Wenn viele Ordnernamen ein einheitliches Trennzeichen enthalten und Sie einen bestimmten Schlüsseltext und den Inhalt rechts davon behalten möchten, ist das manuelle Umbenennen einzeln sehr zeitaufwendig. Dieser Artikel zeigt am Beispiel des Löschens aller Inhalte links von START in Ordnernamen, wie Sie die Stapelverarbeitungsfunktion für Ordnernamen in Office-Software verwenden, um die Bereinigung mehrerer Ordnernamen auf einmal abzuschließen. Dies eignet sich für Szenarien wie Projektarchivierung, Datenorganisation und Standardisierung von Sicherungsverzeichnissen.
Beim Sortieren von Projektmaterialien, Sichern von Verzeichnissen, Kundenordnern oder in großen Mengen heruntergeladenen Materialverzeichnissen stößt man häufig auf ein Benennungsproblem: Ordnernamen haben vorne unnötige Nummern, Quellen, Klassifizierungen oder Präfixe alter Systeme, während der tatsächlich beizubehaltende Inhalt ab einem bestimmten festen Text beginnt. Beispielsweise enthalten die Ordnernamen in den Screenshots Strukturen wie „Backup_START_tempFiles_END_Final“ und „Client_START_2024Draft_END_Archive“. Nun müssen alle Inhalte links von „START“ in großen Mengen gelöscht werden, damit die Ordnernamen einheitlich mit „START“ beginnen.
Bei nur wenigen Ordnern ist die manuelle Umbenennung noch akzeptabel; enthält ein Verzeichnis jedoch Dutzende oder Hunderte Ordner, ist das einzelne Löschen der Präfixe nicht nur ineffizient, sondern es besteht auch leicht die Gefahr, Zeichen versehentlich zu löschen oder Ordner zu übersehen, was die spätere Archivierung und Suche beeinträchtigt. Dieser Artikel zeigt anhand von Screenshots, wie Sie in Bürosoftware wie „ HeSoft Doc Batch Tool “ mit der Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“ alle Inhalte links von einem bestimmten Text in vielen Ordnernamen auf einmal löschen können.
Anwendbare Szenarien: Für welche Ordnernamen ist diese Verarbeitung geeignet?
Die hier beschriebene Methode eignet sich für Szenarien, in denen Ordnernamen einen festen Identifikationstext enthalten und die links dieses Identifikationstextes befindlichen Inhalte gelöscht werden sollen. Zum Beispiel enthalten die Ordnernamen alle einheitlichen Zeichen wie „START“, „END“, „_“, „-“, „Projektnummer“, und der Benutzer möchte nur den Teil rechts von einem bestimmten Text beibehalten.
Häufige Szenarien sind: Aus alten Systemen exportierte Projektverzeichnisse mit überflüssigen Klassifizierungspräfixen; Ordnernamen, die von verschiedenen Abteilungen eingereicht wurden, mit vorangestellten Personennamen, Regionsnamen oder Quellennamen; Sicherungsordnernamen mit unnützen Beschreibungen links und rechts dem beizubehaltenden Projektstatus; Materialverzeichnisse aus großen Downloads mit vorangestellten Website-Identifikationen, die einheitlich entfernt werden müssen.
Obwohl dieser Artikel Ordnernamen behandelt, sind ähnliche Ansätze zur Stapelumbenennung auch bei der Organisation von Bürodateien üblich, z. B. bei Word-Dokumenten (doc, docx), Excel-Dateien (xls, xlsx), PDFs, Bildern, Videos und anderen Materialien. Wenn die Benennungsregeln von Dateien oder Ordnern klar sind, ist der Einsatz von Stapelverarbeitungswerkzeugen in der Regel stabiler als manuelles Ändern.
Ergebnisvorschau: Änderungen der Ordnernamen vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung hatten die Ordnernamen links unterschiedliche Präfixe, z. B. Backup, Build, Client, Data, Design, Invoice, Notes, Photo, Project, Task usw. Diese Präfixe sind unterschiedlich lang und können nicht einfach durch Löschen einer festen Zeichenanzahl entfernt werden, aber sie haben alle eines gemeinsam: Die Namen enthalten alle „START“.
Aus dem Screenshot ist ersichtlich, dass die zu löschenden Inhalte alle Zeichen links von „START“ sind. Da die Länge des linken Präfixes bei jedem Ordner unterschiedlich ist, müsste man bei manueller Bearbeitung Texte unterschiedlicher Länge auswählen und löschen, was sehr fehleranfällig ist.
Nach der Verarbeitung beginnen alle Ordnernamen mit „START“. Die ursprünglich links von START befindlichen Inhalte wie Backup, Build, Client wurden gelöscht, während START selbst und die rechts davon befindlichen Inhalte erhalten bleiben. So wird beispielsweise aus „Client_START_2024Draft_END_Archive“ „START_2024Draft_END_Archive“.
