이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 여러 PDF 파일에 대해 와일드카드 방식의 퍼지 검색 및 일괄 치환을 수행하는 방법을 소개합니다. 예제에서는 여러 PDF의 영문 월과 4자리 연도를 각각 새 내용으로 교체하여, 계약서, 보고서, 공지, 기록물 등 PDF 자료의 일괄 수정 시나리오에 적합하며, 사용자가 파일을 하나씩 열고 페이지별로 검색하여 수정하는 반복 작업을 줄여줍니다.
일상 업무에서 PDF 파일은 보관, 열람 및 외부 발송용으로 자주 사용됩니다. 문제는 여러 PDF에 동일하거나 유사한 날짜, 번호, 프로젝트명, 회사명, 담당자명 등의 내용을 일괄 조정해야 할 경우 수동 처리가 매우 비효율적이라는 점입니다. 예를 들어 여러 PDF 보고서의 표지 날짜가 원래 "April 13, 2017"이었는데, 이를 일괄적으로 "August 13, 2026"으로 변경해야 한다고 가정해 보겠습니다. 각 PDF를 일일이 열고, 검색하고, 위치를 찾아 수정하고, 저장해야 하는 이 과정은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 수정 누락이 발생하기 쉽습니다.
본 문서에서 해결하고자 하는 문제가 바로 이러한 유형입니다. 즉, 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "를 사용하여, 와일드카드나 수식 기반의 패턴 검색을 통해 수많은 PDF 파일 속의 키워드를 한 번에 일괄 검색하여 바꾸는 방법입니다. 이 방식의 핵심 가치는 파일을 일괄 처리함으로써 반복적인 수작업을 소프트웨어에 맡길 수 있다는 점이며, 특히 수십, 수백 건의 PDF 문서를 동시에 처리해야 하는 행정, 법무, 프로젝트, 재무, 기록물 관리 등의 업무 환경에 적합합니다.
적용 시나리오: 와일드카드를 활용한 일괄 검색 및 바꾸기에 적합한 PDF 콘텐츠
일반적인 PDF 키워드 바꾸기는 보통 찾을 내용이 완전히 일치해야 합니다. 하지만 실제 문서에서는 많은 내용이 고정된 텍스트가 아니라 특정 규칙을 띄는 경우가 많습니다. 예를 들어 월(月)은 April 또는 May일 수 있고, 연도는 2017, 2020, 2026과 같은 네 자리 숫자일 수 있으며, 계약 번호에는 서로 다른 일련번호가 포함될 수 있고, 보고서 번호는 파일마다 약간씩 다를 수 있습니다. 이럴 때는 와일드카드나 수식을 활용한 패턴 검색이 더 적합합니다.
스크린샷의 예시와 결부하여 보면, 이번에 처리하는 대상은 파일명이 각각 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf인 여러 개의 PDF 파일입니다. 처리 전, 이 PDF들에는 바꿔야 할 날짜 텍스트가 존재하며, 특히 월과 연도가 주요 바꾸기 대상입니다. "수식을 사용하여 패턴으로 텍스트 찾기"를 통해 규칙성을 가진 내용을 일괄 식별한 다음, 순서대로 새로운 키워드로 바꿀 수 있습니다.
일반적인 적용 시나리오는 다음과 같습니다:
- PDF 보고서 표지의 날짜를 일괄 수정하는 경우 (예: 이전 월, 이전 연도를 새 날짜로 일괄 바꾸기)
- PDF 계약서 내의 회사명, 프로젝트명, 부서명 또는 담당자 호칭을 일괄 바꾸는 경우
- 번호 규칙이 있는 PDF 파일을 일괄 처리하는 경우 (예: 보고서 번호, 공고 번호, 기록물 번호 등)
- 스캔하여 정리한 다수의 PDF 자료에 대해 통일된 텍스트 수정을 진행하여 파일별 개별 검색 작업량을 줄이는 경우
- 보관 전에 문서 내의 이전 키워드를 일괄 수정하여 여러 PDF 콘텐츠의 표현을 일치시키는 경우
유의할 점은, 본 문서에서 설명하는 것은 PDF 파일 '내용' 속의 키워드 검색 및 바꾸기이지, PDF 파일명을 일괄 변경하는 것이 아니라는 사실입니다. 만약 목표가 파일명을 바꾸는 것이라면 파일명 관련 도구를 선택해야 하며, 목표가 PDF 본문이나 페이지 내 텍스트 내용을 수정하는 것이라면 본 문서에서 소개하는 PDF 도구를 사용할 수 있습니다.
