Anleitung zum Entfernen chinesischer Zeichen aus Ordnernamen in Stapelverarbeitung: Entfernen Sie chinesische Zeichen mit einem Klick und behalten Sie die ursprüngliche Nummerierung bei

Beim Umgang mit Ordnern wie „报告03、备份1000、会议808“, die chinesische Bezeichnungen und Nummerierungen enthalten, führt das einzelne Umbenennen zu vielen sich wiederholenden Arbeitsschritten, wenn das System später nur reine Nummernverzeichnisse akzeptiert. Dieser Artikel erläutert anhand eines praktischen Bearbeitungsbeispiels, wie Sie mit dem Ordnernamen-Werkzeug der Office-Software Verzeichnisse stapelweise importieren, Einträge abgleichen, die Regel „Alle chinesischen Zeichen“ zum Löschen auswählen und anschließend Speicherort sowie Aufgabenausführung schrittweise festlegen. Nach Abschluss der Verarbeitung werden die chinesischen Bezeichnungen einheitlich entfernt, während die ursprünglichen Nummern wie 001, 004 und 03 erhalten bleiben. Dies eignet sich für die Standardisierung von Archiven, Datenmigration und Verzeichnisbereinigung.

Nach langjähriger Anhäufung von Unternehmensdaten entstehen oft zahlreiche Ordner mit chinesischen Bezeichnungen wie „报告03“, „客户202“, „会议808“ und „照片77“. Für Mitarbeiter sind diese Namen intuitiv verständlich. Müssen die Ordner jedoch an ein Geschäftssystem übergeben werden, das nur Nummern akzeptiert, oder müssen sie mit Excel-Listen, Datenbankkodierungen und Automatisierungsprogrammen abgeglichen werden, entsprechen chinesische Namen möglicherweise nicht den Importvorgaben. Zwar lassen sich die Namen manuell einzeln ändern, dabei wiederholen sich jedoch ständig das Suchen des Verzeichnisses, das Aufrufen des Umbenennens, das Markieren der Schriftzeichen, das Löschen und das Bestätigen. Je mehr Verzeichnisse vorhanden sind, desto höher ist die Fehlerwahrscheinlichkeit.

Für diesen Fall kann HeSoft Doc Batch Tool verwendet werden, um chinesische Schriftzeichen einheitlich aus Ordnernamen zu entfernen. Das Produkt gehört zur Software für die Stapelverarbeitung im Büro und dient im Kern dazu, wiederholte Datei- und Verzeichnisoperationen in einen einheitlichen Ablauf zu überführen. In diesem Artikel wird anhand von Beispielen erläutert, wie Ordner mit der Struktur „chinesische Bezeichnung + Nummer“ stapelweise zu reinen Nummernamen bereinigt werden, und es werden die Wirkung vor und nach dem Vorgang, die konkreten Schritte sowie Risiken erklärt, die vorab geprüft werden müssen.

1. Das konkrete Problem dieses Artikels

Dieser Artikel behandelt das Problem, dass viele Ordnernamen chinesische Schriftzeichen enthalten und alle Schriftzeichen auf einmal entfernt werden müssen. Das gemeinsame Merkmal der Beispielverzeichnisse ist: Chinesische Zeichen dienen zur Beschreibung der Datenkategorie, Ziffern dienen zur Kennzeichnung der eindeutigen Nummer. Das Ziel besteht nicht darin, den gesamten Namen zu löschen oder fortlaufende Nummern neu zu erzeugen, sondern darum, den chinesischen Teil aus dem vorhandenen Namen zu entfernen und die ursprünglichen Ziffern beizubehalten.

Beispiele:

• „报告03“ wird zu „03“;
• „备份1000“ wird zu „1000“;
• „财务606“ wird zu „606“;
• „设计004“ wird zu „004“;
• „项目001“ wird zu „001“.

Diese Art der stapelweisen Entfernung chinesischer Zeichen eignet sich besonders für die Standardisierung von Verzeichnissen. Mitarbeiter können die Klassifizierungsinformationen weiterhin in übergeordneten Verzeichnissen, Geschäftstabellen oder Verwaltungssystemen einsehen, während Unterordner nur Nummern verwenden. Dadurch wird die Benennungsstruktur übersichtlicher und die spätere Suche, der Abgleich und der Import werden erleichtert.

2. Anwendungsszenarien: Wann sollten nur Ordnernummern beibehalten werden?

Digitale Archivordnung: Nach der Umwandlung von Papierakten in elektronische Daten können Ordner chinesische Beschreibungen wie „档案“, „项目“ oder „照片“ enthalten. Wenn das Archivverwaltungssystem verlangt, dass Verzeichnisnamen exakt mit den Archivnummern übereinstimmen, müssen die chinesischen Zeichen stapelweise entfernt werden.

