여러 프로젝트, 연도 또는 클라이언트에 동일한 폴더 계층 구조가 필요한 경우, 먼저 템플릿 디렉토리를 준비한 다음 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 새 폴더를 일괄 생성할 수 있습니다. 본 문서에서는 A, B, C 템플릿 디렉토리와 2001년부터 2005년까지의 새 이름 목록을 예시로, 기존 폴더 추가 방법, 파일 무시 및 디렉토리 구조만 유지하는 설정, 저장 위치 선택 및 처리 실행 방법을 설명하여 사용자가 규격화된 사무 자료 디렉토리를 신속하게 생성할 수 있도록 도와줍니다.
많은 사무직 종사자들이 반복적인 작업을 경험합니다. 바로 동일한 폴더 구조를 여러 번 반복해서 생성하는 일입니다. 예를 들어, 프로젝트 자료 폴더 안에 계약, 견적, 디자인, 납품, 검수, 보관 폴더가 고정적으로 포함되거나, 매년 같은 분류로 파일 디렉토리를 만들거나, 고객별로 Word 문서, docx 계약서, Excel 목록, PDF 스캔본, 이미지 첨부 파일을 보관할 표준 자료 디렉토리가 필요한 경우입니다. 디렉토리 구조 자체는 복잡하지 않지만, 수십 개, 수백 개를 생성해야 한다면 엄청난 시간이 소요됩니다.
더 번거로운 점은 템플릿 폴더를 수동으로 복사할 때 기존 파일까지 함께 복사되는 경우가 많다는 것입니다. 빈 디렉토리 구조만 필요한 상황에서는 이로 인해 자료가 뒤섞이게 됩니다. 새 프로젝트 폴더에 이전 프로젝트의 doc 파일이 들어가거나, 새 연도별 보관 디렉토리에 전년도 PDF가 섞여 들어가면 나중에 정리하는 데 오히려 더 많은 시간이 걸립니다. 따라서 많은 사용자가 진정으로 필요로 하는 것은 파일 복사가 아니라, 폴더 디렉토리 구조를 대량으로 복제하고 지정된 이름으로 새로운 폴더들을 생성하는 것입니다.
이 글에서는 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "을(를) 사용하여 이 작업을 완료하는 방법을 소개합니다. 이 도구는 사무 환경을 위한 대량 처리 도구로, 대량의 파일 및 폴더 관련 작업을 처리하는 데 적합합니다. 아래 예시에서는 기존의 A, B, C 템플릿 폴더를 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 등의 새로운 디렉토리로 대량 확장하면서 원래의 하위 폴더 구조를 유지합니다.
적용 시나리오: 통일된 디렉토리 템플릿이 필요한 대량 사무 작업
업무 중에 '구조는 같지만 이름이 다른' 폴더 생성 요구가 있다면 이 글의 방법이 적합합니다. 이는 단순히 빈 폴더를 만드는 것이 아니라 기존 폴더 템플릿을 바탕으로 새 디렉토리를 생성하므로, 고정된 계층이 요구되는 자료 관리 작업에 특히 적합합니다.
예를 들어, 행정 또는 기록 담당자가 연도별 폴더를 만들고 각 연도 아래에 동일한 보관 분류가 필요한 경우, 프로젝트 관리자가 여러 프로젝트에 동일한 납품 디렉토리를 구축해야 하는 경우, 재무 담당자가 여러 고객별로 인보이스, 계약서, 대사장 등의 디렉토리를 만들어야 하는 경우, 교육 기관에서 반별 또는 수강생별 자료 폴더를 만들어야 하는 경우 등이 있습니다. 과거에는 이러한 작업을 복사하여 붙여넣고 수동으로 이름을 바꾸는 데 의존하는 경우가 많았지만, 대량 처리 도구를 사용하면 템플릿과 이름 목록만 준비하면 빠르게 생성할 수 있습니다.
나중에 Word, doc, docx, xlsx, pdf, jpg 등의 사무용 파일을 보관해야 하는 경우, 디렉토리 구조를 미리 표준화하는 것이 매우 중요합니다. 디렉토리가 표준화되어야 팀원들이 자료를 더 빠르게 찾을 수 있고, 통일된 파일 보관 습관을 형성하기도 쉬워집니다.
처리 전: 템플릿 디렉토리가 이미 정리됨
처리 전 스크린샷에서 루트 디렉토리 test 아래에 A, B, C 세 개의 템플릿 폴더가 준비되어 있습니다. A 폴더 아래에는 A-001, A-002, A-003이 있고, B 폴더 아래에는 B1, B2, B3이 있으며, C 폴더 아래에는 C1, C2, C3가 있습니다. 이러한 하위 폴더들이 이후에 유지해야 할 디렉토리 구조입니다.
