여러 PDF에서 날짜, 연도, 월 또는 번호가 종종 유사한 형식이지만 다른 내용으로 존재하여 수동으로 파일별로 수정하는 것은 효율이 낮고 누락되기 쉽습니다. 이 문서는 PDF 일괄 퍼지 찾기 및 바꾸기 시나리오를 중심으로 HeSoft Doc Batch Tool 에서 여러 PDF를 가져오고 "수식을 사용하여 텍스트 퍼지 찾기"를 선택한 후 April|May 및 \d{4} 등의 규칙으로 월과 연도를 매칭하여 August 및 2026으로 통일 교체함으로써 사용자가 다중 파일 PDF 키워드를 신속하게 일괄 수정할 수 있도록 돕는 방법을 보여줍니다.
많은 사무직 종사자들이 동일한 문제에 직면합니다. 동일한 PDF 보고서, PDF 공지 또는 PDF 보관 자료에서 날짜, 연도, 프로젝트 번호, 기관명을 일괄적으로 업데이트해야 하는 경우입니다. 단일 PDF는 수동으로 열어 처리할 수 있지만, 파일 개수가 열 개, 수십 개로 늘어나면 파일별로 찾아 바꾸는 작업에 많은 시간이 소요됩니다. 더 번거로운 점은 PDF 내 내용이 완전히 일치하지 않을 수 있다는 것입니다. 어떤 파일에는 April이라고, 어떤 파일에는 May라고 적혀 있을 수 있고, 연도 역시 서로 다른 네 자리 숫자일 수 있습니다. 이때 일반적인 정확 찾기만 사용하면 여러 번 설정해야 하는 경우가 많아 효율이 높지 않습니다.
이 글에서는 대량 사무 처리에 더 적합한 방법을 소개합니다. 와일드카드 또는 수식을 이용한 퍼지 찾기를 사용하여 여러 PDF 파일의 키워드를 대량으로 찾아 바꾸는 방법입니다. 예제 목표는 PDF 날짜에서 월과 연도를 통일되게 업데이트하는 것입니다. 처리 전 PDF에는 "April 13, 2017"이 표시되고, 처리 후에는 "August 13, 2026"으로 변경됩니다. 전체 과정은 스크린샷의 " HeSoft Doc Batch Tool "을 사용하여 진행하며, 이는 사무 문서용 일괄 처리 소프트웨어로 반복적인 파일 작업을 줄이고 PDF, Word, Excel, PowerPoint 등 문서 처리 효율을 높이는 데 적합합니다.
적용 시나리오: PDF 날짜, 번호, 명칭 일괄 업데이트
와일드카드 퍼지 찾기의 가치는 '형식에 규칙이 있고 내용에 차이가 있는' 텍스트를 처리할 수 있다는 점에 있습니다. 날짜를 예로 들면, 많은 PDF의 날짜 구조는 "월 + 일 + 연도"로 동일하지만 월과 연도가 반드시 같지는 않습니다. April, May, 2017, 2020을 수동으로 하나씩 찾는 것은 매우 번거롭지만, 규칙을 사용하면 여러 가능한 값을 한 번에 일치시킬 수 있습니다.
일반적인 적용 시나리오는 다음과 같습니다.
- PDF 속의 이전 연도를 새 연도로 대량 변경. 예를 들어 서로 다른 네 자리 연도를 통일하여 2026으로 변경.
- 영문 월 또는 중문 월을 지정된 월로 일괄 변경.
- PDF 계약서의 갑측 명칭, 을측 명칭, 회사 약칭을 대량 변경.
- 보고서 번호, 프로젝트 번호, 버전 번호 일괄 변경. 예를 들어 연속된 숫자 또는 고정 형식 번호 일치.
- 보관 PDF의 부서, 날짜, 배치 등 반복 필드 대량 수정.
파일이 Word 문서인 경우에도 유사한 대량 찾아 바꾸기 아이디어를 고려할 수 있지만, 기능 진입점이 Word 도구에 있을 수 있습니다. 본 글의 예제는 PDF 파일에 초점을 맞추며, pdf, PDF 보고서, PDF 자료 패키지 등 일괄 작업으로 확장하기에 적합합니다.
효과 미리보기: 여러 PDF에서 통일된 변경 결과로
먼저 처리 전 파일 준비 상황을 확인합니다. 스크린샷에서 동일 폴더 아래에 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 총 4개의 PDF가 있습니다. 이러한 파일을 하나씩 열어 편집하면 최소한 열기, 찾기, 바꾸기, 저장, 닫기 동작을 반복해야 합니다. 파일이 많을수록 반복 작업은 더욱 두드러집니다.
