Wenn viele Ordnernamen feste Längen von Buchstaben, Nummern oder Projektcodes vorangestellt haben, ist das manuelle Umbenennen nicht nur zeitaufwändig, sondern auch anfällig für Auslassungen und Fehler. Dieser Artikel zeigt am Beispiel des Löschens der Zeichen an Position 1 bis 3 eines Ordnernamens, wie Sie mit der Funktion „Text aus Ordnernamen entfernen“ in HeSoft Doc Batch Tool mehrere Ordnernamen auf einmal über eine Positionsbereichsregel bereinigen können, um eine einheitlichere Benennung und einfachere Archivierung und Suche zu erreichen.
In der täglichen Büroarbeit, bei der Organisation von Projektdaten, der Finanzarchivierung, der Klassifizierung von Kundendaten oder der Organisation von Batch-Download-Dateien tritt häufig folgendes Problem auf: Viele Ordnernamen beginnen mit überflüssigen Buchstaben, Abteilungscodes, Quellkennzeichen oder temporären Nummern, wie z. B. ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202. Wenn eigentlich das darauffolgende Datum, die Chargennummer oder die Bestellnummer benötigt wird, beeinträchtigen die vorangestellten Buchstaben die Sortierung, Suche und spätere Archivierung.
Das manuelle Ändern jedes einzelnen Ordnernamens scheint nur das Löschen weniger Zeichen zu sein. Wenn jedoch Dutzende oder Hunderte von Ordnern betroffen sind, ist dieser sich wiederholende Vorgang sehr zeitaufwändig und kann aufgrund versehentlich gelöschter Zeichen zu inkonsistenten Namen führen. Dieser Artikel behandelt das Problem: Batchweises Löschen aller Texte in einem benutzerdefinierten Bereich aus vielen Ordnernamen. Im Beispiel werden die Buchstaben von der 1. bis zur 3. Stelle einheitlich gelöscht, sodass nur die nachfolgenden Datumsziffern übrig bleiben.
Im Folgenden wird anhand von Screenshots demonstriert, wie Sie mit der Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool diese Art der Batch-Ordnernamensanpassung durchführen. Dieses Tool ist für Batch-Verarbeitungsaufgaben in Büroszenarien konzipiert und eignet sich für die Bearbeitung sich wiederholender Organisationsarbeiten mit Dateien, Ordnern, Word, Excel, PDF, Bildern usw. Der Schwerpunkt liegt diesmal auf der Funktion zur Bearbeitung von Ordnernamen.
Anwendbare Szenarien: Welche Ordnernamen eignen sich für das batchweise Löschen nach Positionsbereich?
„Text aus Ordnernamen nach Positionsbereich löschen“ eignet sich für Situationen, in denen die Namen eine relativ regelmäßige Struktur aufweisen. Das bedeutet, dass der zu löschende Inhalt in jedem Ordner an derselben Position steht. Beispielsweise sind die ersten 3 Zeichen aller Ordnernamen Buchstabenkürzel und danach folgt das zu behaltende Datum; oder die ersten 5 Zeichen sind eine temporäre Nummer und danach der Kundenname; oder ein fester Abschnitt im Namen ist ein vom System exportiertes redundantes Feld.
Im Screenshot-Beispiel besteht der Ordnername vor der Verarbeitung aus zwei Teilen: den ersten 3 englischen Buchstaben und den folgenden 8 Datumsziffern. Wir benötigen die Präfixe ABC, BCD, DEF, GHI nicht und möchten nur die klareren Datumsbezeichnungen wie 20240101, 20241010, 20240202 behalten. In diesem Fall können Sie mit der Regel „Positionsbereich“ und der Eingabe 1:3 batchweise den Text von der 1. bis zur 3. Stelle jedes Ordnernamens löschen.
Diese Methode ist flexibler als „ein bestimmtes festes Schlüsselwort suchen und dann löschen“. Denn die vorangestellten Buchstaben sind im Screenshot nicht einheitlich – einige lauten ABC, andere BCD, wieder andere DEF. Für jedes Kürzel ein Schlüsselwort festzulegen, wäre umständlich. Der Positionsbereich hingegen kümmert sich nur um die Position der Zeichen, nicht um deren konkreten Inhalt, und eignet sich daher hervorragend zum Löschen von „unterschiedlichem Inhalt an identischer Position“.