Systemübergreifende Datenmigration: Alte Systeme erlauben chinesische Verzeichnisse, neue Systeme können vorschreiben, dass nur festgelegte Nummern oder englische Zeichen verwendet werden dürfen. Eine einheitliche Namensbereinigung vor der Migration vermeidet manuelle Einzelkorrekturen.

Finanz- und Kundendatenarchivierung: Ziffern in Namen wie „财务606“ oder „客户202“ entsprechen möglicherweise bereits den Einträgen im Register. Wenn die Klassifizierungsinformationen bereits in Excel, ERP oder CRM gepflegt werden, erleichtert ein Verzeichnisname, der nur die Nummer enthält, den Abgleich.

Ordnung von Besprechungs-, Bild- und Projektdaten: Wenn Verzeichnisse wie „会议808“, „照片77“ oder „项目001“ auf eine gemeinsame Plattform hochgeladen oder an andere Teams übergeben werden sollen, trägt eine einheitliche Nummerierung zur Einhaltung der Benennungsregeln bei.

Vorbereitung automatisierter Abläufe: Einige Skripte lesen Nummern anhand des Verzeichnisnamens. Enthält der Name gleichzeitig chinesische Zeichen und Ziffern, kann eine zusätzliche Analyse erforderlich sein. Nach vorheriger Entfernung der Schriftzeichen lassen sich nachfolgende Abläufe einfacher nach Nummern verarbeiten.

Wenn Ordnernamen keiner einheitlichen Regel folgen oder die chinesischen Zeichen selbst notwendige Unterscheidungsinformationen darstellen, sollte dieselbe Regel nicht direkt angewendet werden. Bei der Stapelverarbeitung steht die Effizienzsteigerung im Vordergrund, Voraussetzung ist jedoch, dass Verarbeitungsobjekte und Regeln bereits bestätigt sind.

3. Ausgangszustand: Chinesische Bezeichnungen und Ziffern gemischt vorhanden

Das folgende Bild zeigt das ursprüngliche Verzeichnis dieser Demonstration. Die zehn Ordner bestehen jeweils aus chinesischen Schriftzeichen und Ziffern. Die Ziffernlänge ist nicht völlig einheitlich; es gibt zwei-, drei- und vierstellige Nummern sowie Nummern mit führender Null wie „001“ und „004“.

Die ursprünglichen Namen lauten „报告03、备份1000、财务606、导出55、归档99、会议808、客户202、设计004、项目001、照片77“. Zwar unterscheiden sich die chinesischen Inhalte, doch der zu löschende Zeichentyp ist gleich: Es handelt sich ausschließlich um chinesische Schriftzeichen. Daher müssen für jede chinesische Bezeichnung keine separaten Such- und Ersetzungsregeln erstellt werden.

Genau hier ist das Stapelwerkzeug effizienter als das manuelle Umbenennen einzelner Ordner: Der Benutzer muss den Zeichentyp nur einmal definieren und kann die Regel anschließend auf alle Datensätze anwenden. Unterschiedliche chinesische Präfixe in Ordnernamen beeinträchtigen die einheitliche Ausführung von „alle chinesischen Schriftzeichen löschen“ nicht.

4. Ergebnis nach der Verarbeitung: Schriftzeichen entfernt, ursprüngliche Nummern bleiben erhalten

Nach Abschluss der Stapelverarbeitung zeigen die Ordnernamen nur noch die vorhandenen Ziffern. Dabei bleibt „项目001“ als „001“, „设计004“ als „004“ und „报告03“ als „03“ erhalten. Das zeigt, dass die Operation die Ziffern nicht in gewöhnliche Zahlenwerte umgewandelt hat; die Null am Anfang der Nummern ist weiterhin vorhanden.

Die bereinigte Liste wird nach den numerischen Namen als „001、03、004、55、77、99、202、606、808、1000“ angezeigt. Zu beachten ist, dass die Sortierung im Datei-Explorer nicht unbedingt nach numerischer Größe erfolgt, sondern möglicherweise nach den Namenszeichen. Deshalb wirkt die Reihenfolge von „03“ und „004“ anders als bei einer Zahlensortierung; dies ist eine übliche Anzeigeerscheinung.

