여러 PDF 파일에 형식은 비슷하지만 내용이 완전히 일치하지 않는 키워드가 있을 때, 파일을 하나씩 열어 찾아 바꾸는 데 시간이 많이 걸립니다. 본 문서는 PDF에서 월과 연도를 일괄 수정하는 것을 예로 들어, HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 와일드카드나 수식을 통한 퍼지 검색 방식으로, 여러 PDF의 키워드를 한 번에 찾아 바꾸는 방법을 설명합니다. 계약서, 보고서, 공지사항, 기록물 등 대량의 문서를 일괄 수정하는 상황에 적합합니다.
일상 업무에서 PDF 파일은 외부 공개, 보관 및 유통 목적으로 자주 사용됩니다. 문제는 여러 PDF에 있는 날짜, 프로젝트명, 버전 번호 또는 고정 설명 문구를 한꺼번에 수정해야 할 때, 일반 PDF 리더로는 파일별로 일일이 찾아서 위치마다 바꿔야 한다는 점입니다. 특히 내용이 완전히 동일하지 않은 경우, 예를 들어 어떤 파일에는 April이라고 쓰여 있고 어떤 파일에는 May라고 쓰여 있으며, 연도도 2017, 2018, 2023 등 다양하면 수동 처리 시 속도가 느릴 뿐 아니라 누락하기 쉽습니다. 이 글에서 해결하려는 문제가 바로 이것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 여러 PDF 파일에서 와일드카드나 수식으로 일괄 퍼지 검색 후 키워드를 교체함으로써, 반복 작업을 오피스 소프트웨어에 맡기는 방법입니다.
스크린샷에서 볼 수 있듯, 이번 예시에서는 4개의 PDF 파일을 처리합니다. 처리 전 PDF 페이지의 날짜는 April 13, 2017입니다. 처리 후에는 월이 August로, 연도가 2026으로 교체되어 August 13, 2026이 되었습니다. 이 과정은 하나의 고정된 단어만 대상으로 삼은 것이 아니라, 퍼지 매칭 규칙을 통해 월과 연도를 동시에 찾아냈기 때문에 동종 PDF 문서의 일괄 수정에 매우 적합합니다.
활용 시나리오: 와일드카드 일괄 검색 및 교체가 적합한 PDF
PDF 일괄 퍼지 검색 및 교체는 여러 PDF에서 공통된 텍스트 내용을 일괄 수정해야 하는 모든 상황에 적합합니다. 예를 들어 행정 부서에서 여러 공지문의 기존 날짜를 새 날짜로 변경해야 하거나, 프로젝트 팀이 여러 보고서의 기존 프로젝트명을 새로운 프로젝트명으로 바꿔야 하거나, 법무나 계약 관리자가 계약 템플릿의 연도, 월, 번호를 일괄 업데이트해야 하거나, 자료 보관 담당자가 과거 버전의 키워드를 새로운 표준 표현으로 일괄 교체해야 하는 경우 등입니다.
일반적인 정확 검색과 달리, 와일드카드나 수식 퍼지 검색의 가치는 완전히 동일한 단어만 매칭하는 것이 아니라 특정 유형의 텍스트를 매칭할 수 있다는 점에 있습니다. 예를 들어, 월은 April이나 May일 수 있고, 연도는 임의의 4자리 숫자일 수 있습니다. 만약 일일이 검색 항목을 만든다면 많은 경우의 수를 나열해야 하지만, 수식을 사용하면 April|May로 여러 선택 가능한 월을 표현하고, \d{4}로 4자리 숫자를 표현하여 형식은 같지만 내용은 다른 텍스트를 일괄 매칭시킬 수 있습니다. 이것이 일괄 파일 처리 오피스 소프트웨어의 핵심 강점입니다. 반복 클릭을 줄이고 누락 확률을 낮추며, 파일 처리 과정을 더 통제 가능하게 만듭니다.
미리보기: 처리 전후의 PDF 텍스트 변화
작업을 시작하기 전에, 이번 예시의 파일과 수정 효과를 먼저 살펴보겠습니다. 아래 그림에서 폴더 안에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf로 명명된 4개의 PDF 파일이 있습니다. 실제 작업에서는 동일한 유형으로 일괄 교체가 필요한 문서라면 더 많은 PDF를 한 번에 가져올 수 있습니다.