실제 업무에서 A, B, C는 '계약류, 재무류, 납품류'와 같은 서로 다른 유형의 자료 분류에 대응하거나, 다른 부서, 제품군 또는 업무 단계에 대응할 수 있습니다. 핵심은 이러한 템플릿 디렉토리가 이미 재사용하려는 표준 구조를 대표한다는 점입니다. 소프트웨어는 이후에 이러한 기존 폴더들을 바탕으로 새 폴더를 대량 생성하며, 처음부터 계층별로 새로 만들게 하지 않습니다.
처리 후: 각 템플릿 디렉토리 아래에 여러 개의 새 폴더 생성
처리 후 스크린샷은 출력 디렉토리가 hesoft-output임을 보여줍니다. A, B, C 세 개의 최상위 디렉토리는 여전히 존재하며, 각 디렉토리 아래에는 2001, 2002, 2003, 2004, 2005가 대량 생성된 것을 볼 수 있습니다. A 디렉토리를 확장하면 A\2001, A\2002, A\2003 등의 디렉토리 아래에 A-001, A-002, A-003 하위 폴더들이 계속 유지되어 있습니다.
이것이 디렉토리 구조 대량 복제의 핵심 효과입니다. 새 이름을 대량으로 생성하고, 원래 계층은 동시에 유지됩니다. 사용자는 A, B, C로 직접 들어가서 2001에서 2005까지 각각 만들거나 하위 폴더를 반복 복사할 필요가 없습니다. 연도, 프로젝트 번호 또는 고객 이름이 많은 경우, 이 방식은 반복 작업을 현저히 줄일 수 있습니다.
조작 단계 1: 파일 정리에서 폴더 일괄 생성 기능 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후, 먼저 왼쪽 탐색에서 '파일 정리'로 들어갑니다. 이곳은 소프트웨어 내에서 폴더 구조, 파일 분류, 파일 시스템 정보 정리와 관련된 기능 영역입니다. 들어가서 기능 카드 중 '3. 기존 폴더를 기준으로 새 폴더 일괄 생성'을 선택합니다.
스크린샷에서 해당 기능 카드 옆에는 이미 존재하는 폴더를 여러 개 대량 복제할 수 있으며 새 폴더 이름을 사용자 지정할 수 있다는 설명이 있습니다. 여기서 주의할 점은, 본문 시나리오에서 '복제'는 주로 폴더 구조를 복제하는 것을 의미하며 반드시 파일 내용을 복제하는 것은 아니라는 점입니다. 이후 '모든 파일 무시하고 폴더 구조만 유지' 옵션을 통해 디렉토리만 생성하고 기존 파일을 가져오지 않는 효과를 얻을 수 있습니다.
이 단계의 예상 결과는 해당 기능의 전용 처리 페이지로 진입하는 것입니다. 페이지는 마법사 형식으로 사용자가 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정 및 처리를 시작하도록 안내합니다.
조작 단계 2: 기존 폴더를 템플릿 레코드로 추가하기
기능 페이지에 진입하면 첫 번째 단계는 '처리할 레코드 선택'입니다. 오른쪽 상단의 '폴더 추가' 버튼을 클릭하여 템플릿으로 사용할 기존 폴더를 목록에 추가합니다. 예시에서는 A, B, C 세 개의 폴더를 추가했으며, 목록에는 해당 폴더의 이름과 경로(예: D:\test\A\, D:\test\B\, D:\test\C\)가 표시됩니다.
추가를 완료한 후에는 목록을 주의 깊게 확인해야 합니다. 여기서 선택된 폴더가 향후 대량 생성될 디렉토리의 원본을 결정하기 때문입니다. 특정 템플릿을 누락하면 출력 결과에서 해당 분류가 생성되지 않으며, 잘못된 폴더를 선택하면 소프트웨어가 잘못된 구조를 기반으로 새 디렉토리를 만들 수 있습니다. 인터페이스에서 각 레코드 오른쪽에 삭제 작업이 있어 필요 시 단일 레코드를 제거할 수 있으며, 오른쪽 상단의 '비우기' 버튼을 사용하여 다시 선택할 수도 있습니다.
A, B, C 등 템플릿 폴더가 모두 올바르게 추가되었는지 확인한 후 하단의 '다음'을 클릭합니다. 이 단계의 목적은 템플릿 소스를 소프트웨어에 전달하여, 이후 지정된 이름의 폴더를 대량 생성할 준비를 하는 것입니다.