결과 미리보기: 처리 전 여러 PDF에 존재하는 이전 키워드
처리 전 파일 목록을 통해 처리 대기 중인 디렉터리에 여러 PDF 파일이 있음을 알 수 있으며, 예시에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf가 포함되어 있습니다. 이러한 대량 파일을 하나씩 열어 처리한다면 파일 수가 늘어날수록 작업량이 급격히 증가할 것입니다.
그중 하나의 PDF를 열면 페이지 내에 바꿔야 할 날짜 내용이 존재하는 것을 확인할 수 있습니다. 스크린샷에서 빨간색 상자로 "April"과 "2017"이 표시되어 있으며, 이는 이번에 처리해야 할 대상이 전체 고정 문장이 아니라 날짜 중 일부 키워드임을 설명해 줍니다. 월은 이전 월에서 새 월로, 연도는 이전 연도에서 새 연도로 바꿔야 할 수 있습니다.
단일 고정 단어만 바꾸는 경우라면 정밀 검색을 바로 사용할 수 있습니다. 하지만 나타날 수 있는 여러 월을 한 번에 식별하거나 네 자리 연도를 매칭하려면 더 유연한 패턴 검색 방식이 필요합니다. 스크린샷의 작업 흐름은 와일드카드와 유사한 수식을 사용하여 "April 또는 May"를 찾고, 다시 수식으로 네 자리 숫자 연도를 매칭함으로써 보다 유연한 일괄 바꾸기를 완료하는 것입니다.
결과 미리보기: 처리 후 PDF 키워드가 일괄 바뀐 상태
처리가 완료된 후 PDF를 다시 열어 보면 원래 날짜 내용이 변경된 것을 확인할 수 있습니다. 예시에서 "April"은 "August"로, "2017"은 "2026"으로 바뀌어 페이지 속 날짜가 "August 13, 2026"으로 변경되었습니다.
이 결과는 소프트웨어가 특정 PDF 하나에 대해서만 바꾸기를 실행하는 것이 아니라, 작업 목록에 추가된 여러 PDF를 하나의 묶음 파일로 처리할 수 있음을 의미합니다. PDF 키워드 일괄 수정, PDF 날짜 일괄 바꾸기, PDF 콘텐츠 일괄 수정 작업에 있어 이러한 방식은 반복 작업을 현저히 줄여줄 수 있습니다.
작업 절차: HeSoft Doc Batch Tool 를 사용한 PDF 키워드 일괄 바꾸기
1단계: PDF 도구로 이동하여 찾기 및 바꾸기 기능 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 연 후, 왼쪽 도구 분류에서 "PDF 도구"를 선택합니다. PDF 도구 목록에서 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 찾습니다. 스크린샷에서 이 기능은 PDF 도구 목록의 첫 번째 항목에 위치하며, 기능 설명은 PDF 파일 내용 속 키워드를 일괄 검색하여 바꾸는 것입니다.
이 단계의 목적은 PDF 콘텐츠 검색 및 바꾸기 전용 처리 흐름으로 진입하는 것입니다. 사무용 소프트웨어에게 있어 기능 진입 경로가 명확한 것은 매우 중요합니다. 작업마다 처리 대상이 다르기 때문입니다. 어떤 것은 파일명, 어떤 것은 폴더명, 어떤 것은 Word, Excel, PowerPoint이며, 본 문서에서 처리하려는 것은 PDF 본문 내용이므로 반드시 PDF 도구 아래의 해당 기능을 선택해야 합니다.
2단계: 처리할 PDF 파일 추가하기
"PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능에 진입하면 인터페이스는 마법사 형태의 처리 흐름으로 안내합니다. 첫 번째 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 오른쪽 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더보기" 등의 버튼을 확인할 수 있습니다. 예시에는 이미 4개의 PDF 파일이 가져와졌으며, 표에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정 날짜 등의 정보가 표시됩니다.
처리할 PDF 수가 적다면 "파일 추가"를 통해 하나씩 선택할 수 있고, 파일들이 모두 같은 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 일괄 처리에 더 적합합니다. 가져오기가 완료되면 목록의 파일명과 경로를 확인하여 누락되거나 잘못 선택된 파일이 없는지 점검해야 합니다. 스크린샷 하단에 레코드 수가 4라고 표시되어 있으며, 이는 현재 작업이 4개의 PDF 파일을 처리할 것임을 나타냅니다.
파일 목록에 이상이 없는 것을 확인한 후, 하단의 "다음"을 클릭하여 키워드 찾기 및 바꾸기 규칙 설정으로 넘어갑니다.