처리 전 PDF 중 하나를 열면 페이지의 날짜가 "April 13, 2017"임을 확인할 수 있습니다. 빨간색 박스로 표시된 "April"과 "2017"이 이번에 대량으로 찾아 바꿀 대상 내용입니다. 여기서 한 가지 세부 사항이 있습니다. 가운데 "13"은 변경할 필요가 없으므로, 전체 날짜 구간을 단순히 바꾸는 대신 월과 연도를 각각 일치시켜야 합니다.
처리 후 PDF를 다시 확인하면 날짜가 "August 13, 2026"으로 변경되었습니다. 월은 April에서 August로, 연도는 2017에서 2026으로 변경되었고, 중간의 13일은 그대로 유지됩니다. 이는 대량 변경 규칙이 적용되었으며, 지정한 대상 부분만 변경되었음을 의미합니다.
조작 단계: PDF 키워드 대량 퍼지 찾아 바꾸기
1단계: PDF 도구에서 찾아 바꾸기 기능 진입
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 실행한 후, 먼저 왼쪽에서 "PDF 도구"를 선택합니다. PDF 도구 페이지에서 PDF와 관련된 여러 일괄 처리 기능을 확인할 수 있습니다. 본 글에서 사용할 기능은 "PDF 키워드 찾아 바꾸기"이며, 이 기능 설명은 "PDF 파일 내용의 키워드를 대량으로 찾아 바꿉니다"입니다.
이 단계의 목적은 정확한 일괄 처리 진입점을 찾는 것입니다. 많은 사용자가 PDF 뷰어로 파일을 열어 편집 기능을 찾는 데 익숙하지만, 뷰어는 단일 파일 보기에 더 적합합니다. 여러 PDF를 한 번에 처리하려면 전용 일괄 도구로 진입하는 것이 더 효율적이며, 파일 목록과 변경 규칙을 통일적으로 관리하기에도 더 용이합니다.
2단계: 통일 수정이 필요한 PDF 파일 가져오기
기능 진입 후, 인터페이스 상단에 처리 흐름이 나타납니다. 현재 1단계 "처리할 레코드 선택"에 있습니다. 우측 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 작업을 볼 수 있습니다. PDF 개수가 적으면 수동으로 파일을 추가할 수 있고, 여러 PDF가 하나의 디렉터리에 모여 있다면 폴더에서 가져와 파일을 하나씩 선택하는 시간을 줄이는 것이 좋습니다.
가져오기가 완료되면 테이블에 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 나열됩니다. 예시에는 총 4개의 레코드가 있으며, 이름은 1.pdf에서 4.pdf까지이고 확장자는 모두 pdf입니다. 이때 먼저 파일 목록이 올바른지, 특히 경로가 대상 폴더인지 확인해야 합니다. 잘못된 PDF를 가져온 경우 작업 열을 통해 삭제할 수 있으며, 목록 오류가 많으면 "비우기" 후 다시 가져올 수 있습니다.
3단계: "수식을 사용하여 텍스트 퍼지 찾기" 선택
PDF 목록을 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭하여 "처리 옵션 설정"으로 이동합니다. "찾기 방식" 영역에서 인터페이스에는 "텍스트 정확 찾기"와 "수식을 사용하여 텍스트 퍼지 찾기" 두 개의 라디오 옵션이 있습니다. 본 예제는 여러 가능한 월과 임의의 네 자리 연도를 일치시켜야 하므로 "수식을 사용하여 텍스트 퍼지 찾기"를 선택합니다.
정확 찾기를 선택하면 일반적으로 대상 내용이 완전히 일치하는 경우에 적합합니다. 예를 들어 모든 파일에서 "April"만 "August"로 바꾸면 되는 경우입니다. 하지만 April이나 May를 일치시키거나 모든 네 자리 연도를 일치시키려면 수식 퍼지 찾기를 사용해야 합니다. 이 방식은 규칙으로 대상 텍스트를 설명하는 것에 더 가까워 변화하는 내용을 대량 처리하는 데 적합합니다.
4단계: 찾기 규칙 및 바꿀 내용 입력
왼쪽 "찾을 키워드 목록"에 예시에서는 두 줄을 입력했습니다. 1행 "April|May", 2행 "\d{4}". 여기서 "April|May"는 April 또는 May와 일치함을 의미하며, "\d{4}"는 연속된 4자리 숫자와 일치함을 의미하여 연도에 자주 사용됩니다. 오른쪽 "바꾼 후 키워드 목록"에는 이에 대응하여 1행에 "August", 2행에 "2026"을 입력합니다.
이 규칙 그룹의 의미는 매우 명확합니다. PDF 텍스트에서 April 또는 May와 일치하는 위치는 모두 August로 바꾸고, 네 자리 숫자 연도와 일치하는 위치는 모두 2026으로 바꿉니다. 좌우 양측은 행별로 대응되므로 입력 시 반드시 순서를 일치시켜야 합니다. 오른쪽 순서를 반대로 쓰면 월이 연도로 바뀌거나 연도가 월로 바뀔 수 있습니다.
