수정해야하는 여러 Word, docx 또는 doc 파일에 동일한 규칙을 가진 많은 키워드가있는 경우, 찾아서 대체하기 위해 하나씩 문서를 여는 것은 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 놓치기 쉽습니다. 이 기사 HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어, 이 백서에서는 "Word에서 키워드 찾기 및 대체" 기능을 사용하여 퍼지 수식으로 텍스트를 찾는 방법, 즉 정사이즈 표현의 와일드 카드와 유사한 일괄 일치 영어 대문자 약어, 숫자 및 기타 내용을 한 번에 지정된 문자로 바꿉니다. 계약, 코스 자료, 설명 문서, 템플릿 파일 등과 같은 일괄 개정 시나리오에 적합합니다.
매일 사무실에서 많은 Word 문서는 고정 된 단어를 변경할뿐만 아니라 특정 규칙에 따라 일괄 적으로 대체합니다. 예를 들어, docx 파일 배치에는 BOT 및 ELA와 같은 많은 수의 영어 대문자 약어와 60 및 5 와 같은 다른 숫자가 포함됩니다. Word를 하나씩 열면 BOT, ELA 및 60 을 각각 검색 한 다음 수동으로 교체하십시오. 그것은 매우 비효율적 일뿐만 아니라 일부 위치를 놓치기 쉽습니다. 더 문제가되는 것은 실제 문서에 수십 또는 수백 개의 문서 및 문서 문서가있을 수 있다는 것입니다. 핵심 단어는 제목, 텍스트, 목록 및 단락 설명에 흩어져 있습니다. 수동 처리는 일관성을 보장하기가 어렵습니다.
이 기사는 이런 종류의 문제를 해결하는 것입니다: 사무실 소프트웨어 사용" HeSoft Doc Batch Tool "The Word batch 검색 및 대체 기능 in" 을 통해 소프트웨어는 정사이즈 식 와일드 카드 규칙에 따라 콘텐츠를 자동으로 식별하고 일괄 처리는 텍스트에 대한 공식 퍼지 검색을 사용하여 "라는 여러 Word 파일의 일치하는 텍스트를 지정된 결과로 바꿉니다. 이 예제에서는 여러 docx 파일과 일치합니다.[A-Z]{3}의 세 대문자를 A로 교체하십시오.\ D의 수는 B로 대체되어 키워드에 대한 기계적 검색 대신 규칙에 따라 배치 교체를 실현합니다.
응용 프로그램 시나리오: 정사이즈 표현 와일드 카드에 적합한 Word 일괄 교체 작업
일반 단어 찾기 대체는 "고정 텍스트 교체" 를 처리하는 데 적합합니다. 예를 들어 "회사 A" 는 "회사 B" 로 대체됩니다. 그러나 발견 할 내용이 공통 패턴을 가지고 있고 실제 텍스트가 정확히 동일하지 않은 경우 정사이즈 표현식 또는 와일드 카드 공식을 사용하는 것이 더 적절합니다. 예를 들어, 문서에는 숫자, 연도, 페이지 번호, 코스 약어, 프로젝트 코드, 제품 모델, 금액 번호 등이 있습니다. 그들은 정확히 같은 단어가 아니지만 규칙에 의해 설명 될 수 있습니다.
이 기사의 스크린 샷과 결합하여 이러한 작업에는 일반적으로 다음이 포함됩니다.
- 일괄 처리는 BOT, ELA 및 기타 세 개의 대문자와 같은 여러 Word 문서에서 영어 대문자 약어를 대체합니다.
- 배치는 60, 5, 2026, 001 및 기타 연속 번호와 같은 docx 파일의 디지털 콘텐츠를 대체합니다.
- 여러 Word 문서에서 탈감작 번호, 학생 번호, 전화 번호, 금액 또는 코드를 통합하십시오.
- 템플릿 문서에서 자리 표시자, 코스 코드 및 항목 번호의 통합 변환.
- 대문자 약어를 찾아 A로 대체하는 첫 번째 규칙 줄과 번호를 찾아 B로 대체하는 두 번째 규칙 줄과 같은 여러 규칙을 동시에 처리해야합니다.