처리 전 PDF 중 하나를 열면 페이지에 April 13, 2017이라는 날짜가 보입니다. 빨간 상자로 표시된 부분은 각각 April이라는 월과 2017이라는 연도로, 이 두 위치가 이번 일괄 검색 및 교체의 대상입니다. 연도는 PDF마다 다를 수 있으므로 특정 고정 연도만 찾는 것보다 퍼지 매칭 규칙을 사용하는 것이 더 적합합니다.
처리가 완료된 후, 출력된 PDF를 열면 기존의 April 13, 2017이 August 13, 2026으로 바뀐 것을 확인할 수 있습니다. 즉, 소프트웨어가 매칭된 월을 August로, 매칭된 4자리 연도를 2026으로 교체했으며, 중간의 날짜 숫자 13은 그대로 유지되었습니다. 구조가 유사한 PDF 보고서가 많을 경우, 이 방식을 통해 확인 및 수정 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
작업 단계: HeSoft Doc Batch Tool 를 사용한 PDF 키워드 일괄 교체
1단계: PDF 도구에 들어가 검색 및 교체 기능 선택하기
HeSoft Doc Batch Tool 을 연 후, 왼쪽 기능 분류에서 PDF 도구를 선택합니다. 인터페이스에는 PDF 암호 추가, PDF 워터마크 추가, PDF를 Word로 변환, PDF를 JPG 이미지로 변환 등 다양한 PDF 관련 일괄 처리 기능이 표시됩니다. 여기서 사용할 기능은 첫 번째 항목인 'PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기'입니다. 이 기능에 대한 설명은 PDF 파일 내용의 키워드를 일괄 검색하고 교체하는 것으로, 이 글의 요구 사항과 정확히 일치합니다.
이 단계에서의 작업 목적은 명확합니다. 변환, 암호화 또는 워터마크 기능이 아닌 PDF 텍스트 교체를 전문적으로 처리하는 진입점을 찾는 것입니다. 'PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기'를 클릭하면 소프트웨어는 단계별 마법사 페이지로 이동하며, 이후 순서대로 파일 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작을 완료하게 됩니다.
2단계: 일괄 처리가 필요한 PDF 파일 추가하기
기능 페이지에 진입하면 상단에서 '파일 추가', '폴더에서 파일 가져오기', '비우기', '더보기' 등의 작업 메뉴를 볼 수 있습니다. 소량의 PDF만 처리한다면 '파일 추가'를 클릭하여 개별 선택할 수 있습니다. PDF가 모두 같은 폴더에 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'를 사용하는 것이 더 효율적입니다. 스크린샷에는 이미 4개의 PDF 파일을 가져왔으며, 목록에는 파일명, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간이 표시되고 하단에는 레코드 수가 4개로 요약되어 있습니다.
이 단계의 핵심은 처리 대상 파일이 완전한지 확인하는 것입니다. '다음'을 클릭하기 전에 두 가지를 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 목록의 PDF 수량이 폴더의 대상 파일 수량과 일치하는지, 둘째, 처리할 필요가 없는 PDF가 실수로 추가되지는 않았는지입니다. 특정 행의 파일을 처리하지 말아야 한다면 해당 행의 작업 영역을 통해 삭제할 수 있습니다. 목록이 전체적으로 정확하지 않다면 '비우기' 후 다시 가져올 수 있습니다. 확인이 끝나면 하단의 '다음'을 클릭합니다.
3단계: 수식을 사용한 퍼지 텍스트 검색 선택하기
처리 옵션 설정 페이지에 진입하면 먼저 검색 방식을 설정해야 합니다. 인터페이스는 '정확히 텍스트 찾기'와 '수식을 사용하여 유사한 텍스트 찾기' 두 가지 방식을 제공합니다. 이 예시에서 처리할 키워드는 동종이지만 완전히 동일하지 않으므로 '수식을 사용하여 유사한 텍스트 찾기'를 선택합니다. 여기서 수식 퍼지 검색은 보다 유연한 와일드카드 매칭 방식으로 이해할 수 있으며, 월, 연도, 번호, 코드 등 일정한 규칙이 있는 텍스트를 찾는 데 적합합니다.
