많은 PDF 보고서, 계약서 또는 보관 파일에는 날짜, 연도, 월 등의 반복 정보가 포함되어 있어, 외부에 공개하거나 일괄적으로 민감 정보를 제거해야 할 경우 파일마다 수동으로 삭제하는 것은 매우 비효율적입니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 를 활용하여 PDF 도구에서 "PDF 내 키워드 찾아 바꾸기" 기능을 사용하고, "수식을 이용한 퍼지 텍스트 검색"으로 April, May 및 네 자리 숫자 연도를 일치시킨 후 바꿀 내용을 공백으로 두어 여러 PDF의 날짜 텍스트를 일괄 삭제하는 방법을 소개합니다. 적용 시나리오, 처리 전후 효과, 상세 작업 단계 및 주의사항을 포함하여 사용자가 안전하고 효율적으로 PDF 내용을 정리할 수 있도록 도와줍니다.
PDF 보고서, 감사 파일, 프로젝트 자료 또는 외부 배포용 문서를 정리할 때 자주 마주치는 문제가 있습니다. 많은 PDF에 날짜, 연도, 월, 번호 등의 정보가 포함되어 있는데, 그중 일부 내용을 일괄 삭제해야 하는 경우입니다. 예를 들어 표지에 "April 13, 2017"이라고 적혀 있을 때, 실제로는 날짜 중 "13,"만 남기고 영문 월과 연도를 지우고 싶은 상황입니다. 파일이 하나뿐이라면 수동 편집도 괜찮지만, 수십 개, 수백 개의 PDF라면 매우 반복적이고 오류가 발생하기 쉬운 작업이 됩니다.
이 글에서는 'PDF 날짜 텍스트를 일괄 삭제하는 방법' 시나리오를 중심으로, 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "을 사용하여 일괄 작업을 완료하는 방법을 소개합니다. 이 도구는 사무용 파일을 대상으로 하는 일괄 처리 도구로, 반복 작업을 줄이고 PDF, Word, Excel, PowerPoint 등 파일 처리 효율을 높이는 데 적합합니다. 이 글의 예시는 PDF에 중점을 둡니다. 'PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 기능을 통해 와일드카드나 수식 퍼지 매칭 규칙을 사용하여 여러 PDF에서 월과 연도를 일괄 삭제합니다.
적용 시나리오: PDF 날짜, 연도 및 유사 키워드 일괄 정리
PDF의 날짜 정보는 일정한 규칙을 가지는 경우가 많지만, 파일마다 완전히 동일하지는 않습니다. 예를 들어 어떤 파일에는 April 13, 2017이, 어떤 파일에는 May 20, 2018이 나타나고, 또 어떤 파일은 연도가 다르거나 월이 다릅니다. 일반적인 정확한 찾기를 사용하면 모든 완전한 날짜에 대해 일일이 규칙을 작성해야 하므로 유지 관리 비용이 높습니다. 수식 퍼지 텍스트 찾기를 사용하면 규칙으로 한 종류의 내용을 매칭할 수 있습니다.
다음 시나리오들은 모두 이 글의 방법을 참고하기에 적합합니다.
- 여러 PDF 표지의 영문 월(예: April, May) 일괄 삭제
- PDF 본문 또는 표지의 4자리 연도(예: 2017, 2024, 2026) 일괄 삭제
- PDF 보고서의 날짜 필드에 대한 비식별화 처리(일부 날짜 정보만 유지)
- PDF 내 고정 키워드, 배치 번호, 버전 번호 또는 일부 프로젝트 코드 일괄 정리
- 구조가 유사한 여러 PDF 템플릿 파일을 처리하여 표시할 필요 없는 텍스트 일괄 삭제
이 방법의 핵심은 '일괄 찾기 및 바꾸기'입니다. 바꿀 내용을 비워두면 찾은 텍스트를 삭제하는 것과 같습니다. 페이지별로 찾는 것보다 일괄 처리 도구는 반복성이 강하고 규칙이 명확한 사무 작업에 더 적합합니다.
처리 전 효과: 여러 PDF에서 동일한 유형의 텍스트를 정리해야 함
예시 폴더에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf의 4개 PDF 파일이 있습니다. 이것들은 동일한 배치로 처리해야 하는 문서들입니다. 일괄 처리의 첫 번째 단계는 먼저 어떤 파일이 처리 대상인지 명확히 하여 누락이나 잘못된 선택을 방지하는 것입니다.