HeSoft Doc Batch Tool 포지셔닝은 사무실 문서를위한 배치 처리 소프트웨어입니다. 그 값은 Word 편집 자체를 대체하는 것이 아니라 반복되는 기계적 및 오류가 발생하기 쉬운 문서 처리 작업을 한 번에 완료하는 데 있습니다. Word, docx 및 doc 파일 콘텐츠를 일괄 처리해야하는 사용자의 경우 이러한 도구를 사용하면 노력의 중복을 크게 줄일 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리하기 전에 여러 docx 파일에서 대체 할 키워드가 있습니다.
처리하기 전에 폴더에 여러 Word 문서가 있습니다. 예제로는 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx 등이 있습니다. 즉, 이 작업은 단일 파일을 처리 할뿐만 아니라 docx 문서 배치에 대한 검색 및 교체 규칙을 수행하는 것입니다.
Word 문서 중 하나를 열면 본문에 규칙을 따르는 많은 내용이 있음을 알 수 있습니다. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 제목의 BOT와 본문의 60 을 가리 킵니다. BOT는 세 개의 대문자에 속하며 공식화 될 수 있습니다.[A-Z]{3}일치; 60 은 연속 번호이며 공식화 될 수 있습니다.\ D경기. 또한 문서에서 ELA와 같은 대문자 약어를 볼 수 있으며 3 개의 대문자에 대한 일치 규칙도 충족됩니다.
수동 방법을 사용하는 경우 규칙을 충족하는 내용을 확인한 다음 하나씩 찾아서 교체해야합니다. 특히 문서 수가 증가하면 작업량이 빠르게 확대됩니다. Word 키워드의 일괄 교체 도구를 사용한 후 "검색 규칙" 및 "교체 결과" 를 한 번 설정 한 다음 일괄 실행을 위해 소프트웨어로 넘겨 줄 수 있습니다.
처리 후 공식 규칙을 충족하는 내용이 일괄 적으로 교체됩니다.
처리가 완료되면 동일한 Word 페이지의 내용이 변경되었습니다. 원래 제목의 BOT는 A로 대체되고, 텍스트의 ELA와 같은 세 개의 대문자도 A로 대체됩니다. 원래 숫자 60, 5 및 기타 연속 번호는 B로 대체됩니다. 스크린 샷의 노란색 표시는 교체 효과를 보여줍니다. 상이한 위치들에서의 매칭 콘텐츠가 규칙들에 따라 대체되었다는 것을 분명히 알 수 있다.
이 효과는이 작업이 단순히 고정 된 키워드만을 대체하는 것이 아니라 일괄 일치에 정사이즈 표현식과 유사한 공식 규칙을 사용한다는 것을 보여줍니다. 많은 수의 Word 문서를 균일하게 수정해야하는 시나리오의 경우이 방법은 수동 검색보다 안정적이며 배치 docx 파일 처리에 더 적합합니다.
작업 단계 1: Word 도구를 입력하고 찾기 및 교체 기능을 선택하십시오.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 왼쪽 기능 막대에서단어 도구. Word 배치 처리와 관련된 여러 기능 카드를 메인 인터페이스에서 볼 수 있습니다. 예를 들어 Word 추가 워터 마크, Word에서 PDF로 변환, Docx로 변환하는 Word, Docx로 변환 한 Word 등 이번에는 첫 번째 기능을 사용합니다.Word에서 키워드 찾기 및 교체.
이 기능을 선택하는 목적은 소프트웨어가 Word 콘텐츠 검색을 입력하고 프로세스를 대체하도록하는 것입니다. 여기서 기능 설명은이 기사의 요구 사항과 완전히 일치하는 "Word 파일 내용에서 일괄 검색 및 키워드 교체" 입니다. 여러 Word, docx 또는 doc 파일의 경우 자격을 갖춘 콘텐츠가 새 텍스트로 균일하게 대체됩니다.
기능을 입력하면 소프트웨어는 가이드 프로세스에서 작업 단계를 표시합니다. 스크린 샷의 스텝 바에 따르면 전체 프로세스에는 처리 할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작이 포함됩니다. 이 프로세스는 사용자가 파일 목록을 확인한 다음 교체 규칙을 설정하고 마지막으로 처리를 수행함으로써 오작동의 위험을 줄이기 때문에 배치 파일 작업에 적합합니다.