Ergebnisvorschau: Ordnernamen enthalten vor der Verarbeitung überflüssige Buchstabenpräfixe
Vor der Verarbeitung weisen alle Ordnernamen im Explorer 3 Buchstabenpräfixe auf. Wie die roten Markierungen zeigen, stehen Buchstaben wie ABC, BCD, DEF, GHI, JKL ganz am Anfang der Ordnernamen. Die nachfolgenden Ziffern sehen aus wie ein Datum oder eine Geschäftsnummer und sind die benötigten Kerninformationen.
Wenn nur 2 oder 3 Ordner betroffen sind, wäre das manuelle Löschen des Präfixes vielleicht noch akzeptabel. Der Screenshot zeigt jedoch bereits 10 Ordner. In einem realen Projekt-, Material- oder Auftragsverzeichnis kann die Anzahl deutlich höher sein. Manuelles Ändern ist nicht nur ineffizient, sondern führt auch leicht zu Problemen, z. B. vergessene Löschungen oder falsch gelöschte Zeichen in einzelnen Ordnern.
Ergebnisvorschau: Einheitliches Löschen des Textes von Position 1 bis 3 nach der Verarbeitung
Nach Abschluss der Verarbeitung wurden die 3 Buchstaben am Anfang jedes Ordnernamens batchweise gelöscht, sodass nur der numerische Teil übrig bleibt. So wird beispielsweise aus ABC20240101 -> 20240101, aus DEF20240202 -> 20240202 und aus JKL20240404 -> 20240404.
Wie zu sehen ist, ist das Format aller Ordnernamen nun einheitlicher. Dies erleichtert das anschließende Sortieren nach Datum, Archivieren nach Nummer, batchweise Kopieren, Komprimieren oder die weitere Dateiorganisation. Noch wichtiger ist, dass der gesamte Prozess kein einzelnes Umbenennen und wiederholtes Tastendrücken zum Löschen von Präfixen erfordert.
Schritt 1: Aufrufen der Funktion zur Bearbeitung von Ordnernamen
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie in der linken Navigationsleiste verschiedene Office-Verarbeitungskategorien, z. B. Dateinamen, Ordnernamen, Dateiorganisation, Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Textwerkzeuge, Bildwerkzeuge usw. Da diesmal Ordnernamen bearbeitet werden sollen, wählen Sie die Kategorie Ordnernamen.
Wählen Sie im Funktionsbereich für Ordnernamen Text aus Ordnernamen löschen. Die Beschreibung dieser Funktionskarte im Screenshot lautet „Batchweises Löschen von Text aus Ordnernamen“. Dies entspricht genau dem in diesem Artikel beschriebenen Bedarf, Ordnernamenpräfixe batchweise zu bereinigen und Text in einem bestimmten Bereich zu löschen.
Der Zweck dieses Schritts ist die Auswahl des korrekten Einstiegspunkts für die Batch-Verarbeitung. Viele Benutzer verwechseln leicht „Dateinamen“ und „Ordnernamen“: Soll der Name des Ordners selbst geändert werden, wählen Sie Ordnernamen-bezogene Funktionen; sollen Dateinamen wie docx, doc, xlsx, pdf, jpg geändert werden, wählen Sie den entsprechenden Dateinamen- oder Tool-Bereich. Nach Auswahl des korrekten Einstiegs sind die später hinzugefügten Objekte Ordnereinträge.
Schritt 2: Hinzufügen der zu verarbeitenden Ordner und Überprüfen der Liste
Auf der Seite „Text aus Ordnernamen löschen“ sehen Sie oben den aktuellen Aufgabennamen. Die Seite verwendet einen schrittweisen Ablauf: Auswahl der zu verarbeitenden Datensätze, Festlegen der Verarbeitungsoptionen, Festlegen des Speicherorts, Verarbeitung starten. Der erste Schritt ist das Hinzufügen der zu verarbeitenden Ordner.
Klicken Sie oben rechts auf Ordner hinzufügen, um die batchweise umzubenennenden Ordner zur Verarbeitungsliste hinzuzufügen. Nach dem Hinzufügen zeigt die Software in einer Tabelle Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erstellungsdatum und Änderungsdatum an. Im Screenshot wurden bereits 10 Einträge hinzugefügt, darunter ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202, GHI20240303 usw.
