대량의 Word, docx, doc 문서 이름에 동일한 키워드가 포함된 경우, 일일이 이름을 변경하면 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 누락하거나 잘못 삭제하기 쉽습니다. 이 문서는 파일 이름에서 Report를 삭제하는 예를 통해, HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 파일 이름에서 키워드를 찾아 바꾸기 기능으로 지정된 텍스트를 빈 값으로 대체하여, 파일 이름 키워드를 일괄 삭제하는 방법을 소개합니다. 문서에는 처리 전후 효과 미리보기, 구체적인 조작 단계 및 주의사항이 포함되어 있어 프로젝트 문서, 보고서 파일, 회의 자료 등을 정리하는 데 적합합니다.
일상적인 사무 환경에서 많은 파일들은 템플릿 내보내기, 시스템 생성, 프로젝트 보관 등의 이유로 파일 이름에 동일한 키워드를 포함하게 됩니다. 예를 들어, 여러 Word 문서에 Report, Draft, Final, Review 등의 텍스트가 공통적으로 포함되는 경우입니다. 파일이 두세 개뿐이라면 수동으로 수정해도 괜찮지만, 수십 개 또는 수백 개의 docx, doc, pdf, xlsx 파일이라면 하나하나 우클릭하여 이름을 변경하는 것은 시간 낭비가 심하고, 삭제가 완전하지 않거나 특정 파일을 누락하거나 확장자를 잘못 삭제하는 문제도 발생하기 쉽습니다.
이 문서에서 해결하려는 문제는 매우 명확합니다. 여러 파일 이름에서 키워드를 일괄 삭제하는 것입니다. 예제에서는 여러 Word 파일 이름에 포함된 영문 키워드 Report를 삭제하여 파일 이름을 더 간결하게 만드는 과정을 보여줍니다. 예를 들어 Annual Report Overview.docx 파일을 처리하면 Annual Overview.docx가 됩니다. 아래에서 스크린샷과 함께 사무용 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 이와 같은 파일 이름 일괄 변경 작업을 완료하는 방법을 소개합니다.
적용 시나리오: 이름에서 키워드를 일괄 삭제하기에 적합한 파일
파일 이름 키워드 일괄 삭제는 다수의 파일이 공통된 명명 규칙을 가지는 시나리오에 적합합니다. 예를 들어, 회사에서 매주 내보내는 보고서에 Report가 항상 붙거나, 고객 피드백 파일에 Feedback Report가 포함되거나, 프로젝트 파일에 Project Status Report가 포함되거나, 시스템에서 내보낸 Word 문서에 특정 접두사, 접미사, 날짜, 부서명 등이 통일되어 붙는 경우입니다. 이러한 키워드를 더 이상 보존할 필요가 없을 때 일괄 처리 방식으로 한 번에 삭제할 수 있습니다.
파일 유형 측면에서 보면, 이러한 작업은 Word 문서에만 국한되지 않습니다. 스크린샷의 예제 파일 확장자는 docx이므로 Word 파일 일괄 이름 변경, docx 파일 이름 텍스트 삭제, doc 파일 이름 키워드 정리 등의 요구 사항을 설명하기에 더 적합합니다. 하지만 실제 사무 환경에서는 소프트웨어 가져오기 목록이 해당 파일을 지원한다면 PDF, Excel 표, 텍스트 파일 등 다른 유형의 문서 이름을 정리하는 데에도 사용할 수 있습니다. 이 문서에서는 사무 환경에서 가장 흔한 유형의 일괄 이름 변경 정리 요구 사항이므로 Word 문서를 예로 들어 설명합니다.
대표적인 적용 시나리오는 다음과 같습니다:
- Word 파일 이름에서 고정된 영문 단어(예: Report, Draft, Final)를 일괄 삭제합니다.
- docx 파일 이름에서 프로젝트 코드, 부서명, 고객 약칭을 일괄 정리합니다.
- 시스템에서 내보낸 파일 이름에서 무의미한 키워드를 통일적으로 제거하여 보관 디렉터리를 더 선명하게 합니다.