3단계: 수식을 사용하여 패턴으로 텍스트 찾기 선택
두 번째 단계인 "처리 옵션 설정"으로 들어가면 "키워드 옵션 설정"을 볼 수 있습니다. "찾기 방식"에서 인터페이스는 "정밀하게 텍스트 찾기"와 "수식을 사용하여 패턴으로 텍스트 찾기"를 제공합니다. 본 문서의 목표는 와일드카드나 수식을 통한 일괄 패턴 검색이므로, "수식을 사용하여 패턴으로 텍스트 찾기"를 선택해야 합니다.
이 단계는 매우 중요합니다. 정밀 검색은 완전히 일치하는 고정 콘텐츠를 바꾸는 데 적합합니다 (예: "ABC회사"를 "XYZ회사"로 바꾸기). 반면 수식 기반 패턴 검색은 여러 가능한 월, 다른 연도, 다른 번호 등 규칙은 있지만 완전히 고정되지는 않은 콘텐츠를 처리하는 데 적합합니다. 스크린샷에서 이미 "수식을 사용하여 패턴으로 텍스트 찾기"가 선택되어 있는 것은, 이후 입력할 검색 내용이 수식 규칙에 따라 매칭될 것임을 나타냅니다.
4단계: 찾을 키워드 목록 입력하기
왼쪽의 "찾을 키워드 목록"에 예시에서는 두 줄의 내용이 입력되었습니다:
- 첫 번째 줄: April|May
- 두 번째 줄: \d{4}
스크린샷에서 볼 수 있듯, 첫 번째 줄의 "April|May"는 April 또는 May와 같은 월 텍스트를 매칭하려는 의도를 표현하며, 두 번째 줄의 "\d{4}"는 네 자리 숫자를 매칭하는 데 사용되어 연도를 찾기에 적합합니다. 이렇게 하면 발생 가능한 모든 이전 날짜 형식을 하나하나 나열할 필요 없이 텍스트 규칙에 따라 패턴 매칭을 할 수 있다는 장점이 있습니다.
만약 PDF에서 다른 내용을 바꿔야 한다면 실제 상황에 맞게 입력하면 됩니다. 예를 들어 여러 이전 프로젝트명을 매칭하려면 찾기 목록에 각각 입력할 수 있고, 고정된 형식의 번호를 매칭하려는 경우에도 인터페이스가 지원하는 수식 규칙에 따라 입력할 수 있습니다. 실제 사용 시에는 먼저 소량의 PDF로 테스트하여 매칭 범위가 예상과 일치하는지 확인한 후 전체 파일로 확대하는 것을 권장합니다.
5단계: 바꿀 키워드 목록 입력하기
오른쪽의 "바꿀 키워드 목록"에 예시에서는 두 줄의 내용이 입력되었습니다:
- 첫 번째 줄: August
- 두 번째 줄: 2026
좌우 양쪽 목록은 서로 대응 관계에 있습니다. 왼쪽 첫 번째 줄에서 찾은 내용은 오른쪽 첫 번째 줄의 내용으로 바뀌고, 왼쪽 두 번째 줄에서 찾은 내용은 오른쪽 두 번째 줄의 내용으로 바뀝니다. 따라서 입력할 때는 줄 번호의 대응 관계에 특히 주의하여, 월을 연도로 바꾸거나 연도를 월로 바꾸는 실수를 피해야 합니다.
스크린샷에서 왼쪽 "April|May"는 오른쪽 "August"에 대응하고, 왼쪽 "\d{4}"는 오른쪽 "2026"에 대응합니다. 최종 결과는 매칭된 이전 월을 August로, 매칭된 네 자리 연도를 2026으로 바꾸는 것입니다. 처리 후 스크린샷 또한 이 점을 입증하고 있습니다.
6단계: 저장 위치 계속 설정하고 처리 시작하기
인터페이스 상단의 흐름도에서 이 기능이 "처리할 레코드 선택", "처리 옵션 설정", "저장 위치 설정", "처리 시작" 등의 단계로 구성되어 있음을 알 수 있습니다. 키워드 설정을 완료한 후 "다음"을 클릭하여 출력 파일의 저장 위치를 계속 설정한 다음, 처리 시작 단계로 진입합니다.
스크린샷에 저장 위치 페이지의 구체적인 옵션이 나와 있지는 않지만, 일괄 처리 사무용 소프트웨어의 작업 논리로 미루어 볼 때 저장 위치 설정의 목적은 일반적으로 처리된 PDF를 어디에 저장할지 결정하는 것입니다. 안전을 위해 유일한 원본 파일을 직접 덮어쓰는 것은 권장하지 않으며, 먼저 새 폴더에 출력한 후 결과를 확인하고 문제없으면 원본 파일을 교체하거나 보관하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 와일드카드 및 수식 패턴 검색은 모든 PDF에 적합한가요?