Zwei Punkte sind hierbei besonders zu prüfen. Erstens: Stimmt die Anzahl der Einträge in der Liste? Im Screenshot wird unten eine Anzahl von 10 angezeigt, was bedeutet, dass diesmal 10 Ordner verarbeitet werden. Zweitens: Stellen Sie sicher, dass Name und Pfad tatsächlich die zu verarbeitenden Verzeichnisse sind, um zu vermeiden, dass versehentlich irrelevante Ordner hinzugefügt werden. Falls ein Eintrag nicht benötigt wird, können Sie ihn über die Bedienspalte rechts in der Tabelle löschen; soll die Liste neu erstellt werden, nutzen Sie die Schaltfläche zum Leeren und fügen Sie die Ordner erneut hinzu.
Klicken Sie nach der Bestätigung auf Weiter, um zu den Verarbeitungsregeln zu gelangen. Das erwartete Ergebnis hier ist, dass alle Ordner, deren Text batchweise gelöscht werden soll, sich in der Softwareliste befinden und die nachfolgenden Regeln einheitlich auf diese Einträge angewendet werden.
Schritt 3: Auswahl des Positionsbereichs und Eingabe des Löschbereichs
Der zweite Schritt ist der Schlüssel dieses Vorgangs. Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie verschiedene Aktionstypen, z. B. Alle Ziffern, Alle Leerzeichen, Die letzten n Zeichen, Alles zwischen zwei Texten, Alle chinesischen Zeichen, Gesamter Inhalt, Alles links von einem Text, Positionsbereich, Alle englischen Buchstaben, Die ersten n Zeichen, Alles rechts von einem Text usw.
Da wir den Text innerhalb eines „festgelegten Positionsbereichs“ in jedem Ordnernamen löschen möchten, wählen Sie Positionsbereich. Im Screenshot ist „Positionsbereich“ bereits ausgewählt und im Eingabefeld für den Bereich wurde 1:3 eingetragen.
Das 1:3 bedeutet hier: Lösche alle Zeichen von Position 1 bis Position 3. Am Beispiel ABC20240101: Position 1 ist A, Position 2 ist B, Position 3 ist C. Nach der Ausführung werden diese 3 Zeichen gelöscht, das verbleibende Ergebnis ist 20240101. Für BCD20241010 ergibt das Löschen von Position 1 bis 3 den Namen 20241010.
Der Vorteil dieses Schritts ist, dass der konkrete Inhalt der ersten 3 Zeichen keine Rolle spielt. Solange der zu löschende Text in allen Ordnernamen an derselben Position steht, kann eine einzige Bereichsregel für die Batch-Verarbeitung verwendet werden. Daher eignet sich dies besonders zum Bereinigen von aus Systemen exportierten Nummernpräfixen, Lieferantencodes, Abteilungskürzeln, temporären Chargenkennungen usw.
Klicken Sie nach der Einstellung auf Weiter. Das erwartete Ergebnis ist, dass die Software nun weiß, dass der Text von Position 1 bis 3 jedes Ordnernamens gelöscht werden soll, und im nächsten Schritt geht es um den Speicherort und den Start der Verarbeitung.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Batch-Verarbeitung starten
Entsprechend der Prozessanleitung oben auf der Seite folgt nach dem Festlegen der Verarbeitungsoptionen das „Festlegen des Speicherorts“ und schließlich der „Start der Verarbeitung“. Bei Aufgaben zur Änderung von Ordnernamen wird empfohlen, vor der endgültigen Ausführung die Verarbeitungsliste und die Regeln nochmals zu überprüfen, insbesondere ob die Bereichszahlen korrekt sind. In diesem Beispiel sollen die ersten 3 Zeichen gelöscht werden, daher wurde 1:3 eingegeben. Sollen nur die ersten 2 Zeichen gelöscht werden, darf nicht 1:3 eingetragen werden, sondern der tatsächliche Bereich.
