많은 Word, docx, doc 파일 이름에 동일한 키워드가 포함되어 있을 때, 일일이 이름을 변경하면 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 빠뜨리거나 잘못 삭제하기 쉽습니다. 본문에서는 파일 이름에서 Report를 일괄 삭제하는 방법을 예로 들어, HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 "파일 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 여러 파일 이름에 포함된 지정 텍스트를 한 번에 삭제하는 방법을 소개합니다. 이는 프로젝트 자료, 보고 문서, 회의 파일 및 아카이브 파일을 정리하는 데 적합합니다.
일상적인 사무 업무에서는 템플릿, 프로젝트 명명 규칙 또는 다운로드 출처에 따라 파일 이름에 반복되는 키워드가 포함되는 경우가 많습니다. 예를 들어 여러 Word 문서에 Report가 포함되어 있는데 어떤 파일은 중간에, 어떤 파일은 끝에, 또 어떤 파일은 여러 영어 단어 사이에 끼어 있습니다. 파일이 한두 개라면 수동으로 이름을 바꿔도 괜찮지만, 파일이 수십 개, 수백 개에 달하면 파일 이름에서 키워드를 일일이 삭제하는 작업은 반복적인 노동이 되고, 빠뜨리거나 잘못된 위치를 삭제하거나 확장자를 잘못 변경하는 등의 문제가 발생하기 쉽습니다.
이 글에서 해결하고자 하는 것은 바로 "많은 파일 이름에서 키워드를 일괄 삭제하는" 시나리오입니다. 아래에서는 스크린샷과 함께 docx 파일을 예로 들어, HeSoft Doc Batch Tool 이라는 사무용 소프트웨어를 사용하여 여러 Word 파일 이름에서 Report를 한 번에 삭제하는 방법을 시연합니다. 이 방법은 .docx뿐만 아니라 일반적인 .doc, PDF, Excel, 이미지, 텍스트 등 파일 이름 정리 시나리오에도 적용할 수 있으며, 파일 이름의 고정된 텍스트를 일괄 처리하는 것이 목표라면 동일한 아이디어를 참고할 수 있습니다.
적용 시나리오: 어떤 경우에 파일 이름 키워드를 일괄 삭제해야 하나요?
파일 이름에서 지정된 키워드를 일괄 삭제하는 작업은 파일 보관, 자료 인계, 프로젝트 납품 및 팀 협업 시나리오에서 자주 발생합니다. 예를 들어 시스템에서 내보낸 파일 이름에 "Report", "Draft", "副本", "下载", "2026版本" 등의 단어가 일괄적으로 붙어 있어 최종 보관 시 더 간결한 이름을 원할 때, 또는 고객이 보낸 문서에 특정 프로젝트 코드가 일괄적으로 포함되어 있어 내부 정리 시 제거해야 할 때, 혹은 대량의 스캔 파일, 계약서, 교육 자료, 회의록 등에서 파일 이름 접두사나 중간의 불필요한 텍스트를 삭제해야 할 때가 있습니다.
시스템 자체의 이름 바꾸기 기능을 사용하면 보통 한 번에 동일한 구조의 이름으로만 변경할 수 있어, 각 파일 이름의 서로 다른 위치에 분포된 동일한 키워드를 정확하게 삭제하기 어렵습니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 장점은 사무용 파일 일괄 처리에 특화된 도구로서, 찾기, 바꾸기, 텍스트 삭제 등의 작업을 하나의 흐름 안에서 집중적으로 완료할 수 있어 반복성이 강하고 규칙이 명확한 파일 이름 정리 작업에 적합하다는 점입니다.
효과 미리보기: 처리 전 파일 이름에 모두 Report가 포함됨
먼저 처리 전 파일 목록을 보겠습니다. 스크린샷에는 여러 Word 문서가 있으며, 파일 확장자는 docx이고, 파일 이름 여러 곳에 Report가 포함되어 있습니다. 예를 들어 Annual Report Overview.docx, Customer Feedback Report.docx, Financial Report Draft.docx, Monthly Report Review.docx 등입니다. Report 키워드가 파일 이름 중간에 있거나, 확장자 앞에 있거나, 여러 단어 사이에 끼어 있는 등 다양한 위치에 나타나는 것을 알 수 있습니다.
이런 상황을 수동으로 처리하려면 이름 바꾸기 상태로 들어가 Report를 선택하여 삭제한 다음 확인해야 합니다. 파일 하나당 몇 초밖에 걸리지 않아 보이지만, 수십 개, 수백 개의 파일이 쌓이면 현저하게 시간이 소요됩니다. 더욱이 수동 작업은 모든 파일을 일관되게 처리하기 어렵고, 특히 파일 이름이 길거나 키워드 위치가 일정하지 않을 때 오류가 발생하기 더 쉽습니다.
