많은 수의 Word 문서를 PDF로 변환해야하는 경우 하나씩 열고 저장하는 것은 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 파일을 놓치기 쉽습니다. 이 기사에서는 사용 방법에 대해 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool , 사무실 소프트웨어에서 한 번에 여러 Word 파일을 가져오고 "Word에서 PDF로" 기능을 통해 일괄 변환을 완료하십시오. 이 튜토리얼은 적용 가능한 시나리오, 처리 전후의 효과, 특정 작업 단계 및 예방 조치를 다루며 docx 및 doc과 같은 Word 문서를 일괄 처리해야하는 사무실 사용자에게 적합합니다.
일일 사무실에서는 계약, 보고서, 통지, 계획 및 기타 문서가 Word 문서 형식으로 편집되는 경우가 많지만 통합 된 방식으로 PDF에 제출해야합니다. 많은 수의 파일이있는 경우 수동으로 Word를 하나씩 열고 PDF로 저장하는 데 많은 시간이 걸리며 누락 및 혼란스러운 이름과 같은 문제가 발생하기 쉽습니다. 이 기사에서 해결하고자하는 것은 docx 및 doc과 같은 일반적인 Word 문서 형식을 포함하여 많은 Word 파일을 일괄 적으로 PDF로 변환하는 방법입니다.
아래 HeSoft Doc Batch Tool 이것은 예로서 예시된다. 사무실 문서를위한 배치 처리 소프트웨어입니다. 핵심 가치는 반복적 인 파일 처리 프로세스를 하나의 인터페이스로 중앙 집중화하는 것입니다. 이 인터페이스는 한 번에 여러 파일을 처리해야하는 사무실 장면에 적합합니다.
응용 프로그램 시나리오: Word에서 PDF로 일괄 변환해야 할 때
다음과 같은 상황이 발생하면 수동 처리 대신 일괄 변환을 사용하는 것이 매우 적합합니다.
- 여러 Word 계약, 견적 및 알림 문서를 PDF로 변환하여 고객 또는 동료에게 보내야합니다.
- 다른 장치에서 콘텐츠를 열 때 레이아웃 변경을 피하기 위해 여러 docx 파일을 PDF로 제출해야 합니다.
- 많은 수의 Word 보고서를 부서 내에서 균일하게 제출해야하므로 문서 형식의 일관성이 필요합니다.
- 사무실 효율성을 향상시키기 위해 반복적으로 "다른 이름으로 저장" 및 "PDF 내보내기" 를 클릭하는 기계적 작동을 줄여야합니다.
사무실 소프트웨어의 일괄 처리 기능을 통해 한 번에 여러 Word 파일을 가져올 수 있으며 수동 반복 작업을 줄이기 위해 균일하게 변환을 수행 할 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전에 여러 Word 파일이 처리되고 처리 후 PDF가 생성됩니다.
처리 전: 변환 할 Word 문서
이 예에서는 폴더에 4 개의 Word 문서가 있으며 파일 이름은 1.docx, 2.docx, 3.docx 및 4.docx입니다. 이러한 파일은 PDF 형식으로 균일하게 변환해야합니다.
처리 후: 해당 PDF 파일 생성
변환이 완료되면 원본 Word 파일이 PDF 파일을 생성했으며 파일 이름은 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf와 같은 해당 관계를 유지한다는 것을 알 수 있습니다. 이것은 확인하기 쉽지만 후속 보관, 전송 또는 업로드에도 편리합니다.
운영 단계: Office 소프트웨어를 사용하여 배치에서 Word 파일을 PDF로 변환
1 단계: Word 도구를 입력하고 "Word에서 PDF로" 기능을 선택하십시오.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 왼쪽 도구 범주에서 Word 도구 "를 선택하십시오. 오른쪽의 기능 목록에서 "Word에서 PDF로" 를 찾으십시오. 이 함수는 Word 파일을 PDF 형식으로 일괄 변환하여 설명합니다.
이 단계의 목적은 올바른 배치 변환 기능 페이지를 입력하고 다른 Word 처리 기능에서 오작동을 방지하는 것입니다.
2 단계: 변환해야하는 Word 파일 추가
"Word에서 PDF로" 페이지를 입력 한 후 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져 오기", "빈" 및 "추가" 와 같은 버튼을 인터페이스 상단에 볼 수 있습니다. 일부 파일 만 선택해야하는 경우 "파일 추가" 를 클릭하십시오. 여러 Word 문서가 같은 폴더에 집중되어있는 경우 "폴더에서 파일 가져오기" 를 사용할 수 있습니다.
파일을 가져온 후 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간 및 수정 시간과 같은 정보가 아래 목록에 표시됩니다. 이 예에서, 4 개의 docx 파일이 가져왔고, 요약에서 디스플레이되는 레코드의 수는 4 이며, 이는 처리될 파일이 소프트웨어에 의해 식별되었음을 나타낸다.
