파일명의 고정 문자 구간은 일반적으로 지역, 프로젝트, 부서 또는 배치 정보를 나타냅니다. 이 문서는 txt 파일 분류 예시를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 "사용자 정의 위치 범위 내 문자로 분류"를 선택하고, 4~6번째 문자를 폴더명으로 하여 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 디렉터리를 일괄 생성하여 효율적인 파일 정리를 실현하는 방법을 설명합니다.
많은 기업과 개인이 자료를 정리할 때, 먼저 파일에 이름 규칙을 정합니다. 예를 들어 앞 몇 자리는 번호, 중간 몇 자리는 분류, 뒤 몇 자리는 일련번호로 사용합니다. 이러한 이름 규칙은 식별하기 쉽지만, 파일이 여전히 한 폴더에 몰려 있다면 사용하기가 편리하지 않습니다. 진정 효율적인 방법은 파일명에서 분류 항목을 추출하여 폴더 구조로 변환하는 것입니다.
이 문서는 "많은 파일을 파일명 내 고정된 범위의 문자를 기준으로 분류하여 모으기"라는 사무 자동화 시나리오를 다룹니다. 예제 파일에는 "128LON75957.txt", "233SYD50778.txt", "662PAR30266.txt" 등이 있으며, 이 중 4번째에서 6번째 문자까지가 분류 코드입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 통해 이 문자 구간을 분류 기준으로 설정하여, 소프트웨어가 자동으로 폴더 분류를 완료하도록 할 수 있습니다.
적용 시나리오: 고정 문자 구간이 업무 분류를 나타내는 경우
고정 문자 구간 분류의 전제 조건은 파일명이 안정적인 형식을 갖는 것입니다. 예제의 형식은 매우 명확합니다. 앞 세 자리 숫자는 파일 번호를 구분하고, 4번째부터 6번째까지는 세 자리 영문 코드이며, 그 뒤는 숫자 일련번호이고 확장자는 txt입니다. 4~6번째 자리의 LON, NYC, PAR, SYD, TYO는 무작위 문자가 아니라 분류에 사용할 수 있는 업무 식별자입니다.
실제 사무 환경에서 이러한 식별자는 다양한 의미를 나타낼 수 있습니다. 무역 자료에서는 도시나 국가 코드, 프로젝트 자료에서는 프로젝트 약칭, 재무 자료에서는 계정 또는 부서 코드, 창고 자료에서는 구역 코드, 연구개발 자료에서는 버전이나 모듈 식별자 등이 될 수 있습니다. 분류 필드가 고정된 위치에만 있다면 "범위"를 사용하여 분류 규칙을 정의할 수 있습니다.
이 방법은 특히 많은 양의 파일을 처리하는 데 적합합니다. 예를 들어 txt 로그, Word 보고서 docx/doc, Excel 데이터 시트 xlsx/xls, PDF 계약서, 스캔 이미지, 디자인 소재 등을 일괄 정리하는 경우입니다. 수동 정리와 비교하여 업무 자동화 소프트웨어를 사용하면 반복 클릭을 줄이고 파일을 잘못 배치할 확률을 낮추며 분류 기준을 일관되게 유지할 수 있습니다.
효과 미리보기: 정리 전 파일은 규칙이 있지만 그룹화되지 않음
처리 전 스크린샷에서 여러 txt 파일이 같은 디렉터리에 나열되어 있는 것을 볼 수 있습니다. 빨간색 밑줄은 파일명 속 세 자리 영문 코드를 표시하고, 빨간색 화살표도 이 고정 문자 영역을 가리킵니다. 즉, 분류 기준은 이미 존재하지만 아직 폴더로 변환되지 않은 상태입니다.
이러한 혼합 상태를 계속 유지하면 이후 사용이 점점 더 불편해집니다. 예를 들어 모든 PAR 파일을 필터링해야 할 때 파일 목록에서 PAR을 검색해야 하고, SYD 파일을 동료에게 따로 보내야 할 때 일일이 선택해야 하며, 파일명이 많고 유사하면 다른 분류를 잘못 선택할 수도 있습니다. 파일 이름 규칙은 폴더 구조와 결합되어야 진정으로 관리 효율성을 높일 수 있습니다.
효과 미리보기: 정리 후 코드별로 독립 폴더 생성
처리 후 시스템은 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등 여러 분류 폴더를 생성했습니다. 이 이름들은 수동으로 입력한 것이 아니라 파일명의 4번째에서 6번째 문자를 기준으로 자동 추출된 것입니다. 동일한 코드를 가진 파일들은 같은 폴더에 모이게 됩니다.
