기업이 대량의 PDF 인보이스, 청구서 또는 계약서를 ZUGFeRD 형식으로 통일하여 변환해야 할 경우, 일일이 처리하면 많은 시간이 소요됩니다. 본 문서는 사무 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다: HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 PDF 도구에서 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"을 선택하고, 파일을 일괄 가져온 후 버전 옵션에서 ZUGFeRD를 선택한 다음, 절차에 따라 저장 위치를 설정하고 처리를 시작합니다. 문서에는 적용 시나리오, 처리 전후 효과, 상세 단계 및 주의사항이 포함되어 있습니다.
기업 일상 업무에서 PDF는 가장 흔히 사용되는 파일 형식 중 하나입니다. 재무 담당자는 PDF 인보이스를 수신하고, 구매 담당자는 공급업체 청구서를 정리하며, 프로젝트 팀은 계약서 첨부 파일을 보관하고, 기록 관리자는 이력 파일을 유지 관리합니다. 전자 인보이스와 시스템 간 데이터 교환이 점점 보편화되면서 일반 PDF를 특정 표준 형식, 예를 들어 ZUGFeRD로 변환해야 하는 경우가 종종 있습니다. 문제는 파일 수가 많아지면 수동으로 하나씩 변환하는 것이 반복적이고 비효율적이며 오류가 발생하기 쉬운 작업이 된다는 점입니다.
이 자습서에서는 여러 PDF 파일을 ZUGFeRD 표준 형식으로 일괄 변환하는 방법을 소개합니다. 사용하는 소프트웨어는 스크린샷에 표시된 " HeSoft Doc Batch Tool "입니다. 이는 사무용 파일 처리를 위한 일괄 작업 도구로, 사용자가 반복적인 파일 작업을 한곳에 모아 완료할 수 있도록 도와주는 핵심 가치를 지니며, 예를 들어 PDF, Word, Excel, PowerPoint 등 문서를 일괄 처리할 수 있습니다. 이 문서는 "PDF 인보이스 파일의 ZUGFeRD 일괄 변환" 시나리오를 중심으로, 작업 스크린샷과 함께 각 단계에서 무엇을 해야 하는지, 왜 해야 하는지, 완료 후 어떤 결과를 확인해야 하는지 설명합니다.
적용 시나리오: PDF 인보이스, 청구서 및 계약서의 통일된 표준이 필요할 때
ZUGFeRD는 전자 인보이스 및 구조화된 청구서 교환 시나리오에서 흔히 볼 수 있습니다. 일반 사무 사용자에게는 모든 기술적 세부 사항을 깊이 이해할 필요 없이 소프트웨어를 통해 파일을 대상 표준 형식으로 변환할 수 있습니다. "많은 PDF를 일괄적으로 ZUGFeRD로 처리"하려는 요구 사항만 있다면 이 문서의 절차를 참조하면 됩니다.
다음과 같은 상황은 특히 일괄 처리에 적합합니다. 첫째, 재무 부서에서 매월 대량의 PDF 인보이스를 받아 통일된 표준으로 보관해야 하는 경우, 둘째, 기업이 고객이나 협력사에 요건에 맞는 전자 인보이스 PDF를 제출해야 하는 경우, 셋째, 구매 및 행정 담당자가 공급업체 청구서를 정리할 때 다양한 출처의 파일 형식 불일치를 피해야 하는 경우, 넷째, 기록 관리자가 이력 PDF 파일을 표준 형식으로 재정리해야 하는 경우, 다섯째, 국경 간 비즈니스에서 협력사가 명시적으로 ZUGFeRD 형식의 파일을 요구하는 경우입니다.
전통적인 수동 방식을 사용한다면 사용자는 여러 번 파일을 열고, 형식을 선택하고, 사본을 저장해야 할 수 있습니다. 파일이 많을수록 반복 작업은 더욱 두드러집니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 이러한 동작을 PDF 파일 추가, ZUGFeRD 선택, 저장 위치 설정, 처리를 시작하는 한 번의 일괄 작업으로 압축할 수 있습니다.