작업 단계 2: 일괄 적으로 키워드를 대체해야하는 Word 파일 추가
"Word에서 키워드 찾기 및 교체" 페이지를 입력 한 후 첫 번째 단계는 처리해야하는 레코드를 선택하는 것입니다. 인터페이스의 오른쪽 상단을 볼 수 있습니다.파일 추가,폴더에서 파일 가져오기,빈,더 보기버튼을 기다립니다. 적은 수의 파일의 경우 "파일 추가" 를 사용할 수 있습니다. 폴더에 많은 Word 문서가있는 경우 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 사용하는 것이 더 적합합니다.
스크린 샷에서 6 개의 docx 파일을 가져 왔습니다. 파일 이름은 1.docx ~ 6.docx이며 경로는 D:\ test 아래에 있습니다. 확장, 생성 시간 및 수정 시간과 같은 정보도 목록에 표시되므로 사용자가 올바른 파일을 선택했는지 여부를 쉽게 확인할 수 있습니다. 하단의 요약 영역은 레코드의 수가 6 임을 보여 주며, 이 배치 교체는 6 개의 Word 문서에 대해 수행 될 것임을 나타냅니다.
이 단계의 초점은 먼저 문서의 범위를 확인하는 것입니다. 일부 Word 파일 만 처리하려면 처리해야하는 레코드를 보관할 수 있습니다. 잘못된 파일을 가져오는 경우 목록의 오른쪽에있는 삭제 작업을 사용하여 불필요한 항목을 제거하거나 "빈" 을 사용하여 다시 가져올 수 있습니다. 중요한 문서의 경우 사본에서 일괄 대체를 수행하기 전에 테스트 폴더를 복사하는 것이 좋습니다.
작업 단계 3: 공식 퍼지 검색 텍스트를 선택하고 검색을 채우고 규칙을 바꿉니다.
하단을 클릭하십시오.다음 단계그런 다음 "처리 옵션 설정" 으로 이동하십시오. "키워드 옵션 설정" 영역에서 "찾기" 에 포함 된 것을 볼 수 있습니다.정확히 텍스트 찾기과수식이있는 흐림 찾기 텍스트. 이 예제에서는 규칙에 따라 정사이즈 식 와일드 카드를 사용해야하므로 "텍스트를 찾으려면 공식 퍼지 사용" 을 선택하십시오.
왼쪽의 "찾을 키워드 목록" 에서 예제는 두 줄의 규칙을 채 웁니다.
- [A-Z]{3}: BOT 및 ELA와 같은 세 개의 대문자 영어 문자로 구성된 내용을 일치시킵니다.
- \ D: 60, 5, 2026 과 같은 일치하는 연속 숫자를 나타냅니다.
오른쪽의 대체 키워드 목록에서 두 줄의 대체 결과가 채워집니다.
- 첫 번째 줄을 채우십시오.A, 해당[A-Z]{3}매칭된 콘텐츠는 A로 대체된다.
- 두 번째 줄을 채우십시오.B에 해당하는\ D매칭된 디지털 콘텐츠는 B로 대체된다.
이 단계는 매우 중요합니다. 왼쪽 및 오른쪽 목록은 행별로 서로 일치합니다. 즉, 왼쪽의 첫 번째 검색 규칙은 오른쪽의 첫 번째 교체 결과에 해당하고 왼쪽의 두 번째 검색 규칙은 오른쪽의 두 번째 교체 결과에 해당합니다. 스크린 샷의 설정은 3 개의 대문자가 A로 대체되고 연속 숫자가 B로 대체됨을 의미합니다.
인터페이스에서 "글자의 경우 무시" 옵션을 볼 수도 있습니다. 이 옵션은 스크린 샷에서 확인되지 않으므로 현재 공식에 따라 일치하는 규칙이 더 엄격하게 실행됩니다. 에[A-Z]{3}예를 들어 대문자 조합과 일치합니다. 문서에 소문자 조합이있는 경우 일치 여부는 채워진 수식과 사례 설정에 따라 다릅니다.
4 단계: 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하십시오.
규칙을 완료 한 후 인터페이스 하단을 클릭하십시오.다음 단계후속 프로세스를 계속하십시오. 페이지 상단의 스텝 바에 따르면 "저장 위치 설정" 과 "처리 시작" 이 있습니다. 스크린 샷은이 두 페이지의 특정 세부 사항을 표시하지 않지만 프로세스 이름에서 합리적으로 판단 할 수 있습니다. 공식 교체 전에 일괄 처리를 시작하기 전에 처리 된 Word 파일이 저장되는 위치를 결정해야합니다.