그중 하나의 PDF를 열면 문서 표지에 제목과 날짜 정보가 표시되어 있습니다. 날짜 영역에서 "April"과 "2017"이 표시되어 있으며, 이 두 부분이 이번에 삭제할 내용임을 나타냅니다. 가운데의 "13,"은 유지해야 합니다. 따라서 이번 처리는 단순히 날짜 전체를 삭제하는 것이 아니라, 규칙에 따라 그중 월과 연도를 삭제해야 합니다.
수동으로 처리한다면 1.pdf를 열어 날짜를 찾고 April과 2017을 삭제한 후, 다시 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf를 열어 동일한 단계를 반복해야 합니다. 파일이 많을수록 반복 작업이 더 두드러집니다. 더 중요한 것은 수동 처리는 특정 페이지, 특정 파일 또는 특정 월 표기 방식을 빠뜨리기 쉽다는 점입니다. 따라서 이러한 규칙화된 정리는 일괄 사무용 소프트웨어에 맡기는 것이 더 적합합니다.
처리 후 효과: 매칭된 월과 연도가 삭제됨
일괄 처리가 완료된 후 PDF를 열어 확인하면, 원래 날짜 위치에서 영문 월과 4자리 연도가 사라지고 "13,"만 남은 것을 볼 수 있습니다. 빨간색 상자로 표시된 위치가 비어 있는 것은 매칭된 텍스트가 삭제되었음을 나타냅니다.
이 효과는 두 가지를 설명합니다. 첫째, 퍼지 매칭 규칙이 대상 텍스트를 성공적으로 찾았습니다. 둘째, 바꿀 내용이 비어 있을 때 소프트웨어가 이러한 텍스트를 PDF에서 제거합니다. 구조가 유사한 여러 PDF에 대해 이 방식은 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.
조작 단계: 퍼지 매칭으로 PDF 날짜 텍스트 일괄 삭제
단계 1: PDF 도구에서 찾기 및 바꾸기 기능 열기
" HeSoft Doc Batch Tool "을 시작하면 왼쪽에서 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 여러 도구 분류를 볼 수 있습니다. 여기서 "PDF 도구"를 선택한 다음, 오른쪽 기능 목록에서 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 클릭합니다. 해당 기능 카드 아래에는 "PDF 파일 내용에서 키워드 일괄 찾기 및 바꾸기"라는 설명이 있습니다.
이 기능을 선택하는 목적은 소프트웨어가 PDF 내용에 대해 통일된 찾기 및 바꾸기를 수행하도록 하는 것입니다. 이 글의 목표는 키워드 삭제이므로, 이후 "바꿀 키워드"를 비워둘 것입니다. 이렇게 하면 찾은 내용을 다른 텍스트로 대체하지 않고 PDF에서 삭제할 수 있습니다.
단계 2: 일괄 처리할 PDF 파일 가져오기
"PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 페이지로 들어가면 상단에 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기" 두 개의 일반적인 진입점이 있습니다. PDF 수량이 적으면 "파일 추가"를 클릭할 수 있고, 파일이 이미 한 폴더에 모여 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 편리합니다.
예시에는 이미 4개의 PDF를 가져왔으며, 목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다. 하단 요약 부분에 레코드 수가 4로 표시되어, 이 4개의 파일이 모두 후속 처리에 참여함을 나타냅니다.
이 단계에서는 파일 목록을 신중하게 확인하는 것이 좋습니다. 확인 중점 사항은 다음과 같습니다. 파일 수량이 올바른지, 확장자가 pdf인지, 경로가 대상 폴더인지, 처리가 필요 없는 PDF를 실수로 가져오지 않았는지. 오류가 발견되면 오른쪽 작업 열을 통해 개별 파일을 삭제하거나 상단의 "비우기"를 사용하여 다시 가져올 수 있습니다. 파일이 올바른지 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭합니다.
단계 3: 찾기 방식을 수식 퍼지 텍스트 찾기로 설정
두 번째 단계 "처리 옵션 설정"으로 들어가면 인터페이스에 "키워드 옵션 설정"이 있습니다. "찾기 방식" 영역에서 "정확한 텍스트 찾기"와 "수식 퍼지 텍스트 찾기"를 볼 수 있습니다. 이 예시에서 처리할 날짜 텍스트는 변화 규칙을 가지므로 "수식 퍼지 텍스트 찾기"를 선택합니다.