조작 단계 3: 폴더 구조만 유지 옵션 활성화하여 기존 파일 복제 방지
두 번째 단계 '처리 옵션 설정'으로 들어가면 먼저 '모든 파일 무시하고 폴더 구조만 유지'가 보입니다. 이 옵션은 이 글의 요구 사항에 매우 적합합니다. 활성화하면 소프트웨어는 새 디렉토리 생성 시 폴더 계층에만 집중하고 템플릿 디렉토리의 파일을 새 디렉토리로 복제하지 않습니다.
이 설정을 권장하는 이유는 무엇일까요? 템플릿 폴더가 실제로 빈 템플릿이 아닐 수 있고, 이미 이전 프로젝트 파일, 테스트 파일, 과거 Word 문서, docx 계약서, Excel 표 또는 PDF 스캔본이 저장되어 있을 수 있기 때문입니다. 만약 전체 디렉토리를 그대로 복사하면 이러한 이전 파일들까지 새로 만든 디렉토리로 가져오게 되어 나중에 삭제하는 데 큰 번거로움이 생깁니다. 폴더 구조만 유지하도록 선택하면 출력 결과를 더 깔끔하게 만들 수 있어 새 프로젝트, 새 연도 또는 새 고객 자료 초기화에 적합합니다.
물론 실제 요구 사항이 템플릿 파일을 함께 복사하는 것이라면 인터페이스 옵션에 따라 파일 보유 여부를 스스로 판단해야 합니다. 하지만 '많은 새 폴더를 대량 생성하고 디렉토리 구조를 유지'하는 일반적인 시나리오에서는 디렉토리만 복제하는 편이 대체로 더 안전합니다.
조작 단계 4: 새 이름 목록에 폴더명 한 줄씩 입력
같은 페이지에 '새 이름 목록'이라는 필수 입력 영역도 있습니다. 스크린샷에는 2001, 2002, 2003, 2004, 2005가 입력되어 있습니다. 각 줄은 하나의 새 폴더 이름을 나타냅니다. 소프트웨어는 이 이름들을 앞서 추가한 템플릿 폴더에 일괄 적용합니다.
예시를 기준으로, 앞서 A, B, C 세 개의 템플릿 디렉토리를 추가했고 이름 목록에 5개의 이름이 있습니다. 처리 후에는 A 아래에 2001에서 2005까지, B 아래에 2001에서 2005까지, C 아래에 2001에서 2005까지 생성되며, 각각의 원래 하위 디렉토리 구조가 유지됩니다. 즉, 사용자는 이름 목록을 한 번만 입력하면 여러 템플릿 폴더에 동시에 적용할 수 있습니다.
이름을 작성할 때 업무 요구에 따라 다음과 같은 내용으로 대체할 수 있습니다.
- 연도: 2024, 2025, 2026.
- 월: 01월, 02월, 03월.
- 프로젝트 번호: P001, P002, P003.
- 고객 이름: 고객A, 고객B, 고객C.
- 지역 또는 지점: 화동구, 화남구, 베이징점, 상하이점.
주의할 점은, Windows 파일 시스템에서 허용하지 않는 특수 문자 사용을 피해야 한다는 것입니다. 추후 검색의 편의를 위해, 예를 들어 모두 4자리 연도를 사용하거나 동일한 길이의 프로젝트 번호를 사용하는 등 통일된 형식을 유지하는 것이 좋습니다.
조작 단계 5: 출력 위치 선택 및 처리 시작 실행
처리 옵션을 완료한 후 '다음'을 클릭하여 '저장 위치 설정'으로 들어갑니다. 스크린샷에 저장 위치의 구체적인 인터페이스는 펼쳐져 있지 않지만, 프로세스 바에 해당 단계가 명시적으로 포함되어 있습니다. 사용자는 소프트웨어 인터페이스 안내에 따라 결과를 저장할 디렉토리를 선택해야 합니다. 예시의 처리 후 스크린샷은 최종 결과가 hesoft-output 폴더에 위치함을 보여줍니다.
출력 위치는 원본 템플릿 디렉토리를 직접 덮어쓰지 않도록 독립된 디렉토리로 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 대량 생성된 구조가 예상과 일치하는지 먼저 확인할 수 있습니다. 이름 목록에 오류가 있거나 템플릿 선택이 불완전한 경우에도 신속하게 발견하여 재처리할 수 있으며 원본 폴더에는 영향을 미치지 않습니다.
저장 위치를 확인한 후 계속해서 '처리 시작' 단계로 진입합니다. 소프트웨어는 추가된 템플릿 폴더, 설정된 이름 목록 및 폴더 구조만 유지하는 규칙에 따라 자동으로 폴더를 대량 생성합니다. 처리가 완료되면 출력 디렉토리를 열어 생성된 결과를 확인할 수 있습니다.