검색 및 바꾸기의 성공 여부는 PDF 내 텍스트가 문자로 인식될 수 있는지에 달려 있습니다. PDF 콘텐츠 자체가 복사 및 검색 가능한 텍스트라면 일괄 검색 및 바꾸기가 보다 순조롭게 진행되며, PDF가 순수 이미지 스캔 파일인 경우 텍스트가 일반 문자가 아닐 수 있어 처리 결과에 영향을 미칠 수 있습니다. 스캔 파일 PDF를 접할 경우, 먼저 텍스트가 선택 또는 검색 가능한지 확인하는 것이 좋습니다.
2. 왜 먼저 소량의 파일로 테스트하는 것을 권장하나요?
패턴 검색의 장점은 매칭 범위가 넓다는 것이지만, 이는 만약 규칙을 너무 넓게 작성하면 바꾸지 말아야 할 내용까지 바뀔 수 있다는 의미이기도 합니다. 예를 들어 "\d{4}"는 네 자리 숫자를 매칭하는데, 문서 내에 연도 외에 다른 네 자리 번호가 있다면 함께 바뀔 수 있습니다. 따라서 본격적인 일괄 처리 전에 먼저 1~2개의 PDF를 선택하여 테스트하고 결과가 올바른지 확인하는 것이 가장 좋습니다.
3. 좌우 양쪽 키워드 목록은 반드시 1:1로 대응되어야 하나요?
그렇습니다. 스크린샷에서 왼쪽 찾기 목록은 두 줄, 오른쪽 바꾸기 목록도 두 줄입니다. 첫 번째 줄은 첫 번째 줄에, 두 번째 줄은 두 번째 줄에 대응합니다. 입력 시 순서를 일치시켜 바꾸기 관계가 어긋나는 것을 방지해야 합니다. 특정 내용을 빈 값으로 바꾸려는 경우에도 인터페이스 안내에 따라 주의하여 처리해야 합니다.
4. 대소문자를 무시할 수 있나요?
스크린샷의 "추가 옵션"에는 "알파벳 대소문자 무시"가 제공됩니다. PDF 내 동일한 영문 키워드가 April, APRIL, april 등 다양한 대소문자 형태로 나타날 수 있다면 필요에 따라 이 옵션을 선택할 수 있습니다. 대소문자 자체에 업무상 의미가 있는 경우라면 신중하게 활성화해야 합니다.
5. PDF 키워드를 일괄 바꾸기 전에 백업이 필요한가요?
백업을 권장합니다. 일괄 처리의 효율성은 매우 높지만, 일단 규칙 설정이 잘못되면 여러 파일에서 동시에 오류 결과가 발생할 수 있습니다. 중요한 계약서, 보고서, 재무 자료, 법률 문서 등 PDF를 처리할 때는 원본 파일 사본을 보관하고 처리된 파일을 별도 디렉터리에 출력하여 비교 및 롤백이 용이하도록 하는 것이 좋습니다.
요약: 일괄 처리를 통해 PDF 반복 수정 작업 줄이기
많은 PDF 파일에서 유사한 키워드를 수정해야 할 때, 수동으로 파일을 하나씩 열어 검색하고 바꾸는 방식은 비효율적이고 오류를 범하기 쉬운 방법입니다. HeSoft Doc Batch Tool 는 사무 환경을 지향하는 일괄 처리 소프트웨어로서, "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 여러 PDF 파일을 작업 목록에 통합하고, "수식을 사용하여 패턴으로 텍스트 찾기"를 통해 와일드카드 방식의 일괄 바꾸기를 완료할 수 있습니다.
본 문서의 예시에서 소프트웨어는 여러 PDF 속의 이전 월과 네 자리 연도를 새로운 월과 연도로 일괄 바꾸어, "April 13, 2017"에서 "August 13, 2026"으로의 빠른 수정을 실현했습니다. PDF 보고서, 계약서, 공고문, 기록물 자료를 자주 처리하는 사용자에게 이러한 유형의 일괄 검색 및 바꾸기 기능은 반복적인 단순 노동을 현저히 줄여주고 파일 수정의 일관성과 정확성을 높여줄 수 있습니다.
만약 수중에 동일하게 날짜, 번호, 명칭 또는 기타 규칙성 있는 키워드를 통일되게 바꿔야 할 PDF 묶음이 있다면, 본 문서의 절차에 따라 먼저 소량의 파일을 가져와 규칙을 테스트한 후 전체 PDF에 대해 처리를 실행할 수 있습니다. 이렇게 하면 결과의 신뢰성을 확보하는 동시에 사무용 소프트웨어의 파일 일괄 처리 효율성을 충분히 발휘할 수 있습니다.