- 회의록, 교육 자료, 판매 보고서, 재무 문서를 정리할 때 파일 이름을 통일적으로 규범화합니다.
- 파일 내용을 변경하지 않고 파일 이름에 대해서만 일괄 수정을 진행합니다.
효과 미리보기: 처리 전 파일 이름에 Report가 모두 포함됨
먼저 처리 전의 파일 목록을 확인합니다. 스크린샷에서 여러 Word 문서 이름에 Report가 포함되어 있습니다. 예를 들어 Annual Report Overview.docx, Customer Feedback Report.docx, Financial Report Draft.docx, Monthly Report Review.docx 등이 있습니다. 빨간색 상자는 삭제해야 할 키워드 Report를 표시하고 있습니다.
수동으로 처리하려면 파일 이름을 하나씩 선택한 후 그 안의 Report를 삭제해야 합니다. 이 과정은 단순해 보이지만 파일 수가 많아지면 효율이 매우 떨어집니다. 특히 Report가 파일 이름 중간, 확장자 바로 앞, 또는 앞뒤에 공백이 있는 등 각기 다른 위치에 나타날 때 수동 작업은 불필요한 공백을 남기거나 다른 텍스트를 잘못 삭제하기 쉽습니다.
효과 미리보기: 처리 후 지정된 키워드가 일괄 삭제됨
처리가 완료되면 원래 파일 이름에 있던 Report가 삭제된 것을 확인할 수 있습니다. 예를 들어 Annual Report Overview.docx는 Annual Overview.docx로, Customer Feedback Report.docx는 Customer Feedback.docx로, Financial Report Draft.docx는 Financial Draft.docx로 변경됩니다. 파일 확장자 docx는 그대로 유지되므로, 이번 작업은 주로 파일 이름 텍스트를 대상으로 하며 파일 형식을 수정하지 않음을 보여줍니다.
이러한 효과는 파일 보관 전 이름 정리에 매우 적합합니다. 한 번의 설정으로 여러 파일 이름에 있는 동일한 키워드를 일괄 삭제하여 반복 작업을 줄이고 디렉터리 목록을 더 깔끔하게 만들 수 있습니다.
작업 단계: 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하여 파일 이름 키워드 삭제
1단계: 파일 이름 도구로 들어가서 파일 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 연 후, 왼쪽 기능 분류에서 파일 이름을 선택합니다. 오른쪽에는 파일 이름 처리와 관련된 여러 기능 카드가 표시됩니다. 예를 들어 파일 이름에 텍스트 삽입, 접두사 및 접미사 추가, 파일 이름에서 텍스트 삭제 등이 있습니다. 스크린샷에 따르면 이번에 사용하는 기능은 파일 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기입니다.
이 기능의 핵심 로직은: 먼저 파일 이름에서 지정된 키워드를 찾은 후, 그것을 새 텍스트로 바꾸는 것입니다. 만약 바꿀 내용을 비워두면 찾은 키워드를 삭제하는 것과 같습니다. 따라서 인터페이스 기능 이름은 찾기 및 바꾸기이지만, 파일 이름에서 키워드를 일괄 삭제하는 것도 동일하게 실현할 수 있습니다.
이 기능을 선택하는 목적은 소프트웨어가 가져온 모든 파일에 통일된 규칙을 적용하여 처리하게 함으로써 사용자가 일일이 이름을 변경할 필요가 없도록 하는 것입니다. 기능에 진입한 후, 후속 작업은 기록 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작 등의 단계로 진행됩니다.
2단계: 처리할 Word 문서 추가
기능 페이지에 진입하면 먼저 처리할 레코드 선택 단계로 이동합니다. 스크린샷 상단에는 파일 추가와 폴더에서 파일 가져오기 두 가지 진입점이 제공됩니다. 소수의 지정된 파일만 처리하려면 파일 추가를 클릭할 수 있고, 한 폴더에 대량의 Word 문서가 있어 통일적으로 처리해야 한다면 폴더에서 파일 가져오기를 사용하는 것이 더 편리합니다.
