기업이 계약서, 감사 보고서, 재무제표, 제도 문서 등 대량의 PDF를 PDF/A 보관 형식으로 통일하여 정리해야 할 때, 파일을 하나씩 열어 다른 이름으로 저장하는 것은 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 누락되기 쉽습니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 를 예로 들어, 오피스 소프트웨어를 통해 여러 PDF를 한 번에 가져와 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a 등 대상 버전을 선택하고, 절차에 따라 일괄 변환을 완료하여 사용자의 반복 작업을 줄이고 문서 보관 효율을 높이는 방법을 소개합니다.
일상 업무에서 많은 팀이 비슷한 문제에 직면합니다. 과거 프로젝트 자료, 연간 감사 보고서, 계약서 스캔본, 재무제표, 직원 핸드북, 인증 파일 등 PDF의 수는 많지만, 보관, 인계, 감사 또는 장기 보존 시 PDF/A 표준을 충족해야 하는 경우가 많습니다. PDF/A는 장기 보존을 위한 PDF 사양으로, 일반 PDF보다 수년 후에도 문서가 안정적으로 열리고, 동일하게 표시되며, 보관 관리가 용이하다는 점을 더욱 강조합니다.
PDF가 한두 개뿐이라면 수동 변환도 괜찮지만, 파일 수가 수십, 수백 개에 달하면 PDF를 일일이 열고, 다른 형식으로 저장하고, 출력 결과를 확인하는 데 많은 시간이 소요될 뿐만 아니라 누락, 오변환, 버전 불일치 등의 문제가 발생하기 쉽습니다. 이 글에서 해결하고자 하는 것은 바로 "대량의 PDF 파일을 PDF/A 형식으로 일괄 변환"이라는 빈번한 업무 요구 사항입니다. 아래에서는 HeSoft Doc Batch Tool 의 작업 인터페이스를 바탕으로, 기능 선택, 파일 가져오기, PDF/A 버전 설정부터 후속 저장 및 처리까지, 명확하고 재사용 가능한 일괄 변환 프로세스를 완료하는 방법을 설명합니다.
적용 시나리오: 어떤 경우에 PDF를 PDF/A로 일괄 변환해야 하나요?
PDF/A는 법무나 기록물 관리 부서에만 적합한 것이 아닙니다. 많은 업무 시나리오에서 일반 PDF를 PDF/A 형식으로 변환해야 할 수 있습니다. 특히 파일 출처가 다양하고, 생성 소프트웨어가 통일되지 않았으며, 보관 주기가 길 경우, 형식을 통일하여 변환하면 향후 열람 및 관리 위험을 줄일 수 있습니다.
1. 기업 기록물 및 장기 보존
기업은 연간 자료를 정리할 때 연차 보고서, 재무 파일, 규정, 회의록, 스캔본 등을 통합 보관해야 하는 경우가 많습니다. 일반 PDF는 외부 글꼴, 링크 또는 특정 환경에 의존할 수 있지만, PDF/A는 장기 보존에 더 적합합니다. 일괄 변환을 통해 하나의 폴더에 있는 대량의 PDF를 지정된 PDF/A 버전으로 신속하게 통일할 수 있습니다.
2. 감사, 법무, 계약 자료 보관
감사 보고서, 계약서, 법률 문서, 프로젝트 검수 자료는 일반적으로 레이아웃 안정성이 요구됩니다. 이러한 PDF를 PDF/A로 일괄 변환하면 후속 검색, 이력 추적 및 인계에 도움이 됩니다. Annual_Report_2024.pdf, Audit_Report_Company_Y_2024.pdf, Contract_Agreement_Client_X.pdf와 같은 파일명을 가진 파일들은 사무용 소프트웨어로 일괄 처리하는 것이 수동으로 하나씩 처리하는 것보다 더 확실합니다.
3. 스캔본 또는 오래된 PDF 일괄 정리
많은 과거 자료는 스캐너, 이메일 첨부 파일 또는 다른 시스템에서 추출되어 PDF 버전이 일관되지 않을 수 있습니다. "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 기능을 통해 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-3a, PDF/A-3b 등 목표 버전을 통일하여 선택하면 보관 파일을 더욱 표준화할 수 있습니다.
결과 미리보기: 처리 전후 변화
처리 전: 여러 개의 일반 PDF가 분산 저장되어 있고 버전이 통일되지 않음
처리 전에 사용자는 보통 하나의 폴더에 있는 대량의 PDF 파일을 마주합니다. 이 파일들은 이름, 출처, 수정 시간이 다르며, 연차 보고서, 회사 감사 보고서, 계약서, 직원 핸드북, 재무제표, 인증 자료, 법률 파일, 논문 자료 등이 포함될 수 있습니다. 확장자는 모두 .pdf이지만 내부 PDF 버전과 보관 표준은 일치하지 않을 수 있습니다.