스크린샷에서 왼쪽은 찾을 키워드 목록이고, 오른쪽은 바꿀 키워드 목록입니다. 양쪽은 행별로 대응하는 방식을 사용합니다. 왼쪽 첫 번째 행에서 매칭된 내용은 오른쪽 첫 번째 행의 내용으로 대체되고, 왼쪽 두 번째 행에서 매칭된 내용은 오른쪽 두 번째 행의 내용으로 대체됩니다. 이 예시에서는 왼쪽 첫 번째 행에 April|May를 입력하여 April 또는 May를 매칭시키고, 오른쪽 첫 번째 행에 August를 입력하여 매칭된 월을 August로 교체합니다. 왼쪽 두 번째 행에는 \d{4}를 입력하여 4자리 숫자를 매칭시키고, 오른쪽 두 번째 행에는 2026을 입력하여 매칭된 4자리 연도를 2026으로 교체합니다.
파일에서 다른 규칙을 추가로 교체해야 한다면 계속해서 행을 추가하면 됩니다. 예를 들어 여러 개의 기존 회사 약칭을 새로운 약칭으로 일괄 교체하려면 왼쪽에 여러 개의 매칭 가능한 항목을 쓰고, 오른쪽에 통일된 결과를 쓰면 됩니다. 다만 양쪽의 행 수와 순서는 반드시 일치시켜야 하며, 그렇지 않으면 교체 결과가 예상과 다를 수 있습니다. 설정이 완료되면 '다음'을 클릭하여 저장 위치 설정으로 넘어갑니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작하기
마법사 상단에서 3단계는 '저장 위치 설정'이고, 4단계는 '처리 시작'입니다. 원본 파일을 보호하기 위해 처리된 PDF는 새로운 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 그래야 나중에 처리 전후의 차이를 비교하기 편리합니다. 단순히 규칙이 올바른지 테스트하는 경우라면 원본 파일을 직접 덮어쓰지 말고, 먼저 임시 디렉터리에 출력하여 결과가 예상과 일치하는지 확인한 후 정식 파일에 적용해야 합니다.
저장 위치를 설정한 후, 계속 진행하여 '처리 시작' 단계로 넘어갑니다. 소프트웨어는 앞서 가져온 PDF 목록에 따라 파일별로 검색 및 교체를 실행합니다. 업무 환경의 대량 문서 처리에서 이러한 흐름식 작업의 장점은 명확하고 추적 가능하다는 점입니다. 먼저 파일 범위를 확정하고, 그다음 매칭 규칙을 정하고, 출력 위치를 정한 뒤, 마지막으로 일괄 처리하여 파일을 열고 수정하면서 혼선이 생기는 것을 방지합니다.
5단계: 처리된 PDF를 열어 결과 확인하기
처리가 끝나면 출력 디렉터리에서 PDF를 열어 확인합니다. 최소한 몇 개의 파일을 무작위로 검사하는 것이 좋으며, 세 가지 위치를 중점적으로 확인해야 합니다. 첫째, 대상 키워드가 제대로 교체되었는지, 둘째, 바뀌지 말아야 할 내용이 잘못 매칭되지 않았는지, 셋째, 페이지 레이아웃이 여전히 읽을 수 있는 상태인지입니다. 이 예시를 기준으로 보면, PDF를 열어 확인했을 때 월이 April에서 August로, 연도가 2017에서 2026으로 바뀌었고 날짜의 13은 변하지 않았으므로 수식 규칙이 예상한 효과를 달성했음을 알 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 왜 정확 검색이 아닌 퍼지 검색을 사용해야 하나요?
만약 모든 PDF에 완전히 동일한 키워드(예: April 13, 2017)만 존재한다면, '정확히 텍스트 찾기'로도 작업을 완료할 수 있습니다. 하지만 현실에서는 많은 파일의 내용에 차이가 있습니다. 예를 들어 월이 다르거나, 연도가 다르거나, 번호가 다릅니다. 이때 '수식을 사용하여 유사한 텍스트 찾기'를 사용하면 하나의 규칙으로 한 종류의 내용을 매칭할 수 있어, 많은 양의 검색 항목을 입력하는 수고를 덜고 특정 변형을 누락할 위험도 줄일 수 있습니다.