이러한 결과는 대부분의 사무실 파일 보관 습관에 부합합니다. 폴더는 분류를 나타내고, 파일은 원래 이름을 유지합니다. 사용자는 폴더를 통해 빠르게 분류를 찾을 수 있을 뿐만 아니라 원래 파일명에 포함된 번호와 일련번호를 유지하여 출처를 추적하기도 편리합니다.
조작 단계: 기능 선택부터 보관 완료까지
단계 1: 파일 정리에서 파일명별 분류 기능 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 을 열고, 왼쪽 기능 바에서 "파일 정리"를 선택합니다. 이 소프트웨어는 사무 자동화 시나리오를 위한 일괄 처리 도구로, 핵심 가치는 규칙으로 반복적인 수동 작업을 대체하는 데 있습니다. 파일 정리에 들어간 후 "파일을 파일명으로 분류"를 선택합니다.
이 단계의 목적은 올바른 일괄 보관 작업으로 진입하는 것입니다. 인터페이스에는 다른 정리 관련 기능도 보이지만, 이번 요구사항은 확장자별로도, 파일 수정 시간별로도 아닌 파일명 속 고정 문자에 따라 분류 폴더를 생성하는 것이므로 "파일을 파일명으로 분류"를 클릭해야 합니다.
단계 2: 처리할 파일을 작업 목록에 추가하기
기능 페이지로 진입하면 소프트웨어는 네 개의 흐름을 표시합니다: 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작. 첫 번째 단계는 파일을 가져오는 것입니다. 인터페이스 상단에는 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기"가 제공되므로 파일이 저장된 상황에 따라 선택할 수 있습니다.
처리할 파일이 모두 같은 디렉터리(예: 스크린샷의 D:\test\)에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 권장합니다. 가져오기가 완료되면 표에 파일 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 필드가 표시됩니다. 여기에서 레코드 수가 20개인 것을 볼 수 있으며, 현재 20개의 파일이 처리를 기다리고 있음을 의미합니다.
다음 단계를 클릭하기 전에 목록에 있는 파일명이 예상과 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다. 예를 들어 "128LON75957.txt"의 4~6번째 자리는 LON, "230SYD60610.txt"의 4~6번째 자리는 SYD입니다. 목록에 파일명 규칙이 다른 파일이 섞여 있다면 잘못된 폴더 분류를 막기 위해 먼저 제거하는 것이 좋습니다.
단계 3: 분류 방식을 사용자 지정 위치 범위로 설정하기
파일 목록을 확인한 후 하단의 "다음 단계"를 클릭하여 처리 옵션 설정으로 들어갑니다. 이 부분이 전체 작업의 핵심입니다. 파일명의 고정 문자 구간에 따라 보관하려고 하므로, 분류 방식에서 "사용자 지정 위치 범위 내의 문자로 분류"를 선택합니다.
소프트웨어 인터페이스는 첫 글자로 분류, 첫 숫자로 분류, 첫 영문자 또는 한자로 분류, 끝에서 몇 자로 분류, 처음 몇 자로 분류, 직접 만든 정규식으로 분류 등 다양한 분류 방식을 제공합니다. 분류 필드가 중간 위치에 있는 파일명의 경우 "사용자 지정 위치 범위 내의 문자로 분류"를 선택하는 것이 더 정확합니다.
단계 4: 범위에 4:6 입력하기
사용자 지정 위치 범위를 선택한 후, "범위" 입력 상자에 "4:6"을 기입합니다. 이는 파일명의 4번째부터 6번째 사이의 문자를 분류 이름으로 추출한다는 의미입니다. "975TYO35070.txt"를 예로 들면, 앞 세 자리는 975이고, 4~6번째 자리는 TYO이므로 TYO 폴더로 분류됩니다. "701NYC86360.txt"를 예로 들면, 4~6번째 자리는 NYC이므로 NYC 폴더로 분류됩니다.
범위를 설정할 때 숫자 위치가 파일명의 실제 구조와 일치해야 한다는 점에 주의해야 합니다. 한 파일만 보지 말고 여러 파일을 추출하여 모든 파일의 분류 코드가 동일한 위치에 있는지 확인해야 합니다. 만약 어떤 파일명의 접두사가 두 자리 숫자이고 어떤 것은 세 자리 숫자라면, 4~6번째 자리가 더 이상 모두 분류 코드가 아닐 수 있으므로 파일명 규칙을 먼저 통일한 후 처리해야 합니다.
