Word 자료의 여러 사본을 PDF로 제출해야하는 경우 수동 내보내기는 비효율적이며 놓치기 쉽습니다. 이 기사에서는 사용 방법에 대해 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool 여러 Word 문서를 PDF 형식으로 변환합니다. 튜토리얼에는 해당 시나리오, 사전 처리 및 사후 처리 효과, Word에서 PDF 기능을 선택, 파일 추가, 레코드 목록 확인, 저장 위치 설정 및 처리 시작과 같은 단계가 포함됩니다. 데이터 보관 및 일괄 제출 시나리오에 적합합니다.
프로젝트 자료, 입찰 문서, 교육 유인물 또는 내부 시스템을 제출할 때 여러 Word 문서를 PDF로 변환해야하는 경우가 많습니다. PDF 형식은 읽기, 전송 및 보관에 더 적합하지만 파일 수가 많으면 수동 변환에 많은 시간이 낭비됩니다. 이 기사를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 사무실 시나리오 Word 일괄 변환 PDF 방법에 더 적합한 것을 보여줍니다.
적용 가능한 시나리오
이 방법은 docx 문서를 PDF로 변환하여 고객에게 제출하거나, 부서 시스템 문서를 PDF로 제출하거나, 과정 자료, 지침 문서 및 보고서 문서의 PDF 버전을 생성하는 등 여러 Word 문서를 중앙에서 처리해야하는 사용자에게 적합합니다.
HeSoft Doc Batch Tool 사무실 문서의 일괄 처리를위한 소프트웨어입니다. 스크린 샷에서 Word 도구, Excel 도구, PDF 도구 및 기타 분류 기능으로 구성되어 있음을 볼 수 있습니다. "여러 Word 문서를 PDF로 통합 변환" 과 같은 반복적 인 작업의 경우 배치 프로세스를 통해 수동 작업을 줄일 수 있습니다.
효과 미리보기: Word 파일에서 PDF 파일로
처리하기 전에 폴더에 여러 Word 문서가 있으며 예제 파일 이름은 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx 입니다.
처리 후 이러한 파일은 해당 PDF 파일로 변환되며 출력 결과는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf입니다.
운영 단계
:1 단계: Word 도구 분류 열기
시작 HeSoft Doc Batch Tool 왼쪽 메뉴에서 "Word Tools" 를 클릭하십시오. 오른쪽에는 페이지 레이아웃, 빈 삭제, 이미지 내보내기 및 형식 변환을 포함하여 여러 Word 관련 일괄 처리 기능을 볼 수 있습니다.
기능 카드에서 "16, Word에서 PDF로" 를 찾으십시오. 카드 아래의 설명은 Word 파일을 일괄 적으로 PDF 형식으로 변환하는 것이며이 기사에서 해결해야 할 문제와 정확히 일치합니다.
2 단계: "Word에서 PDF로" 처리 페이지 입력
"Word를 PDF로 변환" 을 클릭하면 일괄 변환 페이지가 입력됩니다. 현재 기능 이름이 페이지 상단에 표시되고 프로세스는 처리 할 레코드를 선택하고 처리 옵션을 설정하고 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하는 네 단계로 나뉩니다.
3 단계: 변환하려는 Word 문서 가져오기
1 단계에서 "처리 할 레코드 선택" 을 클릭하면 "파일 추가" 를 클릭하여 Word 문서를 선택할 수 있습니다. 모든 Word 파일이 동일한 디렉토리에 배치 된 경우 일괄 가져오기에 더 적합한 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 클릭 할 수도 있습니다.
가져오기 후에 표에는 파일 이름, 경로, 확장자 및 시간 정보가 표시됩니다. 이 예에서, 4 개의 docx 파일이 가져오고, 하단 요약에 표시된 레코드의 수는 4 이며, 이는 파일이 소프트웨어에 의해 식별되고 처리 큐에 추가되었음을 나타낸다.
4 단계: 잘못된 회전 또는 누락 된 회전을 피하기 위해 기록을 확인하십시오.
공식 변환 전에 양식의 이름과 경로를 확인하는 것이 좋습니다. 변환 할 필요가없는 파일을 찾으면 오른쪽의 작업 열을 통해 파일을 삭제할 수 있습니다. 많은 수의 파일의 경우 "필터링" 및 "정렬" 을 결합하여 목록을 정렬하여 처리 할 레코드가 정확한지 확인할 수도 있습니다.
검사가 완료되면 페이지 하단에서 "다음" 을 클릭하여 후속 설정을 입력하십시오.
5 단계: 저장 위치를 설정하고 처리를 시작
인터페이스 흐름을 따라 "처리 옵션 설정" 및 "위치 저장 설정" 을 계속 완료하십시오. 일괄 변환은 여러 PDF 파일을 생성하므로 후속 기능을 위해 특수 출력 폴더를 선택하는 것이 좋습니다. 마지막으로 "처리 시작" 단계를 입력하여 Word에서 PDF로 일괄 변환을 수행합니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 파일을 동일한 폴더에 먼저 넣는 것이 권장되는 이유는 무엇입니까?이것은 "폴더에서 파일을 가져 오기" 에 직접 사용되어 파일을 하나씩 선택하는 시간을 줄이고 파일 수를 쉽게 확인할 수 있습니다.
2. 변환하기 전에 원본 Word 파일을 백업해야합니까?일괄 처리 전에 원본 Word 파일을 유지하는 것이 좋습니다. PDF로 변환 한 후에도 원본 파일을 계속 편집 할 수 있습니다.
3. 파일 이름 어떻게 대응합니까?효과 처리 전후에 출력 PDF와 원본 Word 문서는 동일한 숫자 이름을 사용하지만 pdf로 확장되므로 더 직관적으로 찾아 대응하십시오.
4. 파일 목록에서 확장자를 사용하는 것은 무엇입니까?확장 프로그램은 docx와 같은 가져온 Word 문서를 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다. 일괄 처리 전에 확장자를 검사하면 다른 유형의 파일로 오해를 피할 수 있습니다.
요약
PDF로 통합 된 여러 Word 문서, 열쇠는 사무실 소프트웨어 배치 변환 기능의 사용에 있습니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool Word 도구에서 "Word에서 PDF로" 를 입력하고 파일 또는 폴더를 가져오고 레코드를 확인하고 프로세스에 따라 변환을 완료 할 수 있습니다. 데이터 보관, 통합 제출 및 일괄 전송 시나리오의 경우이 방법은 반복 작업을 효과적으로 줄이고 파일 처리 효율성을 향상시킬 수 있습니다.