2. 좌우 양측 키워드 목록은 어떻게 대응시키나요?
찾을 키워드 목록과 바꿀 키워드 목록은 행 단위로 대응합니다. 즉, 왼쪽 첫 번째 행은 오른쪽 첫 번째 행에 대응하고, 왼쪽 두 번째 행은 오른쪽 두 번째 행에 대응합니다. 스크린샷에서는 April|May가 August에 대응하고, \d{4}가 2026에 대응합니다. 설정 시 행 순서를 임의로 섞거나, 어느 한쪽에 의미 없는 빈 행을 추가하여 교체 결과에 영향을 주지 않도록 해야 합니다.
3. 스캔본 PDF는 텍스트를 직접 교체할 수 있나요?
PDF의 텍스트 자체를 선택할 수 있는 상태라면 일반적으로 검색 및 교체를 실행하기에 더 적합합니다. PDF가 스캔된 이미지라면 페이지에 텍스트가 있는 것처럼 보여도 내부적으로는 이미지에 불과할 수 있으므로, 일반적인 텍스트 검색 및 교체로는 이러한 내용을 인식하지 못할 수 있습니다. 스캔본을 만났을 때는, 먼저 PDF에 인식 가능한 텍스트가 포함되어 있는지 확인한 후 이 기능을 사용할지 결정해야 합니다.
4. 수식 또는 와일드카드 사용 시 잘못된 교체를 방지하는 방법은?
퍼지 검색이 유연할수록 매칭 범위에 더욱 주의해야 합니다. 예를 들어 \d{4}는 모든 4자리 숫자를 매칭시키므로, PDF에 연도 외에 보고서 번호, 페이지 코드 또는 다른 4자리 숫자가 있다면 함께 교체될 수 있습니다. 따라서 정식 처리 전에 소수의 파일로 먼저 테스트하여 규칙이 의도치 않게 다른 내용을 건드리지 않는지 확인하는 것이 좋습니다. 필요시 주변의 고정 텍스트와 결합하여 매칭 범위를 좁히는 등, 검색 규칙을 더 구체적으로 작성할 수 있습니다.
5. 원본 PDF를 백업해야 하나요?
항상 원본 PDF를 보관하는 것이 좋습니다. 일괄 교체는 한 번에 여러 파일에 영향을 줄 수 있는 일괄 쓰기 작업입니다. 소프트웨어가 명확한 처리 단계를 제공하더라도, 먼저 백업하고, 그다음 일괄 처리하고, 마지막으로 무작위 검증을 하는 습관을 들여야 합니다. 특히 계약서, 재무 자료, 정식 보고서 등 중요한 파일일수록 출력 결과를 별도의 디렉터리에 저장해야 합니다.
정리: 일괄 처리를 통해 PDF 반복 수정을 일회성 설정으로 전환하기
HeSoft Doc Batch Tool 의 'PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 기능을 통해 여러 PDF에 걸친 반복적인 수정 작업을 하나의 흐름 안에서 완료할 수 있습니다. 이 글의 예시에서는 4개의 PDF 파일을 수식 퍼지 검색을 통해 월 April 또는 May를 August로 교체하고, 4자리 연도를 2026으로 교체하여 일괄적이고 통일되었으며 확인 가능한 PDF 키워드 교체를 실현했습니다.
보고서, 계약서, 공지문, 설명서, 보관 자료 등 PDF 파일을 자주 처리해야 한다면, 이러한 일괄 검색 및 교체 절차를 일상 업무 규정으로 도입할 것을 권장합니다. 먼저 파일을 정리하고, PDF 도구에서 검색 및 교체 기능을 선택한 후, 와일드카드나 수식으로 규칙을 설정하고, 마지막으로 새 디렉터리에 출력하여 결과를 무작위로 검사하는 것입니다. 이렇게 하면 반복 작업을 줄일 수 있을 뿐만 아니라, 여러 파일 처리의 정확성과 효율성을 높일 수 있습니다.