효과 미리보기: 처리 후 파일 이름에서 Report가 삭제됨
처리가 완료되면 파일 이름에서 Report가 일괄 삭제됩니다. 예를 들어 Annual Report Overview.docx는 Annual Overview.docx로, Customer Feedback Report.docx는 Customer Feedback.docx로, Financial Report Draft.docx는 Financial Draft.docx로, Monthly Report Review.docx는 Monthly Review.docx로 변경됩니다. 파일 확장자 docx는 그대로 유지되어, 이번 처리가 파일 이름 텍스트만 대상으로 하며 파일 형식에는 영향을 주지 않음을 알 수 있습니다.
결과를 보면 키워드를 일괄 삭제한 후 파일 이름이 더 간결해지고, 보관, 검색 및 인도에 더 적합해졌습니다. 사무직 종사자에게 이런 작업의 가치는 단순히 몇 분을 절약하는 것이 아니라, 오류가 발생하기 쉬운 반복 작업을 도구에 맡겨 파일 명명 규칙을 통일되게 유지할 수 있다는 점에 있습니다.
조작 단계 1: 파일 이름 도구로 진입하여 파일 이름 키워드 찾기 및 바꾸기 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을 연 후, 왼쪽 기능 분류에서 "파일 이름"을 선택합니다. 오른쪽에는 파일 이름 처리와 관련된 여러 기능 카드가 표시됩니다. 파일 이름에 텍스트 삽입, 접두사 및 접미사 추가, 파일 이름 대소문자 변환, 파일 이름에서 텍스트 삭제 등이 있습니다. 스크린샷에 따르면 이번에 사용하는 기능은 "파일 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기"이며, 파일의 파일 이름에서 키워드를 일괄 찾아 바꾸는 기능이라고 설명되어 있습니다.
여기서 주의할 점은, 비록 우리의 목표가 키워드를 '삭제'하는 것이지만, '찾기 및 바꾸기' 방식을 통해 실현할 수 있다는 것입니다. 즉, 삭제할 키워드를 찾은 후 바꿀 내용을 비워 두는 것입니다. 스크린샷의 기능 설명도 이 논리와 일치하며, 이후 설정 페이지에서 '입력하지 않으면 삭제를 의미합니다'라고 명확하게 안내합니다. 따라서 '파일 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기'를 선택하는 것이 합리적인 진입점입니다.
조작 단계 2: 처리할 파일 추가 또는 폴더에서 가져오기
기능 페이지에 들어서면 먼저 1단계 '처리할 레코드 선택'이 나타납니다. 페이지 상단에는 '파일 추가'와 '폴더에서 파일 가져오기' 두 개의 버튼이 제공됩니다. 처리할 파일 수가 많지 않거나 여러 위치에 분산되어 있다면 '파일 추가'를 클릭하여 수동으로 선택할 수 있습니다. 파일이 모두 동일한 폴더에 집중되어 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'를 클릭하여 한 번에 폴더 내의 모든 파일을 가져오는 것이 더 적합합니다.
가져오기가 완료되면 소프트웨어는 테이블에 처리할 파일 정보를 나열합니다. 여기에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등이 포함됩니다. 이 목록의 역할은 실제 일괄 처리를 수행하기 전에 파일이 올바른지 먼저 확인하는 것입니다. 스크린샷에서 여러 docx 파일이 성공적으로 가져와졌고, 이름 열에는 원본 파일 이름이, 경로 열에는 파일 위치가 표시된 것을 볼 수 있습니다. 처리할 필요가 없는 파일을 가져왔다면, 작업 열의 삭제 아이콘을 통해 개별 레코드를 제거할 수 있습니다. 다시 선택해야 할 경우 페이지의 '모두 지우기' 버튼을 사용하여 다시 시작할 수 있습니다.
이 단계에서는 두 가지를 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 파일 목록에 이번에 일괄 키워드 삭제할 파일만 포함되어 있는지. 둘째, 확장자가 예상과 일치하는지 (예를 들어 이 예시에서는 주로 docx 파일). 확인이 끝나면 페이지 하단의 '다음'을 클릭하여 키워드 설정으로 이동합니다.
조작 단계 3: 찾을 키워드 설정 및 바꿀 내용 비워 두기
2단계는 '처리 옵션 설정'이며, 파일 이름 키워드를 일괄 삭제하는 핵심입니다. 스크린샷에는 현재 기능 제목이 '파일 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기'로 표시되어 있으며, '키워드 옵션 설정' 영역에서 찾기 방식을 선택할 수 있습니다. 여기서는 '정확한 텍스트 찾기'를 선택하였으며, 이는 소프트웨어가 입력된 텍스트를 기준으로 정확하게 일치하는 항목을 찾는다는 의미입니다.
'찾을 키워드 목록'에 Report를 입력합니다. 오른쪽은 '바꿀 키워드 목록'이며, 스크린샷에는 '입력하지 않으면 삭제를 의미합니다'라는 안내가 있으므로 오른쪽은 비워 둡니다. 이렇게 설정하면 소프트웨어의 처리 논리는 다음과 같습니다: 가져온 각 파일의 파일 이름에서 Report를 찾고, 발견되면 빈 텍스트로 바꿉니다. 즉, 해당 키워드를 삭제합니다.