Bei der Beurteilung, ob die Stapeloperation erfolgreich war, sollte nicht nur die Sortierreihenfolge betrachtet werden. Stattdessen sind drei Aspekte einzeln zu prüfen: ob die Gesamtzahl der Ordner übereinstimmt, ob jede Nummer vollständig ist und ob die Inhalte in den Ordnern weiterhin vorhanden sind. Erst nach Bestätigung dieser drei Punkte sollte mit dem anschließenden Hochladen, Archivieren oder Migrieren fortgefahren werden.

5. Schritt 1: Einstieg für die Ordnernamenverarbeitung finden

Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Navigationsleiste „Ordnername“. Die Seite zeigt mehrere Funktionskarten rund um das Umbenennen von Verzeichnissen an, darunter das Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern, das Einfügen von Text, das Hinzufügen von Präfixen und Suffixen, die Groß-/Kleinschreibungskonvertierung sowie das Löschen von Text aus Ordnernamen.

In diesem Fall sollen die chinesischen Zeichen direkt aus den Namen entfernt werden. Klicken Sie daher auf „Text aus Ordnernamen löschen“.

Nach dem Aufrufen der Funktion ist die Aufgabe in Schritten gegliedert. Oben auf der Oberfläche sind vier Phasen zu sehen: „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, „Verarbeitungsoptionen festlegen“, „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Der Vorteil der schrittweisen Bedienung besteht darin, dass Ordner und Löschregeln vor der eigentlichen Ausführung jeweils einzeln geprüft werden können, wodurch Fehler durch übereiltes Arbeiten reduziert werden.

Hier wird davon abgeraten, „Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen“ zu wählen, da die chinesischen Begriffe im Beispiel unterschiedliche Wörter wie „报告、备份、财务、导出“ sind. Für jedes Schlüsselwort eine eigene Regel anzulegen, würde den Aufwand erhöhen, während das Löschen aller chinesischen Schriftzeichen nach Zeichentyp dem Bedarf dieses Falls besser entspricht.

6. Schritt 2: Umzubenennende Ordner stapelweise hinzufügen

Klicken Sie in der ersten Phase oben rechts auf „Ordner hinzufügen“ und wählen Sie die zu verarbeitenden Verzeichnisse aus. Nach dem Hinzufügen listet die Software in einer Tabelle Informationen wie Ordnername, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit auf.

Die Beispielliste enthält zehn Datensätze; unten wird die Datensatzanzahl mit 10 angezeigt. Klicken Sie jetzt nicht voreilig auf „Weiter“, sondern nutzen Sie die Liste zunächst für eine Prüfung des Aufgabenumfangs.

Namen prüfen: Vergewissern Sie sich, dass nur Ordner hinzugefügt wurden, bei denen chinesische Zeichen entfernt werden sollen. Wenn bestimmte Verzeichnisse ihre chinesische Beschreibung behalten müssen, entfernen Sie sie vor der eigentlichen Ausführung aus der Liste.

Pfade prüfen: Gleichnamige oder ähnlich benannte Verzeichnisse können sich auf verschiedenen Laufwerken und in verschiedenen Projektpfaden befinden. Der Screenshot zeigt, dass sich das Beispiel im entsprechenden Testpfad befindet; bei der tatsächlichen Ausführung ist der eigene Zielpfad maßgeblich.

Anzahl prüfen: Vergleichen Sie die Anzahl der Listeneinträge mit der Anzahl der Zielordner im Datei-Explorer, um eine unvollständige Auswahl oder ein fehlerhaftes Verständnis zu vermeiden.

Ergebnis vorab einschätzen: Notieren Sie gedanklich oder in einer Tabelle den Namen nach dem Entfernen der chinesischen Zeichen. Wenn Sie beispielsweise „客户202“ sehen, sollte das erwartete Ergebnis „202“ sein; bei „照片77“ sollte es „77“ sein. Wenn nach dem Entfernen der chinesischen Zeichen kein Inhalt übrig bleibt oder Namenskonflikte mit anderen Verzeichnissen möglich sind, sollten Sie innehalten und den Plan anpassen.

Versehentlich hinzugefügte Datensätze können über das Löschsymbol im jeweiligen Zeilenbereich entfernt werden. Ist die gesamte Liste falsch, kann sie über „Leeren“ auf der Seite neu erstellt werden. Klicken Sie nach bestätigter Korrektheit der Datensätze unten auf „Weiter“.

7. Schritt 3: „Alle chinesischen Schriftzeichen“ als Löschoption wählen

In der zweiten Phase „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sind verschiedene Operationstypen sichtbar. Die unterschiedlichen Optionen entsprechen unterschiedlichen Anforderungen an die Namensbereinigung, etwa dem Löschen aller Ziffern, aller Leerzeichen, aller englischen Buchstaben, bestimmter Textmengen am linken oder rechten Rand sowie eines bestimmten Bereichs.

