효과를 확인하고 기대에 따라 위치를 저장 한 다음 일괄 변환을 위해 전체 폴더를 가져올 수 있습니다. 파일 이름이 비슷한 문서의 경우 변환 후 PDF 확인을 용이하게하기 위해 변환 전에 명명 규칙을 정렬하는 것이 좋습니다.
요약: 일괄 처리 소프트웨어를 사용하여 Word에서 PDF로 효율적으로 완료
여러 Word 파일을 PDF로 일괄 변환하는 것은 매우 일반적인 사무실 요구 사항입니다. 도움으로 HeSoft Doc Batch Tool "Word에서 PDF로" 함수는 원래 하나씩 열어야하고 하나씩 저장해야했던 반복 작업을 변경할 수 있습니다. 가져오기, 통합 설정 및 배치 실행. Docx 및 doc 문서를 자주 다루는 사용자의 경우이 방법은 시간을 크게 절약하고 누락 및 잘못된 회전 가능성을 줄일 수 있습니다.
PDF로 변환해야하는 Word 문서 배치가있는 경우이 기사의 단계에 따라 소프트웨어를 열고 Word 도구를 입력하고 "Word에서 PDF로" 를 선택한 다음 마법사를 눌러 파일을 가져온 후 변환을 완료 할 수 있습니다.