여러 PDF 파일에 동일한 형식이지만 내용이 완전히 일치하지 않는 텍스트(예: 영어 월, 연도, 번호 또는 날짜)가 있는 경우, PDF를 일일이 열어 수동으로 삭제하는 것은 매우 시간이 많이 소요됩니다. 이 문서에서는 PDF에서 "April"과 네 자리 연도를 일괄 삭제하는 예시를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 의 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 사용하는 방법을 소개합니다. 와일드카드 또는 수식 퍼지 매칭 방식을 통해 키워드를 일괄 찾고, 바꿀 내용을 비워 두어 일괄 삭제를 구현할 수 있습니다.
계약서, 보고서, 아카이브, 자료 모음 또는 공개용 PDF를 정리하다 보면 자주 마주치는 현실적인 문제가 있습니다. 많은 PDF 파일에 삭제해야 할 텍스트가 포함되어 있지만, 그 텍스트가 완전히 동일하지는 않다는 점입니다. 예를 들어 어떤 파일에는 "April 13, 2017"이, 다른 파일에는 "May 20, 2018"이 있을 수 있으며, 또 다른 파일에는 다른 연도, 다른 번호 또는 다른 날짜가 포함되어 있습니다. 일반 찾기로는 단어 하나하나를 개별 처리해야 하고, PDF를 하나씩 열어 수동으로 삭제하면 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 빠뜨리기도 쉽습니다.
이 글에서 해결하고자 하는 것은 바로 이러한 'PDF 키워드 일괄 퍼지 삭제' 문제입니다. 오피스 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "을 사용하여, "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 여러 PDF를 처리 목록에 한 번에 추가하고, 수식 퍼지 텍스트 찾기 방식을 사용하여 불규칙한 내용을 매칭할 것입니다. 핵심은 "바꾸기 키워드 목록"에 아무 내용도 입력하지 않으면 매칭된 텍스트를 삭제하는 효과를 얻을 수 있다는 점입니다. 스크린샷 예시에서는 PDF 표지 날짜의 영문 월 "April"과 네 자리 연도 "2017"을 삭제해야 하며, 처리 후 페이지의 해당 위치는 비워지고 중간의 "13,"만 남게 됩니다.
활용 시나리오: 어떤 PDF 내용이 와일드카드 일괄 삭제에 적합한가
와일드카드 또는 수식 퍼지 찾기는 '규칙이 있지만 완전히 동일하지는 않은' PDF 텍스트 처리에 적합합니다. 예를 들어 많은 PDF 파일에서 날짜, 연도, 월, 일련번호, 버전 번호, 보고서 번호, 연락처, 고정 형식의 코드 등을 일괄 삭제하는 경우입니다. 일반 키워드 삭제와 달리, 퍼지 매칭은 각 파일의 텍스트가 완전히 일치할 필요가 없으며, 규칙으로 설명할 수만 있으면 일괄 처리가 가능합니다.
예를 들어, 네 자리 연도는 "연속된 4개의 숫자 매칭"과 같은 방식으로 찾을 수 있고, 여러 영문 월은 "April 또는 May"와 같은 방식으로 동시에 매칭할 수 있으며, 특정 고정 접두사와 숫자가 조합된 번호 역시 수식 규칙으로 찾을 수 있습니다. 이렇게 하면 PDF마다 다른 키워드를 개별적으로 입력할 필요도 없고, 파일을 반복해서 열어 확인하고 삭제할 필요도 없다는 분명한 장점이 있습니다.
HeSoft Doc Batch Tool 는 오피스 환경을 위한 문서 일괄 처리 소프트웨어로, 반복적인 파일 작업을 통합 처리하는 데 핵심 가치가 있습니다. 단일 PDF뿐만 아니라 폴더 내의 여러 PDF를 일괄 처리하는 데도 적합하여, 행정, 인사, 법무, 재무, 아카이브 정리, 데이터 비식별화 등 빈도가 높은 오피스 환경에 특히 유용합니다.
효과 미리보기: 처리 전 PDF에 삭제해야 할 날짜 키워드 존재
본 예시에서, 처리할 폴더 안에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf의 4개 PDF 파일이 있습니다. 즉, 단일 PDF만 처리하는 것이 아니라 여러 PDF에 대해 동일한 찾기 및 삭제 규칙을 한 번에 실행하는 것입니다.
그중 하나의 PDF를 열어 보면, 표지 날짜 위치에 "April 13, 2017"이 포함되어 있습니다. 빨간색 상자는 처리해야 할 부분, 즉 영문 월 "April"과 네 자리 연도 "2017"을 표시합니다. 이러한 내용은 다른 PDF에서는 변경될 수 있습니다. 예를 들어 월이 다르거나 연도가 다를 수 있으므로, 일반적인 정확한 찾기를 사용하는 것은 유연하지 않습니다.