저장 위치를 설정할 때 원본을 직접 덮어 쓰지 않는 것이 좋습니다. 처리 결과를 새 출력 디렉토리에 저장 한 다음 처리가 완료된 후 몇 개의 docx 파일을 검사하여 교체 결과가 기대치를 충족하는지 확인한 다음 공식 파일링 또는 전송에 사용할지 여부를 결정하는 것이 더 안전합니다. 이 방법으로 규칙이 잘못 작성된 경우에도 원본 파일로 돌아가서 재조정 할 수 있습니다.
처리를 시작한 후, 소프트웨어는 가져온 파일 목록과 세트 찾기 규칙에 따라 여러 Word 문서를 일괄 처리합니다. 이 예제에서는 동일한 공식 규칙 세트가 6 개의 docx 파일 모두에 적용되므로 파일 별 복제를 피할 수 있습니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 수식 규칙은 적은 수의 파일에서 먼저 테스트해야합니다.정사이즈 표현 와일드 카드는 매우 유연하지만 예상보다 더 일치 할 수도 있습니다. 예를 들면[A-Z]{3}세 개의 연속 대문자와 일치하며 문서에 다른 세 개의 대문자 코드가있는 경우에도 교체됩니다. 따라서 먼저 1 ~ 2 복사 파일로 테스트하는 것이 좋습니다.
2. 목록 찾기 및 교체 목록은 행별로 일치해야합니다.왼쪽에있는 규칙의 처음 몇 줄은 오른쪽에있는 대체 텍스트의 처음 몇 줄에 해당합니다. 왼쪽 및 오른쪽 줄 또는 시퀀스의 수가 잘못 설정되면 기대치를 충족하지 못하는 대체 결과가 발생할 수 있습니다. 컷오프 도면에서 제 1 라인 [A-Z]{3} 은 A에 대응하고, 제 2 라인 (\ d) 은 정확한 대응인 B에 대응한다.
3. docx 및 docx의 파일 범위에 유의하십시오.이 예에서는 docx 파일을 가져옵니다. 실제 사무실에서 doc, docx 및 기타 형식이 동시에 존재하는 경우 소프트웨어 목록에 표시된 파일이 가져 오기 전에 이번에는 처리 할 모든 Word 문서인지 확인하십시오.
4. 규칙을 잘 모르는 경우 원본 만 한 번에 처리하지 마십시오.일괄 대체는 매우 효율적이지만 오류 규칙이 여러 파일에 빠르게 영향을 줄 수 있음을 의미합니다. 먼저 원본 문서를 백업하거나 결과를 별도의 폴더에 저장하는 것이 좋습니다.
5. 고정 된 단어 만 대체하는 경우 수식을 사용하지 않고 퍼지 검색을 수행 할 수 있습니다.특정 단어 만 다른 단어로 바꾸면 일반적으로 텍스트를 정확하게 찾는 것이 더 직관적입니다. 숫자, 코드, 약어 등과 같은 정사이즈 내용을 일치시키려면 수식을 사용하여 텍스트를 찾는 것이 더 적합합니다.
요약: 일괄 처리 도구로 Word 중복 교체 작업 감소
이 기사의 예제에서 볼 수 있듯이 HeSoft Doc Batch Tool 여러 Word 문서의 키워드를 프로세스로 대체하여 작업을 완료하는 기능. 사용자는 docx 파일을 가져 와서 "공식 퍼지 검색 텍스트 사용" 을 선택하고 정사이즈 표현식 및 해당 대체 결과와 유사한 검색 규칙을 입력 한 다음 마법사를 눌러 저장 위치를 계속 설정하고 처리를 시작하면 일괄 교체를 완료 할 수 있습니다.
계약 템플릿, 교재, 프로젝트 문서, 시스템 문서 및 제품 설명서를 자주 다루는 사무실 사용자의 경우 이러한 종류의 일괄 검색 및 교체 기능은 작업 중복을 크게 줄일 수 있습니다. 특히 키워드가 고정 된 텍스트가 아니라 숫자, 약어 및 숫자와 같은 정사이즈 콘텐츠 인 경우 정사이즈 식 와일드 카드 공식은 Word 배치 교체를보다 효율적이고 제어 할 수 있습니다. 정식 처리 전에 중복 파일에 대한 테스트 규칙을 준비하고 결과가 정확한지 확인한 후 일괄 적으로 전체 폴더에 적용하는 것이 좋습니다.