파일을 추가하면 표에 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 정보가 표시됩니다. 여기서 중점적으로 확인해야 할 두 가지 사항은: 첫째, 이름 열의 파일에 삭제할 키워드가 실제로 포함되어 있는지, 둘째, 확장자가 예상과 일치하는지 (예를 들어 이 예시에서는 모두 docx)입니다. 확인이 끝나면 하단의 다음 단계를 클릭하여 처리 규칙 설정으로 이동합니다.
이 단계의 예상 결과는: 처리할 모든 파일이 작업 목록에 들어왔으며, 사용자가 소프트웨어에서 완전한 파일 이름과 경로를 볼 수 있는 것입니다. 일괄 이름 변경의 경우 가져오기 전후로 파일 목록을 대조하는 것이 매우 중요하며, 처리할 필요가 없는 파일을 실수로 작업에 추가하는 것을 방지할 수 있습니다.
3단계: 찾을 키워드 설정 및 바꿀 내용을 비워둠
처리 옵션 설정 페이지에서 키워드 규칙을 설정해야 합니다. 스크린샷에서 찾기 방식은 정확히 텍스트 찾기가 선택되어 있고, 찾을 키워드 목록에 Report가 입력되어 있습니다. 오른쪽은 바꿀 키워드 목록이며, 인터페이스에서 입력하지 않으면 삭제라고 안내하고 있습니다. 따라서 목표가 Report 삭제라면 오른쪽에 어떤 대체 텍스트도 입력하면 안 됩니다.
이 단계는 전체 파일 이름 키워드 일괄 삭제 작업의 핵심입니다. Report를 입력하면 소프트웨어가 파일 이름에서 완전히 일치하는 Report 텍스트를 찾음을 의미하며, 오른쪽 바꿀 내용이 비어 있으면 찾은 후 바로 삭제함을 의미합니다. 이렇게 하면 Annual Report Overview.docx에서 Report를 제거하고, Customer Feedback Report.docx에서 Report를 제거하는 동시에 Annual, Overview, Customer Feedback 등 다른 유효한 정보는 그대로 유지할 수 있습니다.
추가 옵션 영역에서는 대/소문자 무시, 단어의 일부가 아닌 완전한 단어 일치 등의 옵션을 볼 수 있습니다. 실제 파일 이름에 따라 선택 여부가 결정됩니다. 파일에 report, REPORT, Report 등 다양한 대소문자가 동시에 존재할 수 있다면 대/소문자 무시를 고려할 수 있고, 다른 단어의 일부로 인식되는 것을 원하지 않고 독립 단어 Report만 처리하려면 완전한 단어 일치 관련 옵션을 신중하게 사용해야 합니다. 스크린샷의 예제는 명확한 텍스트를 삭제하려는 시나리오에 적합한 정확히 텍스트 찾기를 채택했습니다.
4단계: 다음 단계로 진행하여 저장 위치 설정 및 처리 시작
키워드 설정을 완료한 후 페이지 하단의 다음 단계를 클릭합니다. 소프트웨어 절차에 따라 이후에는 저장 위치 설정으로 이동한 다음 처리 시작 단계로 넘어갑니다. 일괄 이름 변경은 여러 파일에 영향을 미치므로, 마지막 처리 단계로 진입하기 전에 파일 목록과 키워드 규칙을 다시 확인하여 삭제할 텍스트가 올바르게 입력되었는지 확인하는 것이 좋습니다.
저장 위치 관련 단계에서는 인터페이스 안내에 따라 처리 후 저장 방식이나 저장 위치를 선택할 수 있습니다. 중요한 문서의 경우 원본 파일 백업을 유지하거나 처리 결과를 대조하기 쉬운 위치에 출력하는 것을 우선적으로 권장합니다. 마지막으로 처리 시작 단계에 진입하면 인터페이스 안내에 따라 작업을 실행하고, 소프트웨어가 파일 이름 일괄 처리를 완료할 때까지 기다립니다.
처리가 완료되면 파일이 있는 디렉터리를 열어 확인합니다. 예상 결과는: Report가 포함된 모든 파일 이름에서 해당 키워드가 삭제되고, 다른 텍스트와 docx 확장자는 정상적으로 유지되며, 파일 내용 자체는 영향을 받지 않는 것입니다.
