수십 또는 수백 개의 Word 파일을 PDF로 변환해야하는 경우 PDF로 하나씩 열고 저장하는 것은 시간이 많이 소요될뿐만 아니라 파일을 놓치기 쉽습니다. 이 기사 HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어, 이 문서에서는 사무실 소프트웨어의 "Word에서 PDF로" 기능을 통해 docx 및 doc과 같은 Word 문서를 일괄 처리하고 프로세스에 따라 변환을 완료하는 방법을 소개합니다. 이는 계약, 통지, 보고서, 서류, 데이터 제출 등
매일 사무실에서는 계약 마무리, 시스템 문서 제출, 입찰 자료 제출, 코스 강의 노트 배포 등 많은 수의 Word 문서를 PDF로 변환해야하는 경우가 많습니다. Word 파일을 하나씩 열어 PDF로 내보내는 경우, 작업이 반복되고 효율성이 낮고 파일 수가 너무 커서 유출되거나 이름이 혼동됩니다. 이 기사에서는 사용 방법을 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool 이러한 종류의 사무실 소프트웨어는 여러 Word 파일을 일괄 적으로 PDF로 변환하여 작업 중복을 줄이고 docx 및 doc과 같은 문서 형식 변환을 신속하게 완료 할 수 있습니다.
응용 프로그램 시나리오: Word에서 PDF로 일괄 변환해야 할 때
Word 문서는 편집하기 쉽지만 일반적으로 보내기, 제출 또는 인쇄 전에 PDF 형식으로 변환하는 데 더 적합합니다. PDF는 형식 보존, 교차 장치 보기 및 파일 배포 측면에서 더 안정적이므로 많은 사무실 프로세스에서는 PDF 파일을 제출해야합니다.
- 벌크 아카이브:장기 저장을 위해 여러 회의 분, 작업 보고서 및 프로젝트 데이터를 PDF로 변환합니다.
- 공식 제출:계약, 통지, 입찰, 신청 자료 등과 같은 Word 문서를 PDF로 변환하여 형식 혼란의 위험을 줄입니다.
- 보내기:Docx 및 doc 문서를 PDF로 변환하고 고객 또는 동료에게 보내면 쉽게 볼 수 있으며 실수로 변경하기가 쉽지 않습니다.
- 문서 대조:동일한 폴더에있는 많은 수의 Word 파일이 통합 된 방식으로 처리되어 변환 시간을 하나씩 저장합니다.
HeSoft Doc Batch Tool 포지셔닝은 많은 수의 파일 변환, 정렬 및 포맷 처리 작업을 처리하는 데 적합한 문서 일괄 처리 사무실 소프트웨어입니다. 이 튜토리얼은 "PDF 워드" 기능에 중점을 둡니다.
효과 미리보기: 처리 전에 여러 Word 파일이 처리되고 처리 후 해당 PDF가 생성됩니다.
처리하기 전에 폴더에 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx 와 같은 여러 Word 문서가 있습니다. 이러한 파일을 하나씩 열면 변환으로 많은 반복 작업이 생성됩니다.
일괄 변환 후 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf와 같은 해당 PDF 파일을 얻을 수 있습니다. 파일 이름은 쉽게 확인 및 후속 보관을 위해 서신으로 유지됩니다.
운영 단계: Office 소프트웨어를 사용하여 배치에서 Word 파일을 PDF로 변환
1 단계: "Word Tool" 을 입력하고 "Word를 PDF로 변환" 을 선택하십시오.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽의 기능 범주에서 "Word Tools" 를 선택하십시오. 찾기 "16. 오른쪽의 기능 목록에서 Word를 PDF로 변환하십시오. 함수 설명은 "배치에서 Word 파일을 PDF 형식으로 변환" 입니다.
이 단계의 목적은 올바른 배치 변환 기능 입구를 입력하고 doc, docx, 그림 또는 웹 페이지로 변환하는 것과 같은 다른 Word 형식 변환 기능을 선택하지 않는 것입니다.
"Word를 PDF로 변환" 을 클릭하면 일괄 처리 페이지를 입력 할 수 있습니다.
2 단계: 변환해야하는 Word 파일 추가
"Word에서 PDF로" 페이지를 입력 한 후 인터페이스 상단에는 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져 오기" 와 같은 항목이 제공됩니다. 파일 저장 방법에 따라 선택할 수 있습니다.
- 파일을 추가하려면:흩어져있는 Word 문서의 수동 선택에 적합합니다.
- 폴더에서 파일을 가져오려면:동일한 폴더에 적합한 docx가 많고 doc 파일을 통합 변환해야합니다.
스크린 샷에서 4 개의 Word 문서를 가져 왔으며 목록에는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간, 수정 시간 등과 같은 정보가 표시되어 변환 전에 파일이 완료되었는지 확인합니다.
이 단계의 예상 결과는 PDF로 일괄 변환해야하는 모든 Word 파일이 작업 목록에 표시되고 레코드 수가 하단 요약에 표시됩니다. 예를 들어, 스크린 샷에 표시된 레코드의 수는 4 이며, 현재 4 개의 Word 파일이 처리되기를 기다리고 있음을 나타냅니다.