인터페이스에서 "대소문자 무시" 추가 옵션도 볼 수 있습니다. 스크린샷에서는 이 옵션이 선택되지 않았습니다. PDF에 April, APRIL, april 등 대소문자가 다르게 나타날 가능성이 있다면 실제 필요에 따라 활성화 여부를 판단할 수 있습니다. 본 글 예제의 대상 텍스트 대소문자는 고정되어 있으므로 추가 선택이 필요하지 않습니다.
5단계: 저장 위치 설정 및 처리 실행
규칙 설정을 완료한 후 "다음"을 클릭하여 계속 진행합니다. 흐름 표시줄에 후속으로 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이 있습니다. 저장 위치는 매우 중요하며, 처리된 PDF를 원본 파일을 덮어쓰지 않고 새 폴더에 출력하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 규칙을 잘못 작성한 경우에도 원본 PDF로 돌아가 다시 처리할 수 있어 되돌릴 수 없는 대량 오류를 방지할 수 있습니다.
처리를 시작하면 소프트웨어가 파일 목록에 따라 순차적으로 모든 PDF를 처리합니다. 처리가 완료되면 출력 파일 몇 개를 열어 날짜, 번호, 제목, 머리글/바닥글 위치를 중점적으로 검사하는 것이 좋습니다. 예시에서 "April 13, 2017"이 "August 13, 2026"으로 변경되었다면, 퍼지 찾아 바꾸기 규칙이 예상한 효과에 도달했음을 의미합니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
수식 규칙이 바꾸면 안 되는 숫자와 일치할 수 있습니까?
그럴 가능성이 있습니다. 예를 들어 "\d{4}"는 네 자리 숫자와 일치하므로, PDF에 연도 외에 네 자리 번호가 있다면 그것과도 일치할 수 있습니다. 따라서 광범위한 규칙을 사용할 때는 특히 신중해야 합니다. 더 안전한 방법은 먼저 소량의 파일로 테스트하여 잘못 바뀌지 않음을 확인한 후 전체 PDF를 대량 처리하는 것입니다.
바꾼 후 문자 위치가 변경된 것처럼 보이는 이유는 무엇입니까?
PDF는 레이아웃 문서이므로 텍스트 길이 변화가 표시 효과에 영향을 줄 수 있습니다. 예를 들어 August는 April보다 글자 수가 많아 바꾼 후 차지하는 공간이 더 큽니다. 원래 위치의 공간이 매우 좁으면 시각적인 간격 변화가 나타날 수 있습니다. 따라서 대량 처리 후에는 표, 머리글, 표지 등 페이지 레이아웃을 무작위로 확인해야 합니다.
좌우 목록에 여러 줄을 입력할 수 있습니까?
가능합니다. 스크린샷에서 찾기 목록과 바꾸기 목록이 여러 줄 입력을 지원함을 알 수 있습니다. 각 줄은 하나의 대응 관계를 나타냅니다. 왼쪽 1행은 오른쪽 1행에, 왼쪽 2행은 오른쪽 2행에 대응합니다. 여러 줄을 입력할 때는 먼저 규칙을 정리하여 줄이 빠지거나 어긋나지 않도록 하는 것이 좋습니다.
처리 전에 어떤 준비가 필요합니까?
먼저 처리할 PDF를 하나의 폴더에 모으고 파일 이름을 명확하게 유지한 후, 백업 폴더를 하나 더 복사해 두는 것이 좋습니다. 마지막으로 1~2개의 PDF로 시험 처리합니다. 효과가 정확하다고 확인되면 전체 PDF를 가져와 대량 작업을 실행합니다. 이러한 절차는 효율성과 안전성을 모두 고려할 수 있습니다.
요약: PDF 키워드 바꾸기를 수동 작업에서 대량 처리 흐름으로 전환
여러 PDF의 날짜를 통일적으로 바꾸는 것은 단순히 몇 글자를 수정하는 것처럼 보이지만, 파일 개수가 증가하고 내용에 차이가 있을 경우 수동 처리는 매우 비효율적입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "PDF 키워드 찾아 바꾸기" 기능을 통해 먼저 PDF를 대량으로 가져온 후, "수식을 사용하여 텍스트 퍼지 찾기"로 와일드카드 규칙을 설정하고 마지막으로 처리 결과를 통일적으로 출력할 수 있습니다.
본 글 예제는 "April|May"로 월을 일치시키고, "\d{4}"로 네 자리 연도를 일치시켜 각각 "August"와 "2026"으로 변경했습니다. 이 방법은 날짜뿐만 아니라 번호, 명칭, 버전 번호 등 규칙적인 텍스트에도 적합합니다. 정식 대량 처리 전에 먼저 백업하고 소규모로 테스트하여 정확성을 확인한 후 전체 PDF를 실행함으로써 정확성을 보장하면서 사무 효율을 대폭 향상시키는 것이 좋습니다.