자주 묻는 질문과 주의사항
1. 찾기 및 바꾸기로 키워드를 삭제하는 것이 가능한 이유는 무엇인가요?
삭제는 특수한 형태의 바꾸기, 즉 지정된 텍스트를 빈 값으로 바꾸는 것으로 이해할 수 있기 때문입니다. 스크린샷에서 오른쪽 바꿀 키워드 목록에 입력하지 않으면 삭제라고 안내하고 있으므로, 왼쪽에 찾을 키워드만 입력하고 오른쪽을 빈 상태로 유지하면 파일 이름에서 해당 텍스트를 일괄 삭제할 수 있습니다.
2. Report 삭제 후 파일 이름에 불필요한 공백이 생기면 어떻게 하나요?
키워드 앞뒤에 공백이 있는 경우, 삭제 후 이중 공백이나 시작/끝 공백이 남을 수 있습니다. 파일 이름의 실제 상황에 따라 찾을 내용을 더 정밀하게 설정할 수 있습니다. 예를 들어 앞뒤 공백을 포함한 텍스트로 설정하는 것입니다. 그러나 본래 보존해야 할 구분자를 잘못 삭제하지 않도록 주의해야 합니다. 처리 전에 소량의 파일로 먼저 효과를 테스트하는 것이 좋습니다.
3. doc 파일과 docx 파일을 함께 처리할 수 있나요?
스크린샷을 보면 목록에 확장자 열이 표시되며, 이번 예제는 docx입니다. 실제 작업 시에는 먼저 가져온 파일 유형이 자신의 정리 목표에 부합하는지 확인해야 합니다. 같은 폴더에 doc와 docx가 모두 있는 경우, 가져오기 후 이름 및 확장자 열을 통해 검사하여 처리해야 할 파일이 모두 목록에 있고 처리할 필요가 없는 파일은 제거할 수 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
4. Word 문서 내용이 수정되나요?
이번 작업은 파일 이름에 있는 키워드를 대상으로 하며, Word 본문 내용을 바꾸는 것이 아닙니다. 예제 효과를 보면, 변화는 파일 이름 수준에서 발생하여 예를 들어 Annual Report Overview.docx가 Annual Overview.docx로 변경됩니다. 만약을 대비하여 중요한 자료는 일괄 처리 전에 먼저 백업하는 것이 좋습니다.
5. 유사한 텍스트를 잘못 삭제하는 것을 어떻게 방지하나요?
핵심은 찾기 방식과 키워드를 확인하는 것입니다. 독립된 Report만 삭제하려면 너무 포괄적인 문자를 입력해서는 안 되며, 파일 이름에 유사한 단어가 여러 개 존재한다면 먼저 소량의 샘플을 가져와 테스트하는 것이 좋습니다. 일괄 처리 소프트웨어의 효율은 높지만, 규칙을 잘못 설정하면 여러 파일에 빠르게 영향을 미칠 수 있으므로 처리 전 규칙을 대조하는 것이 매우 필요합니다.
요약: 파일 이름 키워드 일괄 삭제는 반복적인 이름 변경 작업을 현저히 감소시킵니다
HeSoft Doc Batch Tool 를 통해, 원래는 하나씩 수정해야 했던 파일 이름 정리 작업을 한 번 가져오기, 한 번 설정, 일괄 실행의 절차로 바꿀 수 있습니다. Report, Draft, Final, 부서명, 프로젝트 코드 등 고정된 텍스트를 포함하는 Word, docx, doc 파일의 경우, 파일 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하고 바꿀 내용을 비워두면 빠르게 일괄 삭제를 실현할 수 있습니다.
대량의 사무 문서를 정리하고 있다면, 먼저 원본 파일을 백업한 후 본 문서의 단계에 따라 파일을 가져오고, 삭제할 키워드를 입력하고, 바꿀 내용이 비어있는지 확인한 다음, 마지막으로 일괄 처리를 실행하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 반복적인 노동을 줄일 수 있을 뿐만 아니라 폴더명을 더욱 통일되고 선명하게 만들어 후속 검색 및 보관 효율을 높일 수 있습니다.