3 단계: 파일 목록을 확인하고 필요한 경우 삭제하거나 조정하십시오.
파일을 가져온 후 목록에서 파일 이름과 경로를 확인하여 잘못된 파일이 선택되지 않았는지 추천. 조작 열은 인터페이스의 오른쪽에 제공되며 삭제 아이콘은 단일 파일 옆에 표시됩니다. 현재 목록에있는 파일을 지울 수있는 "빈" 버튼도 있습니다.
이 단계의 목적은 정식 변환 전에 검사를 완료하고 불필요한 Word 문서를 PDF로 함께 변환하지 않도록하는 것입니다. 파일이 많은 경우 인터페이스의 "필터" 및 "정렬" 기능을 결합하여 목록을 볼 수 있습니다.
4 단계: "다음" 을 클릭하고 마법사를 눌러 처리를 설정하고 시작합니다.
파일 목록이 올바른지 확인한 후 페이지 하단에서 "다음" 을 클릭하십시오. 인터페이스 프로세스에서 알 수 있듯이 소프트웨어는 "처리 할 레코드 선택", "처리 옵션 설정", "저장 위치 설정" 및 "처리 시작" 단계를 완료합니다.
즉, Word 파일을 가져온 후 마법사에 따라 처리 옵션과 PDF 저장 위치를 계속 설정하고 마지막으로 시작 처리 링크를 입력해야합니다. 변환이 완료되면 결과 PDF 파일을 저장 위치에서 볼 수 있습니다.
이 단계의 예상 결과는 소프트웨어가 목록의 Word 파일을 일괄 적으로 PDF 형식으로 변환하고 마지막으로 원본 Word 문서에 해당하는 PDF 파일을 가져옵니다.
자주 묻는 질문 또는주의 사항
1. docx와 doc 둘 다 일괄 PDF 변환에 사용할 수 있습니까?
함수 이름 및 설명에서 "Word에서 PDF로" 는 Word 파일을 일괄 적으로 PDF로 변환하는 데 사용됩니다. 실제 작업에서는 함께 처리해야하는 docx 및 doc과 같은 Word 문서를 목록으로 가져오고 변환하기 전에 확장이 올바른지 확인하는 것이 좋습니다.
2. 변환 전에 파일 목록을 확인하는 이유는 무엇입니까?
일괄 처리의 장점은 여러 파일이 한 번에 처리되지만 잘못된 파일을 가져 오면 함께 처리 할 수 있다는 것입니다. 따라서 변환 할 모든 파일이 요구 사항을 충족하는지 확인하려면 "다음" 을 클릭하기 전에 레코드 이름, 경로 및 수를 확인하는 것이 좋습니다.
3. 파일이 많을 때 "파일 추가" 또는 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 사용해야합니까?
파일이 동일한 폴더에 집중되어있는 경우 "폴더에서 파일 가져 오기" 는 선택 시간을 하나씩 줄이는 것이 좋습니다. 파일이 다른 위치에 흩어져있는 경우 파일 추가 를 사용하여 일괄 처리로 가져올 수 있습니다.
4. 변환 된 파일 이름을 대응하기가 어렵습니까?
미리보기에서 처리 전에 1.docx, 2.docx, 3.docx 및 4.docx가 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf로 변환되는 것을 볼 수 있습니다. 변환이 완료되면 PDF 수가 Word 수와 일치하는지 확인하기 위해 파일 이름에 따라 하나씩 확인하는 것이 좋습니다.
5. 일괄 변환 전에 원본 파일을 백업해야합니까?
일괄 형식 변환은 일반적으로 원본 Word 파일의 중요성을 감소시키지 않습니다. 계약, 보고서, 서류 등과 같은 공식 자료의 경우 원본 Word 문서를 보관하고 PDF를 배포 또는 보관 버전으로 사용하는 것이 좋습니다.
요약: 일괄 처리 도구로 중복 변환 작업 감소
많은 Word 파일을 PDF로 일괄 변환하는 것은 본질적으로 고주파이지만 반복적 인 사무실 작업입니다. 사용 HeSoft Doc Batch Tool "Word 도구" 의 "Word에서 PDF로" 기능을 통해 docx 및 doc과 같은 Word 문서를 일괄 처리 한 다음 마법사를 따라 설정 및 변환을 완료하여 파일을 하나씩 열지 않고 PDF로 저장할 수 있습니다.
계약, 보고서, 통지, 데이터 컴파일 및 기타 문서를 처리해야하는 경우 이러한 종류의 일괄 변환 프로세스를 수정하는 것이 좋습니다. 먼저 Word 파일을 구성한 다음 소프트웨어를 가져오고 목록을 확인한 다음 PDF를 균일하게 생성합니다. 이것은 시간을 절약 할뿐만 아니라 누출 및 잘못된 전송의 위험을 줄이고 사무실 문서 처리를보다 표준화하고 효율적으로 만듭니다.