고정된 "April"만 삭제하면 된다면 정확한 텍스트 찾기를 사용할 수 있습니다. 하지만 모든 네 자리 연도를 삭제하거나 나타날 수 있는 여러 월을 동시에 매칭해야 한다면, 수식 퍼지 텍스트 찾기를 사용하는 것이 더 적합합니다. 이렇게 하면 "고정 단어"와 "변경 단어"를 동일한 작업 배치에서 처리할 수 있습니다.
처리 후 효과: 매칭된 PDF 키워드가 일괄 삭제됨
처리가 완료된 후 PDF를 다시 열어 보면, 원래 "April 13, 2017"이 표시되던 위치가 변경된 것을 확인할 수 있습니다. 영문 월 "April"과 네 자리 연도 "2017"이 삭제되고, 페이지에는 매칭되지 않은 중간의 "13,"만 남아 있습니다. 이는 소프트웨어가 설정된 규칙에 따라 PDF 키워드 삭제를 완료했음을 보여줍니다.
주의할 점은, 스크린샷의 빨간색 상자가 표시하는 것은 삭제 후의 빈 공간이라는 것입니다. 바꾸기 내용을 입력하지 않았으므로, 소프트웨어는 텍스트를 다른 문자로 대체하는 것이 아니라 매칭된 내용을 직접 삭제합니다. 이 방식은 PDF의 부분 정보 정리, 날짜 비식별화, 버전 정보 제거 등의 작업에 적합합니다.
조작 단계 1: PDF 도구 진입 및 찾기 바꾸기 기능 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 실행한 후, 왼쪽 도구 분류에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 메인 인터페이스에는 PDF 워터마크 추가, PDF를 Word로 변환, PDF 페이지 삭제 등 여러 PDF 관련 기능이 표시됩니다. 이번에 사용할 기능은 첫 번째 항목인 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"입니다.
이 기능을 클릭하는 목적은 PDF 본문 내용에 대한 일괄 찾기, 바꾸기 또는 삭제 프로세스로 진입하는 것입니다. 본 글의 요구 사항으로 말하자면, PDF에서 월과 연도를 찾아 바꾸기 내용을 비워둠으로써 일괄 삭제 효과를 달성해야 합니다.
여기서 먼저 PDF의 문자가 식별 가능한 텍스트인지 확인하는 것이 좋습니다. PDF가 순수 스캔 이미지이고 문자가 선택 가능한 텍스트가 아니라면, 일반 텍스트 찾기 바꾸기는 보통 직접 적용할 수 없으므로, 파일이 문자 인식을 거쳤는지 먼저 확인해야 합니다. 복사 및 검색이 가능한 PDF 본문에 대해서는 이러한 일괄 찾기 바꾸기 기능이 더 적합하게 사용됩니다.
조작 단계 2: 일괄 처리할 PDF 파일 추가
"PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"에 진입하면, 인터페이스 상단에 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 예시에서는 이미 4개의 PDF 파일을 가져왔으며, 목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜 및 수정한 날짜가 표시됩니다.
파일 수가 적다면 "파일 추가"를 클릭하여 하나씩 선택할 수 있습니다. 한 폴더에 대량의 PDF가 있어 통일된 처리가 필요하다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용합니다. 가져오기가 끝나면 목록의 레코드 수와 파일 경로를 확인하여 잘못된 파일을 선택하지 않았는지 점검하는 것이 좋습니다. 스크린샷 하단에는 "레코드 수: 4"가 표시되어, 현재 4개의 PDF에 대해 동일한 일괄 처리 규칙을 실행할 것임을 나타냅니다.
이 단계의 예상 결과는 다음과 같습니다: 삭제해야 할 키워드가 있는 모든 PDF가 처리 대기 목록에 추가되어야 합니다. 목록에 있는 파일만 후속 처리에 참여하므로, "다음"을 클릭하기 전에 파일 이름과 경로가 올바른지 먼저 확인하는 것이 가장 좋습니다.
조작 단계 3: 수식 퍼지 텍스트 찾기 선택 및 삭제 규칙 작성
"다음"을 클릭하여 "처리 옵션 설정"으로 진입합니다. "키워드 옵션 설정"에서 "찾기 방식"은 "정확한 텍스트 찾기"와 "수식 퍼지 텍스트 찾기"로 구성된 것을 볼 수 있습니다. 본 예시에서 삭제할 내용에는 변경 가능한 연도가 포함되므로 "수식 퍼지 텍스트 찾기"를 선택합니다.
왼쪽 "찾을 키워드 목록"에는 예시로 두 줄의 규칙이 입력되어 있습니다. 첫 번째 줄은 "April|May"로, April 또는 May를 매칭할 수 있음을 나타냅니다. 두 번째 줄은 "\d{4}"로, 연속된 4자리 숫자 매칭을 나타내며, 일반적으로 연도를 매칭하는 데 사용됩니다. 이렇게 하면 소프트웨어는 PDF 내용에서 이러한 조건을 충족하는 텍스트를 찾습니다.
오른쪽은 "바꾸기 키워드 목록"으로, 인터페이스에는 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라고 명확히 안내되어 있습니다. 따라서 목표가 키워드를 새 텍스트로 바꾸는 것이 아니라 삭제하는 것이라면, 오른쪽에 내용을 입력하지 마십시오. 바꾸기 목록을 비워 두면, 소프트웨어는 왼쪽에서 매칭된 텍스트를 PDF에서 제거합니다.