단계 5: 문자 대소문자 변환 옵션 확인하기
스크린샷에서 "문자 대소문자 변환" 영역은 "기본값"으로 선택되어 있습니다. 이는 소프트웨어가 파일명의 원래 문자 그대로 분류 결과를 생성함을 의미합니다. 파일명에 LON, NYC, PAR과 같은 대문자 코드만 있다면 기본값을 유지하면 됩니다. 이렇게 처리 후 얻는 폴더 이름도 대문자를 유지하여 원래 파일명과 일치하게 됩니다.
팀 내에서 통일된 이름 규칙 요구사항이 있다면, 일괄 처리 전에 폴더 이름 형식을 확정하는 것이 좋습니다. 이 예제에서는 모든 분류 코드가 대문자로 통일되어 있으므로 추가 변환이 필요하지 않습니다.
단계 6: 저장 위치 설정 및 처리 시작하기
"다음 단계"를 클릭하면 흐름이 "저장 위치 설정"으로 들어갑니다. 분류 결과 전용 폴더 등 새로운 출력 디렉터리를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 재검토가 필요하더라도 원본 파일과 처리된 폴더 구조를 명확하게 구분할 수 있습니다.
마지막으로 "처리 시작"으로 들어갑니다. 소프트웨어는 각 파일 레코드의 이름을 기준으로 일괄적으로 4~6번째 문자를 읽어, 자동으로 해당 폴더를 생성하고 파일을 분류별로 모읍니다. 완료 후에는 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 분류 폴더를 볼 수 있으며, 혼합된 디렉터리에서 구조화된 보관 상태로 전환된 효과를 얻을 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 왜 앞 세 자리 숫자로 분류하지 않나요?
분류 기준은 업무 요구사항에 따라 다릅니다. 예제에서 파일 앞 세 자리 숫자는 번호에 가까워서 파일마다 다를 수 있지만, 4~6번째 자리 영문 코드는 분류할 수 있는 정보입니다. 일괄 분류 시에는 분류 기준을 대표할 수 있는 문자 구간을 선택해야 하며, 단순히 파일명의 앞 몇 자리를 선택하는 것이 아닙니다.
2. 파일명에 중복 코드가 있으면 어떻게 되나요?
중복 코드는 바로 분류의 대상이 됩니다. 여러 파일의 4~6번째 자리가 같다면 동일한 분류 폴더로 들어갑니다. 예를 들어 여러 파일에 SYD가 포함되어 있다면 SYD 폴더에 집중되어 통합 조회 및 처리가 용이해집니다.
3. 처리된 후의 폴더 이름은 어디서 오나요?
폴더 이름은 사용자가 설정한 범위에서 추출된 문자입니다. "4:6"을 기입하면 소프트웨어가 각 파일명에서 4, 5, 6번째 문자를 가져옵니다. 추출 결과가 LON이면 LON 폴더를 생성하거나 사용하고, PAR이면 PAR 폴더를 생성하거나 사용합니다.
4. txt 파일이 아닌 경우에도 적용되나요?
예제에서는 파일명 규칙을 명확하게 보여주기 위해 txt 파일을 사용했습니다. 실제로 소프트웨어가 가져오는 것이 파일 레코드이고 파일명 규칙이 일관된다면, docx, doc, xlsx, xls, pdf, png, jpg 등의 사무용 파일이나 소스 파일도 동일한 방법으로 정리할 수 있습니다.
5. 일괄 처리 전 가장 중요한 검사는 무엇인가요?
가장 중요한 것은 문자 범위가 올바른지 확인하는 것입니다. LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등 몇 가지 대표 파일을 골라 분류 코드가 모두 4~6번째에 위치하는지 확인하는 것이 좋습니다. 오류가 없음을 확인한 후에 전체 파일을 처리하시기 바랍니다.
요약: 파일 이름 규칙을 실행 가능한 일괄 정리 규칙으로 전환
파일명 속 고정 문자 구간은 본질적으로 숨겨진 분류 규칙입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 통해 사용자는 이 규칙을 파일 정리에 직접 적용할 수 있습니다. 파일을 가져오고, 파일명별 분류를 선택하고, 사용자 지정 범위 "4:6"을 설정하고, 저장 위치를 지정한 후 처리를 시작하면 됩니다. 소프트웨어가 폴더 생성 및 파일 보관 작업을 자동으로 완료합니다.
방대한 사무 자료를 자주 정리해야 하는 사용자에게 이 방법은 반복 작업을 현저히 줄이고 수동 파일 이동으로 인한 오류를 피할 수 있습니다. 다음에 파일명에 고정 위치의 코드가 포함된 txt, Word, Excel, PDF 또는 이미지 파일을 발견하면, 먼저 일괄 처리 방식으로 보관 작업을 완료하여 파일 관리를 더 효율적이고 표준화할 것을 고려해보세요.