In diesem Tutorial müssen die chinesischen Zeichen aus den Ordnernamen entfernt werden. Wählen Sie daher „Alle chinesischen Schriftzeichen“.

Nach der Auswahl sollte die Bedeutung der Regel erneut bestätigt werden: Die Software löscht die chinesischen Schriftzeichen der hinzugefügten Datensätze, während die Ziffern als zu erhaltender Bestandteil bestehen bleiben. Verwechseln Sie „Alle chinesischen Schriftzeichen“ nicht mit „Alle Inhalte“ und wählen Sie auch nicht „Alle Ziffern“, da das Ergebnis sonst dem Ziel, nur Nummern zu erhalten, entgegengesetzt wäre.

Wenn die ursprüngliche Namensstruktur „Chinesisch + Ziffern“ lautet, löscht die Regel den vorderen chinesischen Teil. Stehen die Schriftzeichen hinter der Nummer, etwa bei „001项目“, ist ebenfalls das Löschen der Schriftzeichen und das Beibehalten von „001“ das Ziel. Befinden sich chinesische Zeichen zwischen englischen Zeichen oder Ziffern, verarbeitet die Regel ebenfalls die chinesischen Zeichen im Namen. Da verschiedene Namen Leerzeichen, Bindestriche oder andere Symbole enthalten können, sollten komplexe Verzeichnisse zunächst anhand einer Kopie getestet werden.

Wählen Sie „Alle chinesischen Schriftzeichen“ und klicken Sie anschließend auf „Weiter“, um den Speicherort festzulegen.

8. Schritt 4: Speichereinstellungen abschließen und Stapelaufgabe ausführen

Die dritte Phase des Programmablaufs ist „Speicherort festlegen“. Bestätigen Sie in dieser Phase anhand der tatsächlichen Hinweise auf der Seite den Speicherort des Verarbeitungsergebnisses oder die zugehörigen Einstellungen. Achten Sie dabei besonders darauf, ob aktuell produktive Daten oder eine Testkopie verarbeitet werden, und stellen Sie sicher, dass am Zielort ausreichende Berechtigungen vorhanden sind.

Fahren Sie anschließend mit der Phase „Verarbeitung starten“ fort und führen Sie die Stapeloperation aus. Während der Verarbeitung sollten dieselben Verzeichnisse nicht gleichzeitig im Datei-Explorer geändert werden, und andere Programme sollten die Ordner weder blockieren noch fortlaufend beschreiben. Suchen Sie nach Abschluss des Vorgangs den Speicherort auf, prüfen Sie die Namen und kontrollieren Sie stichprobenartig Nummern und Ordnerinhalte.

Die sicherere Methode ist eine Ausführung in zwei Durchgängen. Fügen Sie im ersten Durchgang nur zwei oder drei Testverzeichnisse hinzu, etwa „项目001“ und „设计004“, und prüfen Sie, ob die Ergebnisse „001“ und „004“ lauten. Im zweiten Durchgang fügen Sie die übrigen Ordner hinzu. Bei Hunderten oder Tausenden von Verzeichnissen können Sie die Ordner auch nach Projekt, Jahr oder übergeordnetem Pfad in Chargen aufteilen; dies erleichtert Überprüfung und Fehlersuche.

9. Vor der Stapelverarbeitung unbedingt auf Namenskonflikte achten

Das am leichtesten übersehene Problem nach dem Entfernen chinesischer Zeichen sind doppelte Ordnernamen. Angenommen, im selben Verzeichnis befinden sich sowohl „项目001“ als auch „客户001“; nach dem Entfernen der Schriftzeichen ergäbe sich in beiden Fällen „001“. Da unter demselben Pfad in der Regel nicht zwei vollständig gleichnamige Ordner gleichzeitig existieren können, sind solche Datensätze nicht dafür geeignet, direkt mit derselben Regel stapelverarbeitet zu werden.

Vor der Ausführung können alle Nummern extrahiert oder manuell geprüft werden, um Duplikate festzustellen. Bei Duplikaten können die Ordner nach unterschiedlichen übergeordneten Verzeichnissen getrennt verarbeitet werden, oder die beizubehaltenden Informationen können neu gestaltet werden, damit die endgültigen Namen eindeutig sind. Warten Sie mit der Konflikterkennung nicht bis zur tatsächlichen Ausführung.