효과 미리보기: 변환 전후 상태는 각각 어떠한가
변환 전: 원본 파일은 여전히 여러 개의 일반 PDF
변환 전의 파일은 일반적으로 .pdf 확장자를 가진 일반 PDF 문서입니다. 이러한 파일들은 같은 폴더에 보관되거나 서로 다른 경로에 분산되어 있을 수 있습니다. 스크린샷의 목록은 파일명, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간을 포함한 가져온 후의 파일 상태를 보여줍니다. 이 목록을 통해 사용자는 실제 처리를 시작하기 전에 가져오기 범위를 확인하여 파일이 누락되지 않았는지, 관련 없는 PDF가 작업에 추가되지 않았는지 확인할 수 있습니다.
변환 후: 파일이 동일한 대상 버전으로 ZUGFeRD 출력됨
변환 후의 예상 결과는 이 PDF들이 통일되어 ZUGFeRD 표준 형식으로 변환되는 것입니다. 이렇게 하면 후속 전송, 보관 및 시스템 인식이 더욱 일관성 있게 됩니다. 특히 전자 인보이스 PDF를 처리할 때 표준을 통일하면 수신자가 반송하거나 시스템이 인식하지 못하거나 수동으로 재처리할 확률을 줄일 수 있습니다. 스크린샷은 주로 작업 과정을 보여주고 출력 폴더 화면을 보여주지 않으므로, 처리 완료 후 사용자가 저장 위치로 이동하여 출력 결과를 직접 확인하는 것이 좋습니다.
작업 단계: 사무용 소프트웨어를 사용한 PDF의 ZUGFeRD 일괄 변환
단계 1: 메인 인터페이스에서 PDF 도구 분류로 진입
HeSoft Doc Batch Tool 를 연 후 먼저 왼쪽 탐색 모음을 살펴봅니다. 스크린샷의 왼쪽 기능 분류는 "홈", "작업 흐름", "모든 도구", "파일 이름", "폴더 이름", "파일 정리", "Word 도구", "Excel 도구", "PowerPoint 도구", "PDF 도구", "텍스트 도구", "이미지 도구" 등을 포함하여 매우 명확합니다. 이번 작업의 처리 대상이 PDF이므로 "PDF 도구"로 진입해야 합니다.
PDF 도구에 진입하면 메인 인터페이스는 다양한 PDF 일괄 기능을 카드 형태로 나열합니다. 여기서 "PDF를 Word로 변환", "PDF를 Excel로 변환", "PDF를 JPG 이미지로 변환" 등의 기능을 선택해서는 안 됩니다. 이는 다른 파일 유형으로의 변환이기 때문입니다. 이번 목표는 PDF를 다른 PDF 표준 버전으로 변환하는 것이므로 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"을 선택해야 합니다.
이 단계의 예상 결과는 해당 PDF 버전 변환 작업 페이지로 진입하는 것입니다. 스크린샷의 빨간색 화살표는 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 기능 카드를 가리키며, 그 설명은 "PDF 파일을 다른 버전의 PDF로 일괄 변환합니다"입니다. 이 진입점이 바로 후속으로 ZUGFeRD를 선택하기 위한 전제 조건입니다.
단계 2: 변환해야 할 PDF 파일 일괄 추가
기능 페이지에 진입하면 인터페이스 상단에 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"이 표시되어 현재 올바른 작업에 진입했음을 나타냅니다. 페이지 상단의 프로세스 바는 1단계가 "처리할 레코드 선택"임을 보여줍니다. 이때 변환할 PDF를 추가해야 합니다.
오른쪽 상단에서 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 두 가지 주요 진입점을 볼 수 있습니다. 파일 수가 적고 서로 다른 위치에 분산된 경우 "파일 추가"를 사용하여 묶음별로 선택할 수 있습니다. 처리할 PDF가 모두 같은 폴더에 있는 경우 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하면 PDF 인보이스 일괄 변환, 청구서 PDF 일괄 변환 또는 계약 PDF 일괄 정리에 더 적합합니다.
파일을 가져온 후 테이블에는 여러 열의 정보가 표시됩니다. 스크린샷에는 총 4개의 레코드가 있으며, 하단 요약 영역에도 "레코드 수: 4"가 표시됩니다. 이는 소프트웨어가 이 4개의 PDF에 대해 후속 변환을 수행할 준비가 되었음을 나타냅니다. 여기서 사용자는 파일명을 먼저 보고, 경로를 보고, 마지막으로 확장자를 확인하는 습관을 들이는 것이 좋습니다. 확장자가 pdf인지, 경로가 이번에 처리할 폴더인지, 파일명에 명백한 잘못된 선택이 없는지 확인합니다.