"정확한 텍스트 찾기"만 선택하면 일반적으로 완전히 동일한 고정 단어를 삭제하는 데 적합하지만, 날짜, 연도, 월 같은 내용은 파일에 따라 달라질 수 있으므로 퍼지 찾기가 더 적합합니다. 규칙을 통해 한 그룹의 텍스트를 매칭할 수 있으므로 규칙 수를 줄이고 일괄 처리 효율을 높일 수 있습니다.
단계 4: 찾을 키워드 목록에 매칭 규칙 입력
다음으로, 왼쪽의 "찾을 키워드 목록"에 삭제할 규칙을 입력합니다. 스크린샷의 예시에는 두 줄이 작성되어 있습니다:
- April|May: April 또는 May 매칭. 동시에 여러 가능한 월 단어를 삭제하는 데 적합합니다.
- \d{4}: 연속된 4자리 숫자 매칭. 2017과 같은 연도를 매칭하는 데 자주 사용됩니다.
이 두 규칙은 처리 전 스크린샷의 두 대상에 대응합니다. 첫 번째는 영문 월을 삭제하고, 두 번째는 연도를 삭제합니다. 이렇게 하면 PDF에 April이 나오든 May가 나오든 매칭될 수 있으며, 4자리 숫자 연도도 매칭됩니다.
특히 주의할 점은, \d{4}는 "4자리 숫자"를 매칭하며 연도로만 제한되지 않는다는 것입니다. PDF에 다른 4자리 숫자 번호가 있으면 그것도 매칭될 수 있습니다. 따라서 대량의 파일을 정식 처리하기 전에 먼저 소량의 샘플로 테스트하는 것이 가장 좋습니다. 문서에 4자리 번호가 많고 날짜의 연도만 삭제하려는 경우, 규칙이 너무 광범위하지 않은지 신중하게 평가해야 합니다.
단계 5: 바꿀 키워드 목록을 비워 두어 삭제 구현
오른쪽 영역은 "바꿀 키워드 목록"입니다. 스크린샷에서 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라는 프롬프트를 볼 수 있습니다. 따라서 이번에는 오른쪽에 아무 내용도 입력할 필요가 없습니다. 왼쪽에는 찾을 규칙을 작성하고 오른쪽은 비워 두면, 소프트웨어가 매칭된 텍스트를 삭제합니다.
목표가 삭제가 아니라 April을 어떤 통일된 텍스트로 바꾸는 것이라면, 오른쪽에 바꿀 내용을 입력해야 합니다. 이 글의 목표는 PDF 키워드 일괄 삭제이므로 비워 두는 것이 올바른 방법입니다.
단계 6: 계속해서 저장 위치 설정 및 처리 시작
키워드 규칙 설정을 완료한 후, 페이지 하단의 "다음"을 클릭합니다. 진행 표시줄을 보면 이후에 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이 있습니다. 인터페이스 안내에 따라 출력 위치를 선택한 후 처리 시작 단계로 들어갑니다.
데이터 안전을 위해 처리된 PDF를 새 폴더에 저장하고 원본 파일을 직접 덮어쓰지 않는 것이 좋습니다. 특히 처음으로 퍼지 매칭이나 와일드카드 규칙을 사용하는 경우, 원본을 보관하는 것이 더 안전합니다. 처리가 완료되면 무작위로 몇 개의 PDF를 열어 확인하고, 월과 연도가 예상대로 삭제되었는지 확인한 후 후속 보관, 발송 또는 게시를 진행합니다.
자주 묻는 질문: 와일드카드를 사용하여 PDF 텍스트를 삭제할 때 주의할 점
1. 왜 삭제 후 날짜 중간에 13,이 그대로 남아 있나요?
이 예시의 규칙은 April, May 및 4자리 숫자만 매칭했으며 "13,"은 매칭하지 않았기 때문입니다. 따라서 처리 후 "April 13, 2017"에서 월과 연도는 삭제되고 날짜 숫자 "13,"은 그대로 유지됩니다. 이것이 바로 규칙화 처리의 장점입니다. 매칭된 부분만 삭제하고 매칭되지 않은 내용에는 영향을 주지 않습니다.