이 단계는 매우 중요합니다. Report를 다른 단어로 바꾸는 것이 아니라 완전히 제거하는 것이 목표이므로, 오른쪽 바꾸기 목록에 어떤 내용도 입력해서는 안 됩니다. 만약 다른 텍스트를 입력하면 최종 결과가 'Report를 해당 텍스트로 바꾸기'가 되어 삭제가 되지 않습니다. 설정을 마친 후 계속해서 '다음'을 클릭합니다.
조작 단계 4: 인터페이스 흐름에 따라 저장 위치 설정 및 처리 시작
페이지 상단의 프로세스 진행 상태를 보면, 전체 처리 과정은 4단계로 나뉩니다: 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작입니다. 현재 스크린샷은 2단계까지 보여주고 있으며, 이후에는 인터페이스 안내에 따라 3단계로 넘어가 저장 위치를 설정한 다음, 마지막으로 4단계에서 처리를 시작해야 합니다. 파일 이름을 일괄 수정하면 원본 파일 이름이 변경되므로, 본격적인 처리 전에 저장 위치나 출력 방식이 자신의 파일 관리 습관에 부합하는지 확인하는 것이 좋습니다.
중요한 자료라면 소수의 파일로 먼저 테스트를 진행하여 Report 삭제 후 명명 효과가 예상과 일치하는지 확인한 후, 전체 파일을 일괄 처리하는 것이 좋습니다. 대량의 사무 문서의 경우, 이런 흐름화된 작업은 오조작 위험을 줄이고, 처리 전에 검토하기도 용이하게 합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. docx, doc 파일 내용에 영향을 주나요? 이번 작업은 파일 이름의 텍스트를 대상으로 하며, 목표는 파일 이름 키워드를 일괄 삭제하는 것이지 Word 문서 본문 내용을 수정하는 것이 아닙니다. 스크린샷의 기능 이름과 설정 항목을 보면 처리 대상이 '파일 이름'이므로 주로 파일 이름 표시에 영향을 줍니다.
2. Report가 다른 위치에 나타나도 삭제할 수 있나요? 가능합니다. 처리 전 스크린샷에서 Report는 파일 이름의 중간, 끝 등 다양한 위치에 분포되어 있었지만, 처리 후 이 모든 위치의 Report가 삭제되었습니다. 파일 이름에 정확히 일치하는 키워드가 포함되어 있다면, 이 예시 설정대로 처리할 수 있습니다.
3. 대소문자가 다르면 어떻게 하나요? 스크린샷의 추가 옵션에는 '알파벳 대소문자 무시'가 포함되어 있습니다. 파일 이름에 Report뿐만 아니라 report나 REPORT도 있다면, 실제 필요에 따라 해당 옵션을 선택할 수 있습니다. 완전히 동일한 Report만 삭제하려면 정확한 일치를 유지하는 것이 더 안전합니다.
4. 삭제 후 파일 이름에 불필요한 공백이 생기면 어떻게 하나요? 이 예시에서 Report가 삭제된 후, Annual Overview.docx처럼 일부 영어 단어 사이에 공백이 남을 수 있습니다. 일반적으로 영어 파일 이름은 단어 간격이 필요하므로 허용되는 수준입니다. 하지만 원래 파일 이름에서 키워드 앞뒤 공백 규칙이 일관되지 않다면, 소규모로 먼저 테스트하여 최종 파일 이름이 보관 요구 사항에 맞는지 확인하는 것이 좋습니다.
5. 중국어 키워드도 일괄 삭제할 수 있나요? 동일한 아이디어를 참고할 수 있습니다. 키워드가 파일 이름의 고정된 텍스트라면, 예를 들어 "报告", "副本", "最终版", "下载" 등과 같은 경우, 찾을 키워드 목록에 넣고 바꿀 내용을 비워 두면 일괄 삭제를 구현할 수 있습니다.
요약: 일괄 처리 도구로 반복적인 이름 바꾸기 작업 줄이기
파일 이름에서 키워드를 일괄 삭제하는 작업은 본질적으로 규칙은 명확하지만 반복성이 매우 높은 사무 작업입니다. 수동으로 처리하면 느릴 뿐만 아니라 파일 이름이 길거나 파일 수가 많아 누락할 위험이 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 '파일 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 기능을 사용하면, 먼저 파일을 가져오고, 찾을 텍스트를 설정한 후 바꿀 내용은 비워 두고, 마지막으로 절차에 따라 저장 및 처리를 완료할 수 있습니다.
Word, docx, doc, PDF, Excel 또는 기타 사무 파일을 자주 정리해야 한다면, 이런 종류의 파일 이름 정리 작업은 일괄 처리 도구에 맡기는 것이 좋습니다. 다음에 많은 파일 이름에 동일한 키워드가 포함된 경우, 일일이 이름을 바꿀 필요 없이 이 글의 단계에 따라 바로 처리하면 더 빠르게 통일되고 명확한 파일 이름을 얻을 수 있습니다.