단계 3: 파일 목록 정리하여 오처리 방지
정식으로 다음 단계로 넘어가기 전에 목록 오른쪽의 작업 열을 확인할 수 있습니다. 스크린샷에서 각 레코드 오른쪽에는 삭제 아이콘이 있으며, 만약 특정 PDF가 이번 ZUGFeRD 변환에 참여해서는 안 된다는 것을 발견하면 목록에서 제거할 수 있습니다. 오른쪽 상단에는 "비우기" 버튼도 있어, 이번에 가져온 범위가 전체적으로 잘못된 경우 비운 후 다시 추가할 수 있습니다.
이 단계는 간단해 보이지만 일괄 사무 작업에 매우 중요합니다. 일괄 처리의 효율성은 "한 번에 여러 파일 처리"에서 비롯되지만, 이는 또한 파일 목록을 잘못 선택하면 오류가 일괄적으로 확대된다는 것을 의미하기도 합니다. 따라서 "다음"을 클릭하기 전에 파일 수가 예상과 일치하는지 확인하는 것이 가장 좋습니다. 예를 들어 원래 100개의 PDF를 변환하려고 계획했는데 목록에 80개의 레코드만 표시된다면 먼저 가져오지 못한 파일이 있는지 확인해야 합니다.
단계 4: 처리 옵션으로 진입하여 ZUGFeRD 선택
파일 목록이 정확함을 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭합니다. 인터페이스는 2단계 "처리 옵션 설정"으로 진입합니다. 스크린샷에 따르면 설정 페이지에는 "버전" 영역이 있으며 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-4, PDF/X-1a, PDF/X-3, PDF/UA-1, PDF 1.0, PDF 1.4, PDF 1.7, PDF 2.0 및 ZUGFeRD를 포함한 여러 선택 가능한 버전이 나열되어 있습니다.
이 페이지에서 "ZUGFeRD"를 선택해야 합니다. 스크린샷에서 ZUGFeRD 옆의 원형 옵션이 이미 선택되어 있고, 빨간색 화살표도 해당 위치를 가리킵니다. 선택이 완료되면 이번 일괄 작업의 대상 버전이 ZUGFeRD로 설정됩니다.
이 단계의 예상 결과는 버전 옵션이 다른 PDF/A, PDF/X 또는 PDF 1.x 버전이 아닌 ZUGFeRD에 머물러 있는 것입니다. 이러한 옵션들은 모두 PDF 버전 또는 표준 관련 설정에 속하므로 시각적으로 혼동하기 쉽기 때문에 계속하기 전에 다시 한 번 확인하는 것이 좋습니다.
단계 5: 다음 단계 계속 진행하여 출력 저장 위치 설정
ZUGFeRD를 선택한 후 페이지 하단의 "다음"을 클릭합니다. 상단 프로세스 바에 따르면 이어서 3단계 "저장 위치 설정"으로 진입하게 됩니다. 스크린샷은 이 페이지의 구체적인 인터페이스를 보여주지 않으므로 여기서는 나타나지 않은 특정 컨트롤 이름을 설명하지 않습니다. 일반적으로 저장 위치의 역할은 변환 후의 PDF를 어디로 출력할지 결정하는 것입니다.
파일 관리를 명확하게 유지하려면 변환 결과를 원본 PDF와 섞어 두지 않는 것이 좋습니다. "ZUGFeRD_변환결과", "전자세금계산서_ZUGFeRD" 또는 월별로 명명된 출력 디렉터리 등 전용 폴더를 새로 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 두 가지 장점이 있습니다. 하나는 원본 파일을 백업으로 보존할 수 있고, 다른 하나는 변환 결과를 업로드, 보관 또는 전달하기에 용이하다는 점입니다.
단계 6: 처리 시작 및 결과 확인
저장 위치 설정이 완료되면 계속해서 4단계 "처리 시작"으로 진입합니다. 시작하기 전에 파일 목록이 올바른지, 버전이 ZUGFeRD인지, 저장 위치가 보관 규칙에 부합하는지 세 가지 핵심 정보를 다시 확인합니다. 확인 후 처리를 시작합니다.