2. PDF에 June, July 등의 월이 있으면 어떻게 하나요?
찾기 규칙에 매칭이 필요한 월을 계속 추가할 수 있습니다. 스크린샷 예시에는 April|May만 표시되어 있으며, 이는 April 또는 May를 매칭함을 나타냅니다. 실제 파일에 다른 월도 포함되어 있다면, 문서 상황에 따라 규칙을 보완해야 합니다. 규칙 설정 전에 먼저 샘플 문서를 표본 조사하여 나타날 수 있는 모든 표기 방식을 정리하는 것이 좋습니다.
3. "알파벳 대소문자 무시"를 선택해야 하나요?
PDF 내 월의 대소문자가 통일되지 않아 April, APRIL, april 등이 모두 나타날 가능성이 있다면 "알파벳 대소문자 무시"를 선택하는 것을 고려할 수 있습니다. 특정 대소문자 형식만 매칭하려면 선택하지 마십시오. 선택 여부는 PDF의 실제 텍스트 형식에 따라 결정해야 합니다.
4. 왜 어떤 PDF는 텍스트를 삭제하지 못할 수 있나요?
PDF가 이미지 스캔본인 경우, 페이지에 보이는 텍스트는 본질적으로 편집 또는 검색 가능한 텍스트가 아닌 이미지일 수 있습니다. 이때 텍스트 찾기 및 바꾸기 기능은 이를 인식하지 못할 수 있습니다. 먼저 PDF 리더에서 텍스트를 선택하거나 복사해보고, 선택할 수 없다면 문자 인식 처리를 먼저 수행해야 할 수 있습니다.
5. \d{4}를 사용하면 번호를 잘못 삭제하지 않나요?
가능성이 있습니다. 이 규칙은 모든 연속된 4자리 숫자를 매칭하며, 그것이 연도인지 자동으로 판단하지 않기 때문입니다. PDF에 4자리 보고서 번호, 프로젝트 번호 또는 표 데이터가 존재한다면 그것도 삭제될 수 있습니다. 먼저 소규모로 테스트하여 중요한 내용에 영향을 주지 않음을 확인한 후 일괄 처리하는 것이 좋습니다.
효율 향상을 위한 작은 제안
일괄 처리를 더 안전하고 효율적으로 만들기 위해, 다음 아이디어로 작업할 수 있습니다. 먼저 테스트 폴더를 하나 복사하여 소량의 PDF만 넣습니다. 규칙을 설정한 후 한 번 실행합니다. 처리된 PDF를 열어 핵심 위치를 확인합니다. 오류가 없음을 확인한 후 전체 폴더에 대해 일괄 처리를 실행합니다. 이렇게 하면 사무용 소프트웨어의 파일 일괄 처리 효율을 활용하면서 규칙 설정 오류로 인한 위험을 줄일 수 있습니다.
또한 자주 사용하는 규칙을 기록해 두는 것이 좋습니다. 예를 들어 4자리 연도를 자주 삭제해야 한다면 \d{4}와 같은 규칙 설명을 저장하고, 자주 영문 월을 정리한다면 월 매칭 규칙 세트를 정리해 둡니다. 다음에 유사한 PDF 키워드 일괄 삭제 작업을 만나면 빠르게 재사용할 수 있습니다.
요약: 한 번의 규칙 설정으로 여러 PDF 텍스트 정리 완료
PDF 날짜 텍스트를 일괄 삭제하는 핵심 단계는 다음과 같습니다. "PDF 도구"로 이동하여 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택합니다. 여러 PDF 파일을 가져옵니다. 처리 옵션에서 "수식 퍼지 텍스트 찾기"를 선택합니다. 왼쪽에 April|May 및 \d{4}와 같은 매칭할 규칙을 입력합니다. 오른쪽 바꿀 내용은 비워둡니다. 마지막으로 저장 위치를 설정하고 처리를 시작합니다.
PDF 보고서, 계약서, 보관 자료를 자주 처리해야 하는 사무직 종사자에게 이 방법은 대량의 반복적인 수동 삭제 작업을 한 번의 규칙 설정으로 바꿀 수 있습니다. 먼저 샘플 파일로 규칙을 테스트한 다음, 전체 폴더를 일괄 처리하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 효율을 높이면서 PDF 내용 정리의 정확성도 보장할 수 있습니다.