Nachdem Sie den Schritt zum Speicherort aufgerufen haben, folgen Sie den Anweisungen auf der Softwareseite, um die speicherbezogenen Einstellungen vorzunehmen, und fahren Sie dann mit dem Schritt zum Starten der Verarbeitung fort. Vor der Ausführung wird empfohlen, alle Programme oder Fenster zu schließen, die auf diese Ordner zugreifen, um Fehler bei der Namensänderung aufgrund von Ordnersperren zu vermeiden. Nach dem Start verarbeitet die Software die Liste und löscht einheitlich den Text im angegebenen Bereich aus den mehreren Ordnernamen gemäß den festgelegten Regeln.
Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie das Ergebnis im Verzeichnis der Ordner überprüfen. Der Nachher-Screenshot zeigt, dass die 3 führenden Buchstaben aus allen Ordnernamen entfernt wurden und nur numerische Namen wie 20240101, 20240202, 20240303, 20240404 übrig bleiben.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Wo beginnt die Zählung des Positionsbereichs?
Wie das Beispiel im Screenshot zeigt, werden durch die Eingabe 1:3 die ersten 3 Zeichen des Ordnernamens gelöscht. Beim Festlegen des Bereichs sollten Sie daher genau die Start- und Endposition des zu löschenden Inhalts abzählen. Es wird empfohlen, sich einen typischen Namen vorzunehmen und aufzuteilen, z. B. bei ABC20240101: A ist Position 1, B ist Position 2, C ist Position 3.
2. Was ist, wenn die Präfixlänge nicht bei allen Ordnern gleich ist? Ist der Positionsbereich dann noch anwendbar?
Wenn die Position des zu löschenden Inhalts nicht einheitlich ist, liefert der Positionsbereich möglicherweise nicht das gewünschte Ergebnis. Haben einige Ordnerpräfixe z. B. 2 Zeichen und andere 4, führt pauschales Löschen von 1:3 bei einigen Namen zu viel oder zu wenig gelöschtem Text. In diesem Fall sollte anhand der tatsächlichen Namensstruktur geprüft werden, ob andere Löschmethoden besser geeignet sind, z. B. Inhalt links oder rechts von einem Text löschen oder Inhalt zwischen zwei Texten löschen. Maßgeblich sind jedoch die in der Software angebotenen Optionen.
3. Werden Dateien in den Ordnern gelöscht?
Hier wird die Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“ verwendet. Bearbeitet wird der Ordnername selbst, es werden weder die Ordner noch die darin enthaltenen Dateien gelöscht. Zur Sicherheit wird dennoch empfohlen, wichtige Daten vor der Bearbeitung zu sichern oder die Regel zunächst mit wenigen Testordnern zu verifizieren.
4. Kann dies auch zum Löschen von Text aus Dateinamen verwendet werden?
Dieser Artikel demonstriert die Bearbeitung von Ordnernamen. Wenn Sie Dateinamen von Word-Dokumenten (docx, doc), Excel-Tabellen (xlsx, xls), PDF-Dateien oder Bilddateien bearbeiten möchten, wählen Sie die entsprechenden Dateinamen-Verarbeitungsfunktionen in der Software, nicht die für Ordnernamen. Der Ansatz ist ähnlich, aber das Bearbeitungsobjekt ist unterschiedlich.
Zusammenfassung
Das batchweise Löschen von Text in einem benutzerdefinierten Bereich aus Ordnernamen löst im Wesentlichen das Problem massenhafter, sich wiederholender Umbenennungen. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Benutzer mehrere Ordner auf einmal zu einer Liste hinzufügen, „Text aus Ordnernamen löschen“ wählen und dann über die Option „Positionsbereich“ mit einer Regel wie 1:3 schnell den Inhalt an der angegebenen Position in jedem Ordnernamen löschen.
Im Vergleich zur manuellen Einzeländerung ist diese Batch-Methode stabiler, zeitsparender und eignet sich besser für Szenarien wie die Archivierung von Bürodateien, die Bereinigung von Projektverzeichnissen und die Organisation von Batch-Downloads. Wenn Ihre Ordnernamen ebenfalls überflüssigen Text an fester Position enthalten, empfiehlt es sich, die Regel zunächst mit einer kleinen Stichprobe zu testen und dann auf das gesamte Verzeichnis anzuwenden, um die Ordnernamen effizient zu standardisieren.