처리가 완료되면 출력 폴더를 열어 생성된 PDF 파일을 확인합니다. 최소한 몇 개의 파일을 표본 추출하여 파일이 정상적으로 열리는지, 내용에 명백한 페이지 누락이나 이상이 없는지 확인하는 것이 좋습니다. 이 PDF들이 업무 시스템 가져오기에 사용되는 경우라면 시스템 요구 사항에 따라 식별 테스트를 수행하여 ZUGFeRD 형식이 수신처의 요구를 충족하는지 확인해야 합니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. PDF/A, PDF/X 및 ZUGFeRD는 어떻게 구별해야 하나요?
소프트웨어의 버전 목록에서 많은 PDF 표준을 볼 수 있습니다. PDF/A는 장기 보관에 자주 사용되고, PDF/X는 인쇄 관련 프로세스에서 흔히 볼 수 있으며, ZUGFeRD는 전자 인보이스 및 구조화된 데이터 교환 시나리오에서 더 자주 나타납니다. 이 문서의 목표는 PDF를 ZUGFeRD로 변환하는 것이므로 반드시 버전 영역에서 ZUGFeRD를 선택해야 합니다.
2. 한 번에 전체 폴더를 가져올 수 있나요?
가능합니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이 페이지는 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼을 제공합니다. 대량의 PDF 인보이스, 청구서 또는 계약 파일의 경우 이 방법이 하나씩 추가하는 것보다 시간을 절약해줍니다. 가져온 후에도 레코드 수와 파일 경로를 확인하여 폴더 내의 대상 PDF가 모두 추가되었는지 확인하는 것이 좋습니다.
3. 파일 이름이 매우 길면 처리에 영향을 미치나요?
스크린샷의 Learn_English_in_an_easy_fast_and_fun_way.pdf 파일 이름은 길지만, 소프트웨어 목록에서 정상적으로 표시될 수 있습니다. 실제 사무에서는 날짜, 공급업체, 인보이스 번호 또는 프로젝트 번호를 포함하는 등 파일 이름을 최대한 규격화하여 변환 후 검색하기 쉽도록 하는 것이 좋습니다. 처리에 영향을 미치는지는 시스템 경로 길이 및 파일 관리 규범에 따라 다르므로 지나치게 긴 경로는 사전에 정리하는 것이 좋습니다.
4. 일괄 변환 전에 백업이 필요한가요?
백업을 권장합니다. 일괄 처리가 시간을 절약해 주지만, 오작동을 방지하기 위해 원본 PDF 파일을 보존하고 출력 결과를 새 폴더에 저장하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 일부 파일을 다시 변환해야 하는 경우에도 원본 파일에서 다시 처리할 수 있습니다.
5. 변환 후 모든 수신처의 요구 사항을 반드시 충족하나요?
ZUGFeRD는 대상 표준 형식이지만, 서로 다른 업무 시스템, 협력사 또는 지역 절차에 따라 추가 요구 사항이 있을 수 있습니다. 소프트웨어는 일괄 변환을 완료하도록 도와줄 수 있으며, 변환 후에도 특히 전자 인보이스 제출, 감사 보관 또는 시스템 간 가져오기와 관련된 경우 수신처 규칙에 따라 검수하는 것이 좋습니다.
요약: 반복적인 PDF 변환 작업을 일괄 처리 도구에 맡기세요
대량의 PDF 인보이스나 사무 문서를 ZUGFeRD 형식으로 변환해야 할 때 가장 권장하지 않는 방법은 하나씩 열고, 하나씩 변환하고, 하나씩 저장하는 것입니다. 이러한 프로세스는 시간이 오래 걸리고 누락을 발생시키기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 PDF 도구에서 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"으로 진입하여 파일을 일괄 가져오고, 버전 옵션에서 ZUGFeRD를 선택한 다음 절차에 따라 저장 위치를 설정하고 처리를 시작할 수 있습니다.
재무, 구매, 행정 및 기록 관리 담당자에게 이러한 일괄 변환 방식은 반복 작업을 현저히 줄여 PDF 표준화 처리를 더욱 안정적이고 통제 가능하게 만듭니다. 먼저 소량의 파일로 전체 프로세스를 테스트하여 변환 결과가 업무 요건을 충족함을 확인한 후, 전체 PDF 파일을 소프트웨어에 가져와 처리하는 것이 좋습니다.