이 단계는 매우 중요합니다. PDF에서 키워드를 일괄 삭제하려면 오른쪽에 공백이나 다른 문자를 입력하지 말고, 그대로 비워 두면 됩니다. 공백을 입력하면 페이지에 불필요한 간격이 남을 수 있고, 다른 문자를 입력하면 삭제가 아닌 바꾸기 작업이 됩니다.
조작 단계 4: 저장 위치 설정 및 일괄 처리 시작
키워드 규칙 설정을 완료한 후, 계속하여 "다음"을 클릭합니다. 프로세스 바를 보면 이후에 "저장 위치 설정" 및 "처리 시작" 두 단계가 더 있음을 알 수 있습니다. 저장 위치를 설정하는 목적은 처리된 PDF가 출력될 위치를 결정하여 원본 파일을 덮어쓰거나 파일 혼란을 야기하는 것을 방지하는 것입니다.
PDF를 일괄 처리할 때는 처리 결과를 "키워드 삭제된 PDF" 또는 "처리 완료 PDF" 등의 별도 출력 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 처리 전후의 효과를 쉽게 비교할 수 있을 뿐만 아니라 원본 파일을 백업본으로 보존할 수 있습니다. 계약서, 보고서, 기록 자료 등 중요한 오피스 자료를 다루는 경우, 먼저 원본을 보존한 후 출력 파일을 확인하는 것이 더 안전한 방법입니다.
저장 위치를 확인한 후 "처리 시작" 단계로 이동하여 작업을 실행합니다. 처리가 완료되면 출력 PDF를 열어 주요 위치를 확인하고, 대상 월, 연도 또는 기타 키워드가 삭제되었는지 점검합니다. 규칙 설정이 올바르다면, 여러 PDF가 동일한 규칙에 따라 자동으로 처리되며, 사람이 일일이 페이지를 넘겨가며 찾을 필요가 없습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 왜 정확한 찾기 대신 수식 퍼지 찾기를 사용합니까?
각 PDF의 키워드가 완전히 같다면 정확한 찾기로 충분합니다. 하지만 날짜, 연도, 번호와 같은 내용은 보통 변경됩니다. 예를 들어 2017, 2018, 2019가 모두 나타날 수 있습니다. 수식 퍼지 찾기를 사용하면 동일한 유형의 내용을 한 번에 매칭할 수 있어, 여러 PDF의 불규칙한 키워드를 일괄 삭제하는 데 더 적합합니다.
2. 바꾸기 키워드 목록을 왜 비워 둬야 합니까?
이번 목표는 바꾸기가 아닌 삭제이기 때문입니다. 인터페이스에는 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라고 안내되어 있으므로, 오른쪽에 내용을 입력하지 않으면 됩니다. 만약 새 텍스트를 입력하면, 소프트웨어는 매칭된 내용을 해당 텍스트로 대체합니다.
3. 처리 전에 PDF를 백업해야 합니까?
백업하는 것이 좋습니다. 일괄 처리의 효율성은 매우 높지만, 규칙이 너무 광범위하게 작성되면 삭제하지 말아야 할 내용까지 삭제될 수 있습니다. 먼저 새 폴더에 저장한 후 결과를 표본 검사하는 것이 비교적 안전한 오피스 작업 흐름입니다.
4. 폴더 전체를 한 번에 처리할 수 있습니까?
조작 인터페이스에서 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼을 볼 수 있으므로, 폴더 내의 PDF를 일괄적으로 목록에 가져온 후 통일된 처리를 실행할 수 있습니다. 이는 수십, 수백 건의 PDF 자료 정리에 특히 유용합니다.
요약: 일괄 처리를 통해 PDF 반복 삭제 작업 줄이기
PDF에서 키워드를 일괄 삭제할 때의 어려움은 단어 하나를 삭제하는 데 있는 것이 아니라, 많은 파일, 많은 페이지, 많은 변경 내용을 마주했을 때 어떻게 안정적이고 효율적으로 처리하느냐에 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 여러 PDF를 작업 목록에 한 번에 추가하고, 수식 퍼지 텍스트 찾기를 사용하여 날짜, 연도, 월 등의 내용을 매칭하며, 바꾸기 목록을 비워 두어 삭제를 구현할 수 있습니다.
많은 PDF 보고서, 아카이브, 계약서 또는 공개 자료를 처리 중이며 그 안의 날짜, 번호, 민감 키워드 또는 형식화된 정보를 삭제해야 한다면, 본 글의 단계에 따라 먼저 소수의 파일로 규칙을 테스트하고, 효과를 확인한 후 전체 폴더를 일괄 처리할 수 있습니다. 이렇게 하면 반복 작업을 줄일 뿐만 아니라 인적 누락 위험도 낮추어, PDF 내용 정리 작업을 더 효율적이고 통제 가능하게 만들어 줍니다.