Besteht ein Ordnername außerdem vollständig aus chinesischen Schriftzeichen, etwa nur aus „报告“, bleibt nach dem Löschen aller Schriftzeichen kein erkennbarer Name mehr übrig. Solche Verzeichnisse sollten ebenfalls vorab aus der Liste entfernt werden. Ergänzen Sie zuerst eine Nummer oder verwenden Sie eine andere Umbenennungslösung.

10. Häufig gestellte Fragen

1. Löscht diese Funktion den Ordner selbst?

Dieses Tutorial zeigt das Löschen von Text aus Ordnernamen, also eine stapelweise Verarbeitung des Namens, nicht das aktive Löschen von Verzeichnissen. Da eine Stapelumbenennung jedoch Pfade verändert, sollten wichtige Daten dennoch vorab gesichert werden.

2. Werden doc-, docx-, xls-, xlsx-, ppt-, pptx-, PDF- und Bilddateien im Ordner umbenannt?

Hinzugefügt und verarbeitet werden in diesem Beispiel Ordnereinträge, und auch die gezeigten Ergebnisse betreffen Änderungen der Ordnernamen. Dateien innerhalb der Verzeichnisse gehören in diesem Beispiel nicht zu den Umbenennungsobjekten. Zur Sicherheit sollten nach der Verarbeitung dennoch einige Verzeichnisse geöffnet und die Inhalte stichprobenartig geprüft werden.

3. Können führende Nullen erhalten bleiben?

Wie im Screenshot nach der Verarbeitung zu sehen ist, bleiben bei „001“ und „004“ die führenden Nullen erhalten. Der Grund ist, dass die Regel chinesische Schriftzeichen löscht und keine numerischen Nummern neu berechnet.

4. Warum ist das Ergebnis nicht in numerischer Reihenfolge 1, 2, 3 sortiert?

Der Datei-Explorer sortiert möglicherweise nach Namenszeichen; unterschiedlich lange Zifferntexte beeinflussen die Reihenfolge. Eine geänderte Sortierung bedeutet nicht, dass Nummern verändert wurden. Das Ergebnis lässt sich durch Einzelprüfung bestätigen.

5. Kann der Vorgang ausgeführt werden, während der Ordner von Word oder Excel verwendet wird?

Um Pfadblockaden oder fehlerhafte Datenspeicherung zu vermeiden, sollten Programme, die Dokumente im Zielverzeichnis verwenden, zuvor geschlossen werden, darunter Word, Excel, PowerPoint, PDF-Werkzeuge sowie Synchronisierungssoftware, die auf das Verzeichnis zugreifen kann. Führen Sie die Stapelumbenennung erst danach aus.

6. Können gemischte Namen aus Chinesisch, Englisch und Ziffern verwendet werden?

Besteht das Ziel nur darin, chinesische Schriftzeichen zu entfernen, kann zunächst eine kleine Anzahl gemischter Namen getestet werden. Die Seite mit den Operationstypen bietet verschiedene Optionen wie „Alle chinesischen Schriftzeichen“ und „Alle englischen Buchstaben“. Wählen Sie den Zeichentyp, der tatsächlich gelöscht werden soll, und verwechseln Sie die beiden Optionen nicht.

11. Zusammenfassung

Beim Bereinigen vieler Ordner von „chinesische Bezeichnung + Nummer“ zu reinen Nummern kommt es nicht darauf an, jeden neuen Namen einzeln einzugeben, sondern darauf, die gemeinsame Benennungsregel aller Verzeichnisse zu erkennen. Mit HeSoft Doc Batch Tool rufen Sie nacheinander „Ordnername – Text aus Ordnernamen löschen“ auf, fügen die Zielordner hinzu, wählen beim Operationstyp „Alle chinesischen Schriftzeichen“, schließen die Speicherorteinstellungen ab und starten die Verarbeitung, um die chinesischen Zeichen einheitlich aus den Namen zu entfernen.

Diese Art der Stapelverarbeitung reduziert wiederholte Umbenennungsvorgänge und ermöglicht eine einheitliche Nummerierung für Projekt-, Kunden-, Finanz-, Besprechungs- und Bilddaten. Prüfen Sie vor der eigentlichen Ausführung vorrangig doppelte Nummern, rein chinesische Namen, Dateisperren und Pfadreferenzen. Es wird empfohlen, zunächst zwei oder drei repräsentative Ordner zu kopieren und zu testen, um zu bestätigen, dass die chinesischen Zeichen entfernt werden und Nummern wie 001 und 004 vollständig erhalten bleiben, bevor alle Verzeichnisse stapelweise verarbeitet werden.