Lorsque plusieurs documents Word doivent être soumis au format PDF, l'exportation manuelle est inefficace et facile à manquer. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Convertit plusieurs documents Word au format PDF. Le tutoriel comprend des étapes telles que la scène applicable, les effets avant et après le traitement, la fonction de sélection de Word vers PDF, l'ajout de fichiers, la vérification de la liste des enregistrements, la poursuite de la définition de l'emplacement d'enregistrement et le début du traitement, etc., adaptés à l'archivage des données et à la soumission par lots de scènes.
Lors de l'archivage des documents de projet, des documents d'appel d'offres, des documents de formation ou des systèmes internes, plusieurs documents Word doivent souvent être convertis en PDF. Le format PDF est plus adapté à la lecture, à l'envoi et à l'archivage, mais si vous avez un grand nombre de fichiers, vous perdrez beaucoup de temps en les convertissant manuellement un par un. Cet article passe HeSoft Doc Batch Tool Démontrez une méthode de conversion par lots de Word PDF plus adaptée aux scènes de bureau.
Scènes applicables
Cette méthode convient aux utilisateurs qui doivent traiter de manière centralisée plusieurs fichiers Word, tels que convertir un lot de documents docx en PDF et les soumettre au client, archiver les fichiers du système départemental en PDF ou générer par lots des documents de cours, des documents explictifs et des fichiers de rapport. Version PDF.
HeSoft Doc Batch Tool Il s'agit d'un logiciel de traitement par lots de fichiers de bureau. Dans les captures d'écran, vous pouvez voir qu'il organise ses fonctions en fonction des outils Word, Excel, PDF, etc. Pour des tâches répétitives telles que "Unification de plusieurs documents Word vers PDF", vous pouvez réduire les opérations manuelles grâce à un processus par lots.
Aperçu des effets: du fichier Word au fichier PDF
Avant le traitement, il y a plusieurs documents Word dans le dossier. Les exemples de noms de fichiers sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx:
Après le traitement, ces fichiers sont convertis en fichiers PDF correspondants. Les résultats de l'exemple de sortie sont 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf:
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Ouvrez la classification des outils Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, dans le menu de gauche, cliquez sur "Outils Word". Sur la droite, plusieurs fonctions de traitement par lots liées à Word seront affichées, notamment la mise en page, la suppression des blancs, l'exportation d'images, la conversion de format, etc.
Trouvez "16, Convertir Word en PDF" dans la carte de fonction. La description ci-dessous de la carte est la conversion par lots de fichiers Word au format PDF, qui correspond exactement au problème à résoudre dans cet article.
Étape 2: Accédez à la page de traitement "Convertir Word en PDF"
Après avoir cliqué sur "Convertir Word en PDF", vous entrez dans la page de conversion par lots. Le nom de la fonction actuelle est affiché en haut de la page. Le processus est divisé en 4 étapes: sélectionner les enregistrements à traiter, définir les options de traitement, définir l'emplacement d'enregistrement et démarrer le traitement.
Étape 3: Importer le document Word à convertir
À l'étape 1, "Sélectionner les enregistrements à traiter", vous pouvez sélectionner le document Word en cliquant sur "Ajouter un fichier". Si tous les fichiers Word sont déjà placés dans le même répertoire, vous pouvez également cliquer sur "Importer des fichiers à partir d'un dossier", ce qui est plus approprié pour les importations en bloc.
Après l'importation, le tableau affiche le nom du fichier, le chemin d'accès, l'extension et les informations horaires. Dans l'exemple, 4 fichiers docx sont importés et le nombre d'enregistrements est de 4 dans le résumé inférieur, indiquant que le fichier a été reconnu par le logiciel et ajouté à la file d'attente de traitement.
Étape 4: Vérifiez les enregistrements pour éviter les virages erronés ou manquants
Avant la conversion formelle, il est recommandé de vérifier le nom et le chemin dans le formulaire. Si vous trouvez un fichier qui n'a pas besoin d'être converti, vous pouvez supprimer la colonne en accédant à droite. Pour un grand nombre de fichiers, vous pouvez également combiner «filtrage» et «tri» pour organiser la liste afin de confirmer l'exactitude des enregistrements en attente.
Une fois la vérification terminée, cliquez sur "Suivant" en bas de la page pour accéder aux paramètres de suivi.
Étape 5: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Suivez le processus d'interface pour terminer «Définir les options de traitement» et «Définir l'emplacement d'enregistrement». Étant donné que la conversion par lots génère plusieurs fichiers PDF, il est recommandé de choisir un dossier de sortie spécial pour une visualisation ultérieure. Enfin, entrez dans la phase de démarrage du traitement, effectuez une conversion par lots de Word en PDF.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi est-il recommandé de placer les fichiers dans le même dossier en premier?Cela permet d'utiliser directement "Importer des fichiers à partir de dossiers", ce qui réduit le temps de sélection des fichiers un par un et facilite la vérification du nombre de fichiers.
2. Besoin de sauvegarder le fichier Word d'origine avant de convertir?Conserver les fichiers Word originaux avant le traitement par lots est une bonne habitude de bureau. Après la conversion en PDF, le fichier d'origine peut toujours être utilisé pour des modifications ultérieures.
3. Comment correspond le nom du fichier?Du point de vue des effets avant et après le traitement, le PDF de sortie utilise le même nom numéroté que le document Word original, mais l'extension devient pdf, donc la recherche et la correspondance sont plus intuitives.
4. À quoi sert l'extension affichée dans la liste des fichiers?L'extension peut aider à confirmer que le document Word, tel que docx, est importé. La vérification des extensions avant le traitement par lots permet d'éviter les erreurs dans d'autres types de fichiers.
Résumé
La clé de la conversion unifiée de plusieurs documents Word en PDF réside dans la capacité de conversion par lots à l'aide d'un logiciel bureautique. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez entrer "Convertir Word en PDF" à partir de l'outil Word, importer des fichiers ou des dossiers, et terminer la conversion par processus après avoir vérifié les enregistrements. Pour les scénarios d'archivage de données, de soumission unifiée et d'envoi par lots, cette méthode peut réduire efficacement les opérations répétées et améliorer l'efficacité du traitement des fichiers.