Dieses Ergebnis zeigt, dass die Kernregel dieser Stapelumbenennung lautet: Suche den angegebenen Text „START“ im Ordnernamen, lösche alle Inhalte links davon und lösche den Text „START“ selbst nicht.
Vorgehensweise: Stapelweises Löschen von Inhalten links von einem bestimmten Text
Im Folgenden wird der Ablauf anhand der Screenshots der Softwareoberfläche beschrieben. Da dieser Artikel die Stapelverarbeitungsfunktion einer Bürosoftware verwendet, liegt der Fokus nicht darauf, jeden Ordner einzeln zu öffnen und umzubenennen, sondern vielmehr darauf, zuerst die zu verarbeitenden Ordner hinzuzufügen, dann eine einheitliche Löschregel festzulegen und schließlich die Stapelverarbeitung auszuführen.
Schritt 1: Aufrufen der Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“
Öffnen Sie „ HeSoft Doc Batch Tool “ und wählen Sie in der linken Werkzeugkategorie „Ordnernamen“. Die Hauptoberfläche zeigt mehrere Funktionskarten zur Bearbeitung von Ordnernamen an, darunter Suchen & Ersetzen, Text einfügen, Präfix/Suffix hinzufügen, Groß-/Kleinschreibung usw.
Ziel dieses Mal ist es, einen Teil des Textes im Ordnernamen zu löschen. Wählen Sie daher die Funktionskarte „Text aus Ordnernamen löschen“. Diese Funktion dient dazu, Stapellöschvorgänge an Ordnernamen durchzuführen und eignet sich für Regeln wie das Löschen von Zahlen, Leerzeichen, angegebenen Inhalten oder allen Inhalten links oder rechts von einem bestimmten Text.
Nach dem Aufrufen der Funktion wechselt die Software in einen schrittweisen Assistenten. Im Screenshot ist zu sehen, dass der Prozess die Schritte „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, „Verarbeitungsoptionen festlegen“, „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ umfasst. Ein solcher Ablauf hilft, Objekte und Regeln vor der tatsächlichen Ausführung zu bestätigen und das Risiko von Stapelumbenennungen zu reduzieren.
Schritt 2: Hinzufügen der zu verarbeitenden Ordner und Bestätigen der Liste
Klicken Sie auf der Seite „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ oben rechts auf „Ordner hinzufügen“, um die umzubenennenden Ordner in großen Mengen zur Liste hinzuzufügen. Nach dem Hinzufügen zeigt die Software Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktionen in einer Tabelle an.
Aus dem Screenshot ist ersichtlich, dass bereits 10 Ordner hinzugefügt wurden, deren Pfad im Verzeichnis D:\test\ liegt. Der Name jedes Datensatzes enthält „START“, z. B. „Backup_START_tempFiles_END_Final“, „Build_START_debugInfo_END_Release“, „Task_START_removeThis_END_Done“ usw.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, der Software mitzuteilen, welche Ordner dieses Mal verarbeitet werden sollen. Es wird empfohlen, vor dem Klicken auf „Weiter“ die Anzahl der Datensätze, Ordnernamen und Pfade auf Richtigkeit zu überprüfen. Falls Ordner hinzugefügt wurden, die nicht verarbeitet werden sollen, können diese entsprechend in der Aktionsspalte der Benutzeroberfläche entfernt werden, um eine versehentliche Verarbeitung zu vermeiden.
Schritt 3: Festlegen der Löschregel auf „Alle Inhalte links von einem bestimmten Text“
Nach dem Aufrufen von „Verarbeitungsoptionen festlegen“ muss der konkrete Löschtyp ausgewählt werden. Laut Screenshot sollte dieses Mal „Alle Inhalte links von einem bestimmten Text“ ausgewählt werden. Die Bedeutung dieser Option: Die Software sucht den angegebenen Text in jedem Ordnernamen und löscht dann alle Zeichen links von diesem Text.
Geben Sie im Feld „Text“ „START“ ein. Dies weist die Software an, START als Positionierungsmarkierung zu verwenden und die links davon befindlichen Inhalte zu löschen. Da START im verarbeiteten Screenshot weiterhin vorhanden ist, sollte der Schalter „Diesen Text einschließen“ deaktiviert bleiben. Dadurch umfasst der Löschbereich nur die Inhalte links von START, nicht START selbst.
Beispielsweise ist im ursprünglichen Ordnernamen „Backup_START_tempFiles_END_Final“ „Backup_“ links von START. Nach der Ausführung werden die linken Inhalte gelöscht und der Name lautet „START_tempFiles_END_Final“. Analog wird aus „Project_START_alpha_END_Report“ „START_alpha_END_Report“.
Dieser Schritt ist der Schlüssel zur gesamten Stapelverarbeitung. Stellen Sie sicher, dass der eingegebene Text genau mit der Markierung im Ordnernamen übereinstimmt, einschließlich Groß-/Kleinschreibung, Unterstrichen, Leerzeichen usw. Wenn im Namen „Start“ steht, aber „START“ eingegeben wurde, kann der Zieltext möglicherweise nicht gefunden werden.