결과 확인: 최상위, 이름 및 하위 디렉토리 세 가지 측면에서 확인
대량 처리가 완료된 후 바로 정식 사용에 투입하는 것은 권장하지 않으며, 먼저 결과 확인을 수행하는 것이 좋습니다. 다음 순서에 따라 확인할 수 있습니다.
- 최상위 디렉토리 확인: A, B, C 등 템플릿 분류가 모두 생성되었는지 확인합니다.
- 새 이름 디렉토리 확인: 각 템플릿 분류 아래에 2001, 2002, 2003, 2004, 2005가 모두 있는지 확인합니다.
- 하위 디렉토리 구조 확인: 새 폴더 몇 개를 무작위로 펼쳐 A-001, A-002, A-003 또는 B1, B2, B3 등의 하위 디렉토리가 유지되었는지 확인합니다.
- 파일 유입 여부 확인: 폴더 구조만 유지 옵션을 활성화한 경우, 출력 디렉토리에 이전 파일이 복제되지 않았는지 확인합니다.
이 몇 가지 확인을 통해 대량 생성 결과를 향후 보관에 바로 사용할 수 있는지 확인할 수 있습니다. 특히 팀 협업 시나리오에서는 디렉토리가 한 번 잘못 생성되면 이후 여러 사람이 파일을 저장하게 되어 수정 비용이 더욱 커집니다. 따라서 특정 템플릿을 처음 사용할 때는 적은 수의 이름으로 테스트한 후 대량 처리를 진행하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 대량 생성된 새 폴더가 왜 A, B, C 아래에 나타납니까?
첫 번째 단계에서 추가한 기존 폴더가 A, B, C이기 때문입니다. 소프트웨어는 이 폴더들을 템플릿 레코드로 삼아 새 이름 목록을 그 아래에 적용하고 해당 하위 디렉토리 구조를 유지합니다.
2. 2001에서 2005까지만 생성하고 A, B, C는 필요 없으면 어떻게 합니까?
이 글의 예시는 기존 A, B, C 템플릿 디렉토리를 기반으로 구조 복제를 수행합니다. 단순히 빈 폴더만 생성하는 것이 요구 사항이라면 더 적합한 다른 기능을 선택해야 할 수 있습니다. 이 글의 초점은 템플릿 디렉토리를 기준으로 계층을 유지하며 대량 생성하는 것입니다.
3. 이름 목록을 표에서 복사할 수 있습니까?
인터페이스상 '새 이름 목록'은 여러 줄 입력 영역입니다. 실제 사무 환경에서는 먼저 Excel이나 텍스트에서 이름을 정리한 다음 한 줄에 하나의 이름 형식으로 붙여넣을 수 있어, 대량의 고객명, 프로젝트 번호 또는 연도 번호에 더 적합합니다.
4. Word, Excel, PDF 등의 파일도 복사됩니까?
'모든 파일 무시하고 폴더 구조만 유지'를 사용하면 템플릿 안의 파일 복사를 피하고 디렉토리 계층만 유지할 수 있습니다. 새 자료 폴더를 초기화하는 경우 이 방법이 더 권장됩니다.
5. 원본 템플릿 폴더가 수정됩니까?
기능 흐름상 소프트웨어는 저장 위치를 설정하고 결과를 출력합니다. 안전을 위해 독립된 출력 디렉토리를 선택하고 처리 전 원본 템플릿을 그대로 유지하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 결과가 예상과 달라도 매개변수를 다시 조정하여 재생성할 수 있습니다.
요약: 템플릿 디렉토리로 폴더를 대량 생성하여 자료 관리를 더욱 표준화
파일은 복사하지 않고 폴더 디렉토리 구조만 대량 복제하는 것은 사무 효율을 높이는 실용적인 기술입니다. 이는 대량의 반복적인 디렉토리 생성 문제를 해결하며, 특히 프로젝트, 연도, 고객, 부서, 기록 보관 등 표준화된 자료 관리 시나리오에 적합합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 사용자는 먼저 기존 템플릿 폴더를 추가하고, 새 폴더 이름 목록을 작성하며, 폴더 구조만 유지하도록 설정한 후 마지막으로 출력 위치를 선택하고 처리를 시작할 수 있습니다.
수동 복사 및 이름 바꾸기에 비해 이 방법은 더 빠르고 안정적이며 디렉토리 표준을 유지하기도 쉽습니다. 동일한 구조의 사무 폴더를 자주 만들어야 한다면, 자주 사용하는 디렉토리를 템플릿으로 정리한 후 대량 처리 도구로 새 디렉토리를 생성하는 것을 권장합니다. 이렇게 하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 누락, 잘못된 복사 및 명명 불일치 문제를 줄여 후속 Word, docx, Excel, PDF 등의 파일 보관을 더욱 명확하고 효율적으로 만듭니다.