3 단계: 파일 목록을 확인하고 처리 할 필요가없는 레코드를 제외하십시오.
일괄 변환을 시작하기 전에 파일 목록의 이름과 경로가 올바른지 확인하는 것이 추천. 변환 할 필요가없는 Word 파일을 찾은 경우 목록 오른쪽에 있는 파일을 삭제하여 처리 큐에서 제거하거나 가져오기 오류가 있는 경우 Empty를 사용하여 다시 추가할 수 있습니다.
이 단계의 목적은 파일 범위의 후속 변환이 정확한지 확인하고 관련없는 파일도 PDF로 변환되지 않도록하는 것입니다.
4 단계: "다음" 을 클릭하여 처리 옵션을 설정하고 프로세스에 따라 위치를 저장합니다.
인터페이스 하단에 "다음" 버튼이 있으며 처리 흐름도 페이지 상단에 표시됩니다. 처리 할 레코드를 선택하고, 처리 옵션을 설정하고, 저장 위치를 설정하고, 처리를 시작하십시오. 파일 목록이 올바른지 확인한 후 "다음" 을 클릭하여 후속 설정을 계속 완료하십시오.
일반적으로 다른 배치 작업은 출력 위치를 지정해야하므로 전용 PDF 출력 디렉터리와 같은 위치 저장 단계에서 찾기 쉬운 폴더를 선택하는 것이 좋습니다. 변환이 완료되면 일괄 생성 된 PDF 파일을 빠르게 찾을 수 있습니다.
5 단계: 처리를 시작하고 Word에서 PDF로 완료 할 때까지 기다립니다.
처리 옵션 및 위치 저장 설정이 완료되면 처리 시작 단계를 입력합니다. 소프트웨어는 목록의 레코드에 따라 Word 파일을 일괄 처리하고 해당 PDF 파일을 생성합니다. 변환이 완료되면 지정된 저장 위치로 이동하여 출력 결과를 봅니다.
예상되는 결과는 각 Word 문서가 후속 제출, 공유 또는 제출에 적합한 해당 PDF 파일을 생성한다는 것입니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 일괄 변환 전에 파일을 구성 하시겠습니까?
"폴더에서 파일 가져오기" 를 사용하기 전에 Word 문서를 동일한 폴더로 변환하는 것이 좋습니다. 이것은 놓친 선택들의 수를 감소시키고 후속 검사들의 수를 용이하게 할 수 있다.
2. docx와 doc 모두 Word 문서에 의해 이해 될 수 있습니까?
사무실 시나리오에서 docx와 doc 모두 일반적인 Word 문서 형식입니다. 이 문서의 예제는 docx 파일을 가져옵니다. 파일에 오래된 doc 문서가 포함 된 경우 파일이 소프트웨어에 의해 인식되었는지 확인하고 파일을 가져 오기 전에 목록의 확장자를 확인할 수 있습니다.
왜 Word를 PDF로 변환합니까?
PDF는 여러 가지 글꼴, 소프트웨어 버전 또는 페이지 설정으로 인한 타이포그래피 변형을 줄여 장치 전체에서 전송, 보관 및 보기에 더 좋습니다. 계약, 보고서, 공식 통지 및 기타 문서의 경우 PDF로의 Word 배치는 매우 일반적인 사무실 처리입니다.
4. 변환 전에 무엇을 확인해야합니까?
모든 파일을 가져 왔는지 여부, 파일 경로가 올바른지 여부, 목록에 처리 할 필요가없는 파일이 포함되어 있는지 여부와 같은 세 가지 사항을 확인하는 것이 좋습니다. 그것이 올바른지 확인한 후 다음 단계로 이동하여 재 작업을 줄입니다.
요약: 일괄 처리를 사용하여 Word를 PDF로 중복을 줄입니다.
많은 Word 파일을 일괄 처리로 PDF로 변환하십시오. 이는 본질적으로 반복되는 사무실 작업 문제를 해결하는 것입니다. 도움으로 HeSoft Doc Batch Tool 이러한 종류의 사무실 소프트웨어는 docx 및 doc과 같은 여러 Word 문서를 함께 가져와 한 번에 변환을 완료하여 하나씩 열고 저장하는 비효율적 인 프로세스를 피할 수 있습니다.
많은 수의 Word 문서를 처리해야하는 경우 일괄 처리를 위해 "Word to PDF" 기능을 사용하기 전에 파일을 폴더로 구성하는 것이 좋습니다. 이것은 시간을 절약 할뿐만 아니라 출력 파일을 더 균일하고 관리하기 쉽게 만듭니다.