HeSoft Doc Batch Tool 에서 가져온 후, 목록에서 파일의 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보를 확인할 수 있으므로, 사용자가 처리해야 할 PDF 파일을 모두 선택했는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 만약 어떤 파일이 변환 대상에서 제외되어야 한다면, 목록 오른쪽의 작업 영역을 통해 제거할 수 있습니다.
처리 후: 지정된 PDF/A 버전으로 통일 변환
처리가 완료되면, 원래 분산되어 있고 버전이 달랐던 PDF들은 사용자가 선택한 목표 버전(예: PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a 또는 PDF/A-3b 등)으로 변환됩니다. 이렇게 하면 파일이 장기 보존, 기록물 인계 및 표준화된 관리에 더 적합해집니다. 대량의 PDF를 정기적으로 처리해야 하는 행정, 재무, 법무, 기록물 관리, 인사 등의 직무에 있는 사람들에게 일괄 처리는 반복적인 노동을 확실히 줄여줄 수 있습니다.
유의할 점은, PDF/A는 PDF의 보관 표준 중 하나일 뿐이며, 기관마다 PDF/A의 특정 버전에 대한 요구 사항이 다를 수 있다는 것입니다. 명확한 규정이 없다면, 수신처, 기록물 관리 규정 또는 프로젝트 요구 사항에 먼저 목표 버전을 확인한 후 소프트웨어에서 해당 옵션을 선택하는 것이 좋습니다.
작업 단계: 사무용 소프트웨어를 사용하여 PDF를 PDF/A로 일괄 변환
아래에서는 스크린샷 속의 HeSoft Doc Batch Tool 를 예로 들어 설명합니다. 이 소프트웨어는 문서 일괄 처리류 사무용 소프트웨어로, 핵심 가치는 여러 파일을 한 번에 처리하여 수동 반복 작업을 줄이는 데 있습니다. 본문의 작업 흐름은 인터페이스의 "PDF 도구" 분류와 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 기능에 해당합니다.
1단계: PDF 도구 진입, "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 연 후, 왼쪽 기능 모음에서 홈, 작업 흐름, 모든 도구, 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 그림 도구 등 여러 도구 분류를 볼 수 있습니다. PDF/A를 일괄 변환하려면 먼저 "PDF 도구"로 들어가야 합니다.
PDF 도구에 들어가면, 메인 인터페이스에 PDF 홀수 페이지를 짝수 페이지로 변환, PDF를 다른 버전의 PDF로 변환, PDF를 Docx로 변환, PDF를 Pptx로 변환, PDF를 XPS로 변환, PDF를 TXT로 변환, PDF를 JPG 그림으로 변환, PDF를 Excel로 변환 등 PDF와 관련된 여러 일괄 처리 기능이 표시됩니다. 여기에서 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"을 선택해야 합니다. 기능 이름은 다른 버전의 PDF로 되어 있지만, 후속 설정 페이지에서 여러 PDF/A 버전을 선택할 수 있으므로 PDF를 PDF/A로 일괄 변환하는 데 적합합니다.
이 단계의 목적은 올바른 변환 작업 페이지로 진입하는 것입니다. 예상 결과는 소프트웨어가 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 처리 흐름으로 전환되고, 단계별 작업 인터페이스를 표시하는 것입니다.
2단계: 변환할 PDF 파일 추가
기능 페이지 진입 후, 인터페이스 상단에 현재 작업 이름 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"이 표시되고, 그 아래에는 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작의 흐름 진행 상황이 있습니다. 첫 번째 단계는 처리할 레코드를 선택하는 것입니다.
페이지 오른쪽 상단에서 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 두 개의 버튼을 볼 수 있습니다. 처리할 PDF 수가 많지 않다면 "파일 추가"를 클릭하여 하나 이상의 PDF를 수동으로 선택할 수 있고, 모든 PDF가 이미 동일한 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 클릭하는 것이 더 권장됩니다. 이렇게 하면 폴더 전체의 파일을 한 번에 가져와서 하나씩 선택하는 시간을 줄일 수 있습니다.