Schritt 4: Fortfahren mit dem Festlegen des Speicherorts und Starten der Verarbeitung
Nach Abschluss der Löschregeleinstellungen klicken Sie auf „Weiter“, um zu „Speicherort festlegen“ zu gelangen. Im Screenshot ist zu sehen, dass der Assistent anschließend noch die beiden Schritte „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ umfasst. Da das Verarbeitungsobjekt diesmal die Ordnernamen sind, sollten die Einstellungen zum Speicherort entsprechend den tatsächlichen Geschäftsanforderungen sorgfältig ausgewählt werden, um sicherzustellen, dass keine nicht zu ändernden Verzeichnisse beeinträchtigt werden.
Nach dem Fortfahren zum Schritt „Verarbeitung starten“ überprüfen Sie die Verarbeitungsdatensätze und -regeln erneut: Verarbeitungsobjekte sind Ordner; die Verarbeitungsfunktion ist das Löschen von Text aus Ordnernamen; der Vorgangstyp ist das Löschen aller Inhalte links von einem bestimmten Text; der Text lautet START; diesen Text nicht einschließen. Führen Sie die Verarbeitung nach Bestätigung der Richtigkeit aus.
Nach Abschluss der Verarbeitung kehren Sie zum Datei-Explorer zurück und betrachten die Ordnerliste. Sie werden sehen, dass nun alle Ordnernamen einheitlich mit START beginnen, wie im Ergebnis-Screenshot gezeigt. Für eine große Anzahl von Ordnern ist dies eine Möglichkeit, eine regelkonforme Namensbereinigung auf einmal durchzuführen.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum „Alle Inhalte links von einem bestimmten Text“ wählen und nicht einfach die ersten paar Zeichen links löschen? Weil die Länge der linken Präfixe der Ordnernamen im Beispiel unterschiedlich ist, z. B. Backup, Client, Project. Würde man nach einer festen Zeichenanzahl löschen, könnten die Ergebnisse uneinheitlich sein. Die Verwendung des angegebenen Textes START als Ankerpunkt eignet sich besser für die Verarbeitung von Präfixen ungleicher Länge.
2. Was ist, wenn START mitgelöscht werden soll? Wie auf der Benutzeroberfläche zu sehen, gibt es dafür den Schalter „Diesen Text einschließen“. Das Ziel dieses Artikels ist es, START beizubehalten, daher wurde er nicht aktiviert. Falls Ihre Anforderung das Löschen von START und den Inhalten links davon ist, können Sie diesen Schalter entsprechend anpassen. Es wird jedoch empfohlen, den Vorgang vorher mit wenigen Ordnern zu testen.
3. Was passiert, wenn ein Ordnername kein START enthält? Für solche Ordner kann diese Regel möglicherweise nicht die erwartete Änderung bewirken. Vor der Stapelverarbeitung sollte die zu verarbeitende Liste überprüft werden, um sicherzustellen, dass möglichst alle Namen denselben Positionierungstext enthalten, oder filtern Sie zuerst die Ordner heraus, die der Regel entsprechen.
4. Eignet sich dies für die Verarbeitung von Word-, Excel- oder PDF-Dateien? Dieser Artikel demonstriert die Funktion für Ordnernamen. Falls Sie Dateinamen wie doc, docx, xls, xlsx, pdf usw. verarbeiten müssen, wählen Sie bitte die entsprechende Dateinamen- oder zugehörige Werkzeugfunktion in der Software. Der Verarbeitungsansatz ist ähnlich, aber der Einstiegspunkt sollte sich nach der tatsächlichen Benutzeroberfläche richten.
Fazit: Reduzieren Sie repetitive Umbenennungsarbeit durch Stapelverarbeitung
Das stapelweise Löschen aller Inhalte links von einem bestimmten Text in Ordnernamen ist im Wesentlichen eine Stapelumbenennung unter Verwendung einer einheitlichen Markierung. Im Vergleich zur manuellen Einzeländerung kann die Stapelverarbeitung von Bürosoftware repetitive Arbeit reduzieren und die Benennungskonsistenz verbessern, was besonders für Projektarchivierung, Datenbereinigung und Standardisierungsarbeiten an Ordnern geeignet ist.
Wenn Ihre Ordnernamen ebenfalls feste Markierungen wie START, END, eine Projektnummer oder ein bestimmtes Trennzeichen enthalten, können Sie gemäß den Schritten in diesem Artikel die Kategorie „Ordnernamen“ aufrufen, die Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“ verwenden, „Alle Inhalte links von einem bestimmten Text“ auswählen, den Positionierungstext eingeben und die Stapelverarbeitung ausführen. Es wird empfohlen, zuerst ein Backup zu erstellen oder einen kleinen Test durchzuführen, um zu bestätigen, dass die Regel korrekt ist, bevor Sie sie in großem Umfang auf alle Ordner anwenden.