파일을 가져오면 소프트웨어는 처리할 레코드를 테이블 형태로 나열합니다. 테이블에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간, 작업 등의 정보가 포함됩니다. 스크린샷 예시에서는 Annual_Report_2024.pdf, Audit_Report_Company_Y_2024.pdf, Contract_Agreement_Client_X.pdf, Employee_Handbook_Archive_2024.pdf, Financial_Statements_FY2024.pdf 등 8개의 PDF 파일을 가져왔습니다. 하단에서 레코드 수를 확인할 수 있어 가져온 개수를 편리하게 확인할 수 있습니다.
이 단계의 목적은 PDF/A로 변환해야 하는 모든 원본 파일을 작업 목록에 추가하는 것입니다. 예상 결과는 처리할 PDF가 목록에 나타나고, 확장자가 pdf로 표시되는 것입니다. 실수로 처리할 필요가 없는 파일을 가져온 경우, 오른쪽 작업 열의 삭제 버튼을 사용하여 제거할 수 있습니다. 다시 선택해야 하는 경우, 인터페이스의 "비우기" 버튼을 사용하여 현재 목록을 지운 후 다시 가져올 수도 있습니다.
3단계: 처리할 파일 확인 후 "다음" 클릭
파일을 가져온 후, 곧바로 후속 설정으로 넘어가는 것은 권장되지 않습니다. 먼저 세 가지를 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 레코드 수가 처리할 파일 수와 일치하는지, 둘째, 파일 경로가 올바른 폴더에서 왔는지, 셋째, 파일 확장자가 pdf인지입니다. 일괄 처리의 장점은 한 번에 여러 파일을 작업할 수 있다는 것이지만, 이는 작업 목록이 정확하다는 전제하에 가능합니다.
확인이 끝나면 페이지 하단의 "다음"을 클릭합니다. 그러면 소프트웨어는 두 번째 흐름 노드인 "처리 옵션 설정"으로 진입합니다. 이 단계의 목적은 파일 선택 단계에서 버전 선택 단계로 이동하는 것입니다. 예상 결과는 인터페이스에 선택 가능한 PDF 버전 목록이 표시되는 것입니다.
4단계: 버전 목록에서 대상 PDF/A 형식 선택
"처리 옵션 설정" 페이지에서 소프트웨어는 "버전" 설정 영역을 표시합니다. 스크린샷에는 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u, PDF/A-4, PDF/A-4e, PDF/A-4f 등과 PDF/UA-1, PDF/X-1a, PDF/X-3, ZUGFeRD 및 PDF 1.0에서 PDF 2.0까지의 버전 옵션을 포함한 여러 선택 옵션을 볼 수 있습니다.
목표가 PDF를 PDF/A로 일괄 변환하는 것이라면, PDF/A 시리즈 중 하나의 버전을 선택해야 합니다. 예를 들어, 이전 보관 규범과의 호환성이 필요하면 PDF/A-1a 또는 PDF/A-1b를 선택할 수 있고, 기관에서 더 새로운 보관 표준을 요구한다면 PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-3a, PDF/A-3b 등을 선택할 수 있습니다. 스크린샷에서는 기본적으로 PDF/A-1a가 선택되어 있으며, 사용자는 실제 요구 사항에 따라 다른 PDF/A 버전으로 전환할 수 있습니다.
이 단계의 목적은 가져온 모든 PDF가 어떤 목표 버전으로 변환될지 결정하는 것입니다. 예상 결과는 대상 PDF/A 단일 옵션이 선택되는 것입니다. 이것은 일괄 작업이므로 이 선택은 목록의 모든 PDF 파일에 적용되므로, 다음을 클릭하기 전에 반드시 버전이 올바른지 확인해야 합니다.
5단계: 저장 위치 설정 진입 및 처리 시작
PDF/A 버전을 선택한 후, 하단의 "다음"을 클릭합니다. 인터페이스 흐름의 세 번째 단계는 "저장 위치 설정"이고 네 번째 단계는 "처리 시작"입니다. 스크린샷에 후속 페이지 세부 정보가 표시되지는 않았지만, 흐름 표시줄을 통해 소프트웨어가 사용자가 출력 위치 설정과 최종 처리를 완료하도록 안내할 것임을 명확히 알 수 있습니다.
저장 위치를 설정할 때는 원본 파일과 확실히 구분되는 출력 폴더를 선택하는 것이 좋습니다(예: "PDF_A_보관_출력", "계약_PDF/A_버전", "2024_연차보고서_PDF/A" 등). 이렇게 하면 변환된 파일이 원본 PDF와 섞이는 것을 방지하여 결과 확인이 용이하고, 후속 인계나 기록물 시스템 업로드에도 편리합니다.
저장 위치를 확인한 후, "처리 시작" 단계로 진입하여 인터페이스 안내에 따라 작업을 시작하면 됩니다. 처리 과정에서 사무용 소프트웨어는 앞서 가져온 파일 목록에 따라 순차적으로 변환을 실행합니다. 수동으로 각 PDF를 열어서 다른 이름으로 저장하는 반복 작업에 비해, 일괄 처리는 대량의 반복 동작을 한 번의 작업 설정으로 집약할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. PDF/A-1a와 PDF/A-1b 중 무엇을 선택해야 하나요?
PDF/A 버전별 적용 요구 사항이 다릅니다. 일반적으로 기관, 기록물 시스템 또는 고객이 이미 버전을 지정했다면, 지정된 버전을 우선적으로 선택해야 합니다. 스크린샷의 소프트웨어는 여러 PDF/A 버전 옵션을 제공하므로, 사용자가 모든 차이점을 기억할 필요는 없지만, 어떤 버전을 선택하는지에 따라 최종 출력 파일의 보관 표준이 달라진다는 점을 알아야 합니다. 명확한 요구가 없다면, 수신처와 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
2. 폴더 전체를 한 번에 가져올 수 있나요?
가능합니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 기능 페이지는 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼을 제공합니다. 대량의 PDF 파일이 동일한 폴더에 있는 경우, 이 방식이 파일을 하나씩 추가하는 것보다 일괄 처리에 더 적합하며, 사무용 소프트웨어가 반복 노동을 줄여주는 사용 가치에도 더 부합합니다.
3. 가져온 후 변환이 필요 없는 파일이 있으면 어떻게 하나요?
파일을 가져온 후, 목록 오른쪽에 작업 열이 있으며 스크린샷에서 삭제 아이콘을 볼 수 있습니다. 사용자는 먼저 테이블에서 이름과 경로를 확인한 후, 변환에 참여할 필요가 없는 레코드를 제거할 수 있습니다. 가져온 범위가 전반적으로 잘못되었다면, "비우기"를 클릭한 후 파일을 다시 추가할 수도 있습니다.
4. 일괄 변환 전에 원본 파일을 백업해야 하나요?
원본 파일을 보존하는 것이 좋습니다. 일괄 변환은 일반적으로 새로운 출력 파일을 생성하지만, 중요한 계약서, 감사 보고서, 재무제표 등의 자료를 처리할 때는 원본 PDF와 변환된 PDF/A를 분리하여 보관하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 이력 추적이 용이할 뿐만 아니라 잘못된 덮어쓰기로 인한 위험을 피할 수 있습니다.
5. 전문적인 일괄 처리 사무용 소프트웨어를 선택해야 하는 이유는 무엇인가요?
수동으로 PDF/A를 변환하는 데 있어 문제는 단일 작업의 복잡성보다, 수량이 많아지면 반복되고, 시간이 오래 걸리며, 오류가 발생하기 쉽다는 점에 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 와 같은 사무용 소프트웨어는 "파일 가져오기—옵션 설정—저장 위치 설정—처리 시작"을 고정된 처리 과정으로 구성하여, 문서를 자주 처리해야 하는 사무실 직원들이 사용하기에 적합합니다.
요약: 일괄 처리 방식으로 PDF/A 보관 작업을 더 효율적으로
대량의 PDF 파일을 PDF/A 형식으로 일괄 변환하는 것의 핵심은 개별 파일의 형식 변환이 아니라, 대량의 반복적인 동작을 표준화하고 프로세스화하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 통해, 사용자는 먼저 PDF 도구에 들어가 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"을 선택한 후, PDF 파일을 일괄 추가하거나 폴더에서 파일을 가져오고, 버전 설정에서 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-3b 등 목표 형식을 선택한 다음, 마지막으로 저장 위치를 설정하고 처리를 시작할 수 있습니다.
행정, 인사, 재무, 법무, 기록물 관리 및 프로젝트 인계 담당자에게 있어, 이 방식은 하나하나 열고, 하나하나 다른 이름으로 저장하고, 하나하나 확인하는 반복 노동을 현저히 줄여줍니다. 정식 처리 전에 목표 PDF/A 버전을 확인하고, 원본 파일과 출력 파일을 분리하여 보관하는 것이 좋습니다. 폴더를 준비한 후, 본문의 단계에 따라 사무용 소프트웨어에서 PDF를 PDF/A로 일괄 변환하면, 보관 작업을 더욱 표준화하고 시간을 절약할 수 있습니다.